第二章_秘书的基本条件
董事会秘书工作制度
董事会秘书工作制度第一章总则第一条为了规范公司治理，明确董事会秘书的职责和权限，提高公司信息披露的质量和效率，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》等相关法律、法规和《公司章程》的规定，制定本制度。
第二条董事会秘书是公司的高级管理人员，对董事会负责，负责公司信息披露事务、投资者关系管理等工作，协助董事会履行公司治理职责。
第三条董事会秘书应具备相应的专业知识和经验，遵守法律法规、公司章程和本制度的规定，忠实履行职务，维护公司和股东的合法权益。
第二章董事会秘书的职责第四条董事会秘书的主要职责包括但不限于以下方面：（一）信息披露事务1. 负责公司信息披露工作的组织和协调，确保信息披露的及时、准确、完整；2. 组织制定信息披露事务管理制度，监督执行并持续完善；3. 负责公司公告、报告等文件的起草、审核、发布及存档工作；4. 协调公司及相关信息披露义务人遵守信息披露有关规定，及时回应监管机构的询问和要求。
（二）投资者关系管理1. 负责组织和协调公司投资者关系管理工作，与投资者、分析师、媒体等保持良好沟通；2. 定期或不定期组织投资者交流会、分析师会议等，介绍公司经营状况和未来发展计划；3. 收集和分析投资者关注的问题，向董事会提供决策参考；4. 维护投资者关系数据库，完善投资者信息管理。
（三）董事会会议和股东大会会议筹备1. 负责董事会会议和股东大会会议的筹备工作，确保会议的合法、有效；2. 起草会议通知、会议议程、会议记录等文件，并负责分发和归档；3. 协助董事会成员和股东了解会议议题，提供必要的资料和信息；4. 负责会议期间的沟通协调工作，确保会议顺利进行。
（四）其他职责1. 协助董事会履行公司治理职责，参与公司战略规划、决策咨询等工作；2. 负责公司董监高及相关人员的培训和考核工作；3. 完成董事会交办的其他工作。
第三章董事会秘书的任职资格第五条董事会秘书应具备以下基本条件：（一）具有大学本科及以上学历，具备相关专业背景或工作经验；（二）具备良好的职业道德和个人品质，诚实守信，勤勉尽责；（三）具备较强的组织协调能力和沟通能力，具备分析和解决问题的能力；（四）具备法律法规、公司章程规定的其他条件。
秘书实务与案例分析(DOC41页)
秘书实务与案例分析（DOC41页）第二章秘书任务基本要求案例剖析案例1：下属办公桌上的秘密文件琳达是费希德〔上海〕公司销售部经理的秘书，不过她当秘书还不到一个月。
这天上午，琳达的下属被公司市场总监叫去了，他俩站在办公室门口聊天。
下属办公桌上的铃响了，琳达过去接时，发现下属的桌子有份印有〝公司秘密不得外传〞的文件翻开在那里。
面对这种状况，琳达应该怎样办？下面有5个选项：a、由于是在下属的办公室，公司外部的人也看不见这份文件，所以，这么放着没什么事。
b、给正在与市场总监聊天的下属发短信，请示他如何处置办公桌上的秘密文件。
c、将文件放进保险柜里，下属回来后，马上向他报告。
d、给老同事艾玛打，问她可否在下属前往座位之前自己把文件保管起来。
e、秘密文件这么摊着能够会被不该看到的人看到，所以用其它资料将文件盖上。
请从下面5个选项中挑选出1个你以为适宜的，并说明理由。
答案e公司的秘密文件让不该看到的人看到了会惹出费事，所以，作为助手，秘书有责任帮下属保管好文件。
但是，下属毕竟没有走多远，也许一会儿就回来了，所以，只需复杂把它盖好就行了。
案例2：秘书任务的基本原那么琳达是下降仪器〔北京〕公司财务总监的秘书。
她上个月才大学毕业，人力资源部请一位老同事对她停止培训。
这位老同事通知她做秘书任务的一些基本原那么。
下面有5个选项：a、在处置下属交办的任务时，假设遇到不明白的中央，不要自作主张，而是在请下属确认之后再处置。
b、在下属身边任务，一定会比普通员工多知道一些公司秘密，所以，即使知道了也要装作不知道。
c、秘书不能只等下属给自己交办任务，应该学会自己找事做。
d、即使下属指示你帮他处置一些团体私事，你异样要处置好。
这事究竟与下属的任务有没有关系，可以在处置完之后再去确认。
e、由于秘书的任务就是协助下属处置日常杂务，所以，秘书应细心观察下属，了解他如今想做什么，从而提早自动为他提供协助。
请从下面5个选项中挑选出1个你以为不适宜的，并说明理由。
第二章 秘书的内在要求
四、心理调适 1、博览群书，开阔胸怀 博览群书， 2、培养广泛兴趣，丰富业余生活 培养广泛兴趣， 3、善于反省，自我调适 善于反省， 4、倾诉、宣泄、调节情绪 倾诉、宣泄、
第二章
秘书的内在要求 －－秘书素养 －－秘书素养
第一节 秘书的知识和能力
一、秘书的知识结构
1、基础知识 2、专业知识 3、行业知识 4、相关知识
二、秘书的能力要求
1、写作能力 、 3、听知能力 2. 语言表达能力 4、阅读概括能力 6、协调能力 、 8、应变能力 10. 记忆能力 12. 想象能力
二、气质
1、气质要高雅 2、气质与风度 3、气质不等于傲慢也不等于拿架子
三、性格
（一）性格的表现特征 1、性格表现为态度特征 、 2、性格表现为意志特征 、 3、性格表现为情绪特征 、 4、性格表现为思维特征 、 要养成乐观、开朗、豁达、 （二）要养成乐观、开朗、豁达、向上的性格 1、乐观 2、敏捷 3、稳健 、 、 、 4、坚毅 5、幽默 6、自制 、 、 、
5、社交活动能力 、 7、观察分析能力 9、预测能力 、 11.创新能力
13、使用先进办公器械和通讯器械的 、 能力
第二节 秘书的思想修养和职业道德
哲学、政治、马列毛邓、 一、理论修养（哲学、政治、马列毛邓、政 时事） 策、法 规、时事） 二、思想作风 1、全心全意为人民服务 、 2、对党和人民负责 、 3、密切联系群众 、 4、谦虚谨慎 、 5、实事求是 、 6、踏实细致，一丝不苟 、踏实细致， 7、敏捷干练，讲求实效 、敏捷干练， 8、富于创造，勇于开拓 、富于创造，
三、职业道德
1、忠于职守 2、严守秘密 3、恪守信用 4、文明礼貌 5、廉洁奉公
第三节 秘书的心理和性格
第章秘书工作概述第二章秘书的素养
上海市人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室
（2）狭义 以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、 单位或办公厅下。
*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构 。 如：信访办公室、机要科。 一般承担组织内部信访、机要等专职工作。 *注意： （1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。 如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，
一、教学重点 1、秘书的概念 2、秘书的职业特点 3、秘书工作的原则与作用 二、教学难点 1、秘书的来由与定义 2、秘书工作作用的技能
&1 秘书的涵义和职业特征
1.1.1 秘书的涵义 四种说法： 1.宫中秘藏之书： 秘书监—秘书令 （秘书监）/秘书丞/秘书郎
最早设置于东汉桓帝延熹二年（公元159年）
•办事：主要分信息工作、技术工作和日常 行政事务工作。
1.3.2 秘书工作的性质
1.辅助性（根本性质）——助手地位 2.综合性（全面性） 3.机密性：“守口如瓶” 4.服务性 秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务： （1）为本机关领导和上级机关服务； （2）为本机关其他平级的职能部门服务； （3）为下级机关和人民群众服务；
1.2.1 秘书部门的涵义
秘书部门又称秘书（工作）机构，有广义和狭 义之分。
广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综 合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部 门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下 属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查 等部门。
狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅 助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘 书局、秘书处、秘书科等。
《秘书基础》课件——《秘书基础》课件——第二章 秘书工作的特点作用、内容原则1
一、领第导一节 秘书工作的环境——领导活动
1、作为名词：指担任领导职务的个人或者群体，可以是 领导人、领导班子、领导机关。
如：王县长、校党委、县政府等
2、作为动词：指率领、引导、组织、指挥人们实现某一 特定目标的行为过程。
即领导活动、领导行为
如：共产党领导咱打江山
、判断题： 1、领导仅指的是领导人 （ ） 2、领导可以是领导活动或领导行为（ ） 二、多选题 1、领导可以指（ ） A、领导人 B、领导班子 C、领导机关 D、领导活动
二、领导活动 定义：是在领导环境确定的一定范围内进行的一 种有向性的人的综合活动。 理解分析： 1、领导活动是人类社会实践活动的一种形式。 2、领导环境：与领导活动相关的，有一定影响 的情况和条件（各种因素总和） 3、领导活动是秘书活动的环境 4、有向性即实现既定目标 5、综合活动 是具有综合性，不是单一职能活动。
秘书工作的基本原则、 特点和作用
教学目标： 1、识记领导、领导活动、领导活动要素 2、理解领导意图 3、掌握秘书工作在领导活动中的 作用和特点 4、了解秘书与领导者相处的基本原则
<导入>
• 秘书工作是在一定环境下开展的，比如秘书工 作人员A，他在办公室努力工作，办公室的电 脑、办公桌、椅等就是他工作的物质的环境， 这看得见、摸的着，对他工作产生影响；还有 些看不见摸不着的东西对他也产生影响，比如 人际关系、单位工作奖励等等，这些是工作中 的精神环境。
B、平等关系
C、上下级关系
D、同志关系
• 多选题 1、领导是指（ ）人们实现某一特定目标的行为过程。
• A、率领 B、引导 C、组织 D、指挥
第二章秘书的一般能力
二、秘书记忆力的基本要求
记忆力是指人们在记忆活动过程中所表现 出来的一种心理品质。和观察力、注意力、想 象力、思维力一样，属于人们的一种基本认识 能力。
秘书记忆力的基本要求主要有三点。
（一）记忆的敏捷性
反映了记忆的速度特征。记得快，可以节 约大量的时间，可以提高学习、工作效率。
秘书有许多时效性很强的工作，如领导临 时交办的事项，必须迅速把它们记住。
（二）注意的稳定性
注意的稳定性又称注意的持久性，是指能 够长时间把注意保持在稳定的对象或活动上。
注意的稳定性因人而异。有的人能够较长 时间地注意某一对象而不发生转移，就说他注 意力比较稳定。
秘书工作者要把注意力集中到工作中的重 要问题上，长时间地不分心，不动摇。
（三）注意的分配性
注意的分配性是指在同一时间内注意分配 到两种或几种不同的对象上。
第四节 秘书的记忆力
本节点睛 一、什么是记忆 二、秘书记忆力的基本要求 三、秘书记忆力的培养
记忆是人知识的宝库。人的一切活动， 只有在记忆的基础上才可能进行。一个人失 去了记忆能力，一切心理活动都要中断。
一、什么是记忆
记忆是指人脑对过去感知过、经历过的事 物的反映。
通过记忆，可以储存感知的形象、理性的 知识、已形成的智力和操作技能，可以重现发 生过的情感。通过记忆，既可以积累个人实践 的直接经验，又可以巩固学习的间接经验。
（二）记忆的精确性
要求秘书能够准确精细地记住识记对象， 使获取的各种信息准确无误，不能模糊猜测。
比如，秘书应对本单位的基层部门、各部 门的人数等精确地记忆，在起草文稿引用数据 时才能做到真实、准确。
我国著名的桥梁专家茅以升 的记忆就非常精确，能够背诵圆 周率π到小数点后100位。
《秘书基础》课件——第二章 秘书工作的特点作用、内容原则4
提示：党政机关、国家企事业单位，领导与秘书关系
1、在组织上是上下级关系 2、在工作上是同志关系 3、在职能上是主辅关系
二、秘书与领导班子相处的主要原则
1、“职权划分，单向请示”的原则 职权划分——指单位领导层人员（一般总人数 为单数）构成领导集体，实行民主集中制，每 个领导分管一块或多块工作。 单向请示——简单的说“谁分管向谁请示”
二、秘书与领导班子相处的主要原则
4、“通报情况，维护团结”的原则 解释： ①站大局讲团结 ②慎言 ③客观发言 ④求同存异 ⑤注意通气
课堂小结
一、秘书与领导者的关系 1、组织上“上下级关系” 2、工作上“同志关系” 3、职能上“主辅关系” 二、秘书与领导班子相处的原则 1、“职权划分，单向请示”的原则 2、“按规章制度办事”的原则 3、“不分亲疏，一视同仁”的原则 4、“通报情况，维护团结”的原则 简称：四大原则（一请示二按章三同仁四通报 ）
课堂练习
5、秘书人员要从大局出发，注意维护和增进领 导人之间的团结，这是指（ ） A、对领导之间的争论，要慎重处理，不轻易附 和。 B、对领导之间的分歧、误会，积极告知同事， 互通信息。 C、对领导之间就某一问题的争论，秘书要实事 求是的汇报情况。 D、对领导班子成员外出而缺席本单位例会的， 秘书要及时通气，通报会议情况。
课堂练习
3、在党政机关，秘书与领导班子相处的主要原 则包括（ ） A、“职权划分，多方请示”的原则 B、“按规章制度办事”的原则 C、“不分亲疏，一视同仁”的原则 D、“通报情况，维护团结”的原则
课堂练习
4、在党政机关，秘书与领导班子相处要遵循“ 不分亲疏，一视同仁”的原则，这指是（ ） A、在工作上要做到同等协助 B、在生活上要做到同等照顾 C、在感情上要同等尊重 D、在职责上要同等对待
秘书学_第二章_秘书工作的起源和发展
史官是最早的秘书人员。 商朝巫史不分，一身二任（祭祀、撰拟保
管文书），成为商朝最重要的秘书人员。
二、奴隶社会时期的秘书工作
2、西周和春秋战国秘书工作
（ 公 元 前 11世纪－前 221年） 秦 齐 魏 楚 各
西周巫史分工，史官地位上升， 国 国 国 国 国
史官和纳言可以看做是最早的秘书官。 信访制度的开端：尧的进善旗；舜的诽谤木（华
表)；后来设置敢谏之鼓；后代的击鼓鸣冤源于此。
二、奴隶社会时期的秘书工作
1、夏商奴隶制时期秘书工作的真正萌生： （公元前21世纪－前16世纪——前11世 纪）
夏朝政治——第一个阶级国家，为镇压反 抗建立了军队和刑法，设置“遒人、太史 令”等官职辅助夏王管理国政事务。
监察）
东汉光武帝
（尚书台外迁）
事归台阁（尚书台，
六曹治事，后代六部
雏形），丞相府形同 虚设。
出纳帝命，为王喉舌。
曹魏 曹操秘书令、曹丕中书令、中书监——中书省取代尚书台， 出纳帝命。
晋代 设门下省，皇帝 的顾问仆从机构
北朝时，门下省最 南朝又以尚 重要，取代中书省，书省为相府 参与机要。
2、隋唐宋秘书工作（公元581年－1038年）
丞相（金印紫绶）
太尉
御史大夫（银印青绶）
（丞相府：政务，（军务） （副丞相、掌文
左右丞）
书、监史大夫（中央秘书，
（丞相府：政务，
（外朝：三公）分曹治事）
（军务） 皇帝耳目喉舌） （副丞相、掌文书、
汉武帝
尚书署成机要秘书
（重用内廷尚书）
机构，剥夺丞相权。 汉成帝设尚书台
小结——古代秘书变迁规律
纵观我国古代秘书机构的设置及职掌的发展变化，不难 看出秘书部门是国家机关的中枢机构，各朝统治者十分 重视秘书工作。尽管机构设置、官职名称频繁变动，但 中央秘书机构一直紧紧掌握在皇帝手中，成为各朝皇帝 进行统治的耳目和喉舌，参谋和助手。（重要性）
对秘书的要求
对秘书的要求
作为秘书，需要具备以下几个方面的要求：
1. 良好的组织能力：秘书需要能够有效地组织和管理各种信息、任务和时间，以确保工作的顺利进行。
2. 优秀的沟通技巧：秘书需要具备良好的沟通技巧，包括听、说、写等方面的能力，以便与领导和同事进行有效的交流。
3. 高效的工作能力：秘书需要具备高效的工作能力，包括快速、准确地处理各种任务和信息的能力。
4. 良好的职业道德：秘书需要具备良好的职业道德，包括诚实、守信、保密等方面的要求。
5. 敏锐的观察力：秘书需要具备敏锐的观察力，能够感知领导和同事的需求和意图，以便更好地为他们提供支持和服务。
6. 团队合作能力：秘书需要具备团队合作能力，与同事协作，共同完成任务。
7. 学习能力：秘书需要不断学习和提高自己的知识和技能，以适应不断变化的工作需求。
8. 抗压能力：秘书需要具备抗压能力，能够在高强度的工作环境下保持冷静和高效。
总之，作为秘书，需要具备全面的素质和能力，以适应各种复杂的工作环境。
同时，还需要不断学习和提高自己的技能和知识，以更好地服务领导和同事。
秘书学考试重点
秘书学复习重点第二章秘书的基础知识与基本理论1、秘书的涵义:学术界较普遍的四种说法（1）宫中秘藏之书（2）辅臣（3）行政职位（4）社会职业2、秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。
3、秘书的职业特征（1）服务的直接性。
（2）服务的稳定性。
（3）知识化（4）年轻化（5）女性化4、秘书学，是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
5、秘书学的学科特征（1）知识的综合性（2）理论的应用性。
秘书学是应用性学科，其表现是:1）秘书学的理论知识，直接来源于生动的秘书实践，以及由此而产生的秘书活动经验;2）秘书学的理论知识，直接受到秘书实践的检验，或证实，或修正，或补充;3）秘书学的理论知识，直接指导秘书实践，并具有普遍意义。
（3）学科的群体性。
以秘书学概论为主导的众多学科群。
6、秘书工作，是指秘书协助领导决策与管理时所进行的各项辅助性工作。
7、秘书工作的内容（1）办文:主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。
（2）办会:是以“会”为代表的一系列相近事务。
（3）办事:即日常行政事务工作、信息工作和调查研究、信访工作等秘书工作的内容（1）文书撰写（2）文书制作（3）文书处理（4）档案管理（5）会议组织（6）调查研究（7）信息资料工作（8）信访工作（9）接待工作（10）协调工作（11）督查工作（12）日程安排（13）日常工作（14）办公室管理（15）其他临时交办事项8、秘书工作的原则（1）准确原则(质量要求)（2）及时原则(效率要求)（3）严谨原则(作风要求)（4）求实原则(基本要求)（5）保密原则(纪律要求)9、秘书工作的特点（1）工作位置的政治性1）秘书工作是辅助领导管理与决策的工作，必然体现领导者的意志和愿望，带有政治性。
2）秘书工作不同于纯业务性的工作，常辅助领导制定和贯彻执行方针政策，事关大政方针和人民的利益，政策性强。
秘书基础配套练习（含答案）第二章秘书工作的基本原则、特点和作用
第二章 秘书工作的基本原则、特点和作用一、填空题 1．秘书工作的环境是领导活动，秘书工作的核心是领导意图。
2．领导这个词，作为名词，它指担任领导职务的个人或群体，可以是领导人，可以是领导班子，也可以是领导机关。
3．领导活动是为社会组织的活动指出方向、创造态势、开拓局面的行为，领导活动具有战略性、综合性、艺术性。
4．领导与统治的相同点，都是一种权力行为。
5．领导活动是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。
6．领导活动要素的三个基本方面，即领导者、被领导者、作用客体。
7．领导者与被领导者共同的工作对象，即作用客体。
8．领导者与被领导者共同对某一自然物作用，产生出特定的产品（成果），这种自然物就是领导活动作用的客体。
9．领导意图是指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。
10．秘书部门是否健全，工作是否有效率，直接关系到整个组织的工作效率。
11．从秘书工作的职能范围来看，秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是起着全局联络、整体协调的作用。
12．秘书工作的各个特点中最主要的反映秘书工作本质特点的是依附性，其他四个特性则是由此派生出的属性。
13．在封建社会，领导者与秘书是主仆关系；在资本主义社会则变为雇佣关系。
14．秘书与领导者的关系在组织上是上下级关系；在工作上是同志关系；在职能上是主辅关系。
15．秘书职能实际上是领导人脑力和体能的补充和延伸。
16．领导活动的核心是决策，管理活动的核心是控制。
17．秘书的智囊作用表现在三个方面，即提供依据、综合意见、出谋献策。
二、判断题 1．秘书工作的核心是领导意图。
（ √）2．没有领导活动，秘书活动仍存在。
（ ×）3．领导者是指正式组织中担任某种管理职务、从事管理工作的人。
（ ×）4．领导活动是为社会组织的活动提出方向、创造态势、开拓局面的行为。
（ √）5．领导这个词，只可以指担任领导职务的个人，而不可以指群体。
第二章 秘书工作
2.4 秘书事业的发展趋势
2.4.1 2.4.2 展。 2.4.3 2.4.4 秘书工作日益普遍化和社会化。 秘书工作由事务型向智能型的发 秘书工作专业化和永业化趋势。 秘书工作资格化、有序化。
第二章 秘书工作
2.1 2.2 2.3 2.4 秘书工作的内容 秘书工作的特性 秘书工作的作用 秘书工作的发展趋势
2.1 秘书工作的内容
日程管理 财会事务 环境整治 值班工作 会议服务 接待交际 日常生活 照顾 文书制作
信息工作
文书处理
特命事项
2.2 秘书工作特性
2.2.1 综合性：
秘书工作包含了众多不同种类、不同性质 的具体工作，内容复杂，门类众多。
2.2.2 辅助性：
秘书工作处于从属地位，只能根据领导的决定和需 要来办事。 （1）辅助决策：发挥参谋助手职能。 （2）辅助管理在协调、监督、控制方面发挥作用。 （3）处理事务：承担日常事务性工作。 注意两点： 1、明确岗位工作的职责。 2、处理好主动性与被动性之间的关系。
2.2.3 原则性
秘书工作满足“三符合”： 符合国家的法律、法规、政策。 符合组织的利益和发展需要。 符合领导的工作需要。
2.3 秘书工作的作用
2.3.1 助手作用：是领导的助手。 2.3.2 参谋作用： （1）充实领导的思想； （2）辅助决策取舍； （3）对领导工作提醒。 2.3.3 枢纽作用：沟通上下，联络各方。 2.3.4 耳目作用：收集各种信息，辅助领导决策管理。 2.3.5 门面作用：秘书部门是单位对外的一扇“窗口”
第二章秘书职业角色
知识准备
• 一、秘书的年龄条件 • 目前，我国对秘书从业者的年龄并没有明确的规定，但是从职
业化的趋势来看，整体上呈现年轻化的特征。 • 但是，目前在我国对秘书年轻化的要求也存在追求偏低化的误
区，如大量的招聘启事中标明的秘书年龄要求不符合职业需要 的实际，有的要求应聘者年龄在24岁以下甚至更小，同时又要 求有若干年工作经验，这是矛盾的，从某种角度也反映了社会 对秘书角色认识的偏颇。从某种意义上讲，秘书的成熟是与年 龄成正比的。我们不能绝对地说秘书就是年轻人的职业，具体 情况还是要结合具体的岗位要求来定。这也给年轻秘书以有益 的启示，提高自身素质才是关键所在。 • 想一想 • 你如何看待社会上所谓的“秘书吃的是青春饭”的这类观点？
第二章秘书职业角色
• 三、秘书的健康条件 • 秘书角色的健康条件，一要生理健康，二要心理健康。二
者相互联系又相互制约。 • 秘书工作比较辛苦，生活规律常常被打破，比如加班加点
赶任务就需要有旺盛的精力和体力。秘书处于组织的枢纽 位置，地位特殊，事务繁重，角色复杂，常常使其心理处 于紧张状态，心理承受力较大，若不能及时调整心态就很 容易出现心理疾病，尤其是秘书处于一个较为复杂的人际 关系网中，若不善于处理各种关系，就很容易形成不健康 的心理。 • 秘书的生理健康条件应该是身体发育正常，体质强健，没 有疾病，精力旺盛，头脑灵活，能够担负比较艰苦繁杂的 任务。这个条件标准比较容易把握。秘书的心理健康条件 应当是智力水平正常，情绪稳定，心态平和，具有较强的 环境适应性，具有良好的人际关系。因此，秘书要树立正 确的人生观、价值观，要正确认识和评价自己，努力创造 良好的人际环境，积极参加有益的公益、文体活动，并能 及时发现和自觉调整出现的不良心理，以便担当好秘书这 样比较复杂的社会角色。
领导配备秘书标准
领导配备秘书标准
以下是一些常见的标准：
1. 能力要求：秘书应具备良好的组织、协调、沟通和写作能力，能够高效地完成领导交给的各项任务。
2. 学历要求：通常要求秘书具有大专及以上学历，专业不限，但管理、文秘、中文等相关专业优先。
3. 工作经验：一般要求秘书具有一定的工作经验，熟悉办公室工作流程和相关政策法规，有较好的职业素养和服务意识。
4. 政治素质：秘书应具备较高的政治素质，严守机密，忠诚老实，有较强的事业心和责任感。
5. 性格特点：秘书应具备稳重、细致、耐心、责任心强等性格特点，能够承受工作压力，适应快节奏的工作环境。
6. 其他要求：有些单位可能还会要求秘书具备一定的外语水平、计算机操作能力等。
第二章 秘书素养
思考：
1、秘书需要具备哪些的素养？
2、秘书的职业道德修养的内容？
3、提高秘书职业道德修养的途径有哪些？
4、秘书需要注意哪些职业礼仪？
第一节
秘书的职业道德
一、秘书职业道德修养的含义 二、秘书职业道德修养的内容 三、加强秘书职业道德修养的途径 四、秘书的职业礼仪
案例二
一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件。这时，本单位一位以 爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张局长先热情地招呼 她坐下，然后敲开局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里 的业务，不便见谭某，于是就对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就有低 下头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室， 您先回去，有什么事我可以带您转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地 离开了秘书科。大约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不 到竟看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄，并听到谭某说：“刚才张科长说 你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感 浑身一阵冰凉。原来，谭某离开秘书科后，并未回家，而是极不甘心的在办公
在行为方面表现为动作迟缓。胆小、不喜欢抛头露面，反应
迟钝。
这种人易形成伤感、沮丧、由于、深沉、悲观等不良心理特
征。
胆汁质型
特征：好冲动、情感发生快、强烈而持久，动作迅速而强烈， 对自己的言行不能控制，反应速度快，但不灵活。具有这种
类型特征的人，在情绪反应上易受感动，情感一旦发生就很
强烈，久久不能平静，易同人们发脾气，性情暴躁、易怒， 情绪不能自制。
公司秘书制度
公司秘书制度第一章总则第一条目的和依据本制度的目的是规范公司秘书工作，提高工作效率和质量，保证公司各项事务的顺利进行。
本制度依据《中华人民共和国公司法》及其他相关法律法规。
第二条适用范围本制度适用于公司下设各级秘书岗位。
第三条岗位职责公司秘书是公司领导的助理和帮助者，重要负责帮助公司领导开展各项工作，保障领导决策的顺利实施。
第二章岗位设置和要求第四条岗位级别和职责（一）总公司秘书1.负责协调总公司各部门之间的协作工作，确保各项公司事务的顺利进行。
2.负责总公司领导的日常工作布置和行程布置。
3.拟定总公司会议议程，组织召开会议，并撰写会议纪要。
（二）分公司秘书1.负责协调分公司各部门之间的协作工作，确保各项公司事务的顺利进行。
2.负责分公司领导的日常工作布置和行程布置。
3.帮助总公司秘书组织总公司会议，并撰写会议纪要。
第五条岗位要求（一）总公司秘书1.具备较强的沟通和协调本领，能够处理各种多而杂情况。
2.娴熟操作办公自动化设备，并具备良好的文字处理和表达本领。
3.具备严谨的工作态度和保密意识。
（二）分公司秘书1.具备良好的沟通和协调本领，能够处理各种日常工作。
2.娴熟操作办公自动化设备，并具备较强的文字处理和表达本领。
3.具备细致入微的工作态度和保密意识。
第三章工作流程第六条日常工作布置（一）总公司秘书1.负责总公司领导行程的布置和协调。
2.负责总公司各部门之间的协作与沟通。
3.帮助总公司领导组织会议，并撰写会议纪要。
（二）分公司秘书1.负责分公司领导行程的布置和协调。
2.负责分公司各部门之间的协作与沟通。
3.帮助分公司领导参加总公司会议，并撰写会议纪要。
第七条会议管理1.秘书负责帮助领导拟定会议议程，并向与会人员发出会议通知。
2.秘书负责会议室的预订和会议料子的准备。
3.会议开始前，秘书负责对会议室进行检查，并帮助准备必需的设备。
4.秘书在会议期间负责记录会议内容和决议，并及时整理、归档会议纪要。
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二、理解能力与洞察能力
实用案例：参见书本第21页 作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自 己上司的工作及整个公司的情况有全面而又 深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问 题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作 的要求，而且能主动提前做好相应的准备工 作。
三、信息收集能力和写作能力
对于秘书来说，你首先要知道“什么是信 息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在 需要的信息。秘书收集到信息后要把它们写 成专题报告，另外还经常要起草一些公司内 外的商业文书，比要代替上司起草讲话稿等， 所以，写作能力对于秘书来说是不可欠缺的。
五、健康的生活方式
1、保持有规律的生活节奏，做到睡眠充足。 2、饮食均衡。 3、坚持适当的运动。 4、定期做健康体检。 5、保持良好的工作姿势。 6、保持清洁。 7、精神愉快。 8、劳逸结合。
第六节、秘书的自我调节
1、心情舒畅：心平如镜，从容不迫 2、释放压力：细心，有业余爱好 3、情绪管理：学会忍耐，开朗，朝气蓬勃
一、认清秘书新人工作的特点
特点二 工作繁重： 时间长；任务重
特点三 待遇较“低”
特点四 工作“清 闲”：无聊； 上网
二、注重自我提升
1、充分发挥主观能动性 【实用案例要充分发挥主观能动性，自己找事做； （2）必须有强烈的上进心； （3）必须注意自己是否越位。
四、交流沟通能力
处于企业管理神经枢纽中的秘书，在协助上 司与各方面进行交流沟通的作用非常重要。 一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际 关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关 系，并在这个基础上协助上司与方方面面进 行交流沟通。
第五节 秘书的仪表
一、打扮的基本原则
1、保持大众化 2、切忌标新立异 3、保持蓬勃朝气
第八节 领导人选择秘书的标准 ——三心
一、看着舒心 二、感到放心 三、用着省心 1.经验丰富 2.身心健康
第四节 秘书必备的能力
一个优秀的秘书，要圆满完成上司交代的工 作，她还必须具备高度的判断能力和执行能 力、理解能力和洞察能力、信息收集能力和 写作能力、交流沟通能力OA操作能力。
一、判断能力与执行能力
1、能分析问题 实用案例：参见书本第14页 冷静分析，唯一标准是怎么对上司有利就怎 么做； 2、具备解决问题的常识和经验 3、能迅速采取行动
三、电子信息保密
1、秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要 人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。 2、凡是涉及重要机密内容的计算机，一律不得上网。 3、邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被 破译的“数字+字母”的密码。 4、对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要 安装借来的程序。 5、安装防病毒反“黑客”的“防火墙”，并注意升 级换代。 6、对装有机密信息软盘的盒子或箱子采取加锁等安 全措施。 7、携带笔记本电脑外出时，务必做到包不离身。
4、在“打杂”中创造机会
【实用案例】 小萌是东北通用机械股份有限公司总裁办的秘书。小萌是英语专业的硕士毕业生， 半年前来到总裁办，平时也只是打杂，如接电话，取文件，写通知等。但是，她并不觉 得自己是大材小用从而感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更 重要的工作交给自己。 上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，他说自己刚给技术总监打过电 话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。由于机加工行业的利润率 越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。她习惯性地仔 细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的 投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。过去她对“纳米”也没什么了解， 现在她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道 时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教关纳米方面的一 些问题；见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦；久而久之，小萌不仅积累 了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。 这天公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事过去都 是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽技术总监用原子、电子负荷等理 论解释了半天，大家仍然感到有些云里雾里。眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了， 这时，坐在他身后负责担任会议记录的小萌悄声问总裁是否可以让自己解释一下什么是 纳米。总裁马上点头，于是，小萌用非常通俗的语言解析了什么叫纳米和纳米产品的功 效……会议达到了预期的目的，结束时总裁宣布让小萌负责公司整个纳米项目的协调工 作。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早己胸有成竹了。 提问：案例中，秘书小萌如何利用“打杂”的优势，不断创造机会，追求发展。
第七节 秘书的从业要求——保密
一、保密的重要性 在这个竞争激烈的商业社会里，一些企业和个人会 不择手段地从单位收集情报。秘书在日常工作中会 经常看到、听到甚至直接参与处理这类机密，因此， 他们往往是一些别有用心的人的重点“公关”对象。 在另一方面，现在的秘书大多年轻，社会经验不足， 很容易被一些人利用，所以，秘书一定要有一种职 业性的警惕性。在公司的所有机密里，人事问题永 远是秘中之秘。
二、基本的仪表
1、发型：留短发； 长发应将盘起或扎起 2、化妆：化淡妆 3、饰品：最好不要戴首饰 4、手表：必备品 5、鞋：中跟；稳重的颜色 （黑色、茶色） 6、 服装：端庄；方便
四、举止优雅
避免出现的举止： 1、坐着时跷起二郎腿。 2、说话时盘着胳膊。 3、说话时做些摸头发等 让对方觉得不专心的动 作。 4、用一根手指或用下巴 指示人或物。 5、有意地不回答对方， 无视对方的存在。
二、日常保密 秘书在日常工作中应注意以下几点： 1、对于一些机密的事情，不管自己知道不知道，当别 人问起你时，你都要回答“不知道”。 2、不管是在公共场合还是在家里，都不谈论工作上的 事情。 3、在谈论一些机密事情时，要根据对方的具体情况来 考虑谈话内容的深浅。 4、对于那些特别重要的文件，不仅在保管时要注意， 而且在销毁时更要注意。
第二章 秘书的基本条件
第一节 从事秘书工作的职业准备
一、成熟的白领 1、职业要求 作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由 秘书工作的性质决定的。秘书在现代企业中的位置如下图：
“中枢神经”的作用
2、白领成熟的标志
白领成熟的主要标志是精神上的自立。 所谓精神自立，就是当他面对自己工作与生活中的 问题时，他会用自己的头脑作出判断，想出解决问 题的办法，并且自己动手去解决问题。 一个成熟的秘书，要具备相当的社会常识，了解公 司的规章制度(各种潜规则)；其次她做事沉着而又 灵活，工作踏实，具备相当的责任感强，富于团队 精神，能自觉进行自我管理。
2、提高工作的“含金量”
实用案例：参见课本第9页
工作中要精益求精的态度，给自己每 一份工作增加“附加值”，提高工作中 的“含金量”
【小贴士】
3、充分发挥职务优势
实用案例：参见课本第10页
【小建议】学会利用职位优势，突破本职工作的束缚， 逐步开阔视野，从整个公司运营的角度来观察问题，模 仿上司的思路思考问题。 秘书如何利用优势： 第一，仔细阅读和琢磨自己经手的各种文件和资料。 第二，留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话。 第三，留意网上和报纸上有关本行业的新闻和动向，遇 到不懂得问题就向同事请教。
【小贴士】不仅要有主动积极的精神，也要有勇气，不断创造 机会
第三节 秘书必备的品质
认真 有上进心 诚实
缜密
秘书必备 的品质
谦逊
风趣幽默 宽厚
合群
实用案例之：缜密
参见书本第18页
【小贴士】 对于秘书来说，那种认为以前没有发生过、以后也决 不会发生的想法是不负责任的，秘书必须办事缜密，留有 余地，事事考虑在先。
四、保密不是封闭
作为职业秘书，必须有一种职业警惕性，但也不能 草木皆兵。比如，当客人起身告辞时，随便问了一 句：“请问你们老总住在什么地方？”对于这个问 题，你该怎样回答？“对不起，事关机密，无可奉 告。”如果你这样回答，从保密的角度来看，的确 无可非议。但是，因为像这种级别的信息可以说是 公开的秘密，对方可从许多渠能知道，所以，你这 种保密，就没有什么实际意义了。 学会如何说“不”
二、自我管理
由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所 以，秘书必须在工作中随时约束自己的行为， 自觉地进行自我管理。 1、学习管理——随时“充电” 2、时间管理——做好计划 3、健康管理——身心健康 4、感情管理——不感情用事；避免办公室恋情 5、金钱管理——成本管理；个人“理财计划”
第二节 从事秘书工作的思想准备