10.22玛斯兰德管理处第44周例会会议纪要

玛斯兰德（美式别墅）管理处周例会会议纪要时间：2011年10月22日（第44周）会议内容：玛斯兰德周工作例会地点：物业管理处会议室会议记录：居婷婷会议主持：许涛参加人员：王媛、朱莉娜、金树芹、许成钢、王西、李丹、孙云、赵扣明、王莉丽、赵国玺、王智、刘勇、姚应春、赵军会议具体内容：一、各部门汇报第44周工作情况及第45周工作计划1、秩序部经理孙云：工作汇报：①、关于加强主干道管理、形象岗等工作，部门已于10月21日下午开会强调，并将所有岗位礼仪礼节规范做了持续长期地要求；②、强化夜间管理力度，部门已经安排主管助理王广涛2周内在夜班加大监督管理力度，部门经理形成夜查制度不定期进行检查。

对于个别有睡岗人员、精神不佳的现象，严肃劳动纪律并作为违纪处理；③、关于园区周界、探头智能化改造施工，部门已经参加置业智能化协调会议，园区探头智能化工程需要到明年，下一步工作计划有待调整；④、关于规范垃圾摆放、清运工作，部门针对此情况已做整改，但离我们的要求仍有差距，需要进一步整改；⑤、针对车主自行移走花盆乱停车辆现象，建议将花盆改成隔离柱以阻挡车辆；工作计划：①、禁止秩序维护员车辆进入园区，车辆停放在置业旁车库内；②、办理翠屏东南员工宿舍门禁卡，方便住宿人员进出；③、组织一次内部消防演练；④、配合园区周界电子围栏施工；⑤、跟进百香果17幢旁液压柱施工，了解设备性能及操作方法；⑥、整改园区垃圾散放，要求铺设条纹布、垃圾装袋摆放；⑦、配合客服、工程、绿化处理重点违规施工单位；⑧、商业街作为步行街管理，设置隔离柱加强管理力度；2、秩序部主管赵扣明：工作计划：①、消防演练流程实施培训；②、园区废品回收协议，寻找合作对象，进行比价；③、三季度垃圾清运费申请，台账票据交财务审核；④、员工宿舍住宿情况检查；⑤、岗位服务形象检查落实；⑥、交接班、吃饭列队落实；3、客服部副经理王莉丽工作汇报：①、关于四期样板房参观流程的规范，由于置业线路未确定，没有确定参观流程路线，参观流程章程并没有制定完成；②、关于配合秩序部对晚间回来的业主调查，秩序部已将一百问问卷调查试题完成，下周开始从周一到周六对业主进行实际调查，并将书面汇总成表，上报至管理处；③、关于2010年业主未交费起诉，客服部下一步工作会将未交费明细汇总，准备向法院提出诉讼；④、关于10月份业主旅游计划和方案的实施，本周已经约谈两家合作单位，客服部已将活动通知到业主，并做好了前期的宣传；⑨、针对红木林62施工单位不配合工作的情况，本周在征得管理处同意后，对施工单位进行劝退处理，希望下一步工程部能予以配合，为业主介绍一家新的施工单位；⑩、关于桃子53-2补偿款的支付，由于汪总未签字，此工作需在下周继续跟进；工作计划：①、宣传和推广旅游方案；②、配合工程部对大周界智能的告知；③、计划万圣节活动方案；④、配合秩序部进行问卷调查；⑤、对园区装修业主或施工负责人进行必要的告知；⑥、商业街装修管理；⑦、样板房管家的岗位职责的明确；⑧、监督样板房接待中德行为规范；⑨、准备样板房的接待演练；⑩、样板房工程维修协调会；⑪、涉外工作的开展，跟进桃子53-2补偿款的支付；4、客服部主管赵国玺：工作计划：①、万圣节和外籍住户联络、沟通，配合他们组织万圣节活动；②、和企划、会所、秩序部门沟通落实万圣节的具体事宜；③、跟踪财务T53-2的补偿款的支付，本月底必须支付给租户；④、配合客服经理日常工作的执行及落实；⑤、园区大周界电子围栏施工的宣传解释工作；⑥、配合客服部旅游方案的计划及执行；5、工程部主管王智：工作汇报：①、主干道增压泵房工程在持续施工中，目前正在浇筑混凝土；②、主干道南北壁池水泵本周已拆除送修；③、关于移动信号覆盖施工配合事宜，目前移动点位、路线已经确定，下周可能施工；④、关于四期样板房室内灯具检查，目前已将情况汇总至置业，下周进行整改；工作计划：①、园区百香果照明系统检查维修；②、检修海枣树街区绿化喷灌；③、维修海枣树样板房水景水泵；④、移动信号覆盖施工配合事宜；⑤、四期样板房室内检查，跟进维修进度；⑥、辣椒53-1地下室维修进度跟进；6、工程部主管刘勇：工作汇报：①、关于四期样板房景观照明、喷泉的每天开启、维护及游泳池水处理，此工作每人有专人进行负责，另外今天（10月22日）除草机购置到位，在使用一段时间后，工程部会书面向管理处提交一份使用报告；②、关于四期样板房景观遗留工程问题，已开协调会，将在今天下午（10月22日）进行整改；③、关于四期样板房景观阀门种类、数量统计工作，已将统计数据交由采购部，采购部已经制作完毕；④、关于物业办公室照明检修、更换，大框架的检修已经完成，只在小范围需要调整；⑤、关于物业办公室出新，目前办公室墙面、女更、隔墙、游泳池没有完成，其他出新完毕；⑥、会所入户雨棚立柱刷漆出新工作已完成；⑦、关于湖区破损路面修复，此修复工作正在进行中；⑧、关于香橙47-2进口平衡器更换，7户更换到位；工作计划：①、桃子、香橙、红木林、湖区路灯检修；②、红木林、会所绿化喷头检修；③、四期样板房景观遗留工程问题跟进处理；④、泵房及设备房周检问题整改；⑤、阀门标识张贴、安装；⑥、配合大周界施工，审图、现场的监管以及影像资料存档；⑦、如会所营销插销购回，将安装；⑧、泳池墙面涂料出新；7、会所领班李丹：工作汇报：①、由于今天下午（10月22日）有外籍业主包场，王鹏经理需要在会所进行相关事业的协调，这次例会会议由领班李丹代为参加；②、关于羽毛球比赛，上周末举行第一周比赛，企划部配合留存照片，并已将照片贴至会所门口；③、关于太极拳班培训跟踪，本周正式开班，每周一、四、六晚18:00——19:00在会所停车场后半场开课；④、关于新进员工培训，本周针对会所前台及场馆，对员工进行了内部培训；⑤、关于红木林1号出外场，今天（10月22日）15:00开始；外籍业主会所包场今天（10月22日）正在进行；10月19日中午辣椒32-2陆总订餐工作已完成；10月19日下午配合外卖点心工作已完成；工作计划：①、羽毛球比赛跟踪；②、太极拳班培训跟踪；③、新进员工培训；④、羽毛球比赛30日决赛，汪总参加；⑤、计划羽毛球场馆改造统一说词；⑥、老总中午会所用餐；⑦、金宸公司外卖点心的协议；8、环境保洁部主管赵军：工作汇报：①、园区地面落叶清扫，地面冲洗工作持续进行中；②、外保每月一次定期家政服务持续进行中；③、清洗会所2个喷水池和园区地沟清理工作已完成；④、内保的家政服务工作在持续进行中；⑥、管理处、会所玻璃清洁工作，因管理处装修需要，此工作尚未完成；⑦、外围羽毛球场清扫工作已完成；⑧、关于样板房水池吸污工作，3号样板房水池总长青苔，造成保洁吸污工作困难大，建议不放景观鱼；工作计划：①、外保清洁地面及高位路灯；②、清洗样板房水池及吸污；③、园区落叶清扫及垃圾处理；④、家政服务；⑤、样板房保洁巡视加强；⑥、管理处粉刷后清洁；9、绿化班组领班姚应春：工作汇报：①、关于修剪绿篱、家政服务、绿化浇水、商业街盆景移栽工作，都在持续进行中；②、关于枯死苗木乔木更换，由于置业苗木未进场，此项工作未完成；③、湖区草坪此次更换，建议将品种一次性更换成果岭草以降低成本；④、关于园区业主扔出绿化垃圾清运，由于业主乱扔情况控制不了，造成清运工作难度大；工作计划：①、安排修剪街区草坪；②、绿篱修剪持续进行；③、安排绿化苗木浇水；④、安排绿化家政服务；⑤、安排室内观叶植物擦灰尘；⑥、配合园区智能化改造；⑦、清运园区业主扔出绿化垃圾，两天收一次；10、企划部经理助理许成钢：工作汇报：①、关于羽毛球首周赛况宣传，包括照片水牌的设计制作，论坛新闻的发布，此工作已完成；②、关于万圣节活动宣传水牌和橱窗的制作，已制作完毕，并招贴至指定位置；③、关于组织业主旅游活动的策划，本周已和途牛旅游网进行商谈，另一家中青旅约定未到，下周进行商谈，活动策划会在下周进行提交；④、关于10月22日晚业主家宴生日水牌的制作已完成，并交由会所放在指定位置；⑤、关于会所外卖点心的宣传方案，在与王鹏沟通交流后，对相关内容有一定的调整，在下周拿到点心样品后，将对宣传方案作统一规划；工作计划：①、羽毛球赛事跟踪：照片拍摄、论坛宣传、决赛颁奖环节的摄影；②、论坛日常维护：堵车新闻、万圣节活动；③、万圣节活动跟踪；④、业主旅游活动的推进；⑤、会所外卖点心的宣传策划；⑥、IPAD内容更新：修改原楼书及物业服务介绍，增加装饰品牌介绍内容；11、采购部主管王西：工作汇报：①、关于四期样板房物资采购，由于各部门有增加的物资需要采购，此工作在持续进行中；②、关于秩序维护部电动车维修报价已完成；③、各部门物资采购为常规工作，在持续进行中；工作计划：①、秩序部电动车报维修申请；②、四期样板房门厅换鞋用椅办款；③、管理处增加文件柜、更衣柜采购；④、会所、销售大厅门插销采购；⑤、会所、工程部服装补充采购；12、财务部主管金树芹：工作汇报：①、纳税申报已完成；②、员工个人收入已申报；③、工资加班费审核和发放工作，部分兼职人员工资因手续不全尚未发放；④、收入、成本核算工作持续进行中；⑤、会所毛利结果已分析，需和会所经理做进一步沟通；⑥、电费分摊到户已完成；⑦、补贴款申请，总经理尚未签字；工作计划：①、核对和抽查行政人事部的库存物资；②、收入、成本核算工作持续进行；③、原始资料整理、装订、入档；④、补贴款跟进；⑤、四期物管费单价测算；⑥、核实食堂菜价；13、行政部主管朱莉娜：工作汇报：①、本周一下午各部门已进行品质检查工作，已将检查问题汇总成表，下周周检时复查，各部门负责人需将时间空出，定期检查；②、三季度绩效考核下发（表格）已下发，未领人员已通知部门负责人，24日开始汇总计算，核算出三季度考核成绩；③、工资审核程序已完成，并完成员工工资发放工作；④、关于四季度采购计划审核，此工作需与采购部配合，尚未完成；⑤、关于绿植合同到期续签及垃圾回收单位合同到期会签意见，此工作已完成，垃圾回收单位需找到几家单位比价后，进行进一步商谈后再考虑进行合同的签订；⑥、关于各部门人员编制的审核，本周已汇总各部门岗位职责说明书，将在下一步工作中进行相关后续工作；⑦、关于入职培训资料更新，由于本周工作较多，此项工作未开展；⑧、关于办公室环境调整后，墙面进行设计并张贴企业文化照片，此项工作暂缓，待岗位职责制定完毕后，将这些作为企业文化张贴上墙；⑨、针对秩序部宿舍因翠屏东南小区出入需要办理出入证情况（每人15元押金，共有43人），因商业街员工宿舍需要到年底才能入住，管理处表示在和小区商量是否可以减少办证人员的前提下，进行相关的办理；工作计划：①、三季度绩效考核分值的核算；②、与特警防爆大队沟通关于秩序维护部整体培训考核计划；③、对于品质检查工作的结果核查整改情况，并继续周一的检查；④、将11月份计划、10月份总结表、11月份资金计划表汇总报至管理处；⑤、员工手册、礼仪礼节手册的更新；⑥、准备2011年度年终工作报告；二、管理处对各部门工作提出针对性意见及其它工作要求：1、许涛：⑪、针对园区形象班整改工作，本周发现园区形象班员工在园区骑摩托车带着客服部员工，嘻嘻哈哈，严重损害企业形象，管理处规定，所有工作人员工作期间内只能使用公司配备交通工具，除此之外，只能步行；⑫、针对客服部规范样板房参观流程工作，客服部拿出初步意见，与企划配合制定样板房参观指引流程图（也可将其作为样板房管家岗位作业指导书），另外样板房演练先在物业内部操作，及时发现问题并解决后，再演练给置业看；⑬、针对客服部催缴物管费，要求每月28日上交物管欠费统计明细表，以及收费即时率情况，并对各分管管家实行考核机制，年终奖予以兑现；⑭、针对配合增压泵房施工工作，工程部需及时留档保存存照片及影音资料上报至行政部，方便日后增压泵房封闭后的设备查看等工作；⑮、目前样板房游泳池水位标准不统一的情况，工程部需在泳池不明显位置对放水位置，丈量统一标准，作好标记；⑯、现样板房垃圾随意堆放情况严重，工程部需与施工单位沟通，将垃圾及时清运，若来不及清运，至少需将垃圾用塑料布覆盖；⑰、针对秩序部、客服部配合夜查业主调查工作，需及时将夜查回访记录汇总成表上报至管理处；⑱、针对会所员工内部培训工作，会所应抓住接下来羽毛球场大修的调整期，着力进行员工培训，联系金陵饭店、湖滨饭店和礼仪公司进行专项礼仪及餐饮培训，特别是会所接下来需要直接面对老总服务，要提高自身专业素质，做到高标准、高水准；另外羽毛球馆现在大修，整个房顶都会掀掉，工程较大，工时较长，会所需与客服部商讨，对业主统一说辞，做好解释工作；⑲、针对样板房水池长青苔现象，采纳保洁主管赵军建议，将景观鱼移至别处，待观察一段时间后，如情况未见好转，工程联系石材专家，再作下一步打算；⑳、针对样板房绿化施工工作相关事宜，绿化部需联系置业，将绿化施工单位纳入物业公司监管，核查其工作量，并对其工作不定期抽查，加强对其工作的监管力度；⑴、财务部、客服部10月23日16:00前上交一份2010年度、2011年1月——9月一至三期房屋面积、应收物业费等情况的分析表，用于测算四期物业费；⑵、行政部要加强与特警队伍合作，加大力度宣传园区教官（全国特警代表），另外要抓住11月中旬武警退伍契机，积极与人武部联系，招聘一批退伍军人做公司员工；⑶、各部门在今后的工作需抓住细节，所有部门汇报工作均不能出现含糊说辞，（知道-差不多-我再去了解一下）的回答是陶塞的做法，充分说明我们管理人员检查力度不够；⑷、各级管理层干部应做好思考下2011年度年终工作报告，过去一年我做了什么，未来的2012年打算怎么做，包括如何培养新员工，准备下个月上报；最后从下周开始，周例会会议由王媛主任主持；2、王媛：⑪、针对开会迟到现象，管理处将制作乐捐箱，迟到者自觉捐款，20元起步，集资用于购买一些饮料，犒劳基层员工；⑫、针对园区形象班展示工作，建议秩序部采取列队步行方式，包括队员离开会所、上、下班，去餐厅就餐亦采用统一列队方式，以展现我物业专业的管理水平及园区内秩序队员的整体形象和风采；⑬、针对秩序部夜查工作，不仅秩序部内部进行检查，其他平行部门亦可加入到夜查工作中，很多问题部门自身可能没有意识到，别的部门在检查中会得以发现，今后的夜查工作可邀请主任参与其中，但不得提前通知各班组；⑭、针对园区整改垃圾清运工作，应在工作计划中详细列出具体措施，不要空空而谈，如工程黄沙清运，可以要求施工单位垃圾袋装化，避免黄沙在搬运工程中散落至地面，造成绿化、保洁工作的重复劳动，垃圾清运工作需定下方案，对相关部门员工进行整体培训，真正将措施落实到位；⑮、针对客服部起诉欠费业主工作，客服部统计出欠费明细，针对产权人、使用人、欠费情况等进行具体分析，王经理、赵主管应亲自上门切实与业主沟通，真正发挥客服的作用，并整理出初步解决方案，不要轻易进行法院起诉。