推动交通运输公路建设电子文件归档工作的思考

一、档案文化属性的理论及实践意义
作为人类文化的重要载体，档案和人类文化的发展具有紧密相连、不可分割的相辅相成关系，有着其他一些文化分支所不具备的特点。

因此，可以说没有档案不可能有人类文明的星火相传、世代传承；没有文化也不会有档案的形成、流传，以及档案文化的形成和发展。

档案与生俱来的文化属性是客观存在和不以人的意志为转移的。

档案的载体形态，档案的形成与管理，乃至档案开发与利用等各个环节和层面，与一定时期的社会和文化发展状态有着密切的关系。

而档案工作的各个环节，无不渗透着一定历史发展阶段人类的文化取向。

因此，档案的文化属性是显而易见、毋庸臵疑的，而档案文化属性的理论和实践意义，对于档案文化的弘扬具有很强的指导价值。

这种价值主要是：
1、解读文化遗产的凭证。

档案的这种独特文化功能得到世界文化发展史的充分印证，反过来又成为人们拜读人类文化遗产的重要通道。

2、传承人类文明的使者。

在世界文明发展的进程中，每个民族在自身的生存和发展进程中都创造了特定的历史文化。

这些形形色色的民族文化长期延续，传承不辍，构成了世界文明多姿多彩的瑰丽画卷。

而民族文化的继承和发扬是与档案文化功能分不开的，档案在民族文化传承中处于基
础地位。

3、教育人民的工具。

档案史料具有真实性、权威性的特征，是民族文化教育的重要素材。

利用档案蕴含的丰厚文化资源，通过举办档案陈列、展览等社会教育活动，能够发挥资治教化、陶冶情操、传承民族文化的作用。

二、档案文化建设的症结
档案文化的特性，揭示了档案文化建设应有的发展途径和前行方向。

但是，作为档案文化建设的主体，档案馆（室）长期以来却被视为政治机关和保密单位。

行为主体自身性质的模糊性，极大地制约了档案文化的健康发展，也阻碍了档案文化功能的发挥。

主要症结在于：
1、对档案文化属性的非认同性。

档案文化的发展相对迟缓，显然与档案的文化属性和文化价值的长期不被认识和挖掘不够有密切关系。

长期以来，档案和档案工作一直被当作阶级斗争的工具，档案的文化属性受到极大的制约，作为一种文化现象，档案文化未能迅速发展壮大起来。

2、工作体制上的非文化性。

长期以来，档案馆并没有正视自身文化事业机构的性质，而更多的是成为政治机构的附属品：在公众眼里，难以将档案部门同文化单位联系起来，档案馆的文化形象受到公众质疑。

3、文化功能建设上的非社会。

档案馆作为人类社会活动成果记录的保管中心，同时档案本身更是文化遗产的重要
组成部分，但重保管、轻档案文化功能的开发问题长期存在，已成为制约档案文化发展的瓶颈。

三、档案文化建设的发展之路
1、强化档案文化意识，建立适合自身运行规律的管理机制。

发展档案文化，客观上要求档案人员应转变传统观念，深刻认识档案的文化属性，增强档案工作的文化意识。

按照文化事业自身的运行规律，谋求建立适应档案文化发展的管理机制，克服以行政管理代替文化事业管理和衙门作风盛行等现象。

2、扩大档案工作视野，强化档案社会文化功能的发挥。

一是扩大档案的接收范围；二是是扩大档案的开发力度和范围；三是强化档案的社会教育价值，发挥档案的教化育人作用。

利用档案展览、宣传资料等形式，使档案馆真正成为爱国主义、国情教育和汲取文化滋养的基地。

3、树立档案部门的文化形象，加强档案文化产品的研发和产出。

档案工作是在通过建设档案文化来传承社会文明和为公众提供文化滋养，所以，为公众提供足够多的档案文化精品，将是历史赋予我们的光荣职责。

当前，我们要充分利用各种现代化传播的手段，加强档案产品的研发力度，充当传播社会文明的使者和发展有中国特色社会主义先进文化的助推器，为弘扬档案文化走出一条宽阔的大路。

一、电子文件概念的梳理
随着信息技术的突飞猛进，电子文件的发展呈几何增长。

它对传统的乍得见，摸得着的纸质档案管理提出了新的挑战。

1、电子文件的定义
我国《电子文件归档管理规范》中对电子文件的定义是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2、电子文件主要特点
非人工识读性。

这是电子文件最显著的特点。

存储于各种介质中的数据是虚拟的信息，人们并不能直接读取。

媒介依赖性。

既然电子文件不能由人们直接读取，那就要借助于一定的媒介质。

信息与载体的可分离性。

纸质文件信息通过文字记载于各种实体材料上，信息随着载体的转移而转移。

而电子文件的信息是虚拟的，可以在各计算机之间进行传输。

应用广泛性。

在传统纸质档案工作中，常为档案的复制利用而费时费工，更会浪费很多材料资源。

而电子文件具有可以随意进行增删、剪切、复制信息、撤销恢复、重新组织文件信息结构等特点，在操作上有很大优越性。

信息存储高密度性。

随着技术的进步，需要一个档案室来存储的文件资料只需一张光盘便可以搞定，电子文件使资
料便携性突出。

二、电子文件归档工作中的主要问题
1、电子文件认识存在误区
目前，有些档案工作者缺乏计算机技术基础的支持，对电子文件的发展造成一定的阻碍。

囿于传统观念和不熟悉计算机的操作，使档案工作者产生畏难情绪。

同时产生认识的误区，例如：认为电子文件的归档工作繁杂艰苦，且和纸质文件信息重复等。

2、电子文件归档格式混乱，无统一标准
国家虽然在《电子文件归档管理规范》对文本电子文件、图像电子文件、多媒体电子文件、音频电子文件等规定了通用的文件格式，但实际操作中，各单位仍然会根据本部门情况使用不同的电子文件格式。

而且随着信息技术的发展，元数据的标准越来越多样，统一标准的缺乏，造成了电子文件归档上的困难。

3、电子文件的法律效力的争议
电子文件由于其在识别性，载体等方面与纸质档案有较大的区别。

使其在传播中具有很强的自由性。

如果缺乏有效的规范，极有可能导致“自由过度”，电子文件在促进档案工作的同时，也给信息安全和传播秩序造成了一定的负面影响。

可见，档案法制化成为电子文件时代档案信息网络化的内在要求。

除此之外，电子文件证据性的法律地位已成为档
案学界和法学界共同关注的问题。

三、电子文件归档思路
1、文档一体化
信息化建设中的文档一体化指的是将现代档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交织在一起。

在公路建设管理中，文档一体化表现在档案信息化纳入到交通运输公路建设办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。

为此，对交通运输公路建设的档案工作也提出了新的要求：
从部门管理出发。

一体化的部门管理将交通运输公路建设文书部门、网络信息部门、公路建设招投标部门有机地联系起来。

尤其是网络信息部门、公路建设招投标部门，将发挥其技术优势，提供软硬件平台服务，支持交通运输公路建设档案工作由传统手工操作向现代化发展。

从业务流程出发。

电子文件的归档工作要比纸质文件复杂。

然而，所带来的效益也是纸质文件所难以比拟的。

电子文件归档工作是基于计算机技术，那么，对于文件的归档提出了更高的要求，档案工作者不权要熟悉电子文件管理系统，还要细致耐心地进行录入、鉴定等前期工作。

从技术标准出发。

对于电子文件的元数据标准我国理论研究还处于框架阶段，而具体电子文件归档的标准也并不完善。

加快我国相关标准的制订，已成为标准一体化的迫切要
求。

2、归档双轨制
电子文件和纸质文件的双轨制已是今后档案工作的必然。

归档双轨制至少包括几个方面：一是档案部门在人力、物力和财力方面具有承受力；二是有利于档案的安全保管和方便利用；三是所选档案要有典型性和代表性。

以上是笔者对于推动电子文件工作的一些粗浅思考。

我们将在现有的理论基础上，继续以工作实践推进归档工作的理论发展。