高职院校教学秘书提升执行力的具体策略

高敉■^坛
Higher Education Forum
高职院校教学秘书提升执行力的具体策略
黄莹
(漳州城市职业学院福建•漳州363000)
摘要高职院校教学秘书执行力主要包括责任意识、业务能力、服务心态以及创新思维——四个方面，之所以会出现 执行能力缺失的现象，主要在于教学秘书主观情绪上的“职北倦怠”及外在因素所导致的岗位“被边緣化”。

要想彻底解 决这一问题，不断提高教学秘书的执行力，就需要从主客观两个角度做出突破，如此才能为顺利开展教学秘书工作创造 良好的环境氣围。

关键词高职院校教学秘书执行力提升
中图分类号:G717 文献标识码:A DOI:10.16400/ki.kjdkz.2020.11.011
On the Specific Strategies o f Im proving the Executive Power o f Teaching Secretaries in Higher Vocational Colleges
HUANG Ying
(Zhangzhou City College, Zhangzhou, Fujian 363000)
Abstract The executive power of teaching secretaries in higher vocational colleges mainly includes sense of responsibility, professional ability,service mentality and innovative thinking.The lack of executive ability is mainly due to the"job burnout"
of teaching secretary's subjective emotions and the"marginalization"of posts caused by external factors.In order to solve this problem thoroughly and improve the executive power of teaching secretary,we need to make a breakthrough from both sub­jective and objective perspectives,so as to create a good environment for the smooth development of teaching secretary work.
Keywords higher vocational college;teaching secretaries;executive power;improve
教学秘书是高职院校日常教学管理的重要组成，只是在实 际开展教学和管理活动之时，各方面的原因常常导致己有的教 学秘书无法充分发挥其作用、彰显其价值，甚至于一些院校教 学秘书岗位人才流失严重。

本文中，笔者将以“高职院校教学 秘书执行力”为重要研究对象，探究具体的、有助于教学秘书提 升执行力的方法和渠道，以期相关研宄内容，能够为广大工作 人员带来些许借鉴和启示。

1高职院校教学秘书执行力的四重内涵
1.1责任意识
树立责任意识意味着教学秘书对自身的工作有着深刻的 认知和高度认同，清楚地意识工作的价值和意义所在。

另外值 得一提的是，教学秘书还必须对个人的岗位职责、工作内容十 分清晰，能够严格按照相应的规章制度组织工作，助推日常教 学管理工作的顺利进行。

1.2业务能力
业务能力是执行力的重要组成，也是基础和关键模块，更 是院校内部种种管理制度、管理理念得以被贯彻、落实和执行 的前提。

教学秘书要想具备广为认可的优秀的业务能力，首先 要具备良好的沟通、协调能力，包括和本院系的师生沟通、与外 院系的师生沟通以及和院校所属的职能部门、党政组织进行沟 通等。

在高职院校为教学秘书所设置的种种任务当中，小到选 课、考试的答疑、成绩单的发放，大到教学技术的设置、教学大 纲的撰写、课程表的排布等，都需要其与各方面有效沟通和协 调，否则日常教学活动会面临各方面的巨大阻力。

其次，教学秘书必须具备良好的数字化办公能力，包括对各类信息平台的应用、办公软件的操作以及相应系统的使用、解答和宣传等。

在信息技术普及率日渐提高的今天，教学秘书 对日常很多工作的开展，都是依靠电脑、网络进行的，这就要求 其必须在此方面具备良好的业务能力。

1.3服务心态
教学秘书拥有怎样的服务心态，决定了其开启的教学管理 工作是否能够高效、有序地进行，决定了其最终服务的质量和 效果。

首先，良好的服务意识意味着教学秘书能够“想于人前，行 于人先”，即将日常教学过程中有可能发生的一切问题,学生和 教师有可能面临的一切困难充分考虑在内一一先发现、先解 决，而不是事后找补。

其次，教学秘书必须在日常工作中体现出强烈的“人文关 怀”，对于有困难的教师和学生，在不违背校规和职责规定的情 况下，在不扰乱其他同学正常学习和作息的情况下，予以关怀 和帮助。

1.4创新思维
高职院校教学秘书的创新思维主要体现在对工作方法的 创新方面，比如对排课方法的创新、教务管理的创新以及资料 管理的创新等。

以教学秘书所要负责的档案管理创新为例，这 些档案包括教务文件、院系通知、活动档案等，有纸质文件、也 有电子材料，有针对学生的、也有仅辐射教务工作者领域的。

所以在进行管理的过程中，可以先将档案划分为电子档案和纸 质档案两种，纸质档案按照类别、辐射的领域和时间进行分类；电子档案则按照时间、所属的类别和辐射的群体进行分类。

鉴
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中）
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于如今电子查询频次的不断增强，教学秘书还需要将纸质档案 通过扫描的方式存储到电脑当中一份，以便随时调取。

创新思维还表现在对新技术、新渠道和新载体的应用方 面，除却电子化的档案管理手段可以应用，教学秘书还必须掌 握社交营销、线上教育、云平台等如今在学生当中颇为流行的 信息传输方式。

2高职院校教学秘书提升执行力的具体策略
之所以高职院校的教学秘书一度出现执行力不足的情况，归根到底是两方面因素共同导致的结果。

从主观角度来说，一 些教学秘书出现了职业倦怠情绪，这会直接影响其工作态度、状态和积极性，最终也会影响到执行力和教学管理的效果；从 客观角度来说，随着信息技术在教育领域的不断落地，越来越 多传统人为的工作内容被智能化操作所代替，而教学秘书的部 分工作也被信息技术取代,这就意味着其很有可能在日常工作 过程中，随着时间的推移逐渐被边缘化、被替代一一倘若还需 要维系教学秘书本身的工作责任,就需要其发挥应有的作用和 价值，从主客观两个角度来改变。

2.1主观策略
2.1.1摆正心态，积极工作
“心态”是导致很多教学秘书无法正视自己的工作、无法正 确地对待自己工作的根本性原因。

为这种心态所影响的教学 秘书，常常在日常工作中觉得自己缺少成就感、不被重视，所以 为了改变这类情况，需要从这样几个角度进行调整与突破：第一,通过心理咨询、户外拓展、交流互动等方式，来调整 自己的心态,帮助自己以更加积极、轻松的心态来面对工作，不 用所谓的“低成就感”来束缚自己的工作，消极怠工。

第二，树立正确的价值观和职业观，充分意识到高职院校 当中的教学秘书工作十分关键且十分必要。

高职院校面向社 会培养实用型人才，而教学秘书是辅助院校实现这一目标的重 要人员，带有不容忽视的庄严性和神圣性。

第三，无视偏见、不为误解所动。

事实上教学秘书的工作 除却当事人本身偶有“低成就感”的情绪外，舆论也会对其造成 较大的压力，这就要求其无视这种不正确的观点和舆论，保持 良好的心态积极工作，以服务之心对接院校、对接学生、对接其 他教务工作者。

2.1.2总结经验，游刃有余
高职院校的教学秘书，还必须善于总结经验和工作方法，这样才能保证其在真实的工作中，即便面临复杂的工作状况和 服务对象，也能够不慌张。

而除却前文所提及的档案管理方面 的经验和创新之处外，还包括这样几个细节：
首先，教学秘书要善用调查问卷的方式，从服务对象当中 寻找过往工作中的症结和不足，要从实际工作中发现问题、总 结问题并解决问题，进而不断提高自己的工作能力。

其次，要善于在被动工作中总结经验。

教学秘书除却曰常 惯性的工作内容外，很多时候还会面临被动工作的情况，越是 如此越需要将这份被动工作的经历、过程及经验做好总结，以便为后续其它工作提供参考，更加游刃有余。

最后，教学秘书要善于收集各种能够服务于管理的新技 术、新平台、新载体，用以简化个人的工作复杂程度。

比如可以 利用社交平台对学生的日常活动进行管理、告知、信息反馈，利 用办公软件和数据库对学生的成绩进行录入、上报和汇总等。

2.2客观策略
2.2.1健全培训体系，拓展职业道路
高职院校要想提高教学秘书的执行力，还需要通过对外在
环境的调整和改善，进一步提高其职业素养，这就需要院校本
身建立健全围绕教学秘书所开启的培训系统，其主要培训内容
涵盖执行力所涉及的四大模块，即责任意识、服务心态、创新意
识和业务能力。

这样不仅有助于教学秘书显著提升个人综合
能力、进一步拓展其职业道路，更为院校本身顺利开启教育管
理活动，提供了强有力的支持。

首先，围绕教学秘书所应具备的基础能力设置培训课程，
包括责任意识培训、业务能力培训、创新意识培训等，目的在于
提高教学秘书足以适应这一工作岗位的能力。

其次，积极组织业务沙龙，包括和其他院校的教学秘书组
织交流会议，通过彼此间的对话、探讨，共同寻找有利于自身精
进的方法和渠道。

再次,院校内部培训体系一旦生成，就要制度化、体系化和
常态化，培训要定期进行，不能尽兴而来却半途而废。

最后，院校本身要注意对教学秘书队伍的组建及后备力量
的挖掘，尤其是在读学生当中成绩优异、有心留校、热爱教育事
业的学生，应适度观察和发展^
2.2.2完善绩效考评，增强责任意识
教学秘书的工作多、杂且难以量化，基于此院校有必要建
立一套完备的绩效考核标准，对教学秘书的工作进行全面评
估。

如此一方面有助于肯定教学秘书的成绩和工作，提高其工
作的积极性：另一方面则可以增强其责任意识，促使其以更为
严谨的状态投身工作。

首先，要制定完备的考核制度，要将绩效考核的结果和教
学秘书的职业晋升、薪资待遇甚至校内职称等进行严格挂钩。

其次，设置契合院校实际情况的指标考核体系，将教学秘
书执行能力的四大内涵细化为具体的考核指标，从工作效率、
质量、服务心态、创新管理方法、对新技术的应用等几个角度进
行评估。

最后，加强对绩效考评结果的应用，包括对现有制度的调
整、工作方法的改进，以促进教学秘书不断提升自我，更好地为
教学管理活动服务。

3结束语
总而言之，作为高职院教学管理的重要组成部分，教学秘
书执行力的高低将直接影响到院校的教学管理效果。

对此，学
校方面有必要加强教学秘书的队伍建设,对现阶段存在的问题
进行深入分析，采取积极有效的措施予以改进。

其要从主客观
两个角度出发，在不断激发教学秘书的工作积极性、主动性，促
使其端正工作态度，不断进行自我提升的同时，更要从外部优
化管理制度、构建良好的工作环境和氛围，为院校顺利开展教
学秘书工作、不断面向社会培养人才提供有力的支撑。

参考文献
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