财务档案管理办法

财务档案管理办法

第一章总则

第一条为了进一步规范财务基础管理工作，特制定本办法。

第二条本办法适用于新联合系下属各成员单位。

第二章范围及分类

第三条管理原则

分类清晰，专人负责，安全完整。

第四条财务档案分类

按照内容分为税务资料、核算资料、资金资料和其他资料。“其他”项主要包括会计人员交接表、财务档案清册、备查资料、其它内部管理用报表、台账资料等；

按照承载介质分为电子版和纸质版。电子档案包括存储在计算机硬盘、其他磁性介质或光盘中的会计数据、会计报表、预算文件等。

第五条财务档案内容

各产业集团及所属公司应确定各自财务档案的具体内容和标准，以保证档案内容的完整性，并报送对应产业集团或控股公司财务体系。见附表1《财务档案内容标准》。

第三章财务档案的装订

第六条财务档案的装订

1.会计凭证的装订。

一般每月装订一次，按年分月妥善保管归档。

会计凭证装订前的准备工作：

（1）分类整理，按顺序排列，检查编号是否齐全；检查附件如费用报销单、工资及奖金发放单是否随附齐全；检查备查资料是否撤出；检查科目汇总表是否平衡，月汇总表附在当月第一本凭证第一页，分表附在对应的每本凭证第一页；

（2）按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；

（3）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

（4）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）是否已审核。

会计凭证装订时的要求：

（1）装订凭证应使用棉线，在凭证左侧装订。尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；

（2）凭证外面要加封面，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证

（3）装订凭证厚度一般2-3.0厘米，方可保证装订牢固，美观大方。

会计凭证装订后的注意事项：

（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

（2）在封面上按月度编列卷号，装入凭证盒顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅；

（3）年度结束后,须按册数进行年度排序,并在凭证盒上标注卷号。

2.会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，应按时整理立卷。基本要求是：

（1）账簿装订前，首先按科目汇总表的科目使用核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订；

（2）在账簿的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章；封面加盖公章；总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账贴花；

（3）账簿装订后的其他要求。

2.1 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象；

2.2 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账；

2.3 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

3.会计报表的装订。

会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册。

（1）会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；

（2）会计报表装订顺序：会计管理报表按下发会计报表模板装订，税务报表按税务报送规定装订；

（3）税务报表封面应有“单位月税务报表”字样。

第四章财务档案的保管

第七条分级管理

控股公司资金及财务部负责对各产业集团财务档案管理情况进行督导检查；

各产业集团财务中心负责对本集团所属公司的财务档案进行指导、监督、检查；

各公司财务部门负责本公司的所有财务档案的保管。

第八条档案清册

财务档案清册的编制，以独立建账的单位为第一索引，以年度为第二索引，以财务档案分类项目为第三索引。

第九条专人管理、分离保管

控股公司、各产业集团及所属公司财务部门应指定专人负责财务档案的归集整理；

税务资料、核算资料、备查类资料、各类内部管理报表及台账，需分别单独存放。

第十条档案存档要求

1.规范化要求

（1）纸质版财务档案（除凭证外）必须装盒存档，标注脊签；标签须注明至少单位、期间、档案类别三项信息；

（2）电子版财务资料需进行备份、刻录存档，光盘装盒保存，贴名标签；

控股公司信息化推进部负责电子档案的备份及刻录。每个工作日21：30将财务信息系统业务数据备份两份；每月2日将各账套中数据刻盘两份，并粘贴标签（样式见附表4）；

每年1月20日前将上年各账套数据硬盘备份两份，刻盘两份，硬盘备份文件夹标明备份时间及账套数据相关信息。对备份会计电子资料，每三年需重新备份一次；

（3）存档的纸质版会计报表，除合并报表外，均须加盖公章。报表须有制表人、财务负责人、财务分管领导和单位负责人的签字。

2.安全性要求

（1）纸质版财务档案：

存放财务档案的文件柜须加锁，钥匙由档案保管员专人保管。

（2）电子版财务档案：

电子档案存放地要满足防磁、防火、防潮、防尘、防虫、避光、恒温、防变形、防磨损、防强震。为防止数据文件被误用、损毁等情况，严格限制别人接触文件，严禁随意进行数据恢复和拷贝。对日常硬盘备份文件要求文件夹名称应至少包括备份内容、备份时间，并且要求对备份文件夹加密，防止误操作删除和篡改；要对电子档案定期检测，检测的主要内容为：a、进行外观检查，确定存储介质表面是否有损坏或变形,外表涂层是否清洁以及有无霉斑出现等。b、进行逻辑检测，采用专用检测软件对会计电子档案进行读写校验。对于在检测中发现有差错的存储介质，要及时进行修正或更新；

由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须依存电子档案补充打印，由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，并由系统管理员签字盖章认可。

第十一条财务档案的移交

1.移交范围包括凭证、账簿、月度财务报表、年度决算报表、正式下发的年度预算文件等。

2.移交时间：