中小学校舍档案的管理及运用

中小学校舍档案的管理及运用

摘要：21世纪是一个飞速发展的时代，人类文明也不断向前发展，新的科学技术层出不穷。各行各业的规范化管理水平也在不断地提高。在中小学校园建设中，校舍档案的管理也不例外，校舍档案管理慢慢地趋于规范化、系统化。下文就中小学校舍档案的管理及运用作简单地分析，为校舍档案的规范化添砖加瓦。

关键词：校舍档案；运用管理；中小学

校舍档案的规范化管理是学校基本教育教学工作开展的保证，也是学校管理水平的重要体现，是保证学校基础设施安全的前提条件。虽然校舍档案的管理规范化进程在不断的加快，但是对中小学校舍档案管理我国目前并没有统一的标准。为适应现代化教育教学的发展，我们必须实现校舍档案管理的科学化与规范化，校舍档案资料的规范化管理是学校财产流向以及学校扩建、改建以及基础设施维护的重要证据，也是学校成长与发展的历史性资料，它是维护学校合法权益的重要证据与基础性资料。

一、中小学校舍档案的主要内容与作用

中小学校舍档案主要有确权类档案、基础设施建设类档案、校舍基本管理类档案三大基本类别。确权类档案的主要内容有：（一）土地使用权证书，主要介绍学校的土地面积和方位四至；（二）房屋所有权或使用权书，明确告知校内的房屋哪些是学校所有的，哪些学校只有使用权；(三) 土地征用请示与权属变更文件，主要诠释了学校土地使用以及变更的合法性；（四）仲裁纠纷裁决文件，主要收集学校涉及的仲裁法律文书。

基础设施建设类档案的主要内容有：（一）设计类档案，主要收纳了学校河东设计及技术设计方面的图纸和文件；（二）学校基本规划建设、环境卫生保护方面的文件，主要记载了在学校发展过程中学校在环境卫生方面取得的成果；（三）基础设施建设的原材料的出厂说明和质量鉴定文件，这些文件在一定程度上确保了学校基础设施建设的质量；（四）工程验收报告，准确记载了学校基础设施建设完工后的验收情况。（五）地质勘查文件，这为学校基础设施建设的安全性提供了科学依据；（六）可行性研究报告，这为学校基础设施建设的可行性提供了智力支持。（七）竣工图与工程预、决算报告，这为我们展示了基础设施的原貌与花费。

校舍基本管理类档案的主要内容有：（一）学校历届管理人员基本资料，这让我们铭记为学校的发展与建设作出贡献的人；(二) 学校总平面图与总体规划图，明确记载了学校的

面积与未来发展方向；（三）房屋使用、修缮情况与鉴定分幢记录表；这让我们明确学校房屋的基本情况与使用功能；（四）房屋土地变更表，准确记载了学校土地的流向与变更情况；

(五) 运动场地与其他建筑分布表，这使我们清晰地知道学校的各种设施的分布情况，也让初进校园的人对学校建筑及设施的基本分布一目了然；（六）学校地下管道路线图，这为地下管道的保护与修缮提供了第一手资料。

二、中小学校舍档案的整理和分类

由上文可知中小学校舍档案分为确权，基建、管理三大类，并且我们也初步了解了每一种档案在学校建设中所起的作用。确权类档案内容繁多，而且每一种都关系着学校房屋与建设的合法性；基础设施建设类档案记载了学校基础设施的建设、修缮、维护与变更的基本情况；管理类档案划分细致，包含的内容比较多也比较细微，在整理的过程中需要我们做到井井有条。基于每一种档案都有他们各自的特点，在档案整理的过程中我们既要注重资料档案的真实性、完整性，又要注意数量的适度和外观整洁、大方、美观。档案整理工作不是简单地档案分类堆放，它必须具有一定的档案管理技巧与知识，每一样档案都要根据内容和材料填写份数与页数、档案号、目录号，然后根据分类把它们按照时间的先后顺序放在同类档案中的制定位置。档案的排列一定要本着有利于管理和有利于查找的基本原则进行摆放。在档案管理工作中，档案的立卷装订也是一个十分重要的工作环节。档案的装订一定要严格按照统一的要求进行，做到规范操作、整齐有序和无一漏订。

三、中小学校舍档案的资料收集

中小学的校舍档案与学校的其他文本档案有很大的区别。它是在学校建设与校舍档案，与学校文书档案是不一样的，它是在日常校舍设施建设和管理活动中随之形成的校舍资料，整理而成的。其具有很大的真实可靠性。现在对于一些档案的管理方法也比较多，通常用的方法是立卷归档和平时总结收集。其一，立卷归档也就是说在整理一些关于校舍建设和维护活动中，保存具有长久使用和保存价值的资料，其特点就是齐全、系统。在校舍文件材料立卷归档制度的内容包括归档范围、归档时间及归档要求三方面。在收集的整个过程中，要积极地到相关部门查阅资料，不能坐等有关部门将资料送上门来，立卷归档争取做到质量、数量都达到最优状态。其二，日常收集：校舍建设过程中，人多，事杂，因此有价值的资料容易丢失，加强日常管理，加强日常收集，可以有效保证校舍档案资料的完整性。

四、在中小学校舍档案建立过程中要注意哪些事项

1、学校是校舍档案建立的主体，其涉及的范围比较广泛，影响也比较大，要求我们在整理过程中要细心、耐心，而且要做好长期整理的准备。

2、学校档案管理建成后我们必须加强管理，将资料做好分类整理，为以后的查阅提供便利。

3、校舍档案建设要求我们及时并经常的将收集来的资料进行科学研究，并分析，最后整理建成档案。同时根据学校的建设与发展，校舍档案要真实反映学校的真实面貌。同时必须要注重校舍档案存档时必须做到数量适当、外表美观，更重要的是要注重其内容的完整性与准确性。

4、校舍档案的建立与保存必须在遵循《档案法》的基础上进行，必须以法来规范学校档案工作，确保学校档案建设能顺利进行，为学校以后的档案工作打下良好的基础。

五、建立中小学校舍档案的重要作用

校舍档案是一个学校建设与发展的重要见证，也是学校未来建设的重要基础。同时校舍档案也是维护学校合法利益的重要法律依据。校舍档案是管理学校基础设施的重要保证。如果校舍档案没有完整、安全、妥善的保管，学校的历史也无法全面的展示在后人面前，学校日后的基本建设难度也会加大。所以，我们一定要重视校舍档案建设工作，学会保存校舍档案这笔对现在和未来都有利用价值的财富。

六、运用中小学档案应注意的问题

中小学档案这笔展示学校今天，预示学校美好明天的财富，我们不光要明确它的内容、也要明确它的收集方法与重要意义。当然，我们更要明确中小学校舍档案运用中的注意事项。

1、对有关部门送来的档案和对自身收集来的档案要及时、经常性的进行归纳整理，不能让该存档的资料长期积压，对档案资料要进行科学的分析与研究，建成符合《档案法》和学校档案建设要求的档案。同时，学校的校舍档案管理人员必须注重校舍档案的完整性，对于借阅档案的人员要进行严格审查，对借阅后返还的档案一定要认真细致地进行检查，对完好无损的档案应及时归档，对借阅造成破坏的档案应及时向上级领导报告。

2、以法律为准绳是我们做一切事情的基本原则，所以学校的校舍档案管理工作也应在《档案法》的指导下进行，学校的校舍档案管理人员必须依法并且按照学校档案工作的基本要求有效开展工作。不能在违反法律和学校要求的情况下收集档案资料和进行档案整理工作，总而言之，校舍档案的建立、运用和管理应该在合法、合理、高效的环境中运作，切勿违法乱纪。

3、学校要将校舍档案工作作为学校基本日常工作的重要组成部分，将校舍档案建设作为学校建设与发展，提高教学水平的监视器，不要将校舍档案工作作为一种摆设，也不要将其看作是应付上级领导检查的内容。一言以蔽之，我们必须切实做好校舍档案工作，不要将其流