Project软件实例

项目安排

计划对于一个项目是非常重要的，因为项目涉及许多以前从末做过的工作，因此在这一部分有相对较多的程序。但是，程序的数量并不代表计划是项目管理中最主要的部分--计划的工作量应与项目的范围和还有信息的实用性相匹配。比如，如果开始设定的完成日期是不能被接受的，那么项目资源、成本，或者甚至是范围都可能需要重新制定。另外，计划并不是一门精确的科学--两个不同的工作组可能会为同一个项目制定出区别很大的计划。

一些计划间有很明确的关联性，这使得它们在多数项目中需要按相同的次序来实施，比如，在对活动进行进度安排和成本核算前首先需要对活动本身进行界定。这些核心计划程序可能会在一个项目的任何一个阶段，被反复实施好几次。核心计划程序包括：

范围计划——制定一份书面的范围表述，作为将来需要作项目决定时的基础。

范围界定——将主要的项目工作步骤细分为更小、更易管理的构成单元。

活动定义——确认具体的活动，这些活动的实施对于完成项目各阶段的工作成果是必须的。

活动顺序安排——明确并用书面形式表述活动内部的关联性。

活动持续时间估计——估计为完成各个活动所需的工作时间。

进度安排——分析活动顺序、活动持续时间和资源需求，制定项目进度。

资源规划——确定实施项目活动所需的资源（人力、装备、原料）及相应的数量。

成本估计——估计实施项目活动所需的资源成本。

成本预算——将总体成本估计分配到各项工作上。

项目计划研究——将其它计划程序的结果纳入到一份稳定、连贯的文件中。

例：

1、将项目细分为更小更易管理的任务，其包括里程碑、关键任务，同时估计每个任务需要花费的工期、开始时间、结束时间以及各个任务之间的关系【开始--完成（FS），开始—完成（SS）,完成—完成（FF），开始—完成（SF）】。

2、创建该项目的资源列表，完善各资源的相关信息，邮件、工作时间等。同时设置项目的属性等信息（主要是指定项目经理）

3、为各个任务分配相应的资源

4、当项目的计划通过批准后，保存其为项目的比较基准，Project允许最多保存10的比较基准

项目的计划制订好后，根据项目的进度，实施跟踪项目的进度

跟踪进度

在创建项目并开始工作后，可以跟踪实际的开始和完成日期、实际完成的任务百分比和实际工时。跟踪实际进度可显示所做的更改影响其他任务的方式，从而最终影响项目的完成日期。

选中项目，点击“工具”→“跟踪”→“更新任务”，输入任务当前的完成百分比、实际工期、剩余工期或实际开始完成时间等信息来实时跟踪项目的进度，从甘特图中可以看出当前任务的大致进度（黑色表示进度），同时可保存此时的项目情况作为中期计划，

通过跟踪甘特图，可以直观的查看任务实际开始结束时间和比较基础（即计划开始结束时间）的对边差异，蓝色表示已经完成的任务的时间开始结束时间，红色表示未完成的任务的开始结束时间【其中红色实心矩形框表示当前任务的进度】，灰色表示比较基准的开始结束时间。

可通过筛选，查看特定的相关任务情况

报告反馈

可通过邮件的形式将项目信息以附件的形式发送给项目的资源，发送方式有：邮件收件人（以附件形式）、邮件收件人（以日程备注形式）、传送接收人。

1、邮件收件人（以附件形式）

直接进入邮件发送页面，填写收件人直接发送邮件即可，此时的附件为整个项目的信息

2、邮件收件人（以日程备注形式）

选择邮件的收件人以及发送的内容和附件的形式

3、传送接收人

选择传送名单扥各相关信息，项目信息会一次发送给收件人，根据传送的方式，若为依次传送给每个接受者，前一个收件人收到信息后，若有下一个收件人，需进行继续传送