公文处理管理程序新

编号：COAMC-B-总办-001版次：A/0受控状态：受控公文处理管理程序编制：罗小红审核：张杰武批准：时桂芬2007年3月30日发布 2007年5月9日实施1.目的规范公司系统公文处理流程，提高公文处理效率和质量，实现公文处理制度化、程序化。

2.范围2.1.适用于公司公文发文、收文处理流程的管理。

2.2.除密级文件、内部人事文件、劳资文件、纪检监察文件以及其他需要以纸质运转的发文以外，其他发文一律进入公司无纸化办公平台以电子公文形式流转。

系统内收文以电子公文形式流转；涉及公司相关业务和内部管理的系统外非密级收文，在扫描后以电子公文形式流转。

2.3.公司无纸化办公平台中电子公文的管理，另行制定相关规定。

3.术语定义3.1.本程序所称的公文：指公司在经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书（非制度性文件，不含签报），是公司开展业务活动和依法管理的重要工具。

3.2.发文办理：指以公司、总部各部门和各办事处名义制发公文的全过程，包括拟稿、审核、会签、核稿、签发、用印、分发、归档等环节。

3.3.收文办理：指总部及办事处对收到的系统外来文（政府、企事业单位及有关单位正式发送公司的文件）、系统内来文（公司总部与各办事处之间往来正式发送的文件）和信件函电（系统内外往来的非正式发文形式的信件、通知、函、电话记录单等）进行签收、登记、批转、阅批、分发、承办、归档的全过程。

4.职责4.1.总部拟稿部门（办事处各处室）：负责文件的拟稿、核稿、复核、办结、归档等工作。

4.2.总裁办公室文档处（办事处办公室）：负责文件的签收、登记、呈送、分发、制作、打印、盖章、发送、转发、分发等工作。

4.3.总裁办公室总经理室成员（办事处办公室负责人）：负责审核和批转有关文件。

4.4.总裁办公室秘书处：负责签收、核稿和督办呈送公司领导签批的文件。

4.5.公司领导（办事处领导）：负责签批和阅示有关文件。

4.6.相关协办部门：负责阅知、协办、办结和存档与本部门业务有关的文件。

5.发文办理5.1.发文包括公司发文、总裁办公室发文、总部各部门（办事处）发文。

5.1.1总部各部门均可申请使用公司发文字号，在“公司发文稿纸”上填写有关内容。

公司发文流程：包括发文拟稿、处负责人审核、部门总经理室成员审核、会签、总裁办公室核稿、公司领导签发、用印、发送、归档等工作环节。

5.1.2总部各部门均可申请使用总裁办公室发文字号，在“总裁办公室发文稿纸”上填写有关内容。

总裁办公室发文流程：包括拟稿、处负责人审核、部门分管总经理室成员审核、会签、一般的文件用拟稿部门总经理签发（比较重要的文件可送公司领导签发）、用印、发送、归档等工作环节。

5.1.3有发文字号的部门可使用各部门的部门发文字号，在“部门发文稿纸”上填写有关内容。

总部各部门发文流程：包括发文拟稿、处负责人核稿、部门分管领导审核、会签、总经理室签发、用印、发送、归档等工作环节。

5.2.区分发文文件类别公文拟制时，应区别文件是否属于ISO制度性质量管理体系文件，分别按相应的行文规则拟文。

ISO制度性体系文件的编写，执行《质量管理体系文件编写规范》；其它文件的编写，执行本规程和《公文行文规范》。

5.3.非制度性文件发文流程5.3.1.发文拟稿1）一般性转发公文或部门职权内决定的事项，须以公司（办事处）名义发文时，公文拟稿部门可直接拟文，不需签报。

2）涉及重大事项的公文（有关会议审议通过的事项除外），公文拟制单位应先拟制签报稿，说明拟发文的主要内容和原则，并向公司（办事处）分管领导签报。

5.3.2.公文拟制应遵照部门分工负责的原则，谁主管的事项由谁拟办。

5.3.3.拟稿人须在“公司发文稿纸”上写明发文类型、紧急程度、密级类型、主办部门、拟稿人、标题、会签部门、发送（部门）单位、主题词、正文与附件标题等要素。

密级类型的确定按照《保密工作管理规范》执行。

5.3.4.如文件涉及生效和废止，必须在发文中列明时效。

5.4.审核5.4.1.审核的具体要求是：1）文稿内容是否符合国家的法律法规、党和国家的方针政策和公司的有关规定，与公司当前中心工作和其他有关文件有无矛盾；与公司已发布的其他文件有无矛盾；2）拟稿人所拟文稿是否与领导的批示、指示相符；3）是否符合本单位的职责范围和工作意图；4）文字表述、结构安排、公文格式等是否符合要求。

5.5.会签5.5.1.对于涉及其他相关部门职权范围内事项的公文，会签文件由拟稿部门文书人员登记后当天直接送会签部门文书人员，由会签部门文书人员送本部门总经理室成员阅示。

如有会签意见的，在“会签意见单”上填写意见，如相关部门意见有分歧，主办部门负责人应当出面协调，仍不能达成一致时，主办部门应列明各方理据，在“会签意见单”上提出建设性意见，并与相关部门会签后报请公司分管领导批示。

5.5.2.涉及多个会签部门时，拟稿部门可先召集有关部室集中协商。

5.5.3.会签部门签提意见，一般公文不超过2个工作日，特急件随到随签。

5.6.核稿5.6.1.会签完毕后，以公司（办事处）名义的发文，由总裁办公室、办事处办公室核稿。

总部各部门发文由拟稿处负责人核稿。

核稿的主要内容：1）发文是否必要，文稿是否应由该部门办理。

2）涉及其他部门的，是否与该相关部门协商一致并会签。

其它部门提出修改意见的是否采纳或修改。

对未形成一致意见的是否要按主管领导的最终意见办理。

3）文字表述、行文格式是否符合《公文行文规范》要求。

5.6.2.核稿人对于符合上述要求的文稿，标注主题词后，公司名义的发文送公司分管领导签批，以总裁办公室名义的发文一般文件拟稿部门负责人签批，比较重要的发文可送公司领导签批，以总部各部门（办事处）名义的发文由总部各部门（办事处）负责人签批；对于不符合上述要求的文稿，应在征得所在部门领导同意后提出不发或缓发的建议，并退回拟稿部门；存在个别文字表述问题的，可在不影响文稿原意的情况下直接进行修改。

5.7.签发5.7.1.对外发文由公司领导（党委委员以上）在“公司发文稿纸”上签发。

向国务院有关部委请示和报告的重要事项发文原则上由总裁签发，其他公司发文（含系统内发文）由公司分管领导按照分工签发；公司分管领导对于职责范围内的发文，认为有必要由总裁签发的，在提出意见后送总裁签发。

5.7.2.公司领导签发意见中列明不发或缓发的文稿，退回拟稿部门。

5.7.3.以总裁办公室名义向国务院有关部委、其他有关单位以及办事处发出的比较重要的公文，由公司分管领导在“总裁办公室发文稿纸”上签发，一般的公文由拟稿部门总经理在“总裁办公室发文稿纸”上签发。

5.7.4.以各部门名义的发文由拟稿部门主要负责人在“部门发文稿纸上签发。

5.7.5.需要公司以外的单位联合发文的，由公司（办事处）领导签发后，送该单位会签签发。

5.7.6.办事处发文由办事处分管领导按照分工签发。

办事处向公司总部报送的重要请示和报告，必须由办事处总经理（主持工作的副总经理）签发。

5.8.清稿经签发的文件，如有修改，应由拟稿人进行清稿。

5.9.编号按《公文行文规范》执行。

5.10.印制总部总裁办公室文档处（办事处办公室）负责公文印制。

拟稿人对印制完成的纸质发文应进行复核确认。

5.11.用印总部（办事处）文件管理岗负责对正式发文履行用印手续。

5.12.分发5.12.1.总部（办事处）文件管理岗负责根据发文范围对发文进行分发。

5.12.2.分发途径：需要通过机要交换站发送的文件，文件管理岗填好信封后，由机要岗发出；需要对外发送的非机要文件，由经办人填好信封后，由办公室联系邮局发出。

5.13.归档总部各部门文书岗、办事处文件管理岗按照《文书档案管理规范》的要求，做好平时归档工作，最迟在下一年度6月底前完成上年度归档工作。

6.签报、送阅件6.1 需要请示公司领导的事项，总部各部门应写“签报”，“签报”流程：包括拟稿部门拟稿、处负责人审核、拟稿部门总经理室成员核稿、会签有关部门、总裁办公室总经理审核、公司领导签发、拟稿部门办理和归档等工作环节。

只需向公司领导报告的事项，总部各部门应写“送阅文件”，“送阅文件”流程：包括拟稿部门拟稿、处负责人审核、拟稿部门总经理室成员核稿、总裁办公室总经理审核、公司领导阅示、拟稿部门归档等工作环节。

6.2 需要请示办事处领导的事项，办事处各部门应写“签报”，“签报”流程：包括拟稿人拟稿、部门负责人审核、会签有关部门、办公室负责人核稿、办事处领导签发、拟稿部门办理和归档等工作环节。

只需向办事处领导报告的事项，办事处各部门应写“送阅文件”，“送阅文件”流程：包括拟稿人拟稿、部门负责人审核、办公室负责人审核、办事处领导阅示、拟稿部门归档等工作环节。

办事处签报（送阅文件）流程：包括拟稿部门拟稿、处负责人审核、会签有关部门、办公室负责人审核、办事处总经理室成员签发、拟稿部门办理和归档等工作环节。

7.收文处理7.1.签收、拆封7.1.1.外来机要文件的签收、拆封1）总裁办公室（办事处办公室）机要交换人员通过机要交换方式取回机要文件时必须清点无误后方可签收；对绝密文件要检查封口及密封章印是否完好，检查无误后在机要交换站文件清单上签字，若封口及章印破损，不应签字接收，应立即向机要交换站报告。

2）总裁办公室（办事处办公室）机要岗从机要交换人员处收文必须清点无误后方可签收、拆封；对绝密文件要检查封口及密封章印是否完好，若封口及章印破损，应立即向总裁办公室（办事处办公室）负责人报告，查明原因。

7.1.2.总部总裁办公室（办事处办公室）收到的其他外部来文及信件，收件人署名为公司（办事处）的，由总部（办事处）机要岗接收并拆封；收件人署名为公司领导的，送交公司领导的专职秘书处理；收件人署名为部门的，由部门拆封。

7.2.登记7.2.1.总部（办事处）机要岗负责统一登记机要文件及系统外来文。

7.2.2.总部（办事处）文件管理岗负责统一登记总部（办事处）系统内来文。

7.3.阅批7.3.1.系统外收文的阅批：1）机密文件及其他系统外来文、信件函电及其他非正式文件，如只需要领导了解，不用办理的文件由总部（办事处）机要岗填写“阅件处理单”后送总裁办公室（办事处办公室）负责人阅批，由专职秘书（文书岗）送公司（办事处）领导阅知。

机密文件及其他系统外来文、信件函电及其他非正式文件，如需要领导批示，由总部（办事处）机要岗填写“办件处理单”后送总裁办公室（办事处办公室）负责人阅批，由专职秘书（文书岗）送公司（办事处）领导阅批。

2）总裁办公室（办事处办公室）负责人可直接批转相关部门承办或阅知；认为需要转呈公司（办事处）领导的，交公司（办事处）领导阅批或阅示。

7.3.2.公司系统内收文阅批：1）公司系统内收文，需要办理的文件，由总部各部门（办事处）文书岗填写“办件处理单”后，送部门负责综合管理（办事处办公室）的负责人批转给部门（办事处）总经理室成员阅批。