工程资料档案管理规定

工程资料档案管理制度
目录
第一章总则
第二章工程档案管理制度
第三章工程文件收发及管理制度
第四章行政部门档案管理职责
第五章施工单位归档范围
第六章档案资料借阅制度
1．总则
为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到建设工程文件归档整理规范的要求,特制定本制度.
基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表和其它载体的材料.
基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富,是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶.依据中华人民共和国档案法,各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性.
2 工程档案管理制度
档案资料管理
2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步.行政部集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交.
2.1.2工程建设中,各种技术资料交由行政部统一管理发放,各有关部门和单位指定专人办进领用手续.
2.1.3设备到货后,由技术部汇同有关部门开箱验收后,设备资料归档的发给施工单位的统交行政部统一管理,造册登记并建立收发明细帐.各单项工程总体验收由技术部对其各种技术文件和竣工资料进行查验,各项工程竣工决算的最后付款必须由技术部对竣工资料签收合格后支付.
2.1.4购置技术资料、图书、标准由行政部门统一申请,经批准后按计划办理,或委托有关部门自行办理.凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证,一律由档案室签收后方可办理报销手续.
2．2归档文件的质量规定
2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本即必须有各方代表符合规定的亲笔签名,有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档,签字方不能用副本或复印件归档.
2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、设计修改通知单含工程联系单等表格和数据
均应用70g以上的白色书写材料书写并原件如表式为复印件,数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全,不能以盖章或打印件代替签名归档. 2.2.3调试措施,方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件,不能用复印件或普通色带打印件,以保证字迹的耐久性.
2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件不能用复印件归档.
2.2.5书写规定
A 书写字迹工整,图样清晰.
B 书写墨水应为碳素墨水,严禁用圆珠笔或铅笔书写.
C文件书写格式应用横行排列,文件段落,章节编排,按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定.
3 工程文件收发及管理规定
为加强工程文件收发管理,理顺传递关系,并按工程进度作好工程文件的提供利用,特制定本制度.
工程文件接收
3.1.1各单位提供给技术部的工程文件工程技术文件、图纸资料由行政部统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件也由行政部统一接收.
3.1.2技术部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件,一律交行政部.
3.1.3设备文件,技术部汇同有关部门对设备开箱验收后,及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由行政部统一归口发放给有关单位.
3.1.4技术部对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发.
3.1.5登记完毕的工程文件,应及时予以处理,在保证归档份数后,应按技术部领导审定的工程文件及时分发给有关单位和部门.
3.1.6对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定.
工程文件资料发放
3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由行政部统一办理.
3.2.2呈送上级单位的工程文件由技术部领导确定发放单位和数量.
3.2.3为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象,图纸、资料领取单位应指定领取人名单,并书面通知行政部；行政部按指定名单发放工程文件资料.
4行政部门档案管理职责
参建单位总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位应按各自的职责,将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理,按照归档要求移交建设单位.
项目实行总承包的,由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导.并负责组织、协调分包单位的归档工作.按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案.
由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件.
设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理.
监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核,特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查.负责收集、积累、整理、归档项目监理文件.建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况,并审核、签署.同时向建设单位提交有关专项报告.验证材料及其他监理文件.
试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件.
5施工单位归档范围
负责提交施工,安装全部技术记录含隐蔽工程的各种资料.
负责提交分部试运记录及验收签证书.
负责提交分部试运阶段的方案、措施.
负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结.
负责提交档案归档的目录清单含电子版目录.
调试单位归档范围.
负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等.
负责提交调试过程中设备缺陷处理记录.
负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结.
负责提交档案归档的目录清单含电子版目录.
设计单位归档范围
负责提交项目工程各设计阶段的设计文件.
负责提交全部设计修改通知单.
负责按时提交全套完整的竣工图一式八份.并切实执行竣工图编制的有关规定.
负责提交设计总结.
负责提交档案归档的目录清单含电子版目录
质量监督部门质量监督中心站与质量监督站
监理部门归档范围
负责提交监理过程中形成的有关工程质量,工期、投资监理等方面的全部文件材料.
监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查,对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责,并在案卷内备考表审核人栏签署.
负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料.
对不符合归档要求档案的处理：
对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件,行政部有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料.
本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用.本着既能保守档案机密,又能充分发挥档案凡因工作需要借阅者,须办理下列手续：
6 档案、资料借阅制度
借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可注明：用途、领用时间、归还时间.归还时管理人员要对其检查之后方可归档.
借阅档案、秘密技术档案和资料,须填写借阅单,经部门经理签字同意即可.
绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影,如确因工作需要,应在借阅单上注明范围、内容、用途,先经部门经理同意,主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用.
外单位人员借阅档案、资料者,凭单位介绍信,信上要注明查阅范围、内容、用途,属机密、绝密档案或资料,应主管副总同意,总经理批准方能借阅.
借阅的档案材料要妥善保存,不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等.借阅人必须妥善保管,
防止丢失和泄密.未经同意,不得复印、抄录和转借,不能见档案内容公开出去.如遇丢失,要及时写出丢失报告,在没有做出处理前停止借阅.
借阅时间在两周以内,如需继续使用可办续借手续.对特殊情况需较长时间利用的要经主管副总批准,但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出.对长期借阅档案不归还,又不说明原因,不办理续借手续的,行政人员要通知借阅部门负责人负责催还,否则对其整个部门暂停借阅.并严格按经济责任制考核办法执行.
凡借有档案、资料者,在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者,必须将档案或资料退回行政部,否则不能办理调离手续.同时行政部如因工作需要有权将档案、资料调回行政部.。