员工借款管理办法

员工借款管理办法

第一章总则

第一条为规范公司员工借款行为，减少资源不合理占用，规避借款坏账损失风险，特制定本办法。

第二条公司所属各部门人员严格执行本办法。

第二章借款范围、分类及管理

第三条员工借款仅限于现金使用范围内、且不能用牡丹卡结算，但须由员工以现金方式支付的公务支出。

第四条借款分为个人借款和备用金借款。

个人借款是指员工因公务须以现金支付相关款项，临时向公司借支一定额度的现金，主要包括：差旅费、项目调研费、支付给个人的产品研发费、市场开发费、按政策规定由相关部门代发放的款项、公司组织活动须以现金支付的相关费用、购买公用物品、公司接待、其他专项费用借款等。

备用金借款是指员工因公务须以现金支付相关款项，并且因发生频率较高或者办事机构距公司较远，须由相关员工向公司借支一定额度现金，在一定期限内用作业务周转的现金。

第五条备用金的设立和管理必须落实到责任人，由责任人办理借支手续。每年年初由各部门根据业务性质、业务规模及业务期间上报备用金项目和额度，经分管领导及财务总监共同核定后报财务会计部备案。

第三章借款程序

第六条借款申请

凡借款，由借款人填写员工借支单，一式三联，第一联为存根联，第二联为财务记账联，第三联为财务备查联。第一联由借款部门保管，第二、三联作为财务会计部相关会计岗编制记账凭证及备查依据。

员工借支单以个人或部门为单位专用一本，并妥善保管。

借款人在员工借支单上，需详细填写所属部门、借款用途、还款结算日期及借款人姓名。

第七条借款审批

个人借款10000元以下由部门负责人审核，经分管领导批准、财务负责人复核签字，10000元以上（含10000元）还须经总经理签字。

备用金借款由部门负责人审核，经分管领导批准、财务负责人复核签字。

第八条借款款项付出

借款人将审批后的员工借支单交财务会计部相关会计岗，经会计核实借款人无逾期欠款后，编制相关凭证，出纳据此付款。相关会计岗核实制证严格遵循“前账不清，后账不借”的原则。

如为差旅费借款，应事先填写好《行程安排表》，并在是否借支栏填写借支金额，经审批后，与员工借支单一并交财务会计部相关会计岗；如为产品研发费用借款、项目调研或专项借款，应附相关审批报告、合同（原件、复印件各一份）。

第四章借款期限

第九条个人借款由借款人填写预计还款日期，但最长不超过一个月。其中差旅费借款必须在差旅结束7日内办理差旅费报销还款手续。购买公用物品、公司接待、支付给个人的产品研发费、按政策规定由相关部门代发放的款项借款必须在三天内办理报销还款手续。如遇特殊情况确实无法在预期内归还，须办理续借手续，并注明续借理由。前次借款无正当理由未还清者，不能办理续借手续。

第十条备用金借款期限为一年以内，12月31日以前必须归还，不得跨年度挂账。

第五章还款

第十一条借款人应在规定期限内还清借款。借款人可直接用现金归还或以报销费用冲抵借款。报销费用时，已借款的报账人须主动向相关费用审核制证会计说明已借款事宜，并通知相关会计开具还款收据。同时，各费用审核制证会计在编制记账凭证时，首先应查询个人借款明细账余额或相在会计编制的个人借款余额表，确定报销款项冲抵借款抑或支付现金。

第十二条备用金借款由责任人于每年12月31日前归还。部门因故更换责任人，须由原责任人先还清备用金，再由新指定的责任人重新办理借款手续，借款期限截止当年12月31日。

第十三条还款后，借款人员应将财务会计部相关会计开具的还款收据粘于原员工借支单存根联反面，留待部门备查。

第十四条每月末财务会计部相关会计按部门编制个人借款余额表（见附表），并注明借款用途、借款日期、预计还款日期，如借款已逾期还应注明扣罚及回收方式，于每月3日前通知到各部门负责人和其他相关会计岗。

第六章责任及罚则

第十五条借款人到期未还清借款，财务会计部每日按余额2‰计收罚息（首尾只算一天），还款时一并收取，直到结清为止。

第十六条借款逾期未还期间，如遇发放工资、奖金及兑现，或借款人在财务会计部办理报销领取现金时，由相关会计先全额扣出冲抵借款，冲抵金额以借款本息和为限。罚息计算截止于扣抵之日，若仍挂欠，以余额继续按上述比例计算罚息。

第十七条对于逾期三个月借款，财务会计部向各部门提交专项清收函，各部门应于5个工作日内向财务会计部反馈可行性还款计划，并责成借款人按计划还款和缴纳罚息。

借款逾期六个月，且无可行的还款计划，或借款人离职或无能力偿还，明显造成呆死账损失，则由相关责任人承担相应损失。具体为部门负责人承担20%，分管领导承担20%，余款由公司继续清收或作呆死账处理。

第十八条公司对呆死账继续享有清收权，重新收回原欠款及罚息，可退还原责任人已承担的损失额。

第十九条借款人逾期无故不归还借款，除计算罚息外，还将视为挪用侵占公司资金行为，视情节数额依据公司有关制度处理，或提交司法机关。

第二十条依据“前账不清，后账不借”原则，财务会计部相关会计应即时审核借款人有无“前欠未清”事项，并按时向各部门及其他会计岗提供个人借款余额表。若因相关会计审核有误或提供借款余额不及时，导致发生重复借款、逾期未扣回，对其每笔处以100元罚款。

第二十一条财务会计部相关费用审核制证会计在编制记账凭证时，应首先查询个人借

款明细账余额或个人借款余额表，若报账人尚有欠款，即时通知相关会计开具还款收据，若因审核有误或通知未到位，导致借款逾期未扣回，对其每笔处以100元罚款。

第七章附则

第二十二条本规定从下发之日起执行，公司以前下发相关规定、制度如与本办法相抵触时，以本办法为准。

第二十三条在本规定下发之日前已发生的借款，财务部组织进行一次全面清理，由各部门配合清收。不合理借款一律收回，已明显形成呆死账的借款由财务会计部将有关原始凭据报法务部，按公司相关程序审批进行下账处理，其他借款遵照本管理办法重新审批。

第二十四条本办法如有未尽事宜，另行补充。

*******集团股份有限公司

二OO三年十月二十二日