规范人事档案管理制度

第一章总则
第一条为加强和规范人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家有关人事档案管理的政策法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的在职和退休人员的人事档案管理。

第三条人事档案管理应遵循以下原则：
1. 真实性原则：人事档案内容必须真实、准确，不得弄虚作假。

2. 完整性原则：人事档案应完整无缺，确保档案的连续性和系统性。

3. 安全性原则：采取有效措施确保人事档案的物理安全和信息安全。

4. 利用原则：合理、合法、有效地利用人事档案，为单位的各项工作服务。

第二章管理机构与职责
第四条成立人事档案管理领导小组，负责人事档案管理的重大决策和统筹协调工作。

第五条人事档案管理部门负责人事档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和转递等工作。

第六条人事档案管理人员的职责：
1. 负责人事档案的收集、整理、归档和保管工作；
2. 负责档案的鉴定、整理和销毁工作；
3. 负责档案的查询、借阅和利用工作；
4. 负责档案的转递和接收工作；
5. 负责档案的安全保卫工作；
6. 参与制定和完善人事档案管理制度。

第三章档案收集与整理
第七条人事档案的收集范围：
1. 入职、离职、退休、调动等手续；
2. 个人履历表、自传、鉴定材料；
3. 学历、学位、专业技术职务、职业资格证书等证明材料；
4. 工作总结、表彰奖励、处分决定等材料；
5. 其他需要归档的材料。

第八条人事档案的整理要求：
1. 按照档案分类标准进行分类、编号；
2. 按照时间顺序排列，确保档案的连续性；
3. 使用统一格式的档案盒和文件夹，并贴上标签；
4. 档案材料应整齐、清洁、无破损。

第四章档案保管与安全
第九条人事档案的保管：
1. 设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；
2. 保持档案室内的温湿度适宜，防止档案霉变、虫蛀；
3. 定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理；
4. 对重要档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。

第十条人事档案的安全：
1. 加强档案室的安全保卫工作，防止火灾、盗窃等事故；
2. 建立档案借阅制度，严格借阅手续，防止档案遗失或损坏；
3. 定期对档案进行安全检查，发现问题及时整改；
4. 对涉及国家秘密和商业秘密的档案，应采取保密措施。

第五章档案利用与转递
第十一条人事档案的利用：
1. 严格按照档案利用规定，提供档案查阅、复制等服务；
2. 对查阅档案的人员进行身份核实，确保档案的保密性；
3. 不得将档案借出单位，特殊情况需经领导批准。

第十二条人事档案的转递：
1. 按照规定程序办理档案转递手续；
2. 转递档案应确保档案的完整性和安全性；
3. 对转递的档案进行登记，便于查询和追踪。

第六章鉴定与销毁
第十三条人事档案的鉴定：
1. 定期对人事档案进行鉴定，确定档案的保管期限；
2. 对已到保管期限的档案，按照规定进行销毁。

第十四条人事档案的销毁：
1. 销毁档案前，应进行严格审查，确保档案的销毁符合规定；
2. 销毁档案时，应采取有效措施，防止档案的泄露和遗失。

第七章附则
第十五条本制度由人事档案管理部门负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。

通过以上制度，我们旨在建立一个规范、高效、安全的人事档案管理体系，为单位的各项管理工作提供有力支持，同时保障员工的合法权益。