商务合同档案管理办法
合同档案管理办法
合同档案管理办法
1. 合同档案管理责任：明确合同档案管理部门的责任和职责，指定专门的负责人负责合同档案的管理工作。
2. 合同档案的分类与整理：根据合同的性质、类型等特点进行分类，制定合同档案管理的分类规则，并对合同档案进行整理、装
订和标识，确保档案的完整性和可查阅性。
3. 合同档案的存放和保管：确定合同档案的存放位置和保管措施，要求对合同档案进行定期巡检和整理，确保档案安全可靠。
4. 合同档案的检索和利用：制定合同档案的检索办法和流程，确保合同档案可以快速找到和利用，提供参考和证明的依据。
5. 合同档案的保密和传递：对涉及商业秘密和机密的合同档案，要采取必要的保密措施，确保档案信息的安全性和机密性；对需要
传递的合同档案，要进行严格的管理和控制，确保档案的完整性和
准确性。
6. 合同档案的销毁与归档：对于已经履行完毕或者过期的合同档案，要按照规定的期限进行销毁或者移交归档，确保档案管理工
作的规范性和持续性。
7. 合同档案电子化管理：鼓励采用合同档案的电子化管理方式，推行数字化存储和检索，提高档案管理的效率和便利性。
以上是一份合同档案管理办法的主要内容，具体实施还需要根
据实际情况进行调整和完善。
合同档案管理办法(合同审批流程)
合同档案管理办法（合同审批流程）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同归档流程合同起草：相关部门或人员根据需要起草合同，并填写合同起草表。
合同审批：合同起草人将合同起草表和合同正文提交给合同审批人，合同审批人对合同进行审核，并填写审批意见。
合同签订：合同审批通过后，合同签订人将合同正本签署，并将签署后的合同正本、合同起草表和审批意见归档。
合同备案：合同签订后的5个工作日内，合同备案人将合同备案表填写完整，并归档于合同档案库。
2.2 合同查询与检索流程合同查询：相关部门或人员需要查询合同时，向合同管理人员提交合同查询申请，并提供合同查询依据。
合同检索：合同管理人员根据合同查询申请，通过合同管理系统进行合同检索，并提供查询结果。
合同提取：查询申请人对查询结果进行核对确认后，合同管理人员提供合同副本。
3. 合同档案管理责任和权限3.1 合同起草责任和权限合同起草人负责根据业务需要进行合同起草，并填写合同起草表。
合同起草人需要确保合同中的条款和内容符合相关法律法规和公司政策，并妥善保存相关合同备查证明材料。
合同起草人可以向合同审批人提供辅助材料和解释说明。
3.2 合同审批责任和权限合同审批人负责对合同进行审核，确保合同的合规性和合理性。
合同审批人需要在规定时间内完成合同的审批，并填写审批意见。
合同审批人拥有合同审批的决策权，并需按照公司政策和程序进行审批。
3.3 合同签订责任和权限合同签订人需要在签署后的规定时间内将合同正本归档，并妥善保存。
3.4 合同归档责任和权限合同归档人负责对签署后的合同进行归档，包括将合同正本、合同起草表和审批意见整理并存档。
合同归档人需要妥善保存合同档案，并按照合同归档规定进行管理。
3.5 合同备案责任和权限合同备案人负责将签署后的合同备案登记表填写完整，并进行归档。
合同备案人需要妥善保存合同备案表，并按照相关规定进行管理。
3.6 合同查询与检索责任和权限合同查询申请人负责提供合同查询依据，并向合同管理人员提交合同查询申请。
2024新版合同档案管理办法,标准版doc(两篇)
2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）一、引言二、基本要求1. 档案管理部门合同档案管理应设立相应的档案管理部门或责任人，专职负责合同档案的收集、整理、保存和检索工作。
档案管理部门应具备相应的人员和资源保障，并制定相关管理规章制度。
2. 合同档案的建档和归档合同在签订后应及时建立档案并进行归档。
建档包括合同的编号、名称、签订日期、签约双方、合同类型等基本信息，以及合同原文的扫描或复印件。
归档应按照一定的分类和编号原则，以确保档案的有序存放和检索。
合同档案应采取电子存储和纸质存储相结合的方式，确保合同的长期保存和安全性。
3. 合同档案的保密性合同档案应严格保密，避免未授权的人员查阅和泄露。
档案管理部门应定期检查合同档案的存放情况，确保安全可靠的存储环境，并设立权限管理机制，限制档案的访问和修改权限。
4. 合同档案的备份和恢复合同档案应定期进行备份，并确保备份资料的可靠性和完整性。
如发生不可预见的灾害或档案损坏情况，应及时进行档案恢复工作，并采取相应的补救措施，以避免合同档案的丢失和毁损。
5. 合同档案的检索和利用档案管理部门应建立合同档案的检索和利用制度，提供高效便捷的检索工具和系统。
合同档案应具备可检索、可打印、可导出等功能，以满足用户对合同信息的查询和利用需求。
同时，档案管理部门应根据需要提供详尽的合同档案报告，为企业和机构的决策提供参考依据。
6. 合同档案的销毁合同档案在达到保管期限后，经过合法合规的程序可以进行销毁。
档案管理部门应制定合同档案销毁的规定和流程，并严格按照相关法律法规执行。
销毁前应进行合同档案的清查和备案工作，防止非法销毁和遗漏档案的情况发生。
三、结论2024新版合同档案管理办法，标准版doc（一）2024新版合同档案管理办法一、引言二、目的管理办法的目的是建立一个统一的合同档案管理制度，确保合同的存档、归档和检索工作得以有效实施。
合同档案管理办法(合作协议)
合同档案管理办法（合作协议）1. 引言2. 适用范围3. 档案管理流程3.1 合同签订阶段•确定合同的类型和内容；•确定合同签署方以及签约日期；3.2 合同档案存储阶段在合同签订完毕后，需要进行档案存储，具体步骤如下：1.创建合同档案存储系统，包括电子存储和实物存储。
电子存储采用云端存储，实物存储采用合适的档案柜；2.为每份合同标注唯一的编号，该编号由公司内部制定，遵循一定的规则；3.将合同相关的信息录入合同档案管理系统，包括合同编号、甲方、乙方、签约日期等，以便于查询和管理。
3.3 合同档案检索阶段1.使用合同档案管理系统进行查询，输入相应的合同编号或关键字进行检索；2.根据查询结果找到相应的合同档案；3.查看合同档案中的相关信息，并进行必要的复印或打印。
3.4 合同档案销毁阶段对于已经过期或不再使用的合同档案，需要进行销毁，具体步骤如下：1.审查合同档案的保管期限，如果超过保管期限，即可进行销毁；2.将合同档案标记为“销毁”状态，并记录销毁日期；3.按照公司的相关规定进行合同档案的销毁，可以采用彻底破坏或其他合适的销毁方式。
4. 相关责任与权利4.1 合同管理部门职责•制定合同档案管理办法，并进行监督和执行；•确定合同档案管理系统的具体操作规程；•对合同档案进行维护、整理和销毁。
4.2 各部门和员工权利与义务•遵守合同档案管理办法的相关规定；•合同档案查询和使用需提前向合同管理部门进行申请。
5. 异常处理•合同档案变损：如果合同档案在存储过程中出现损坏或变形的情况，需要进行修复或复制，保证档案的完整性。
6. 附则本合同档案管理办法根据公司实际情况进行制定，如有需要，可以进行适当的修改与补充。
合同档案管理办法-2024(详尽复合多场景)
合同档案管理办法一、总则1.1为加强合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁工作，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2本办法适用于公司内部合同档案的管理工作。
1.3合同档案管理遵循完整性、准确性、安全性和保密性原则。
二、合同档案的收集与整理2.1合同承办部门应负责合同档案的收集与整理工作，确保合同档案的完整性、准确性和有效性。
2.2合同承办部门应按照合同签订、履行、变更、解除和终止等环节，收集合同相关资料，包括但不限于：（1）合同及附件；（2）合同谈判、签订过程中的往来函件、会议纪要等；（3）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（4）合同变更、解除和终止的协议及相关资料；（5）合同纠纷处理的相关资料。
2.3合同承办部门应对收集到的合同档案进行分类、编号和登记，确保档案的有序管理。
2.4合同承办部门应在合同履行完毕后一个月内，将合同档案整理归档。
三、合同档案的归档与保管3.1合同档案的归档工作由档案管理部门负责。
3.2合同承办部门应将整理好的合同档案移交给档案管理部门，档案管理部门应对合同档案进行验收、登记和归档。
3.3合同档案的保管期限自合同履行完毕之日起计算，根据合同性质和内容，保管期限分为永久、长期、短期三种。
具体保管期限参照《档案鉴定与保管期限表》执行。
3.4档案管理部门应建立健全合同档案保管制度，采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保合同档案的安全。
3.5档案管理部门应定期对合同档案进行清查，发现问题及时处理，确保档案的完整性和准确性。
四、合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应遵循保密原则，未经授权，不得随意查阅、复制、借出合同档案。
4.2合同承办部门因工作需要查阅合同档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。
4.3合同档案的销毁应按照《档案鉴定与销毁规定》执行。
合同档案达到保管期限且无保存价值时，由档案管理部门提出销毁意见，经批准后进行销毁。
商务合同档案管理办法概论最新
ISO9001:2008质量管理体系文件三级文件文件名称: 商务合同档案管理办法文件编号： FSL-QWI/I-KF-01 版本号： 1.0 生效日期： 2012.02.21 受控状态：受控合同档案管理办法一、主题内容及适用范围1.1本办法制定了合同档案管理原则、合同审批、合同档案存档、档案的管理等管理办法。
1.2本管理办法适用于襄阳风神物流有限公司档案管理。
二、术语及释义为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
三、管理原则3.1合同档案实行网络管理体系，由归口管理部门集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3.2各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名人员负责合同文档管理。
四、职责4.1本公司合同档案的归口管理部门为客户服务中心, 归口管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有商务合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
4.2财务部负责合同档案的费用结算及监督工作。
五、具体内容5．1合同审批合同在正式签订前，必须按本办法经审核会签批准后方可正式签订，具体程序如下：5.1.1合同责任部门填写“合同会签单”一份，随合同文本及与合同关联的签约主体的资格、资信等相关资料交部门领导审查确认。
5.1.2经部门领导审查确认的合同，需要公司专业部门审核会签的，由责任部门将确认后的合同及相关资料送专业部门会签。
专业部门会签后再送公司职能部门会签。
5.1.3责任部门依据上述会签部门的建议修正合同文本后，报公司领导审核批准。
5.1.4经审核批准的合同，除公司合资合作、涉外合同等必须使用公司行政印章外，均由办公室加盖公司合同专用章。
5.1.5办公室递交给各部门的会签合同,各部门在接到合同一日内反馈意见,如遇紧急合同会签时,各部门须在2小时内给予回复，特殊情况(出差或请假)在返回当日内回复。
5．2合同档案存档5.2.1合同签订后，合同原件交归口管理部门归档。
2024年合同档案管理办法
合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。
（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性；（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况；（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情况发生；（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关法律法规进行保密；（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。
二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集（1）合同草案、修改稿、会签稿等；（2）合同谈判记录、会议纪要等；（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；（4）合同评审意见、法律意见书等；（5）其他与合同签订有关的文件材料。
（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；（4）其他与合同履行有关的文件材料。
2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。
（1）文件材料应按照时间顺序排列；（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。
三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。
（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息；（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标注合同名称、编号等；（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。
合同档案管理办法
合同档案管理办法
一、适用范围
本办法适用于公司的合同档案管理工作。
二、管理责任
1. 公司合同管理部门负责合同档案的整理、归类、存储和查询工作。
2. 公司各部门和员工要按照本办法的规定，协助合同管理部门进行合同档案管理。
三、档案整理
1. 合同管理部门负责对公司所有合同进行整理和归类。
2. 合同要按照合同类型、合同编号、合同日期等进行归类和存储。
3. 每个合同要建立档案袋，并在档案袋上标明合同编号、合同日期和合同名称。
四、档案存储
1. 合同管理部门负责合同档案的存储工作。
2. 合同档案要存放在封闭、湿度适宜、防火防水的专用文件柜中。
3. 合同档案要定期检查，确保档案的完整性和安全性。
五、档案查询
1. 公司各部门和员工如果需要查询合同档案，需向合同管理部门提出书面申请。
2. 合同管理部门要及时提供所需合同档案，并记录查询情况。
六、档案保管期限
1. 合同档案的保管期限按照相关法律和公司规定执行。
2. 合同到期或解除后，要及时进行归档并标注相关信息。
七、档案销毁
1. 合同管理部门定期进行合同档案的清理和销毁工作。
2. 合同档案销毁要按照公司规定的程序和要求进行，并做好相应的记录。
八、违约责任
对于不按照本办法要求进行合同档案管理的部门和个人，将追究相应的违约责任。
九、附则
1. 本办法由合同管理部门负责解释。
2. 本办法自公布之日起生效。
合同档案管理办法(合同管理制度)
合同档案管理办法（合同管理制度）1.引言2.适用范围本合同档案管理办法适用于公司内所有相关部门以及合同管理人员。
所有与公司业务有关的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等均适用本办法。
3.管理流程3.1 合同登记合同的登记是合同管理的第一步，合同管理人员应及时登记合同的基本信息，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同期限、合同金额等。
同时，应将合同文本和相关附件归档并存储在合同档案库中。
3.2 合同审批所有合同必须经过合同审批流程才能生效。
合同管理人员应按照公司规定的程序进行合同审批，确保合同的法律性和合规性。
3.3 合同执行合同执行是合同管理的核心环节，合同管理人员应监督合同的履行情况，确保各方按照合同约定履行相应义务，并定期进行合同执行情况的检查和评估。
3.4 合同变更在合同执行过程中，如果需要对合同内容进行修改或调整，必须经过合同变更的程序。
合同管理人员应详细记录合同变更的内容，并及时更新合同档案。
3.5 合同归档合同归档是合同管理的最后一步，合同管理人员应按照合同的归档要求将合同存档，并建立合同档案的索引和检索系统，便于后续查阅和管理。
4.责任分工4.1 合同管理部门合同管理部门是合同管理的主要责任部门，负责制定和落实合同管理制度、流程和操作规范。
合同管理部门还负责合同档案的日常管理和维护工作。
4.2 合同管理人员合同管理人员是具体执行合同管理工作的责任人员，包括合同的登记、审批、执行、变更以及归档等环节。
他们应具备良好的合同管理意识和专业知识，并按照规定的流程和要求进行操作。
4.3 业务部门业务部门是合同的执行主体，应积极配合合同管理人员的工作，及时提供合同执行所需的信息和支持，并保证合同的履行。
4.4 监察部门监察部门负责对合同管理制度的执行情况进行监督和检查，并提供合同管理相关的指导和培训。
5.档案管理要求5.1 档案分类合同档案应按照合同类型、合同签订日期、合同期限等进行分类，便于后续的查阅和管理。
合同档案管理办法
合同档案管理办法一、目的为进一步完善公司管理制度，规范、加强公司各类合同归档管理、借阅管理，避免遗失，便于查询，统一管理，特制订本办法。
二、适用范围本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本。
三、职责3.1商务部是本制度制定责任部门；3.2总经办是本制度执行的监督部门；3.3各部门是本制度执行的责任部门。
四、合同分类管理五、归档管理5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批并签订盖章后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管（如有多余件，合同签订部门自行保管一份），并填写合同入库登记表（详见附件：《合同入库登记表》）。
5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时上传到公司档案管理服务器；5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并将合同信息录入《合同档案统计表》。
六、借阅管理6.1 各部门员工，可在公司档案管理服务器查询合同电子版。
合同原件无特殊情况不得外借。
公司档案管理服务器地址：（ftp://192.168.1.88）6.2如确需查询和使用原件，需填写《合同借阅登记表》（详见附件：《合同借阅登记表》）。
6.3借阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，并签字确认，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。
七、交接管理各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档）。
八、其他8.1本制度由商务部负责制订、解释及修改，由总经办负责监督；8.2本制度自2020年8月1日生效。
附件1.《合同档案统计表》2.《合同入库登记表》3.《合同借阅登记表》3.合同借阅登记表。
2024新版合同档案管理办法,标准版doc--多篇
2024新版合同档案管理办法，标准版doc目录一、前言二、合同档案管理办法1. 合同档案的定义2. 合同档案的分类3. 合同档案的归档4. 合同档案的保管5. 合同档案的利用6. 合同档案的销毁三、合同档案管理流程1. 合同签订阶段2. 合同履行阶段3. 合同变更阶段4. 合同终止阶段四、合同档案管理人员职责五、合同档案管理制度的修订与废止六、附则附件：1. 合同档案目录模板2. 合同档案归档清单模板3. 合同档案保管登记表模板4. 合同档案借阅登记表模板5. 合同档案销毁申请表模板2024新版合同档案管理办法一、前言为了加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本合同档案管理办法。
二、合同档案管理办法1. 合同档案的定义合同档案是指公司在合同签订、履行、变更、终止过程中产生的具有保存价值的各类文件、资料。
2. 合同档案的分类合同档案分为以下几类：（1）合同文本类：包括合同、附件、补充协议等；（2）合同审批类：包括合同审批表、会签单等；（3）合同履行类：包括合同履行过程中的往来函件、付款凭证、验收报告等；（4）合同变更类：包括合同变更协议、补充协议等；（5）合同终止类：包括合同解除协议、终止协议等。
3. 合同档案的归档合同签订后，合同经办人应按照合同档案目录模板整理合同档案，并在合同履行完毕后一个月内完成归档。
4. 合同档案的保管合同档案应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案安全。
合同档案的保管期限自合同履行完毕之日起计算，一般为五年。
5. 合同档案的利用合同档案的利用应遵循保密原则，确需借阅合同档案的，应填写合同档案借阅登记表，经批准后方可借阅。
6. 合同档案的销毁合同档案达到保管期限后，经审批可予以销毁。
销毁时，应填写合同档案销毁申请表，经批准后方可进行。
三、合同档案管理流程1. 合同签订阶段（1）合同经办人负责收集、整理合同签订过程中的各类文件、资料；（2）合同经办人按照合同档案目录模板整理合同档案；（3）合同经办人在合同签订后一个月内完成归档。
合同档案管理办法
合同档案管理办法[合同档案管理办法]第一章总则第一条为规范公司合同档案的管理和利用，提高文件档案工作效率，制定本办法。
第二条公司合同档案应当实行科学分类、完整记录、便于查阅、保存安全的原则。
第三条建立公司合同档案管理制度，明确工作职责，严格管理要求，加强档案管理和文化建设，促进公司各项工作健康发展。
第四条所有涉及公司合同的文件、资料以及其他有关凭证等应当纳入合同档案管理系统。
第二章建立合同档案管理制度第五条公司应当建立健全合同档案管理制度，制定详细的档案管理规章制度，包括以下内容：1、档案管理的组织机构、人员及职责分工；2、档案管理的基本标准、政策和管理制度；3、档案管理的工作程序、流程和工作流程图；4、档案管理的技术要求及保密工作。
第六条合同管理工作应当实行人、钱、物、务、管的分管制度，确保管理工作的合理性和高效性。
第七条各级领导应当充分重视和关心档案管理工作，积极推进公司档案管理工作的各项工作。
第三章合同档案的收集、整理、归档第八条公司合同档案的收集应当实行全面、及时、精准的原则。
第九条公司应当合理设置合同档案的档案室、工作间和存储设备等，保证合同档案的安全。
第十条合同档案应当实行编研和维护，经过初审、定稿、审定、签字等程序后才能够归入档案。
第十一条公司合同档案的收集、整理、归档应当采用分级管理，资料总issuing人和档案管理员双重审批的原则，确定上报文件及档案的级别，保证档案的存储安全。
第四章合同档案的查阅和利用第十二条公司应当合理设置合同档案的查阅和利用制度，明确档案查阅和利用的权限和工作流程，规范档案查阅和利用的工作流程，保障公司的各项业务的正常运转。
第十三条公司合同档案的查阅和利用应当遵守国家法律法规和公司规章制度，并且让人员注重机密和保护相关信息。
第十四条所有查阅和利用的人员，必须在保密方面遵守相关规定，不得向外泄露公司机密。
第十五条公司内部相关工作人员可以依据工作需要、实际情况查阅和利用公司档案，同时也可以通过各种途径和渠道获取档案信息，但必须保护公司机密信息，确保档案信息不受人为伤害。
03合同与合同档案管理办法
03合同与合同档案管理办法合同与合同档案管理办法一、背景介绍合同是各类商业活动中不可或缺的重要组成部分，合同档案的管理对于企业的运营和发展具有重要意义。
为了规范合同的签订、履行和管理，提高合同管理的效率和质量，制定本《合同与合同档案管理办法》。
二、合同管理1. 合同签订1.1 合同签订应遵循合法、公正、公平的原则，明确合同各方的权利和义务。
1.2 合同签订前，双方应进行充分的沟通和协商，确保合同内容准确无误。
1.3 合同签订后，应及时归档，并保存合同原件和副本。
2. 合同履行2.1 合同履行过程中，双方应按照合同约定的方式和时间履行各自的义务。
2.2 如有合同变更或解除，应及时书面通知对方，并进行必要的协商和协调。
2.3 合同履行过程中出现的问题和纠纷，应及时解决，避免影响合同的正常履行。
3. 合同管理3.1 建立合同管理制度，明确合同管理的责任和流程。
3.2 设立合同管理部门或专人负责合同的管理和监督。
3.3 合同管理系统应具备合同的登记、查询、统计和报表生成等功能。
3.4 对于重要合同，应进行备案，确保合同的有效性和可执行性。
3.5 定期对合同进行评估和审查，及时发现和解决合同管理中存在的问题。
三、合同档案管理1. 合同档案的归档1.1 合同档案应按照合同的类型、时间和编号进行分类和归档。
1.2 合同档案应采用防火、防潮、防虫等措施进行保护，确保档案的安全性和完整性。
1.3 合同档案应建立档案目录和档案检索系统，方便查询和利用。
2. 合同档案的保存2.1 合同档案应按照法律法规的规定保存一定的时间，不得随意销毁。
2.2 合同档案的保存期限应根据合同的性质和法律法规的要求确定。
2.3 合同档案的保存期限届满后，应及时进行归档整理和销毁处理。
3. 合同档案的借阅和利用3.1 合同档案的借阅应按照规定的程序和权限进行，借阅人应填写借阅登记表，并承担相应的责任。
3.2 合同档案的利用应符合合同的约定和法律法规的规定，不得超出合同约定的范围和用途。
商务合同档案制度范本
商务合同档案制度范本第一条总则为了规范商务合同档案的管理，确保商务合同档案的安全、完整和有效利用，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律法规，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司签订、履行、变更、解除和终止的商务合同及相关文件资料的管理。
第三条管理原则（一）全面收集、分类整理、统一归档、长期保存；（二）明确责任、规范操作、确保安全、方便利用；（三）实行信息化管理，提高档案管理效率和水平。
第四条组织机构公司设立商务合同档案管理部门，负责商务合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条商务合同档案的收集与整理（一）商务合同签订前，应对相关法律法规、市场情况进行充分调查和了解，确保合同的合法性、合规性。
（二）商务合同签订后，应及时收集合同履行过程中产生的各类文件资料，包括合同文本、补充协议、变更协议、结算单据、往来函电、会议纪要等。
（三）对收集到的文件资料进行分类整理，确保资料的完整性和连续性。
第六条商务合同档案的归档与保管（一）商务合同档案应按照档案分类规定和编号规则进行归档，便于检索和利用。
（二）归档后的档案应按照保密、安全的要求进行保管，防止档案丢失、损坏、篡改等。
（三）建立商务合同档案目录数据库，实现档案的信息化管理。
第七条商务合同档案的利用与销毁（一）商务合同档案应为公司内部管理提供服务，未经授权，不得对外提供、泄露。
（二）对涉及公司商业秘密的商务合同档案，应严格按照国家有关保密法律法规和公司保密制度进行管理。
（三）商务合同档案的销毁应按照公司的档案销毁规定进行，确保档案信息安全。
第八条责任与考核（一）商务合同签订人员、履行人员对商务合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作负有直接责任。
（二）商务合同档案管理部门对商务合同档案的管理工作负有监督、检查和考核责任。
（三）违反本制度的，公司将依法追究相关责任。
第九条附则（一）本制度自发布之日起施行。
商务档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司商务档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理工作的科学化、规范化、现代化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、子公司及关联企业。
第三条公司商务档案管理工作遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保档案管理合法合规。
（二）统一管理：建立健全档案管理制度，实现档案管理的统一规划、统一标准、统一要求。
（三）分级管理：按照档案的重要程度和保管要求，实行分级管理。
（四）安全保管：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案损毁、丢失和泄密。
（五）高效利用：提高档案的检索、查询和利用效率，为公司的生产经营活动提供有力支持。
第二章档案分类及归档范围第四条公司商务档案分为以下类别：（一）文书档案：公司内部文件、外部文件、合同、协议、报告、会议记录、通知、函件等。
（二）财务档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税收申报表等。
（三）项目档案：项目合同、项目进度计划、项目实施方案、项目验收报告、项目变更记录等。
（四）人事档案：员工招聘、培训、考核、奖惩、离职等档案。
（五）产品档案：产品研发、生产、销售、售后服务等档案。
（六）设备档案：设备购置、安装、维修、报废等档案。
（七）其他档案：公司认为需要归档的其他材料。
第五条公司商务档案归档范围：（一）公司正式发文、收文及内部文件；（二）公司对外签订的合同、协议、协议书等；（三）公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等；（四）公司财务报表、审计报告、税收申报表等；（五）公司项目档案、人事档案、产品档案、设备档案等；（六）公司认为有保存价值的其他材料。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：（一）各部门、子公司及关联企业应按照本制度规定，及时、完整地收集、整理、归档各类商务档案；（二）档案收集工作由档案管理部门负责，各部门、子公司及关联企业应予以配合；（三）档案收集应遵循以下原则：1. 完整性：收集档案应保证其完整性，不得遗漏；2. 及时性：收集档案应确保其及时性，不得拖延；3. 准确性：收集档案应确保其准确性，不得出现错误；4. 真实性：收集档案应确保其真实性，不得伪造、篡改。
最新合同档案管理办法细则-(特殊条款版)
合同档案管理办法细则第一章总则第一条为了加强公司合同档案的管理，保证合同档案的真实性、完整性、准确性和安全性，根据《合同法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于公司签订、履行、变更、解除和终止的所有合同档案的管理。
（一）统一领导、分级管理；（二）真实、完整、准确、安全；（三）便于查找、利用和保密；（四）及时归档、定期整理。
第二章合同档案的归档范围和归档要求第四条合同档案的归档范围包括：（一）合同文本及其附件；（二）合同谈判、签订、履行、变更、解除和终止过程中的相关文件；（三）合同履行过程中的往来函件、通知、会议纪要等；（四）合同纠纷处理的相关文件；（五）其他与合同有关的文件。
第五条合同档案的归档要求如下：（一）合同档案应按照合同签订的时间顺序进行编号；（二）合同档案应按照合同类型、签订部门等进行分类；（三）合同档案应按照《档案管理规定》的要求进行装订、装盒、标识；（四）合同档案的归档时间不得晚于合同履行期限届满后30日。
第三章合同档案的保管和利用第六条合同档案的保管期限自合同履行期限届满之日起计算，具体期限如下：（一）一般合同档案保管期限为5年；（二）重要合同档案保管期限为10年；（三）重大合同档案保管期限为永久。
第七条合同档案的保管要求如下：（一）合同档案应存放于干燥、通风、防潮、防火、防盗的库房内；（二）合同档案应定期进行检查、清点，确保档案的完整性和安全性；（三）合同档案的借阅、复制、销毁等应按照《档案管理规定》执行。
（一）合同档案的利用应遵循公司内部审批程序；（二）合同档案的利用应确保合同信息的安全和保密；（三）合同档案的利用应便于公司内部管理和外部审计。
第四章合同档案的销毁第九条合同档案达到保管期限后，由档案管理部门提出销毁申请，经公司领导审批同意后，方可进行销毁。
第十条合同档案的销毁应按照《档案管理规定》的要求进行，确保合同信息的安全和保密。
第五章附则第十一条本办法自发布之日起施行。
合同档案管理办法【带多应用】
合同档案管理办法第一条总则1.1为规范合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2本办法适用于公司与外部单位或个人签订的各类合同及与合同有关的文件的归档、保管、借阅、销毁等活动。
第二条合同档案的归档2.2合同承办部门提交合同档案时，应填写《合同档案归档登记表》，并确保合同档案的名称、编号、签订日期、生效日期等信息的准确无误。
2.3档案管理部门接收合同档案后，应在5个工作日内完成归档工作，并在《合同档案归档登记表》上签字确认。
第三条合同档案的保管3.1合同档案应按照档案管理的相关规定进行分类、编目、装订、存放，确保档案的有序、整洁、安全。
3.2档案管理部门应定期对合同档案进行检查，发现问题及时整改，确保档案的完整性和安全性。
3.3档案管理部门应建立健全合同档案的保管制度，包括档案的借阅、归还、销毁等环节的管理规定。
第四条合同档案的借阅4.1借阅合同档案应填写《合同档案借阅申请表》，经相关部门审批同意后，方可办理借阅手续。
4.2借阅合同档案时，应确保档案的完好无损，并在借阅期间妥善保管，不得涂改、损坏、丢失或擅自复制。
4.3借阅合同档案的人员应按时归还档案，如需续借，应办理续借手续。
第五条合同档案的销毁5.1合同档案的销毁应按照档案管理的相关规定进行，不得擅自销毁。
5.2对于已到保管期限的合同档案，档案管理部门应提出销毁意见，经相关部门审批同意后，方可进行销毁。
5.3销毁合同档案时，应由档案管理部门、相关部门和监督部门共同参与，确保销毁过程的合规性和安全性。
第六条附则6.1本办法由公司档案管理部门负责解释。
6.2本办法自发布之日起施行，原合同档案管理规定同时废止。
一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：小张的公司最近签订了一堆合同，他得把这些合同都归档好。
小张需要注意的条款是合同档案的归档时间和流程。
他得在合同生效后的10个工作日内，把合同文本和相关文件交给档案管理部门。
商务合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司商务合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有商务合同档案的管理，包括合同的签订、履行、变更、终止等各个环节。
第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止档案遗失或损坏；2. 准确性原则：保证合同档案内容的真实性和准确性；3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的安全；4. 便捷性原则：提高合同档案的查询和利用效率。
第二章适用范围第四条本制度适用于公司内部所有部门及员工，涉及合同档案的收集、整理、归档、保管、查询和利用等工作。
第三章职责分工第五条公司档案管理部门负责商务合同档案的统一管理，具体职责如下：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施；2. 指导各部门进行合同档案的收集、整理和归档；3. 负责合同档案的保管、查询和利用；4. 定期对合同档案进行清理、核对和鉴定。
第六条各部门负责本部门合同档案的收集、整理和归档，具体职责如下：1. 指定专人负责合同档案管理工作；2. 按照合同档案管理制度要求，及时收集、整理和归档合同；3. 定期向档案管理部门报送合同档案。
第四章合同档案管理流程第七条合同档案的收集1. 在合同签订前，由经办人员收集合同文本及相关附件；2. 合同签订后，经办人员将合同文本及相关附件提交给档案管理部门。
第八条合同档案的整理1. 档案管理部门对收集到的合同档案进行分类、编号；2. 对合同档案进行整理，确保档案内容的完整性和准确性。
第九条合同档案的归档1. 经办人员将整理好的合同档案提交给档案管理部门；2. 档案管理部门对合同档案进行审核，确认无误后，办理归档手续。
第十条合同档案的保管1. 档案管理部门负责合同档案的保管，确保档案的安全；2. 档案管理部门定期对合同档案进行检查，发现问题及时处理。
第五章合同档案的查询与利用第十一条合同档案的查询1. 员工因工作需要查询合同档案时，应向档案管理部门提出申请；2. 档案管理部门根据查询申请，及时提供相关合同档案。
商务合同档案管理制度
商务合同档案管理制度为加强管理，规范公司档案管理工作，特制定本制度。
一、归档范围及要求各业务部门签订的商务合同原件、相关合同设备清单、相关合同附件等。
二、职责分工（一）各业务部门合同签订人负责商务合同有关材料的归档。
（二）商务合同管理员负责合同编号的分派、编序；合同材料的立卷、整理、入库移交。
三、归档时间（一）各业务部门在领到合同编号的两个星期内将合同原件、相关合同设备清单（无清单的合同可不交）、相关合同附件（无附件的可不交）交由商务合同管理员存档，由公司统一管理。
（二）商务合同管理员在次年的第一季度前（每年3月30日），将立卷整理好的各入库材料移交档案室。
四、商务合同管理员职责（一）各业务部门在确定签订合同前告知合同管理员，合同管理员分派合同编号，编号由KYTL+年+顺序编号组成，如2011年签订的第五个合同，则号码为KYTL2011005。
（二）建立合同管理年度明细表。
表格中记录合同编号、合同签约单位、合同价格、签订时间、签订部门、签订人、干燥物料（配件无需填）、主要干燥器械等。
（三）建立合同原件保管文件箱（文件夹），合同保管按照合同编号的顺序排列，同时建立原件移交记录台帐，移交人及接收人双方均需签字予以确认。
（四）建立电子版商务合同档案，扫描合同、设备清单等其他所需要的内容，并将扫描后的内容压缩后，以图片的形式存档，按照合同编号命名，同时将压缩内容发送给公司副总、财务部、项目部、生产部等有关部门。
（五）每年度的3月份将上年度商务合同档案材料移交档案库管理。
五、其它（一）各业务部门在将原件移交前应留存复印件备查。
（二）商务合同归档材料移交档案库后的借阅，按档案室借阅手续及有关借阅规定办理。
（三）归档材料移交档案室前的查阅，在合同管理员处办理登记等借阅手续，并按登记的借阅期限归还。
逾期5个工作日内，管理员负责催问，逾期5个工作日后仍未归还的，管理员向公司提交罚款通知，按合同原件的份数每份罚款100元；合同原件丢失的，视情况分别给予经济处罚或行政处分，给公司造成重大经济损失的，追究个人责任。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
ISO9001:2008质量管理体系文件
三级文件
文件名称: 商务合同档案管理办法
文件编号： FSL-QWI/I-KF-01 版本号： 1.0
生效日期： 2012.02.21 受控状态：受控
更改记录
№更改页码、条款更改内容描述更改人更改日期第2页、4.1 本公司合同规口管理部门为市场发展部孟祥薇2010-6-11 第2页、4.1 本公司合同规口管理部门为客户服务中心孟祥薇2011-4-20 第7页增加商务合同清单明细表孟祥薇2011-4-20 第2页、4.1 本公司合同规口管理部门为客服总务科孟祥薇2012-2-21
☆此份文件未经管理者代表的特别授权，不得转借、复印或应用于其它目的。
批准审核莫艳琳编制孟祥薇
合同档案管理办法
一、主题内容及适用范围
1.1本办法制定了合同档案管理原则、合同审批、合同档案存档、档案的管理等管理办法。
1.2本管理办法适用于襄阳风神物流有限公司档案管理。
二、术语及释义
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
三、管理原则
3.1合同档案实行网络管理体系，由归口管理部门集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3.2各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名人员负责合同文档管理。
四、职责
4.1本公司合同档案的归口管理部门为客户服务中心, 归口管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有商务合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
4.2财务部负责合同档案的费用结算及监督工作。
五、具体内容
5．1合同审批
合同在正式签订前，必须按本办法经审核会签批准后方可正式签订，具体程序如下：
5.1.1合同责任部门填写“合同会签单”一份，随合同文本及与合同关联的签约主体的资格、资信等相关资料交部门领导审查确认。
5.1.2经部门领导审查确认的合同，需要公司专业部门审核会签的，由责任部门将确
2
ISO9001：2008质量管理体系文件（合同档案管理办法）文件编号：FSL-QWI/I-KF-01 认后的合同及相关资料送专业部门会签。
专业部门会签后再送公司职能部门会签。
5.1.3责任部门依据上述会签部门的建议修正合同文本后，报公司领导审核批准。
5.1.4经审核批准的合同，除公司合资合作、涉外合同等必须使用公司行政印章外，均由办公室加盖公司合同专用章。
5.1.5办公室递交给各部门的会签合同,各部门在接到合同一日内反馈意见,如遇紧急合同会签时,各部门须在2小时内给予回复，特殊情况(出差或请假)在返回当日内回复。
5．2合同档案存档
5.2.1合同签订后，合同原件交归口管理部门归档。
5.2.2凡涉及采购、基建、劳务、广告、法律援助、咨询、诉讼、仲裁、赔偿、和解等行政事务及后勤管理方面的合同，由办公室综合管理员负责存档。
合同正本及会签单原件留办公室存档，复印件一份交财务部作财务备查。
5.2.3凡涉及招标、投标、运输、承包、投资、技术引进、技术开发等有关公司业务方面的合同，由客服总务科综合管理员负责存档。
合同正本及会签单原件留客服总务科存档，复印件两份，一份交财务部作财务备查，一份交业务部门监督执行。
5.2.4新建立关系的供应商或客户，应索取对方签约人的授权委托代理书，并对照第五条5.2.2及5.2.3相应归口管理部门存档。
5.2.5归口部门在合同存档时，需将合同(除报价外)的售后服务条款交由业务部门自行存档。
5．3合同文档的管理
5.3.1合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
第3 页共10 页
5.3.2保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
5.3.3归口管理部门要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，并根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5.3.4合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
5.3.5借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
5.3.6各部门借阅合同文档时，需办理合同借阅申请手续，经客服总务科长批准即可借阅；借阅涉及公司经营项目的合同，需总经理审批后方可借阅。
5.3.7合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者依据《公司保密管理制度》进行处罚。
六：流程
6.1合同会签流程见附件。
七、附则
7.1本法则由办公室负责起草及修订。
7.2本法则最终解释权归办公室所有。
7.3本法则自公布之日起实施。
4
ISO9001：2008质量管理体系文件（合同档案管理办法） 文件编号：FSL-QWI/I-KF-01
第 5 页 共 10 页
合同会签单 Contract joint-check sheet
合同名称
Contract Name
签约方
Name of the other party
合同编号
Contract Number
合同性质
Nature of Contract
摘要 Summary
主办单位 Responsible Unit
经办人 Project
Proposed By
审核人 Project
Approved By
区分 Division 同意 Agree
否决 Disagree 意见 Comment
签名&日期
Signature& Date 总经理
General Manager 副总经理 Vice
General manager
总经理助理 Assistant To Managing Director
法律顾问
Legal Adviser
会办单位Bargaining Unit
部门 Department 同意 Agree 否决 Disagree
意见 Comment
签名&日期 Signature&
Date
修改说明 Modify explain
襄阳风神物流有限公司
XianYang Fengshen Logistics Co., Ltd.
合同会签流程图
6
8
襄阳风神物流有限公司[合同清单]
序号合同编号名称甲方单位乙方单位经办人合同摘要合同价格合同有效
期限备注起止。