采购管理系统培训讲义

产品结构系统
基本信息系统 进口管理系统
工单管理系统
采购系统
应付账款系统
物料需求计划 批次需求计划
自动分录系统 存货管理系统
◆◆课程大纲◆◆
1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8．测验及问卷
基本信息创建及信息字段 说明
二.系统功能及效益介绍
二.系统功能及效益介绍
１．供应厂商价格管理。 ２．提供料件的请购、采购、进退货管理。 ３．提供四种采购预计进货报表。 ４．供应厂商进货评核。
(二)、系统效益
１．提高料件采购流程的效率与正确性。 ２．降低生产停工待料的异常发生。 ３．加强供应厂商的评核管理提升采购质量。 ４．采购异常管理有助于降低成本。
1、前序作业 2、采购管理系统基础信息创建
前序作业
基本信息管理信息系统
1. 录入工厂信息 2. 录入仓库信息 3. 录入部门信息 4. 录入币种汇率 5. 设置编码原则 6. 录入职务类别 7. 录入交易对象分类 8. 录入页脚/签核 9. 录入程序页脚/签核
基础信息创建及信息字段说明
1、前序作业 2、采购管理系统基础信息创建
号码不可空白 4. 最近交易日期:由最近一次进货单回写 5. 单价管制:可设置“单价超限率”,以控管采
购之单价
1. ABC等级︰可通过供应商ABC分析表更新
2. 交货评等︰可通过供应商评级作业更新
3. 质量评等︰可通过供应商评级作业更新
4.
以上三字段亦可由人工自行输入与维护
5. 4.加工费用:加工费用的明细科目(自动分录系统使用)
货的需求性，过期未交者确定要交货时，应以 变更交期方式更改采购单据，如果确定不交货 时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料 作业，您可透过采购预计进料表协助进行指定 结束作业。
(二)、采购单信息来源
采购计划发 MRP采购
放
发放
从请购单 生成采购
单
从订单自动 转成采购单
录入采购单 Q: 想一想这些作业在哪些系统?
基本信息规划
信息创建与核对
(三)、 系统 主作 业程 序
期初余额导入 日常交易登录
应付帐款管理 应付票据管理
采购人员、厂商、单据性质 基本信息列表
未结案采购单.品号厂商信息输入
录入请购单
请购单凭证
录入采购单
采购单凭证
进货.验收单
进货单凭证
退回验退件 录入退货单
验退单凭证 退货单凭证
（四）与其他系统的关联性
采购管理系统基础信息创建
一、供应厂商信息字段说明 二、品号厂商的价格管理 三、设置采购单据性质建议及信息字段说明
一、供应厂商信息字段说明
(一)、厂商编号注意事项
１.采购厂商、托工厂商、生产线的编 码原则应分开设定。
２.有类别厂商评核需求者，同类厂商 编号应归纳同区间。
３.厂商有加工亦有采购供货者，为区 分应付帐款科目的管理应区别编号。
采购单
进货单
更新核价﹦Y
品号厂商信息
当单据核准时，该单 据之新单价将保存于 品号厂商档中
(三)、标准单价制
输入及更改 权限管制
核价单
优点： ．保留变更记录 ．统一议价
单价权限 ﹦Y
品号厂商档
优点： ．采购权限弹性化 ．将来可追加比较差异分析表
采购单
进货单
报价日期/生效日期／失效日期
核价日期 生效日期 失效日期 单价 元
2.请查询录入请购单作业将会看到采购单号。
(七)、请购管理报表说明
1.请购明细表 2.请购状况表 3.品号供应商已请购未采购明细表 4.厂商别已请未购列表
三、采购作业程序
采购需求
需求确认 录入采购单
1.现有库存可用量 2.品号库存状况表
采购单 核准
书面或计算 机
供应商预计进货表 料件预计进货表 工单预计进货表 采购预计进货表 供应商料件交货排程表
6. 5.应付帐款:应付帐款的明细科目(自动分录系统使用)
7. 6.应付票据︰应付票据的明细科目(自动分录系统使 用)
7.付款条件:可开窗选择在基本信息管理 系统中建立的付款条件
8.结帐日:验收后 1 个月逢 30 日
例如:验收日期为2001/07/05,则结帐日期 为2001/08/30
以上两个字段均为票据管理系统的资金预估及应付系统 所需求的信息
书面核准或计算机核 准
更新供应商料件信息
录入核价单作业
1.单据若为更新核价者将更新供应商料件 信息。 2.若采购商品有分量计价的需求，则直接
由核价单来更新供应商料件。
二、请购作业程序及信息字段说明
(一)、请购作业的目的
1.内部需求的凭证 2.审查内容为
.品号、数量及需求日期的合理性 .需求来源正确性 (MRP,LRP,再补货建议表,BOM自动请购,其他)
厂商编号范例參考(10码)
X
1.供应商 2.国外厂商 3.托外厂商
X
1.五金 2.电子 3.包材 4.印刷 9.其他
XX
序号： 01--99
(二)、供应厂商信息字段说明
1. 核准状况:已核准.尚待核准.不准交易 2. 允许分批交货:如“Y”,一张采购单可分多
笔进货单进货 3. 随货附发票：如“Y”,进货单输入时，发票
3402 紧急进货单 N
3403 服务进货单 N
3405 赠品进货单 N
3501 退货单
N
自动 核对 更新 直接
打印
N N N N N Y N N
采单
N N N N Y N N N
核价
Y N N N N N N N
结帐
N N N N N N N N
N
N
N
N
说明：
为配合信息的管理请将采购单的编码方式设为自动编号 1. 紧急进货单：为紧急采购的需求，尚未有正式采购单，
但已有非正式的通知收料者。 2. 服务进货单:费用类的进货(请款时记录)若服务性商
品必须要采购行为，可另辟服务采购单.若进货商品 赠品部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进 货单，或从库存系統做其他入库。
◆◆课程大纲◆◆
1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8．测验及问卷
采购系统培训(PUR)
部门： 讲师：
◆◆课程大纲◆◆
1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8．测验及问卷
前言
一、教育训练课程的目的 二、系统功能及效益
一.教育训练课程的目的
１．了解系统的效益及功能。 ２．了解信息搜集及整理重点。 ３．熟悉系统的操作方式。 ４．了解系统例行作业程序。 ５．了解系统上线的步骤及导入程序。
针对料件厂商交易单据，如采购单、收 料单及料件厂商交易单的性质单别才有 效用。 7.核对采购： 针对收料单是否一定要输入采购单才可 办理收料，目的乃避免无采单的收料发 生。
单别示范
单别 单据名称 自动
确认
3101 核价单
N
3201 请购单
N
3301 采购单
N
3302 服务性采购 N
3401 进货单(采) N
◆◆课程大纲◆◆
1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8．测验及问卷
系统架构
一、系统主画面 二、系统功能图 三、系统主作业程序概述 四、采购系统与其他系统的关联
(一)、系统主画面
采购管理子系统
(二)、一般请购作业的时机
1.计划采购时所遗漏的需求。 2.超耗用料的额外零星需求。 3.非正常需求的其它需求，如客户的额外
订单或代购品。
(三)、请购作业程序
录入请购单 请购单
主管核准请购单 采购询价确认
书面核准或 计算机确认
1.请购明细表 2.请购状况表 3.料件已请未购明细表 4.供应商已请未购列表
4/1 4/1
6/30 100
4/25 5/1
5/31 99
采购日期 4/10 5/20 8/10
采购单价
100 元 99 元
105 元
6/10 7/1
105
分量计价 数量 PC 0-100 101---500PCS 501--以上
单价 5元 4.8 元
4.5 元
单头信息 单身信息 101 以上 单身信息 501 以上
四、采购变更作业程序
采购单
变更CFM 录入采购变更单 采购变更单
变更核准 采购变更确认
供应商预计进货表 料件预计进货表 工单预计进货表 采购预计进货表 供应商供货统计表
采单进度追踪
(一)、采单变更处理的方式
1. 直接更改采购单。 2. 通过录入采购变更单处理。 3. 将原采购单指定结案,另开一张新的
(二)、系统功能图
基本信息录入 厂商料件管理 价格交易管理 日常交易处理 采购进度管理 收料验退管理
交易管理 厂商评核 批处理 厂商信息查询 货统计.每月统计
采购人员.供应商创建与列表.采购单据性质 品号厂商信息及交易信息录入 录入核价单 录入采购单.采购变更.进货及退货作业 预计进货表.采购明细表 进货明细表.进货统计表.料件历史进货记录表.验退件退回 细表 采购价格调幅表.供应商供货明细表 供应商交货/质量评等.供应商ABC分析表 重新计算采购已交量.更新供应商月统计信息。结束采购单。 应付帐款.应付票据.采购明细.进退货明细.商品计价.进