QMS文件控制程序-程序文件中第一份文件

QMS文件控制程序-程序文件中第一份文件
1.目的
对本公司所有文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保公司文件统一有效。

2.范围
适用于本公司所有文件，包括系统文件、技术文件、管理文件、表单记录、相关资料的管理和控制。

3.工作职责
此制度适用于本公司所有部门，包含各管理部门及技术部门。

4.工作程序
4.1.文件编制
4.1.1.各部门负责本部门内部相关文件的编制、使用和管理，包含各类技术文件、工艺文件和管理规定的编制。

4.1.2.正文中的数字与序号全部使用阿拉伯数字，文中出现的部门、规章制度、法律法规应名称完整，不得使用简称。

编写完成后，应通读流畅，需断句的内容使用中文标点符号进行断句。

4.2.文件发行和补发
4.2.1.各部门的文件编写完成后发送至体系部进行审核。

审核完成后的文件将由体系部统一发放，并将发放的文件数量记入《文件发放管理台账》，由签收人当面进行签收。

4.2.2.文件签收人应对发放的文件妥善保存，如因文件保存不当，不慎丢失、损坏，需要补发或者重新发放的，由申请人员填写《文件补发申请单》，部门负责人审核确认后，由体系部进行发放。

4.3.文件修订
4.3.1.当部门文件一页有两处以上错误时需要进行换页，当一份文件中有连续两页发生替换时，需要进行换版。

当本公司所执行文件如有换页、换版情况发生，将由体系部发送邮件至相应文件隶属部门，通知并予以更换，更换的文件将计入《文件更新换版台账》。

4.4.文件受控
4.4.1.各部门下发文件应加盖体系部的文件受控章，经体系部审核后下发至员工手中的文件应具有受控章，无受控章的为无效文件。

4.5.文件废止
4.5.1.当各部门确认文件废止时，各部门将旧版文件收回至体系部，体系部确认回收完成并对旧文件加盖作废章以作区别，
4.6.文件销毁
4.6.1.当确认文件有销毁需求时，各部门将需要销毁的文件统一报送至体系部，体系部将负责文件的统一销毁，并将销毁时间记入《文件记录销毁清单》。

4.7.记录编制和使用
4.7.1.各部门负责本部门记录表单的建立、收集、整理和保存。

记录根据实际需要进行编制，编制原则简洁明了、方便实用、便于追溯和管理。

4.7.2.各部门编制完成的记录表格，经部门主管领导审批后，将其发至体系部留档，体系部统一汇总后将其编入《文件记录清单》。

4.7.3.各部门内同一编号的记录表格应格式一致，以电子版形式
保存，需使用时由各部门自行打印使用。

4.8.记录变更
4.8.1.当确认部门现行记录表单需要变更时，本部门需拟定好改版样式，交由体系部进行替换备案。

4.8.2.替换更改后的记录表单编号不变，各部门不得继续使用更改前的记录表单，以防止混淆。

4.9.记录保存
4.9.1.填写完成的记录由本部门专人进行留档保存，保存方式应便于查阅和存取
4.9.2.各部门根据记录实际使用需求制定保存年限，对于超期限的记录交于体系部进行统一销毁。

4.10.记录废止和销毁
4.10.1.对于废止和过期记录应各部门统一收集后交给体系部进行处理。

4.10.2.体系部对于已替换的记录表单和超过保存期限的文件进行销毁，并将销毁日期记入《文件记录销毁清单》。

5.相关文件
《文件格式及编号规定》
6.相关记录
《文件发放管理台账》
《文件补发申请单》
《文件更新换版台账》
《文件记录销毁清单》《文件记录清单》
文件发放管理台账
文件补发申请单
文件更新换版台账
文件记录销毁清单
文件记录清单。