公司重要文件存档规定通知

公司重要文件存档规定通知
尊敬的各位员工：
为了规范公司文件管理流程，确保公司数据和信息安全，我们制定了以下重要文件存档规定通知，特此通知如下：
一、存档范围和时间要求
根据公司管理规定，以下类型的文件需要进行存档： 1. 与公司业务相关的合同、协议、批文等重要文件； 2. 公司财务报表、审计报告、税务资料等财务相关文件； 3. 与员工相关的人事档案、福利文件、工资单等人力资源文件； 4. 公司研发项目资料、产品设计方案、专利申请等技术文件； 5. 公司会议纪要、决议文件、管理规章制度等行政办公文件。

对于上述类型的文件，公司要求在文件生成或收到之日起的三个工作日内完成存档工作。

存档应当包括电子档和纸质档，并严格按照相关规定进行编号和归档。

二、存档责任部门和人员
确保存档工作的部门分别为：
行政部门：负责行政办公文件的存档管理；
财务部门：负责财务相关文件的存档管理；
人力资源部门：负责人事和员工福利相关文件的存档管理；
研发部门：负责技术和研发项目相关文件的存档管理。

每个部门应当明确指定存档管理人员，并由部门经理对其负责。

三、存档标准和安全保障
存档标准要求：文件存档应当遵循统一的命名规范，并进行密封和标识，确保文件内容完整且不被篡改。

存储安全保障：电子文件应使用公司指定的内部存储系统进行存储，纸质文件应放置在指定的保险柜或文件架中，防火、防水、防盗措施需到位。

存档责任保障：公司对存档管理人员进行信息安全意识培训，并建立监督检查机制，对违反存档规定者进行相应处理。

四、查询和销毁流程
文件查询：每个部门应当建立健全的查询流程，确保需要时能够快速并准确地找到所需文件。

文件销毁：对于达到保存年限或已不再需要的文件，应当及时进行销毁，并按销毁规定备案。

五、通知执行及变更
本通知自发布之日起生效，各部门要认真落实上述要求。

对于存在疑问或建议，请及时向公司总经理办公室提出。

最后，希望各位员工保持积极配合，共同维护公司信息安全和数据完整性。

特此通知。

公司总经理办公室xx年xx月xx日。