制作PPT之第三讲简约至上做人人都能看懂的流程图

谁会做PPT之第三讲简约至上做人人都能看懂的流程图

常看推理小说的朋友一定有这样的感觉：相比之下，小说中的罪犯往往比侦探更聪明，因为那些高智商罪犯总是拥有惊人的创意，从策划到布局，从细节执行到时间控制，都令侦探们挠头不已。而侦探，做的却是一件解释工作，他们的目的是把嫌疑人复杂而周密的犯罪行为解释得简单易懂，并寻找证据，在各个环节表明“我没有猜错”。

事实上，做PPT也是一种解释工作。我们要借助PPT这种形式，把我们脑子里错综复杂的思路和创意加以梳理，从而让我们的受众（客户、学生、领导或其他）能够更加轻易地接受我们的想法。因此，就算你是个创意的天才，也绝对不要把任何谜题留在PPT中，因为，PPT需要的是逻辑，而不是悬念。在我们的日常PPT制作中，最常见的表达逻辑的小道具，就是流程图。

说到流程图，不管是学校的师生还是企业的职员，大家都不会感到陌生：课程表、行事历、联欢会的节目单、头脑风暴的会议纪要……这些都是最常见的流程图形式。然而，你有没有想过不用流程图，而是像写作文那样记一份课程表呢？你一定会说：“Oh，my God！孔乙己死了好多年，课程表有一种写法就够了！”是的，这就是我们为什么要在PPT中插入流程图——对于这种用纯文字表达就会麻烦死的东西，还是画张流程图最省心。问题是，不管是在商务还是教学PPT中，这种“麻烦死”的东西都不胜枚举。我们要解释复杂的概念，我们要汇报工作进度，我们还要告诉学生一个超级麻烦的实验可以分为多少步。别犹豫，每当你为这种细节解释而发愁的时候，就轮到流程图登场了。

●化繁为简：流程图的铁则

细心的读者不难发现，我们在前两讲中再三强调了一个重点，即PPT的最终目标是沟通。因此，制作流程图和插入图片一样，也是我们实现高效沟通的一种手段。它们的区别在于，图片的作用是把深奥的观点变浅显，而流程图则可以把复杂的流程变清晰。换句话说，如果一个流程图把本来简单明了的东西变得复杂难懂，那它就没有存在的必要。不信的话，看了下面这个反面教材你就会明白了。

某仁兄设计了一个线上活动，并用PPT来演示活动的流程，如图1所示。实事求是地说，这一页PPT风格独到，不仅用不同颜色的箭头标示出用户的体验流程，较为随意的线条风格也符合活动的休闲特色。但是，致命的问题在于，这个流程图恰恰实现了“化简为繁”的负面效果。

当我们从眼花缭乱的流程中梳理出它所表达的含义之后，才发现，原来它只用一句话就可以概括出来：用户可以在“活动中心”参与“订阅信息”、“发表博客”等，实现多种体验的同时，有机会赢取大奖。更要命的是，单纯的文字表达比这个流程图更容易被人理解。所以，这个流程图完全没有存在的必要，应当予以删除。

当然，也有一些较为特殊的情况，令复杂的流程图变得有必要存在。比如，有时我们需要向客户或领导表明，我们做了许多功课，我们努力了（含有“苦肉计”或“邀功”的意味），于是作出一个巨细靡遗的流程图来忽悠人。在这种情况下，我们并不需要阅读者过多关注流程图的细节，该流程图在本质上与一张复杂的图片无异。

请记住：如果只考虑信息的高效沟通，那么，我们只要把流程图作得简单、清晰就可以了，更复杂、更漂亮的流程图有时只能起到相反的效果。

乱到恐怖的活动流程，你能看懂吗？

●简约，不简单

美国著名策略咨询机构罗兰·贝格（Roland Berger）曾在其PPT设计的“九大原则”中指出，“不要使用小图形（方格、箭头等）制作流程，代之以含有小方格背景的数字（配合文字表达流程）”。许多初学者见到这一条时，都不太理解——这难道不是在禁止我们制作流程图吗？其实不然。

在实际操作中，许多刚刚开始制作PPT的朋友常常会过于注重形式，有一种恨不得把所有文字都作成流程图的冲动。它直接带来的结果就是“简单，不简约”，作者看得懂，读者看不懂，比如图2所示的这则例子。

作为活动步骤的说明，这页PPT的结构和内容都可谓清晰明了。然而，如果你仔细看那三个步骤中的文字，就会发现它们之间似乎缺少了一些东西——当你看过之后，立刻把目光从这一页上移开时，我相信你很难再次回想起它的内容。没错，问题就出在这里，这三个步骤之间缺乏明显的逻辑关联！由于该流程图使用了“箭头”联结三个部分，而“箭头”本身又有“承接”、“递进”的含义，当三部分的内容不具备承接和递进关系时，听众就会对这页的内容感到困惑了。

那么，对于这样的情况，我们应该如何加以改进呢？有经验的朋友一定已经想到了，就是提取三个步骤所对应的时间，作为流程图的主干，原本的流程图部分在形式上成为每个时间段的具体说明（如图3）。这样一来，流程图的主干就是时间，这一页内容的重点从杂乱无章的内容，转变成了“一个月的时间，分三期完成”，听众显然能够更加迅速地对活动步骤产生印象。

通过这个例子，我们不难看出，“简约，不简单”绝对不是一句空话，它的关键是，在我们制作流程图的时候，一定要先提取它在逻辑上的主干。这个主干可以是时间顺序、地点顺序、人物顺序，以及各部分内容之间的内在关联。总之，逻辑上的主干一定要让人一看就知道这里面有明确的逻辑关联，这样才能将流程图的作用最大化。

以时间为主干，整个流程图就更加流畅

●做结构图，就这么几招

虽然我们上面举的两个例子都与“流程”有关，但事实上，PPT文档中常见的结构图也属于流程图之列，如班级结构图、人事关系图、品牌架构图，等等。但由于制作结构图基本上不用考虑“主干”、“繁简”等问题，更多的只是把若干事物的层次关系表达出来，所以相对简单。对此，我也没有太多可以传授的经验，姑且和大家分享一些做得不错的结构图，权当帮您拓展思路吧。

另外，我还得提醒你，不管你制作的流程图有多复杂，如果其中包括很多图形，最好让这些图形能够充分对齐。你可以借助PowerPoint的“自定义工具栏”功能，把“左对齐”、“右对齐”、“上对齐”、“下对齐”、“横向对齐”、“纵向对齐”、“横向平分间距”和“纵向平分间距”8个按钮加进来，它们将为你的流程图制作节省大量时间。

另外，绘图参考线也是推荐使用的一个工具，它的吸附特性可以帮你轻松制作出整洁划一的PPT页面。在PowerPoint的背景上单击鼠标右键，选择“网格和参考线”，并在弹出的窗口中选中“在屏幕上显示绘图参考线”，即可让参考线出现在页面当中。

●天下流程一大抄

看到这里，有人一定会问：猪！你说了这么多，我们明白了“化繁为简”的流程图不能用，“简单，不简约”的流程图不能用，那好，你告诉我，什么样的流程图能用！我怎么才能迅速搞出一堆像样的流程图来？说真的，作流程图有点像摄影，老师只能很明确地告诉你一些禁忌，但无法手把手地去教你如何把范伟拍成林志玲。如果说流程图的制作有一些取巧的捷径，我想，积极地借鉴流程图库，算得上一种行之有效的做法。

网上最常被人借鉴的，除了著名的罗兰贝格PPT图库，ThemeGallery的水晶图库也是极常见的借鉴范例，在搜索引擎上找一下，都不难发现。另外，Office 2007中的PowerPoint增加了SmartArt功能，可以帮助初学者轻松设计出较为专业的流程图，也非常值得一用。不过，不管如何借鉴，真正的重点并不是流程图的形式，而是它的逻辑关系和内容。当你经过了持之以恒的联系，掌握了PPT制作的更多技能之后，终会有一天，你会发现，流程图，还是自己作出来的最合适！