edoc2 ECM ISO解决方案

索 引 文 件 1
索 引 文 件 2
索 引 文 件 n
搜索引擎基于 Lucene引擎二次开 发而成，为保证对超 大量索引数据的快速 搜索支持，系统采用 索引文件分块技术， 并支持批量索引和复 合搜索，支持相似度、 推荐等数据挖掘 技 术
内容搜索
字段搜索
复合搜索
便捷的用户使用操作
– 文档定位
•支持全文搜索 •支持匹配符搜索 •支持指定路径搜索 •可保存搜索条件，并加入 到我的视图 •支持文件夹搜索 •可对搜索结果再搜索 •在结果中可再搜索 •Suggestion功能 •元数据搜索 •支持索引和字段组合搜索 •Tag搜索
负责部门
•电脑部 •技术部 •品质保证部 •生产部 •文件中心 •……
文件状态
•草稿 •待审核 •待发布 •已发布 •已实施 •已归档 •…… • • • •
文件编号
生产P 研发R 营销S 总部H
•
• • •
•
•
总裁办 CO 人力资 源HR 财务FA 行政 AD 采购 PD 审计 AU ……
ISO 文档特点
完善的初始化体系
– 元数据
•数据值维护
•类型维护 •名称 •签订人 •项目负责人 •项目经理 •项目秘书 •商务负责人 •项目属性
•元数据是文档属性的扩展，用户可以根据特定需 要自定义相关属性，基于此，可以将非结构的文档 延伸至结构化的数据管理，从而能使文档得以更有
效地管理和更充分地应用
•支持文件夹和文件的元数据管理 •支持元数据的继承 •支持元数据的组合
3
权限绑定
权限对象
4
文件
元数据绑定
权限成员
5
元
展示视图
验证关系 遵循最小单 元原则 结合累加原 则 用户优先原
权限模板设置 权限时效性控制 断层权限控制 动态的对象创建者(Creator)权限控制 管理者等级控制 权限指派 权限审计报表
权限单元 文件权限单
用户
文件夹
部门
文件夹权限 单元
工作组
则
职位
完善的初始化体系
文件查询、调阅困难 无法跟踪查阅文档的状态
ห้องสมุดไป่ตู้业文控的核心要素
• • • • • • 文档有效的分类体系 文档生命周期管理 文档使用控制 文档安全 规范化管理 法规遵从
文档有效的分类体系
文件类型
•BOM •程序文件 •质量表格 •检验标准 •作业指导书 •ISO9000\一级文件 •ISO9000\二级文件 •ISO9000\三级文件 •ISO14000\一级文件 •ISO14000\二级文件 •ISO14000\三级文件 •……
流程类知识 报销审批流程 招聘流程 ……
其他知识 操作流程梳理
文档审批 待审列表 即时消息 文档内容审批 文档权限审批 文档生效
生效文档可以有有权限的 员工查看使用
完善的初始化体系
1
文档类别梳理
2
主目录设计
3
权限绑定
4
元数据绑定
5
展示视图
综合考虑多项输入： 知识类别清理结果 知识分类属性
• • • • • • • 草稿文件 生效文件（现行文件） 过期文件（失效文件） 历史版本 废止文件 实施中 未实施（已审核完将要施行的新文件）
文档类型
• • • • • •
质量手册 操作程序文件 质量体系文件 环境体系文件 外来文件 spec
文档状态
ISO文 档管理
文档编号
• • • •
生产P 研发R 营销S 总部H
所有文档
按起草人 按起草部门 按相关部门 按起草日期
所有文档
按起草人 按起草部门 按发部日期 按文档状态
按文档类别
按下一审批人
按是否培训
按文件持有人
管理者从各个角度掌控
各类文档统计报表 •部门文件和资料登记表
•受控文件一览表
•受控文件发放/回收记录表 •非受控文件和资料发放清单 •过期保留文件和资料清单 •文件替换、补领表 •外来文件登记表 •存档文件清单 •文件作废销毁清单
战略规划类项目 ……
2
主目录设计
3
权限绑定
4
元数据绑定
5
展示视图
根据文档分类选择相关的 文件目录 文档上传 本地上传 上传任务 元数据设置 目录创建
目录选择
属性填写 权限继承 权限设置 视图创建
填写文档的基本属性或者 元数据信息 文档会自动集成相关文件 夹的权限 上传者可以重新设置访问 权限
制定该类文件需要填写的 属性信息 自定义默认查看文档的方 式
内容呈现
业务流程
规范化管理
法规遵从性
必须要做到, 有专门的审计机构, 覆盖整个企业 企业最佳实践 – 针对高度机密, 敏感, 专业数据和信息的保护 通过主动措施减少风险和由此带来的损失--为法律事务做好准备
特性 保护商业信息 (E-mail, PDF, HTML, Microsoft Office) 融入已有的安全认证架构 动态水印 动态策略控制 带来的好处 安全地与内部和外部用户共享敏感信息 易于管理IRM(信息权限管理)策略 易于部署 打印人与打印时间一目了然 当用户的角色或业务策略发生变化时，立即修改控制策略 以页为单位对用户的行为进行记录 确保政策与法规遵从 强制实施版本控制和文档过期策略 无论文件在何处，可收回访问权限 灵活支持各种组织要求 支持小规模或企业级应用
全生命周期管理－修订
人事行政部
新文件
更改提出部门
提供更改依据并 填制更改通知单 更改 依据 更改 通知单 主管审批
原文件审批部门
文件领用部门
编号登记在文 件编号册上 登记在受控 文件清单上 送打印室 打印成文 文件
更改 依据
更改 通知单 主管审批
可启动文档更新流程， 确保文档修订符合规定
装订 盖受控章
5
展示视图
通过文档的分类信息形成树状的查看输 出，同一个文档可属于不同的分类以显 示在不同的分类树下
•知识导航是根据用户设定的文件获取规则，自动从 其他不同维度组织文件，从而使文件从多个维度展示 给用户。 •地图节点数据来源规则因子包括文件夹、搜索条件、 标签、元数据值等 •知识地图可共享，可多人协作共同维护
内容关联 元数据关联 手动关联
全生命周期管理－创建
多种创建方式 灵活便利
WEB 上传
Vdrive 上传
在线创建 模板创建 扫描仪获取
可根据需要绑定 文件新增流程
全生命周期管理－审批
如果新增文件启动了相关流程， 则审批人员会在“待处理表单” 中查看到，并对此做出“同意”
或“拒绝”的决定，而发起人
文档 修订
文档 应用
文档借阅外发申请流程 • 借阅回收记录 • 历史版本查询 • 文档搜索定位
文档使用控制
权限对象
验证
权限单元 权限成员
权限对象 • 文件
• 文件夹
权限成员 • 用户
• 部门 • 工作组
权限单元 • 文件权限
单元 • 文件夹权 限单元
验证关系 • 遵循最小
单元原则 • 结合累加 原则
可以直接上传本地 已更新好的文件
存贮路径N
AllFiles MetaData
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索 引 文 件 n
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索 引 文 件 2
索 引 文 件 n
索 引 文 件 1
索 引 文 件 2
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索 引 文 件 1
索 引 文 件 2
索 引 文 件 n
1
文档类别梳理
2
主目录设计
3
权限绑定
4
元数据绑定
5
展示视图
目标文件
•每个文件上传的时候可以建立文件的属性
•批量导入
完善的初始化体系
1
文档类别梳理
2
主目录设计
3
权限绑定
4
元数据绑定
5
展示视图
•可以根据需要显示的属性内容定义 列表的界面
多维度的文档分类
1
文档类别梳理
2
主目录设计
3
权限绑定
4
元数据绑定
文档 创建
文档 审批
文档审批流程，确保文档发布前已通过 所需负责人的审核 • 电子签章 • 文档批注 • 修改痕迹以及注释 文档发布流程，通过负责人 审批后才能正式发布，发布 时可设置权限 • 消息通知 • 内部共享 • 发布连接地址
文档 归档
ISO文档的 生命周期 管理
文档 发布
文档修订更新流程 • 在线编辑 • 版本控制 • 签入签出
战略发展要求
员工使用习惯 ……
主目录确定之后针对每 一个主目录分析其逻辑 结构，仍然是“完全穷 尽、相互独立”
进行主目录（一级目 录）的分析设计，可 能的视角有： 组织架构
价值链 品牌 ……
满足“完全穷尽、相 互独立”原则
完善的初始化体系
1

文档类别梳理
2
主目录设计
文档使用控制
细颗粒度 权限管控
内容安全
服务器 安全 传输安全
信息安全 综合体系
服务器文件加密 服务器文件夹、文件名称混淆 防病毒软件接口 SSL加密传输技术
系统安全 离线安全
细颗粒度权限体系 域集成技术 信息数据防泄漏技术
离线防泄漏技术
内容采集
内容管理
内容存储
内容安全
便捷的用户使用操作
– 任务列表，通知获取
待审批文档 待培训文档 待发布文档 待签收文档
Web弹出
托盘
消息或邮件
短消息
在线的文档处理
在线预览： office、pdf、图片、CAD、音频和视频格式以及设计
类软件格式
在线的文档处理
更新文件
扩展编辑
会自动下载文件到本地，并打开本地编辑 器，更新保存后自动上传到服务器
则会在“我提交的表单”中查 看该文档最新的审批状态
全生命周期管理－共享
资料可以随时共享 给企业内部人员， 并设定共享时间及权限
企业共享：其他人共享给我的 我的共享：我共享给他人的
全生命周期管理－发布
资料特别是大文件可以通过发布一个地址给对方， 并可设制过期时间验证方式以及能否下载等权限
外部人员可以通过提供的链接， 密码来查看或下载这些内容
edoc2 ECM ISO 解决方案
目录
• • • • 企业文控面临的问题 企业文控的核心要素 edoc2企业文控解决方案的特点 核心解决方案的支撑
• 行业应用案例
企业文控面临的问题
文档分散，无法集中管理 纸质文档，浪费严重 文档审核效率低 旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆
无法及时发放
更改 依据 更改 通知单 拟制新文件 新文件
YES
更改内容多
NO
更改 依据 更改 通知单 更改 文件
填写 发放编号
在受控文件发放 更改记录上登记
主管签审
签字领取
全生命周期管理－归档销毁
可手动归档，也可设定相应 条件（如时间戳）自动归档
管理者从各个角度掌控
盘点报表 管理者个人面板 草稿 待审批文档 待培训文档 待发布文档 待签收文档 活动的文档 发布的文档
快速的初始化管理
– 根据企业要求设计流程
快速的初始化管理
– 门户，可整合企业已有ERP, CRM等系统
全面的文档信息
基本信息 元数据信息 ISO信息 流程信息 历史文件 关联的文件 附件 用户评论 版本： 修改日期： 修改人： 审批人： 审批日期： 文件编号： 起草人： 起草部门： 起草日期： 主题： 文件类型： 负责部门： 发布日期 预计发布日期： 复审日期： 保存期限： 起草人： 起草人部门管理者： 起草人部门成员： 跟进人： 发布人： 创建新版人： 读者列表： 起草人： 流程名： 状态： 提交时间： 发布培训顺序： 发布签收顺序： 审批人： 培训信息： 签收信息(发行对象)：
管理者从各个角度掌控
用户行为分析
管理者从各个角度掌控
系统日志查询
管理者从各个角度掌控
多种盘点选项（ISO搜索条件）
便捷的用户使用操作
多维度的分类
个人面板 草稿 待审批文档 待培训文档 待发布文档 待签收文档 已签收文档
便捷的用户使用操作
文档定位
索引存贮区
存贮路径1
CurFiles AllFiles MetaData CurFiles
持续审计
自动过期控制 强制或非强制对文档应用策略
• • • • • • •
快速的初始化管理 全面的文档信息 全生命周期的管理 管理者从各个角度掌控 用户使用操作 灵活的文档策略控制 文档的全面安全管控
完善的初始化体系
1
文档类别梳理
职能类文档 人力资源管理 行政 信息管理 总经办 …… 项目类文档 产品研发项目 IT建设项目类
• • • • • • 总裁办CO 人力资源HR 财务FA 行政AD 采购PD 审计AU ……
• • • •
文件操作动作 文件的审核过程 流程的文件状态 流程类别的绑定
文档流程
文档生命周期
管理生命周期业务策略 从创建到消亡自动分级 通过手动和自动工作流来驱动 动态安全、法规遵从和策略保持 文档新增流程 • Web 上传 • Vdriver 上传 • 在线创建 • 模板创建 • 扫描仪获取 归档销毁申请流程 • 手动自动归档 • 归档查询 • 文档重用 适合各类生产制造型的企业 ISO、GMP等各个行业的质量体系的应用