某某公司档案管理办法

某某公司档案管理办法
某某公司档案管理办法
一、总则
为了规范公司档案的管理工作，保障公司档案的完整性、可信度和安全性，制订本档案管理办法。

本办法依据国家有关文件和公司实际情况制定，适用于公司所有的纸质和电子档案的管理工作。

二、基本原则
1.保密原则：坚持保护国家机密、商业机密和个人隐私的原则，确保档案不受破坏、泄漏和损失。

2.实用原则：遵循档案的实用性原则，方便使用和查阅，维护
公司正常运营的需要。

3.整理原则：遵循档案整理的科学原则，保证档案的合理性、
规范性、系统性和质量，并且加快档案的整理速度和效率。

4.保护原则：遵循档案保护的原则，包括物理保护、机械保护
和网络保护，确保档案安全可靠。

5.法制原则：遵循法制原则，保护档案的合法权益，严格遵循
国家相关法律法规。

三、档案管理机构
公司设立资料管理部门，对公司所有的纸质和电子档案进行规范管理。

资料管理部门应设立主任和专职档案管理员，具体职责如下：
1.负责管理公司档案，实行档案管理工作的统一领导，确保档案管理工作的科学性和规范性。

2.组织实施档案的搜集、整理、编制、归档、销毁等工作，协助有关部门制定规章制度，完善档案管理制度。

3.保护档案安全，严格遵守档案审批、核查、借阅等程序，实现档案管理过程的质量保证。

4.宣传和推广公司档案标准化建设，加强档案管理的信息化、数字化、电子化方面的建设。

五、档案的采集和搜集
资料管理部门应制定采集和搜集文献资料的计划，根据计划的需要，可采取查询、调查、测量等方式来收集档案资料。

档案的搜集应有明确的目标和范围，不得收集与公司业务无关的文献资料。

六、档案的整理、编制和存储
资料管理部门应按照有关规定，采取适当的方法、手段，采用
标准化格式、规范化的处理方法整理档案。

档案的整理作业应具备专业素养，严格按照档案管理制度和规程运行。

七、档案种类的管理
资料管理部门应分类管理公司的各种档案，确保档案的原始性、重要性和可信度都能得到保障，并严格执行档案的保密制度。

特别需要注意的是，对于涉及国家、法律或商业机密的档案，必须按照相关规定妥善保管和保密。

八、档案借阅
员工申请借阅档案必须按照规定业务程序进行申请，严禁违法或超越业务需要借阅档案。

九、档案销毁
公司档案的销毁必须保证合法、规范、科学的工作程序，严格按照档案鉴定、审核、审批程序进行。

鉴别档案的存、删、留，删减所有过期无效的资料，并将核准销毁的资料做好销毁记录。

十、档案电子化
为了弥补传统实物档案存在的固有弊病和不足，公司必须进行档案电子化，并建立与纸质档案库一致的数字档案库。

电子档案与纸质档案的归档和借阅，在处理流程和操作规程上应保持一致，确保两者相关的管理要求相互对应。

综上所述，公司应依照本档案管理办法合理利用各种现代化的信息技术手段，完善档案管理体系，规范档案管理程序，加快档案数字化进程，提高档案信息的时效性、准确性和机动性，优化档案管理流程。