l行政单位办公室接电话
前台接电话注意事项及用语规范
前台接电话注意事项及用语规范一、注意事项：1.说话有礼貌，声音热情饱满。
2.不要对外泄露同事的个人联系方式，更不可以泄露领导的联系方式。
二、建议做法：随时准备一本笔记本，接到电话准备及时登记对话信息。
只要拿不准是否可以转接的电话，都可以登记信息后给到相关的同事，让相关同事自行决定是否回应。
以后有经验了，就能分辨出哪些电话不需要登记。
三、话术接到电话：您好，这里是XXXXX公司，请问有什么可以帮到您的？1.对方：我要找xxx答：请问您怎么称呼对方：xxx（一般对方会说自己是什么单位，一并登记）答：好的，x女士/先生，请问您找他有什么事情呢？对方：xxxxxx（因为公事）答：好的，您稍等，这边帮您转接（转接电话）2.对方：我要找xxx答：请问您怎么称呼对方：xxx答：好的，x女士/先生，请问您找他有什么事情呢？对方：xxxxxx（推销或者骚扰电话）答：好的，我已经了解了，我们这边不方便转接电话，能不能请您留一个联系方式，我登记后提交给xx同事（领导），请他联系您对方：好的，xxxx答：好的，我已经登记了（复述一遍登记的信息并确认信息是否正确），对方：没错答：我会提交给我们同事的，请他及时联系您。
请问还有什么需要我帮忙的吗对方：没有了，再见答：再见3.对方：我要找xxx（公司领导）答：请问您怎么称呼对方：xxx答：好的，x女士/先生，请问您找他有什么事情呢？对方：xxxxx答：好的，因为我们这边不方便转接电话（我们xx领导今天外出开会），我把这件事情登记好了，麻烦您留一个联系方式，提交给我们领导，请我们领导联系您，您看可以吗？对方：xxxx答：好的，我已经登记了（复述一遍登记的信息并确认信息是否正确），对方：没错答：我会提交给我们同事的，请他及时联系您。
请问还有什么需要我帮忙的吗对方：没有了，再见答：再见4.对方：我要找xxx（问了情况后属于不能直接转接的情况）答：好的，因为我们这边不方便转接电话（我们xx领导今天外出开会），我把这件事情登记好了，请您留一个联系方式，我提交给我们领导/同事，请他联系您，可以吗？对方：你把他的电话号码告诉我，我自己联系答：不好意思，我们公司有规定不能对外提供同事的联系方式，麻烦您留一个联系方式，我请我们同事联系您。
办公电话管理规定模版
办公电话管理规定模版第一章总则第一条为了规范办公电话使用，提高通信效率，保护单位通信安全，制定本规定。
第二条本规定适用于本单位办公电话的管理和使用。
第三条办公电话应当用于单位工作和传递工作信息，不得进行个人娱乐、打麻将、进行非法交易等违规行为。
第四条办公电话的管理、使用以及费用的分摊都应当按照相关规定执行。
第五条本规定所称的办公电话，包括固定电话、分机、手机、传真等各种形式。
第六条办公电话的使用者应当具备工作需要，并经批准方可使用。
严禁无关人员私自使用办公电话。
第七条办公电话的使用者应当妥善保管办公电话及其密码，不得将办公电话用于个人目的，不得随意泄露通信内容。
第八条办公电话使用者在接听电话时，应当维持礼貌，内容真实，不得敷衍塞责，拒绝接听或者挂断他人电话。
不得涉及不雅、淫秽、歧视性言论等。
第九条办公电话使用者应当遵守通话礼节，控制通话时间，不得进行长时间通话或私聊，以免影响工作效率。
第十条办公电话使用者应当勤俭使用，减少不必要的长途电话，合理规划通信方案，确保通信费用的合理使用。
第十一条办公电话使用者应当及时处理来电和未接来电，主动回复对方留言，保证信息的及时传递。
第十二条办公电话使用者应当遵循通信保密原则，不得将涉密信息通过办公电话传达或者录音。
第十三条违反本规定的办公电话使用者，将受到相应的纪律处分，严重者将承担相应的法律责任。
第十四条本规定解释权归本单位办公室所有，并依据相关法律法规进行修改。
第二章办公电话的配置和分配第十五条办公电话的配置和分配由本单位办公室负责，根据工作需要合理规划，合理分配。
第十六条办公电话的配置要根据岗位需求和工作职责进行合理分配，确保每个工作人员的通信需求能够得到满足。
第十七条办公电话的分配应当建立台账，记录使用人员的姓名、分机号、使用日期和使用原因等。
第十八条办公电话的分配要严格按照程序进行，需要经过主管领导审批，并明确使用期限和使用范围。
第十九条办公电话分配后，使用人员应当妥善保管，并按照规定的使用范围和期限使用。
办公室接听管理制度范本
办公室接听管理制度范本一、接听电话前的准备工作1. 确保工作台整洁有序，电话座机清洁干净。
2. 接听电话前，应核对并熟悉各项常用电话号码和内部分机号码。
3. 保持良好的心态，面带微笑，态度友善而专业。
二、接听电话的规范操作流程1. 在第一铃响起时，立即接听电话。
2. 用公司规定的标准问候语，例如：“您好，XX公司，我是XXX，请问有什么可以帮助您的？”3. 在接听电话时，应全程用标准普通话，清晰、准确地与来电者进行交流，并注意语速、语调和声音的稳定。
4. 在接听电话时，应用适当的表达方式，礼貌地回答来电者的问题或提供所需的信息。
5. 针对需要转接或转告的电话，应事先征得来电者的许可，并在转接或转告前向来电者说明情况。
6. 如遇到重要或急迫的来电，应及时转接给相应的人员，并向接收人说明来电的紧急性和重要性。
7. 对于无法解答或无法帮助的问题，应耐心请示上级或向有关部门咨询并及时回复来电者。
8. 如需查询相关信息，应在电话保持期间保持与来电者的良好沟通，并尽快提供所需信息。
9. 在结束电话时，应向来电者表达感谢，并用礼貌的措辞告知对方电话结束。
10. 确保接听的每一通电话都被妥善记录，包括来电者的姓名、公司名称、来电目的、联系方式等。
三、接听电话的常用规范用语1. 来电者自称时：“请问您是哪位？”2. 帮助来电者找人时：“请稍等，我帮您找一下。
”3. 询问来电目的时：“请问您找XX有什么事情？”4. 电话转接时：“请稍等，我帮您转接。
”5. 告知来电者对方忙碌时：“XX正在忙，请稍等片刻，我帮您留言。
”6. 来电者感谢时：“不客气，我很高兴能够为您服务。
”7. 结束电话时：“再见，感谢您的来电。
”四、接听电话中需遵守的规范要求1. 不随意使用手机或其他电子设备，确保专注接听电话。
2. 不接听私人电话或进行私人聊天，保持专业态度。
3. 不对来电者发表攻击性、侮辱性或不适当的言论。
4. 不进行无关或长时间的闲聊，力求高效解决来电者的问题。
工作打电话规章制度范本
工作打电话规章制度范本一、总则1、为了规范公司内部通讯，提高工作效率，特制定本规章制度。
2、本规章制度适用于公司内部所有员工的工作电话通讯。
3、对于公司业务范围内的工作电话，员工必须按照本规章制度的规定进行操作。
二、工作电话的种类1、内部电话：指公司内部员工之间的电话通讯；2、外呼电话：指员工外呼客户、合作伙伴等外部人员的电话通讯；3、收到电话：指员工接听来自外部人员的电话。
三、工作电话的用途1、内部电话用途：解决工作中的问题、交流工作进展、协调工作安排等；2、外呼电话用途：开展业务拓展、与客户或合作伙伴沟通、解决问题等；3、收到电话用途：回复客户咨询、解决问题、接收通知等。
四、工作电话的礼仪1、接听电话时一定要说出公司名称和自己姓名，示意对方已联系到正确人员；2、接听电话时要注意语速清晰，语气和善，避免冷淡或不耐烦的态度；3、接听电话时要注意保护公司信息，不能泄露机密内容；4、电话通话要注意礼貌用语，避免使用不文明语言。
五、外呼电话的注意事项1、拨打电话前要对目的号码进行核对，确保拨打的号码准确无误；2、在拨打电话前要先做好相关准备工作，明确目的和要表达的内容；3、在拨打电话时应注意对方的反馈，及时调整自己的语气和表达方式；4、拨打电话时要注意电话沟通技巧，避免过分唠叨或冗长的对话。
六、收到电话的处理流程1、接听电话时要耐心倾听对方要表达的内容，尽量不要打断对方讲话；2、对于需要记录的信息，要及时做好记录，确保后续处理顺利；3、对于一些需要进一步处理的难题，应及时转达给相关负责人处理；4、电话结束后要及时做好总结和整理，确保信息传达准确无误。
七、其他事项1、禁止在工作时间私自接打电话，严禁接打与工作无关的私人电话；2、禁止在电话通话过程中吸烟、喝酒或者进行其他与工作无关的行为；3、工作电话通讯中如有任何问题或纠纷，应及时向上级主管汇报并寻求解决方法。
以上为工作打电话规章制度范本，希望每位员工能够严格执行，规范工作行为，提高工作效率，为公司的发展贡献力量。
某公司电话管理规定
某公司电话管理规定1. 背景介绍电话作为企业与客户、合作伙伴和员工之间沟通的重要工具，对于公司的运营和形象非常重要。
为了保证电话的高效使用和管理，以及提升公司形象和客户满意度，某公司特制定了电话管理规定。
2. 电话使用规定•所有员工在接听电话时，应根据公司的标准用语，简洁、准确地回答电话。
对于客户的问题，应提供满意的解答或将电话转接给相关人员。
•禁止在电话中使用不文明、粗俗或侮辱性语言，且不得泄露公司的机密信息。
•若员工不在办公室，应及时安排电话转接或留言，并尽快处理相关事宜。
•对于公司外部的来电，员工应尽量使用公司提供的电话接听，不得使用私人手机接听业务电话。
•员工在接听电话时应注意自己的语速、音量和语调，保持良好的沟通效果。
3. 电话礼仪规定•接听电话时，应用标准用语称呼对方，如“您好”、“请问有什么可以帮助您”等。
•当需要转接电话时，应事先征得来电人的同意，并简要介绍接电话人的身份。
•如果需要转接电话而对方正忙，应先向对方说明来电人的身份和需求，再征得对方同意后进行转接。
•如果因为某种原因无法转接电话，应向来电人说明情况，并提供其他解决方案。
•在电话交谈过程中，应听取对方的意见和需求，尽量提供满意的解决方案。
4. 电话管理流程•公司将为每个员工配备专属的电话，并且定期检查电话的正常运行情况。
•每个员工应妥善保管自己的电话，确保电话不丢失或被他人使用。
•如果电话出现故障，员工应及时向信息技术部门报修，并配合维修人员进行维修。
•对于公司内部电话的使用，应遵循权限分级原则，不得擅自使用他人的电话。
•员工在离职或调岗时，应交回所使用的电话，并将电话号码转交给新的使用人。
5. 违规处理办法•对于违反电话管理规定的员工，公司将视情节轻重采取相应的纪律处分，包括口头警告、书面警告、罚款等。
•对于严重违反规定，泄露公司的机密信息或造成公司重大损失的行为，公司将保留追究法律责任的权利。
以上是某公司电话管理规定的主要内容，请各位员工遵守并配合执行。
机关电话使用管理制度
机关电话使用管理制度第一章总则为了规范机关电话使用行为，提高工作效率，确保信息安全，特制订本管理制度。
第二章机关电话使用权限1. 机关电话的使用权限分为内线电话和外线电话两种，内线电话仅供机关内部通信使用，外线电话用于外部通信和接听来电。
2. 使用内线电话的人员必须经过机关领导审批并经过培训，确保电话使用规范。
3. 使用外线电话的人员必须遵守相关规定，不得私自转接电话或泄露机关内部信息。
第三章机关电话使用规范1. 机关电话使用应遵循以下原则：（1）电话接听及时，礼貌用语规范，语言文明；（2）通话内容应与工作相关，不得进行私人聊天或谈论无关话题；（3）不得擅自使用机关电话进行个人营利行为。
2. 机关电话使用应注意保护电话机及话机，防止损坏或丢失。
3. 机关电话使用时应注意保护信息安全，不得泄露机关重要信息或传播虚假信息。
第四章机关电话使用监督1. 机关领导应加强对机关电话使用的管理和监督，定期检查电话记录，发现问题及时处理。
2. 可通过电话录音、监控等方式对电话使用情况进行监督，发现问题及时处理。
3. 对违反电话使用规定的人员进行相应处罚，严重者可追究法律责任。
第五章机关电话使用技巧1. 通话时应注意语速适中，清晰表达，以便对方准确理解。
2. 对陌生电话要谨慎处理，不要轻易透露个人或机关信息。
3. 对于重要电话或会议电话，要提前做好准备，确保顺利进行。
第六章附则1. 本管理制度自颁布之日起执行，对于已经存在的问题，应立即整改。
2. 机关电话使用规定以本管理制度为准，如有变动将及时通知。
3. 对于严重违反电话使用规定的人员，将按照机关规定进行严肃处理。
以上为机关电话使用管理制度的内容，希望全体机关人员能够严格遵守规定，提高工作效率，促进机关正常运转。
办公电话管理规定
办公电话管理规定办公电话是办公室中必不可少的通讯工具，合理管理办公电话的使用是企业正常运转的重要保障。
为了提高工作效率、降低通讯费用、规范电话使用行为，制定办公电话管理规定是非常必要的。
下面是我们的办公电话管理规定，以便大家更好地了解和遵守。
一、办公电话使用范围办公电话主要用于内部及外部工作沟通和业务联系，不得用于个人私事、娱乐等非工作目的。
员工在使用办公电话时要遵循公司内部规定以及相关通信法律法规，维护公司形象和利益。
二、办公电话使用规则1. 合理安排电话使用时间，避免因无关紧要的事情占用电话线路，导致正常业务电话无法接通。
2. 尽量避免打长途电话，尤其是国际长途电话，除非获得上级批准或有特殊情况需要。
3. 不得利用公司电话传播谣言、色情信息、非法广告等违法违规行为，严禁涉及政治、种族、宗教等敏感话题。
4. 在接听电话时，要注意礼貌用语，积极回应对方需求，及时解决问题或转接相关人员。
5. 办公电话只限本人使用，不得私自将电话转接给他人，特殊情况需经过主管领导同意。
三、办公电话费用管理1. 办公电话的费用由公司承担，但对于超出合理范围的长途费用或其他非正常通讯费用，由使用人承担。
2. 如需要打国际长途电话或重要电话，应提前向上级申请，并提供必要的理由和报销凭证。
3. 在外出办公或公干期间，应采取适当的电话费用节约措施，尽量使用公司提供的集团电话或公共电话。
四、保密制度1. 办公电话涉及到公司的商业秘密和个人隐私，员工需要严格遵守保密制度，不得泄露电话内容和通话对象。
2. 遇到可能涉及商业机密泄露的电话，如卖商业情报、传递内部文件等，应当立即向上级报告并采取必要的保密措施。
五、异常情况处理1. 如果发现办公电话无法正常使用或出现故障，请立即向信息中心或电话管理部门报告，并接受相关处理。
2. 如接到诈骗电话或骚扰电话，应立即向相关部门或公安机关报案，并配合调查取证。
六、违反规定的处理办法1. 对于违反办公电话管理规定的行为，将按公司相关规定进行纪律处分，包括扣发奖金、警告甚至解雇等处理方式。
办公电话管理制度
办公电话管理制度一、概述办公电话是工作中不可或缺的沟通工具，高效的办公电话管理可以提高工作效率，加强团队合作，保障通讯畅通。
办公电话管理制度是规范和管理办公电话使用的制度体系，旨在规范办公电话的使用和管理，保障通讯安全和效率。
二、管理范围办公电话管理制度适用于公司内所有员工和办公电话设备的使用管理，包括办公电话的购置、分配、使用、维护和更新等内容。
三、管理原则1.合理使用：员工应根据工作需要合理使用办公电话，禁止进行私人通话或用于非工作目的。
2.保密性：员工在使用办公电话时应注意保护电话信息的安全，不得泄露公司内部信息。
3.维护保养：员工应妥善保管办公电话设备，定期检查维护设备的正常运行。
四、管理措施1.办公电话分配：公司应根据部门需求合理配置办公电话，由相关部门负责统一管理和分配。
2.通话记录：公司可以要求员工记录通话内容和时间，以便工作内容溯源和沟通记录。
3.资费管理：公司应设定通话资费标准和限额，防止浪费资金。
4.故障处理：员工在发现办公电话故障时应及时通知维修人员进行处理，不得私自处理。
五、管理责任1.部门主管：负责监督本部门办公电话的使用情况，保证通讯畅通和安全。
2.员工个人：应遵守公司的办公电话管理制度，规范使用办公电话，减少不必要的通话。
3.维修人员：负责办公电话设备的维护和保养工作，确保设备的正常运行。
六、总结办公电话管理制度是公司通讯管理中的重要一环，良好的管理制度可以提高工作效率、加强沟通，保障通讯安全。
需要全员遵守并严格执行，共同营造一个高效、和谐的办公环境。
电话管理使用规范规章制度
电话管理使用规范规章制度第一章总则第一条为了规范电话使用行为，提高通讯效率，保护通讯安全，特制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于公司内所有通讯设备的管理和使用，包括固定电话、移动电话、宽带电话等。
第三条所有公司员工都应遵守本规章制度，不得违反或规避这些规则。
第二章电话使用规范第四条员工应遵守通话礼仪，用语文明，声音适中，避免大声喧哗，不得骚扰其他同事。
第五条电话接听时，应优先接听单位电话并按照要求回答，不得随意挂机或拒接电话。
第六条员工在使用电话时，应当按照规定的用途和频率使用，不得将电话用于私人目的或进行违法活动。
第七条离开办公室时，应及时将电话转至语音信箱或请其他同事接听，不得让电话长时间无人接听。
第八条建立电话通话记录，每次通话结束后应记录通话时间、对方姓名、内容等信息，以备查阅。
第三章电话维护管理第九条公司电话设备只能由专业人员维护，不得私自拆卸或调整设置。
第十条员工应妥善保管自己的电话设备，不得随意借给他人或私自擅用。
第十一条如发现电话设备故障或异常现象，应及时向相关部门报告并配合维修。
第十二条离职员工应及时交还公司电话设备，确保设备完整无损。
第四章电话安全保密第十三条员工在通话时应注意保护个人隐私和公司机密信息，不得在公共场合大声谈话或泄露机密内容。
第十四条禁止使用公司电话设备进行盗窃、偷窃等违法活动，如发现违规行为将严肃处理。
第十五条公司电话设备的使用记录和通话内容应当定期备份，以防意外丢失或损坏。
第五章处罚条款第十六条对于违反本规章制度的员工，公司将根据情节轻重给予处罚，包括扣发奖金、降低评定、劝退等。
第十七条对于恶意破坏公司电话设备和泄露机密信息的员工，公司将追究其法律责任。
第十八条对于多次违规或情节严重的员工，公司将视情况解除劳动合同。
第六章附则第十九条本规章制度自颁布之日起正式生效，如有修订，应经公司主管部门审批后方可执行。
第二十条对于本规章制度中未涉及的事项，公司将根据实际情况另行制定相关规定。
单位办公电话管理制度
单位办公电话管理制度第一章总则为加强单位办公电话管理，提高通讯效率和保障通讯安全，特制定本管理制度。
第二章通讯设备管理1. 办公电话的设置和调配应由单位领导审批，并由办公室负责统一管理。
2. 办公电话的使用范围仅限于单位内部通讯，不得用于私人通讯或外部商务通讯。
3. 办公电话仅限于内部员工使用，不得转借给外人使用。
4. 办公电话的维护保养应定期进行，如有故障应及时报修。
第三章通讯使用规范1. 使用单位办公电话应当遵守相关规定，文明通话，不得使用粗口、激烈言语等不文明用语。
2. 使用单位办公电话进行商务通讯时，应注意保密，不得泄露单位内部信息。
3. 转接电话时应先征得对方同意，避免出现私人通讯内容泄露。
4. 接听电话时应用礼貌用语，并及时传达相关信息。
第四章通讯记录管理1. 办公电话的来电去电记录由办公室统一管理，应当定期备份并保存。
2. 通讯记录内容应真实可信，不得篡改或隐瞒。
3. 办公电话通讯记录的查阅应遵循相关规定，不得随意查看他人通讯记录。
第五章通讯安全保障1. 办公电话使用过程中，如遇到通讯故障或异常情况，应及时报告，防止信息泄露或丢失。
2. 使用手机办公电话时应注意定期更新软件，加强信息安全保护。
3. 使用单位办公电话进行重要通讯时，应采取加密等措施，确保通讯安全。
第六章违规处理对于违反单位办公电话管理制度的行为，将按照相应规定进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、扣发奖金、停职检查等。
第七章附则1.本管理制度自颁布之日起生效，如有需要修订，须经单位领导批准后执行。
2.本管理制度解释权归单位领导部门所有。
以上是关于单位办公电话管理制度的相关内容，希望全体员工遵守并共同维护单位通讯秩序和安全。
秘书实训题(1) 2
实训一：办公室环境管理实训一、办公室合理布局实训1．实训情景某公司准备在广州开办一家销售分公司，租用了某写字楼的一层作为分公司的办公场所，其中安排推广部在约60平方米的独立办公室里办公。
如图所示：窗门目前推广部共有7人，分别是推广部经理1人、秘书1人、推广专员5人。
若你是推广部秘书，请你为推广部设计一套既高效，又舒适安全的办公室布置方案，其中必须包括经理的接待区、公用办公设备放置区，办公家具包括办公桌椅、文件柜、隔离屏风等。
2．实训操作步骤(l)将学生分组，要求学生置身于情景之中，小组讨论，分析项目中推广部人员的工作内容和工作空间要求。
(2)每小组独立设计办公布局方案，并绘制在A3纸上。
(3)小组交流讨论每组设计方案的优缺点，并选出最佳设计方案。
(4)获得最佳设计方案的小组在实际场地中根据方案进行现场布置。
(5)全班同学参观现场，并总结该方案在实际布置中的优缺点。
二、办公室环境维护与管理实训1．实训情景王丽是某工程建筑公司新聘用的办公室秘书。
由于该公司急需用人，王丽参加完最后一轮面试，公司领导立马就决定聘用她了，而且要求她即刻上班。
就这样，王丽急匆匆地来到了她的办公室，一打开门，王丽吓了一跳，只见文件柜开着，办公桌堆满各种文件、报表、企业档案、书报杂志、白纸等，加上电话机和台历、茶杯、烟灰缸摆放不整齐，一张办公桌乱成一团；再仔细看看，不仅窗台上布满灰尘，连电脑键盘、显示器、复印机面板也都污迹斑斑，边上的废纸篓也是满满的。
由于办公设备较多，电话线、电脑连接线、网线、传真机线、复印机线、打印机线等都交织在一起，害得王丽差点绊了一跤。
突然电话响起，王丽赶快接电话，领导通知王丽，说市建设局的领导下午要到公司视察，然后开座谈会，让王丽准备好接待和陪同工作。
王丽先是安排人员清洁接待室和会议室，在检查会议室设备时发现投影仪无法使用，又急忙找人赶快修理，接着请示领导还需要通知哪些工作人员下午陪同接待和参加座谈会，确定下午市领导的参观路线，最后王丽又打了几个电话通知有关人员下午参加座谈会。
机关科室电话管理制度
机关科室电话管理制度一、总则为规范机关科室电话管理，提高通讯效率，保障工作顺利开展，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于机关科室内部电话管理，包括接听、拨打及通讯记录。
三、责任部门机关科室电话管理由各科室负责人和综合办公室共同负责。
四、管理要求1. 科室电话应当合理设置，编号清晰，便于识别和管理。
2. 科室内电话接听要及时、准确和礼貌，对外电话接听员应当在电话中标明单位名称及自己的姓名。
3. 内外线电话接通后，要首先报出自己的姓名，并报告单位名称。
4. 科室主任要求科室电话接听员严格遵守接听规范，守信用、严守秘密。
5. 电话接听员应将来电的信息详细记录，包括来电单位、来电人姓名、来电事由、接听人姓名、接听时间等，并及时转达到相关人员。
6. 科室电话均应设置电话本，记录重要电话号码，方便管理和查找。
五、管理流程1. 电话接听流程：（1）电话铃响起后，电话接听员应立即接听电话，并报上单位名称及自己的姓名。
（2）记录来电信息，并及时转达到相关人员。
2. 拨打电话流程：（1）需要拨打电话时，应先核实对方的电话号码，并遵循相关拨号规定进行拨号。
（2）对外电话时应出示单位名称，报上自己的姓名，并说明来意。
六、管理措施1. 对电话接听员进行素质培训，提高其电话接听技能，提高服务质量。
2. 定期对电话管理情况进行检查，并对不规范的地方进行整改。
3. 鼓励科室成员提出电话管理的意见和建议，不断改进工作方式。
七、附则本制度经科室负责人会议讨论通过，并于公告栏公布实施。
以上就是机关科室电话管理制度的相关内容，希望各科室能够严格遵守，确保工作效率和通讯畅通。
公司座机接听管理制度
公司座机接听管理制度
制度应明确规定座机使用的范围与目的。
公司座机主要用于处理工作相关的电话交流，包
括但不限于客户咨询、业务沟通、内部协调等。
员工在使用座机时应确保通话内容与工作
相关，避免私人用途占用公司资源。
座机接听的基本礼仪也应当纳入管理制度之中。
接听电话时，员工需保持专业、礼貌的态度，迅速而清晰地报出公司名称及自己的部门和姓名，如：“您好，这里是XX公司，我是XX部门的XX，请问有什么可以帮到您的？”这样的开场白既体现了公司的专业形象，也为进一步的沟通打下良好基础。
对于来电的处理流程也需要明确。
员工在接到电话后，应根据来电者的需求及时转接至相
关部门或个人。
若对方需要的信息或人员暂时无法接通，应主动留下对方的联系方式，并
承诺尽快回复，确保不遗漏任何一通重要的来电。
对于座机的接听时间也应有所规定。
通常情况下，工作时间内座机应保持畅通，非工作时
间则根据公司实际情况设定自动转接或语音留言服务。
在特殊情况下，如员工请假或出差，应提前安排好座机接听的替代方案，保证工作的连续性。
为了确保制度的执行效果，还应设立监督机制。
公司可定期对接听电话的录音进行抽查，
评估员工的接听质量，并根据情况给予反馈或培训。
同时，鼓励员工之间相互监督，共同
提升服务质量。
制度中应包含对于违反规定的处理措施。
对于滥用座机进行私人通话的员工，应根据情节
轻重给予提醒、警告直至纪律处分。
对于反复出现的问题，管理层应深入分析原因，并及
时调整管理策略。
公司公务电话管理制度
公司公务电话管理制度第一章总则为规范公司内部电话使用行为，提高通讯效率，保障公务电话的正常使用，特制订本管理制度。
第二章适用范围本管理制度适用于公司内所有公务电话的使用管理。
第三章公务电话使用原则1. 公务电话的使用必须符合公司的规章制度，明确使用目的。
2. 公务电话的使用应当节约，避免浪费。
3. 公务电话使用应当注意保护通讯隐私，禁止涉密通话。
4. 公务电话使用不得进行个人生活或其他无关工作的通话。
第四章公务电话管理责任1. 公务电话管理由公司行政部门负责，每个部门设置专人负责公务电话使用管理。
2. 公务电话使用人员应履行好电话使用的相关责任，保证电话正常使用。
3. 若出现异常情况，应及时向行政部门进行报告。
第五章公务电话费用管理1. 公务电话费用由公司财务部门统一核算，并列入公司的日常费用。
2. 公务电话费用应当按照公司的相关规定进行支付，确保电话费用的及时缴纳。
第六章公务电话使用规范1. 公务电话的使用前应当确认电话号码的准确性，确保不会打错电话。
2. 公务电话接听时，应该说出公司的名称和自己的姓名，以示礼貌。
3. 公务电话通话内容应当与工作相关，禁止进行与工作无关的私人通话。
4. 公务电话涉及机密内容时，应当在保密的环境下通话，并注意保护通讯隐私。
5. 公务电话通话结束后，应当及时挂断电话，确保电话线路的正常使用。
第七章公务电话使用的监督1. 公务电话使用应当有相应的记录，包括通话时间、通话对象等信息。
2. 公务电话使用记录由专人负责保存和管理，确保记录的真实性和完整性。
3. 公务电话使用的监督由公司行政部门进行，定期对公务电话使用情况进行检查。
第八章公务电话违规处理1. 对于违反公务电话管理制度规定的行为，公司行政部门应当依据公司规章制度进行处理，包括警告、记过、停职等处理。
2. 对于恶意浪费公司电话资源的行为，公司有权追究相应人员的经济责任。
第九章附则1. 本管理制度的解释权归公司行政部门所有。
公司打电话管理制度
公司打电话管理制度一、总则为规范公司内部电话使用管理，倡导高效沟通，提高工作效率，特制定本电话管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工在公司办公时间内的电话使用。
三、电话使用规定1.员工应严格遵守公司电话接听规则，电话响铃时应在规定时间内接听电话，避免长时间等候或无人接听。
2.电话接听时，员工需标准用语，礼貌用语，并听取对方意见，认真记录重要信息。
3.员工在与客户或合作伙伴通话时，应注意语音语调，使用流畅明确的语言，并感谢对方的来电，提高公司形象。
4.员工在进行电话外呼时，需核实对方身份，核实电话信息，不得在无明确目的或无关电话等追踪电话。
5.公司内部电话通讯需注意保密，涉密信息不得通过电话通讯方式传递。
6.员工在电话过程中，如需回复信息、查阅资料等操作，应将对方等待时间控制在合理范围内，不得影响双方通话体验。
7.员工在电话通话过程中，如需请假或其他事宜，需事先告知对方并结束电话，切勿处理私事或超时通话。
8.公司电话不得被用于私人通话或联系方式，不得影响工作效率，不得出现恶搞、不文明用语等行为。
四、管理办法1.公司将定期对员工电话使用情况进行监控，对违反电话管理制度的员工将采取相应处理措施。
2.公司将建立电话使用档案，定期进行评估，对员工电话管理情况进行考核，对表现优秀者给予奖励。
3.如有员工对电话管理制度存有疑问或建议，可向公司人力资源部门提出，公司将以征求员工意见，不断完善管理制度。
五、违规处理1.对于严重违反电话管理制度的员工，公司将根据情节轻重采取相应措施，包括警告、扣款、停职等处理。
2.对于多次违规的员工，公司将考虑作出降职、降薪等处罚，甚至解雇。
3.员工若发现他人违反电话管理规定，可向公司人事部门举报，公司将依法处理。
六、附则本电话管理制度经公司董事会审议通过，自颁布之日起生效。
涉及其他事宜，由公司人力资源部门负责具体执行。
公司将定期对电话管理制度进行检查评估，对制度不完善之处进行修订，确保制度的执行性和有效性。
办公室接听管理制度范文
办公室接听管理制度范文一、接听准则1. 接听电话时，语言必须清晰准确，态度要亲切热情、有礼有节。
2. 接听电话应尽量在三个铃声内完成。
遇到特殊情况无法及时接听时，要尽快回拨电话，确保及时沟通。
3. 确认对方来电时，要核对对方身份，确认身份后再进行后续沟通。
4. 接听电话时，要做到耐心倾听，不中断对方发言，不随意打断对方。
5. 对于敏感、紧急的电话，要立即向上级汇报，并按照相关规定妥善处理。
二、接听技巧1. 开场白接听电话时，可以用以下开场白：“XX公司，您好！请问有什么可以帮到您？”“您好，这里是XX部门，请问您是哪位？”“您好！请问有什么需要我帮您处理的？”2. 专业回答接听电话时，要对来电内容作出明确的回答，尽量不将来电转移给他人，除非确实需要其他人的协助。
例如：“您好，这是XX部门的负责人，请问您有什么问题我可以帮您解决？”“是的，我可以帮您查看一下您的订单状态，请您稍等片刻。
”3. 记录信息在接听电话的过程中，要准确记录来电者的姓名、单位、电话、来电目的等重要信息，并及时整理归档，以备后续查询使用。
4. 处理投诉遇到投诉电话时，要冷静应对，倾听对方的不满，并通过合理的解释和回应来化解矛盾。
例如：“我们会认真对待您的投诉，并采取相应的措施以确保此类问题不再发生。
”5. 结束谈话在电话沟通结束时，要礼貌地向对方道别，并感谢对方的来电和合作。
例如：“感谢您的来电，如果有任何问题，随时联系我们。
”“再次感谢您的合作，祝您工作愉快！”三、常见问题处理1. 电话转接当接到电话需要转接给其他同事或其他部门时，要事先与对方确认是否方便接听，并将来电方向转接给正确的人员。
例如：2. 简化沟通尽量避免使用专业术语，用简洁的语言来叙述问题，并且做到逐步明确问题，以便更好地解决对方的需求。
3. 回电回复对于未能及时接听的电话，要在尽快的时间内回拨电话，并向对方说明原因，并及时回复对方的问题。
4. 不处理私人事务电话接听员要将重心放在工作相关领域，不接听与工作无关的私人电话，以免影响工作效率。
公司办公室电话使用该怎样规定
公司办公室电话使用该怎样规定【经理人职场-讯】办公室里的电话属于公共资源，很多时候公司职员会无限制的使用，这给公司带来了严重的话费负担。
办公室最好能够对本公司电话的使用做一个规章制度：实例：电话管理规定(一)第一条本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。
第二条员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款50元;私挂香港或澳门的，每次罚款100元;私挂国外长途电话的，每次罚款500元。
屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。
第三条公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。
部门正职负责人，经申请可报销电话费。
其他员工公司不予考虑电话问题。
第四条员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。
第五条总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。
第六条总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，××公司”当方告知分机电话时，说：“请稍等!”如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!”接听内线电话的用语为：“您好，总台!”其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。
第七条公司不允许员工在公司挂私人长途电话。
有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。
行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。
负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。
第八条值班人员不按上述第三条的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。
屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。
实例：长途电话管理办法(二)第一条为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟本办法。
12345接听工作制度
12345接听工作制度一、总则12345政府服务热线（以下简称12345）是市政府设立的面向全市市民的综合性服务热线，旨在为市民提供便捷、高效、优质的公共服务。
为确保12345热线正常运行，提高服务质量和效率，制定本工作制度。
二、接听范围1.12345热线受理市民对政府工作的咨询、投诉、建议和表扬等。
2.12345热线不受理涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的事项，以及涉及诉讼、仲裁、纪检监察等事项。
三、接听时间1.12345热线实行全天候服务，即24小时受理市民来电。
2.高峰时段：工作日上班时间（具体时间段可根据实际情况调整）。
3.非高峰时段：工作日非上班时间、节假日及休息日。
四、接听人员1.12345热线接听人员由市政府相关部门工作人员组成，其中，市政府部门主要负责同志轮流担任接听人员。
2.接听人员应具备良好的业务素质、沟通能力和责任心，能够熟练使用计算机和电话设备。
五、接听流程1.市民拨打12345热线，由呼叫中心热线受理员接听。
2.热线受理员对能直接解答的咨询类问题，依据知识库信息直接解答；不能直接解答的咨询类问题及求助、投诉和建议，及时转交相关区县、部门办理。
3.相关区县、部门接到工单后，应及时妥善办理来电事项并回复市民，同时将办理结果反馈给12345热线。
六、工单处理1.工单受理工作由12345热线综合科统一扎口管理，专人负责，相关科室协调处理。
2.综合科接到工单后，应根据实际情况审核该工单是否属于本中心受理范围。
属于本中心职责范围内的，派发至相关科室办理；不属于本中心职责范围内的，综合科填写退回理由及建议，将工单回退12345政务热线网。
3.相关科室收到工单应安排专人进行调查、核实并第一时间与诉求人沟通联系，了解投诉情况，核实具体投诉内容。
七、工作要求1.接听人员应遵守工作纪律，按时上班，不得迟到、早退、私自离岗。
2.接听人员应保持良好的工作态度，礼貌、耐心、细致地解答市民疑问，确保服务质量。
机关工作制度_来电
机关工作制度来电一、目的和原则为确保机关工作的正常运行，提高工作效率，规范工作行为，根据我国法律法规和机关工作实际，制定本制度。
本制度旨在明确机关工作人员的职责、权利和义务，协调各项工作关系，提高机关工作质量，为人民群众提供优质、高效的服务。
二、适用范围本制度适用于我国各级党政机关、企事业单位和社会团体（以下简称机关）的日常工作。
机关工作人员（以下简称工作人员）应当严格遵守本制度。
三、来电分类（一）正常来电1. 上级机关、企事业单位、社会团体和个人来电；2. 下级机关、企事业单位、社会团体和个人来电；3. 人民群众来电。
（二）异常来电1. 涉嫌违法、违规的来电；2. 涉及国家机密、个人隐私的来电；3. 故意骚扰、恶意攻击的来电；4. 其他不符合正常来电范围的来电。
四、来电处理（一）正常来电处理1. 工作人员应当及时接听电话，主动询问来电需求，认真倾听，做好记录；2. 对来电事项，应当根据职责和权限，及时办理或者转交相关科室、部门处理；3. 需要回复的，应当及时回复，确保来电人满意；4. 对重要来电，应当及时向领导报告，并根据领导指示处理。
（二）异常来电处理1. 对涉嫌违法、违规的来电，应当及时报告有关部门处理；2. 对涉及国家机密、个人隐私的来电，应当保密，不得泄露；3. 对故意骚扰、恶意攻击的来电，应当保持冷静，避免冲突，及时挂断；4. 对其他不符合正常来电范围的来电，应当告知来电人不适宜处理，建议其通过其他途径反映。
五、来电记录（一）工作人员应当对正常来电进行详细记录，包括来电时间、来电人姓名、单位、联系方式、事项内容等；（二）来电记录应当真实、准确、完整，不得伪造、篡改、删除；（三）来电记录应当妥善保管，按照有关规定存档备查。
六、来电保密（一）工作人员应当严格遵守来电保密规定，不得泄露来电人信息和来电内容；（二）工作人员因工作需要在范围内传递来电信息的，应当确保信息真实、准确、完整，不得故意篡改、删除或者泄露；（三）工作人员应当妥善保管来电记录和相关资料，不得私自泄露、复制、打印或者销毁。
公司办公室行政管理制度--企业电话机线管理制度(doc)
公司办公室行政管理制度–企业电话机线管理制度一、总则本管理制度旨在规范公司办公室内部电话机线管理，提高通信效率，保障通信安全，维护公司形象，严格执行，任何单位及个人在使用电话机线时必须遵守本管理制度。
二、责任部门公司办公室负责制定、执行并监督电话机线管理制度的具体落实，在日常管理中由行政助理负责具体的线路管理工作。
三、线路设置1.每个部门的电话线由行政助理负责统一管理，明确编号，并及时进行维护保养。
2.对于特殊需要定向开通线路的部门或人员，须向行政助理提出书面申请并经批准后方可开通。
四、线路使用1.每个员工使用公司电话机线时，应当遵守公司的通讯规范，不得用于私人通话或其他非工作目的。
2.禁止在公司电话线上进行违法乱纪、淫秽、反动等不良行为，一经发现将按公司规定进行处理。
五、线路维护1.行政助理负责定期检查电话线路的使用情况，确保线路畅通。
2.对于电话线路出现问题或故障，员工应及时向行政助理报告，并配合维修工作。
六、违规处理1.对于违反本管理制度的行为，公司将根据情节严重程度，依据公司内部规定给予相应的处理，严重者将受到相应处罚。
2.行政助理应当加强对电话机线的监督管理，确保各部门遵守公司规定，如发现违规行为应当及时进行举报并配合公司进行调查处理。
七、其他事项1.对于本管理制度中未尽事宜，公司拥有最终解释权。
2.本管理制度自发布之日起正式执行，任何违反管理制度者，将承担相应的法律责任和公司惩戒。
以上为本公司办公室行政管理制度–企业电话机线管理制度，公司将严格执行，希望全体员工共同遵守，切实维护公司的通信体系，保障公司的正常运营。