《办公室管理》(2180)试卷分析报告

湖南电大2013年7月开放教育期末考试
《办公室管理》（2180）试卷分析报告
湖南电大文法部何秋瑛
《办公室管理》（2180）是中央电大开放教育行政管理专科专业和现代文员专科专业的一门统设必修课程，本课程的主要考察目标是：学员对办文办会办事能力的培养。

参加2013年7月《办公室管理》（试卷编号2180）考试的考生共有3398人，经过考试评卷后课程教师的初步统计，学生考试卷面通过率在93%以上，但卷面反映出目前该课程的教学还存在诸多的问题，学员的
自主学习以及实际操作能力还有不尽如人意的地方，现将有关情况分析
如下：
一、对试卷命题情况的分析
本次考试采用闭卷方式。

题型包括单项选择题（10小题，10分）、判断题（10小题，10分）、简答题（二小题，共20分）、设计题（二小题，共30分）、案例分析题（二小题，共30分）。

从命题意图来看：单项选择题主要考查文员如何管理时间，文员传达上司的指示，文员参与会见或会谈时的任务、传真机传送哪种邮件，文员打印寄往欧美国家的信封中，收件人内容的打印顺序。

接受名片的正确做法，会场的合适布置，美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论具体所指，文员举行宴会时不用考虑什么，上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应该怎么做等等。

判断题主要考文员是否应该避免不必要的通信和邮寄、文员做第一次工作和犯错误时该如何做；无论什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真；当与人擦肩而过，或越过长辈、上司面前，或因事中途离坐时，是否都要招呼一声；文员管理支票时，是否该将支票簿与印章一同锁入抽屉；受到直属上司以外的指派时，文员是否要向直属上司请示后再作决定；即使是上司私人的应酬，文秘人员该不该积极、乐意去协助；宴请的请柬如何发；该如何拒绝别人；介绍信的正本和存根是否必须一致，同时可以出具空白介绍信等等。

简答题主要考查文员的挡驾方法、主要的挡驾法有哪几种和一般应怎样做、文员所作的完整的会议记录包括哪些事项。

设计题主要考查文员怎么做接待方案和文员在单独或随同上司旅行
结束后，要做好哪些工作。

案例分析主要考查文员如何分析美国某花店经理接到顾客的投诉电话后的处理方式；如何在向对方要求约会是应注意的事项中，该如何选择，选择五个必须和五个不宜。

在考查点的分布上，本次考试主要集中考查的内容主要集中在：
文员的办文办会办事能力的运用，要求考生能正确处理办文办会办事所遇到的各种事项。

办公室管理重在实际运用，也就是学员运用所学知识解决实际问题的能力。

通过掌握办公室事务操作方面的基本知识，了解公文管理从制作、收文、发文和保管的一整套的工作程序和要求，掌握现代办公管理的基本要求和技能。

本次命题布局，突出了知识与能力的考查。

二、学员作答情况以及反映的问题
本课程此次有3398人参加考试，从评卷过程来看，此次及格率在93%。

从评卷后抽取的4本172试卷来看，缺考16人，60分以下6人，60-69分22人，70-79分56人，80-89分52人，90分以上的有20人。

其中最低分56分。

最高分96。

学员考试成绩主要集中在70-89分这一波段。

在第一大题单项选择题中，学员对文员如何管理时间，文员传达上司的指示，文员参与会见或会谈时的任务、传真机传送哪种邮件，文员打印寄往欧美国家的信封中，收件人内容的打印顺序这几个知识点掌握较好，大部分考生都选择了正确答案。

对接受名片的正确做法，会场的合适布置，美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论具体所指，文员举行宴会时不用考虑什么，上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应该怎么做等几个问题，部分学员选项不正确，这几个知识点掌握不够牢固。

判断题中，学员对文员是否应该避免不必要的通信和邮寄、文员做第一次工作和犯错误时该如何做；无论什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真；当与人擦肩而过，或越过长辈、上司面前，或因事中途离坐时，是否都要招呼一声；文员管理支票时，是否该将支票簿与印章一同锁入抽屉这几个知识点掌握较好，回答正确的较多。

对受到直属上司以外的指派时，文员是否要向直属上司请示后再作决定；即使是上司私人的应酬，文秘人员该不该积极、乐意去协助；宴请的请柬如何发；该如何拒绝别人；介绍信的正本和存根是否必须一致，同时可以出具空白介绍信等这几个问题掌握不太理想，有部分学员判断错误说
明有关业务方面的知识还有待加强。

简答题中，学员对文员所作的完整的会议记录包括哪些事项掌握比较好，得满分的很多。

对于文员的挡驾方法和几种挡驾方法以及一般应怎样做这道题有部分学员回答时不够完整。

这说明学员在掌握书本知识的时候比较容易，遇到实际问题，往往考虑不够周到，这是在实际操作中应该注意加强的。

设计题中，学员在回答文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项时候，回答比较正确完整，但也有部分学员把题干看错了，以至于他们在回答这个问题的时候，答非所问。

另外一个问题是如何设计接待方案，有的学员回答比较理想，但有一部分学员在回答这个问题的时候是照搬书本上的内容，没有具体问题具体分析，导致失分不少。

案例分析题中，学员在分析美国某花店经理接到顾客的投诉电话后的处理方式较为合理。

第二个问题如何在向对方要求约会是应注意的事项中，该如何选择，选择五个必须和五个不宜。

部分学员回答不够准确，往往将细枝末节的东西摆到了重要位置。

从以上试卷分析中可以看出来，学员在回答书本上的知识时得分比较高，但是，在实际问题的解决中往往不能将知识点转换为实际操作的能力，这说明学习办公室管理这门课程时，一定要重视实际操作，以培养学员的动手能力。

从学员的答题出现的问题以及卷面来看，分校的教学、学员的自学还存在一些问题：
对教材的内容掌握不够灵活，所学知识不能搬家，实际运用知识的能力不强。

本次考试采用的是闭卷考试，从学员的答题情况来看，一些学员对教材的内容答得较好，比如学员学员对文员是否应该避免不必要的通信和邮寄、文员做第一次工作和犯错误时该如何做；无论什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真；当与人擦肩而过，或越过长辈、上司面前，或因事中途离坐时，是否都要招呼一声；文员管理支票时，是否该将支票簿与印章一同锁入抽屉；文员所作的完整的会议记录包括哪些事项；文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项这些知识点掌握很好，但学员对一些具体问题的解决往往出现问题，比如美国某花店经理接到顾客的投诉电话后的处理方式，书本上没有现存的答案，有些学员不能灵活处理的学员往往抓瞎，只能根据自己的理解用自己的语言来解说，有的甚至干脆乱答一气，分析往往不得要领，说明学员解决实际问题
的能力还不够强，还必须在以后的教学实践中加以强化训练。

三、课程考试、教学建议
针对以上情况，本课程的考试将继续加大对知识能力运用的考查，加大考试难度，督促学员自觉进行学习。

同时也建议学员和负责面授辅导的教师：
教学要落实教学大纲和教学实施方案的具体要求，要保证面授课的教学时数与教学内容。

要督促学员自学，积极参加网上学习。

让他们了解教材，熟悉教材内容,在此基础上，将知识转化为能力有待加强。

今后，在教学中要注意实际案例的分析与借鉴，让学员在掌握基本知识的基础上，提高办公室管理的实际运作能力。