时间管理十堂课

我一直都在抱怨时间。

忙的时候觉得时间太少，闲的时候又觉得时间太多。

～夏绿蒂女王（Queen Charlotte）一七九六～一八一七年在更短时间内做完更多事情的这种能力，可不是奴隶制度下才存在的事，而是看你自己想不想要拥有这种能力。

不管你要不要拥有这种能力，每天你还是有一大堆事情要做。

如果你能更有效率地把事情做完，就能多留点时间给自己，可以随意地看看报纸、陪孩子玩、慢跑一下或弹弹钢琴。

时间管理资料：/add/shijian.asp1\制作待办工作清单有生产力的员工都有自己的时间表，也会照着时间表来做事。

不过，根据《竞争优势》(The Competitive Advantage) 期刊上的一篇文章指出，半数以上的员工没有替自己每天的工作，安排时间表。

如果是这样的话，大家怎么会了解自己手边工作的进展状况？聪明的人就该把一天分成几个部分。

虽然以每刻钟或上午、下午做划分单位是不错的方式，但我建议大家以小时为划分单位。

在纸上写下每小时内要做的项目事项可以依自己的喜好，一大早或是前一天晚上做这件事，但记住，这可是每天都得做的事。

把每天的时程表贴在墙上，或是粘在靠近书桌的板子上，这样你就能常常看到它。

虽然我可能一天当中，得花上不只一个小时的时间在特别的项目上，不过我还是可以在不同的时段中把它做完。

反正，你自己决定该怎样安排时间。

有了工作时间表，你就可以在一天中，查阅时间表来保持工作进度。

如果这些工作的优先级有所改变时，你可以改变时间表，但别忘了要注记下来。

把时间表更正后再粘到板子上。

你也可以把时间表输入计算机软件的行事历中，这样一来，更改时间表就变成不费吹灰之力的小事。

为什么以小时划分每日工作，成效会这么好呢？正因为这种作法，让你觉得每小时都是截止期限，你得在这个小时内把事情完成。

巴金森(C. Noarthcote Parkinson) 在其所着的《巴金森法则》(Parkinson’s Law) 中，写下这段话：「你有多少时间完成工作，工作就会自动变需要那么多时间。

」如果你有一整天的时间可以做甲项工作，你就会花一天的时间去做它。

如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

只要你不会错过工作的截止期限，你就可以更改时间表。

有些时候，我曾依据截止期限和突发的构想，在一天当中更改时间表二到三次。

其实，只要你有计画、能掌握截止期限，有足够的时间完成每项工作，你就能在想做什么事时先做那件事，这样就能让自己的效率大增。

2\必备的三种待办工作清单在我个人的生产力系统中，最重要的关键要素就是：在计算机中存放一些清单档案。

其实，我有许多清单，所以我在计算机里开了一个名为「清单」的数据夹，可以从中随时清楚地掌握各项清单。

利用这种方式，我能确定每天检视过的工作清单，已把我所要做的每件工作都列在其中。

制作清单这个构想很简单，但成效却相当好。

有些人把利用清单的功劳，归功在管理顾问先驱李艾维(Ivy Lee) 身上，因为他是率先把清单正式运用在时间管理系统的人。

在一九○○年代初期，伯利恒钢铁公司(Bethlehem Steel) 总裁史瓦布(Charles Schwab) 抱怨着时间太少、工作做不完。

他花掉大部分的时间应付细节和一些不重要的事，根本就没时间去思考更重要的事。

他向李艾维请益该怎么做，才能解决此困境。

李艾维把一张白纸递给史瓦布说：「把你明天要做的最重要事项记下来。

从明天早上要做的第一件事开始写，明天你就得从第一件要事开始做，做完之后才做第二件事，以此类推。

如果你没有按照时间表，完成每一件事，可别担心。

至少你在做重要性较低的事情以前，会把最重要的事情先做完。

」这位钢铁公司的总裁试过李艾维建议的方法后，觉得这个方法太有效了，就向同事大力推荐。

当史瓦布问李艾维该付他多少钱时，李艾维回答说：「你认为我提出的构想值多少钱，就付我多少钱。

」据说，史瓦布后来把一张面额二万五千美元的支票（在当时可算是一笔巨额款项），寄给李艾维当做顾问费。

甘乃迪(Dan Kenneday) 在其所着的《企业家该知道的时间管理》(No B.S. Time Management for Entrepreneurs) 一书中提到：「如果你觉得清单这种作法令你受限，但很快你就会学到，只要熟悉清单的使用方法，便会发现这种作法其实弹性很大。

你在纸上写得愈详细，就不必花力气记得那么多东西，也就不必担心太多。

这么一来，就可以空出一些心思，好好想想更重要的工作。

」每天早上我一进办公室就打开计算机。

在检查完电子邮件后，我会打开清单资料夹，让我知道今天该看哪些清单，该检视哪些清单，再开始一天的工作。

在我的清单资料夹中，最重要的档案就是待办清单文件。

我自己有几个项目待办清单及长期待办清单，不过，最重要的是我的每日待办清单：1.每日待办清单。

每天我会把当天应做的事项输入清单中，并把每日待办清单列出，提醒自己当天该做什么事。

从这张清单中，我设计依小时为单位的时间表。

我每天都会更新这张清单。

我喜欢工作，也花相当长的时间工作，所以我接了许多令我感兴趣的项目。

不过，我会量力而为，不会接太多案子让自己忙不过来，因此，我就能赶上每件案子的截止期限。

2.项目待办清单。

我另外用一个档案，放入我目前正在进行的所有项目，并把每项项目的截止期限输入其中。

我每周检视几次这项清单，利用它来确定自己每日待办清单，已把所有需立即做完的必要事项都列进去。

3.长期待办清单。

这项清单中包含一些我想做、但目前还未签约的项目，因此，就不须要指定项目的截止期限。

我大概是每周检查一次这项清单，通常每周我会花上几小时的时间，做做清单上最令我感兴趣的项目。

这种简单的方法真的能奏效。

本书所介绍的方法都很简单、实用，所以你可别因为方法太简单或是太容易落实，就敷衍了事。

德士古石油公司(Texco) 执行长拜乔(Peter Bijur)说过：「不管是在组织内或职责上，一旦开始引用一些复杂的东西，处理事情的困难度就会更高。

」对此说法，我个人深表赞同。

另外，我也赞同男士美发俱乐部(Hair Club for Men) 执行长史柏林(Sy Sperling) 的说法：「简单的解决方案就是最好的解决方案。

」3\决定优先级你能时常在有心情做某件工作时，就去做那件工作吗？不能。

有时候，期限紧迫的截止日期意谓着，你得把比较喜欢的工作先摆在一边，就算还不想立刻去做一些比较艰巨的工作，碍于截止期限紧迫，还是得马上去做。

我在靠近办公桌旁的一面墙上贴了一张清单，每周我都会检视一次这张清单。

我把这张清单命名为：办公室法则。

用这张清单提醒自己，要想在事业上获致成功，就该做什么事情。

法则一就是：「先做最该做的事。

」也就是说，你得订定工作的优先级，也得赶上工作的截止期限。

举例来说，如果我正沉浸在写书的情绪中，但明天早上就得交出一份报告。

那我就会先把报告写完，把报告传真或以电子邮件方式交给客户。

然后，我就会奖励自己，用一整个下午的时间来写书。

如果我放纵自己先写书，可能就会没有时间写完明天要交的报告。

另一项值得一提的「办公室法则」，就是法则二：「确定这是有实际效用的会议。

」这项法则提醒我，除非会议已订出实际议程，否则就避免参加会议。

根据NFO研究机构最近所作的调查显示，企业专业人士每个月平均参加六十次以上的会议，现在，美国员工几乎就花掉三分之一以上的时间在开会。

遗憾的是，半数以上的会议不是根本没必要，就是毫无效率可言。

在同意出席会议前，先看看会议讨论的主题是什么，可不可能在不召开正式会议的情况下，就解决讨论的问题。

通常，半数以上的问题能在不召开正式会议，就解决掉的。

演员、小说家暨电视游戏节目主持人的史坦(Ben Stein) ，曾被问及如何在这么少的时间内做这么多事，史坦回答说：「这很简单！因为我不开会。

」会议可算是一位时间大盗。

考德威尔(Charles Caldwell) 在其所着的《为成功整队》(Team Up for Success) 中，提出下列几项管理开会时间的秘诀：事先决定会议开始及结束的时间。

在会议开始前让与会者知道这项讯息。

准时开会、准时散会。

就算与会人数未到齐也准时开会。

订定每件讨论事项的讨论时间。

确保与会者知道每件事项有多少讨论时间可用。

掌握会议时间。

提出此类意见：「我们还剩下三十分钟。

」帮助大家掌握时间。

想让会议时间缩短一些吗？不妨试试看这个方法：把会议室内的椅子先搬走。

根据美国密苏里大学(University of Missouri) 管理助理教授布鲁东(Allen Bluedorn) 的看法，以站立的方式开会所需的时间，比坐着开会所需的时间要少三分之一，而且会议决策的品质还一样好呢。

4\克服拖延的毛病企业家嘉姆(Victor Kiam) 曾说：「拖延是机会的杀手。

」拖延是让人工作进度落后、无法赶上截止期限、使工作成效极差的最大因素。

十九世纪美国马戏团老板暨表演者巴南(Phineas Taylor Barnum) 就曾提出忠告：「千万别把现在这一小时内可以做到的事，拖延不做。

」科学家赫胥黎(Thomas Huxley) 也指出：「犹豫绝不能把事情做好。

」制作一张每日待办清单，然后指定自己在每小时内做不同的工作，就能帮你掌握工作进度，避免把事情一拖再拖一旦在心中有了谱，知道短期截止期限和长期目标后，你就能在每天的行程中保留一些弹性，可以依照自己对各项项目的热忱，调整工作和时间。

把工作划分成以每小时为单位所能执行的小任务，然后在时间表上变变戏法，让你在最想做某件事时就做某件事，这样一来也可以帮你克服拖延的毛病：当你对某件项目感到厌烦，或是想不出什么点子时，就换别的工作做做完工作时，别忘了给自己一点奖励。

如果你整整一个小时都在处理一项进展相当慢的预算，奖励自己一下，休息片刻、读一读信或起来走动走动。

如果你整个早上都照着时间表把事情做好，中饭时就去吃自己最爱吃的东西奖励一下。

让每天每小时的生产力发挥功效的最佳方式，就是订定每小时时间表。

拥有这种时间表的人，知道自己在每分钟该做什么事，因此，就会强迫自己赶快把事情做好。

没有订定这种时间表的人，可能一整天都在迷迷糊糊中度过，一下做这个、一下做那个，从这项工作换到另一项工作，结果什么事也没做完。

如同福特汽车创办人福特(Henry Ford) 的观察：「如果你把一件事分成几个细小的部分来做，那就没什么特别难的事了。

」任何看起来似乎很艰巨的项目，划分成几个部分、几个阶段或几个层面，一次进行一部分，项目就变得不那么吓人。

接着，把这些划分后的工作，排定工作时程，依照时程表上的截止期限逐项进行。

实际上来说，任何人都可以利用这种方法，更轻松地应付一天中每小时的工作。

只要你把项目步骤列成清单贴到墙上，从步骤一开始做，就算一天只工作四到五小时，也可以把事情做完。