2016版建筑工程公司企业程序文件

某某建工有限公司MCJG/ZP-00-2016程序文件汇编（根据GB/T50430-2007；ISO9001-2015；ISO14001-2015；GB/T28001-2011编写）拟 制： 文件编制小组 审 核： **** 批 准： **** 版 号： B/0 受控状态：2016年01月10日发布 2016年01月10日实施某某建工有限公司发布程序文件目录1 目的确保文件使用部门、相关场所均使用有效版本，使一体化管理体系文件和资料处于恰当控制状态。

2 适用范围本程序适用于与一体化管理体系运行有关的所有文件和资料的控制。

3 职责3.1总经理：负责一体化管理方针、目标的批准和发布；负责一体化管理手册、程序文件的批准和发布。

3.2管理者代表：负责一体化管理手册和程序文件的审核，负责操作文件批准；负责文件更改的批准。

3.3办公室：负责一体化管理手册、程序文件及其它一体化管理体系文件的发放，负责各种一体化管理体系文件的存档或备案等；负责设立“受控文件清单”和“文件收发登记表”，负责相关外来文件的接收及存档，负责已经批准作废的文件、失效的文件统一销毁等文件日常管理工作。

3.4各职能部门：负责本部门相关操作文件的编写、审核；负责建立本部门使用的文件、资料清单。

4 工作程序4.1文件分类4.1.1文件：包括外来文件和内部文件。

4.1.1.1外来文件外来文件是国家或上级主管部门下发的文件（除国家强制执行的文件外，其余都为参考文件），也可是顾客提供的技术、质量、环境和职业健康安全方面的标准，主要包括：程序文件 MCJG/ZP-01-2016 共4 页第 2 页a) 有关质量、环境和职业健康安全方面的法令、法律、法规；b) 国家质量、环境和职业健康安全管理体系标准；c) 上级主管部门下发的行业技术标准和规范；d) 其他与质量、环境和职业健康有关的文件，如：顾客提供的技术、质量、环境和职业健康安全方面的标准或规范。

4.1.1.2内部文件内部文件是本单位为保证一体化管理体系有效运行必须执行的文件，主要包括：a) 一体化管理体系方针、一体化管理体系目标；b) 一体化管理手册；c) 程序文件；d) 操作文件：各部门编写的与一体化管理体系运行有关的文件, 包括相关的规章制度、检验规程、操作规程及补充文件，…等；e)记录。

4.2编写、审核、批准和发布办公室应设立“受控文件清单”和“文件收发登记表”。

4.2.1内部文件的编写、审核、批准及发布a) 一体化管理体系方针、一体化管理目标由总经理批准发布；一体化管理手册由管理者代表审核，总经理批准发布；b) 程序文件由各相关责任部门编写、管理者代表审核，总经理批准发布；c) 对于操作文件，由相应职能部门负责组织编写、审核，由管理者代表批准发布；d) 记录样式根据各职能部门的需要由各部门制定，报办公室备案，应有唯一编号；e) 有特殊要求时，文件可由管理者代表或总经理审批发布，办公室发放。

4.3接收、发放4.3.1外来文件对质量、环境和职业健康安全有重大影响的外来文件，由管理者代表确认其有效性后，应及时交办公室转发、存档。

4.3.2内部文件a) 一体化管理手册和程序文件汇编本由办公室负责发放：最高管理层每人一份；各责任部门各一份；办公室存档一份（即正本一份）。

b) 单个程序文件，视具体需要由办公室发放至相关职能部门、作业场所及相关工作人员。

c)操作文件由办公室归口管理、发放。

4.4受控与非受控程序文件 MCJG/ZP-01-2016 共4 页第 3 页与一体化管理体系运行有关的文件都应进行恰当的控制。

4.4.1受控受控文件在任何时候都必须保持有效：a) 受控文件封面应通过加盖“受控”印章，编“持有编号”加以标识；b) 外来文件在确定受控时，不再重新编号，但封面仍须加盖“受控”印章。

4.4.2非受控版本与一体化管理体系运行无关的各种参考文件均为非受控文件，如有更改时无需跟踪更换。

4.5文件的更改控制a) 文件需要更改时，可由申请人填写“文件更改通知书”，说明更改或换版理由及更改方法；也可直接在文件上进行更改，在文件修改栏内进行记录，主管部门领导批准即可；b) 文件更改申请由各职能部门审核后，报管理者代表批准；c) 文件更改和批准后，由授权部门/人员实施更改，更改采取换页更改或换版更改等方法；d) 受控文件的更改，必须在新文件实施日前跟踪发放至每一原受控文件持有者手中，非受控版本不在此限。

4.6版本控制受控版本的文件，在任何时候都必须保持有效，尤其是实施更改控制，即更改后，必须从使用场所撤出旧版本文件，发放新版本文件。

4.6.1 一体化管理手册有重大更改，即四个以上的章描述有实质内容更改，某一章描述条文有10条以上实质内容更改时，一体化管理手册应换版。

4.6.2 程序文件a) 有10个以上程序文件实质内容发生更改时，程序文件汇编本亦应换版；b) 某个程序文件描述有5个以上实质性条款更改时单个程序文件应换版；c) 详细作业文件更改可参照4.5执行，但必须经原文件审批部门和授权实施更改人批准。

4.7文件的标识和编号文件的标识和编号应具有唯一性，其编号方法详见《文件编号规则》。

4.8图纸的编号按国家有关规定进行。

4.9 文件的借阅文件的借阅：公司员工需要借阅有关文件或资料时，应填写文件借阅申请单，经主管部门审核批准后到办公室借阅。

4.10失效和作废文件的回收与销毁控制4.10.1内部文件未经授权人审批不得发放和使用，无授权人审批签署的受控或非受控文件均视为无效版本。

4.10.2无效和作废文件由办公室收回（如须保留作废的文件，应适当标识以防误用），经管理者代表批程序文件 MCJG/ZP-01-2016 共4 页第 4 页准后统一销毁。

4.10.3已销毁文件清单及销毁的批、审文稿应存在办公室。

4.11资料对外购资料,由办公室列入资料清单,以供各部门参考。

4.12 硬拷贝或电子媒介的控制a）硬拷贝或电子媒介由办公室统一管理，编制硬拷贝或电子媒介的目录、对其进行标识、存放于适宜的环境、定时进行检查，保证其有效性；其更改、销毁、复制等管理按受控文件进行控制。

b）硬拷贝或电子媒介形式的文件和资料，办公室应进行备份，以防因使用或维护不当而造成的损坏或丢失。

c）硬拷贝或电子媒介形式的文件和资料由专人管理，设密码保护;未经批准，任何人不得进行修改。

5 支持文件MCJG/ZW-01-01：文件编号作业指导书。

6 记录及保管MCJG/ZR-01-01：受控文件清单；MCJG/ZR-01-02：文件收放登记表；MCJG/ZR-01-03：文件更改申请通知书；MCJG/ZR-01-04：文件借阅申请表；MCJG/ZR-01-05：文件销毁申请书；MCJG/ZR-01-06：文件销毁清单；MCJG/ZR-01-07：外来文件清单；MCJG/ZR-01-08：资料清单。

上述记录由办公室及各相关部门/人员保管，保管期限详见记录清单。

1目的本程序规定了记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的控制要求。

2 适用范围本程序适用于本公司一体化管理体系运行及来自相关方的质量、环境和职业健康安全记录控制。

3 职责3.1 办公室：●负责一体化管理体系记录的归口管理；●负责编制、修订本程序，并负责监督执行；●负责全公司范围内一体化管理体系记录的控制。

3.2各部门：负责本部门记录的编制、编号、填写、标识、存贮、保管和处理，并将本部门制定的记录样式和清单报办公室备案。

责任部门负责人对本部门记录的完整性、正确性负责。

4 工作程序4.1 记录的分类主要记录包括但不限于：●检验、试验、测试、校准/检定等记录；●合同评审修改记录；●各类信息交流记录；●管理评审、合同评审记录；●内部审核记录；●人员培训记录；●设备状态和维护保养记录；●环境因素相关记录；程序文件 MCJG/ZP-02-2016 共3 页第 2 页●目标指标记录；●风险相关记录。

4.2 记录控制流程图建立――标识――收集――整理——编目――归档――保管――查阅――处置。

4.3 记录的建立4.3.1 记录的格式由有关责任部门负责编制，编号，并报办公室备案。

4.3.2 记录格式更改：由使用部门根据需要进行更改，更改完成后，应报办公室备案。

4.3.3 记录作废：由使用部门向办公室提出注销申请，按《文件控制程序》进行处置。

4.4 一体化管理体系运行的记录的标识，由记录名称、编号、序号或产生日期组成标识。

4.5 收集4.5.1 记录填写应内容真实、用词恰当、数据准确、字迹清晰，签署完整。

需要时，编制填表说明。

4.5.2 各部门指定专门或（兼）职人员负责本部门记录的收集、整理和汇总，并按期、按级上报归档。

4.5.3 各部门负责本部门记录的按期分类装订，并附记录明细表，办公室负责一体化管理体系运行的记录的归口管理。

4.6 编目、归档4.6.1 需要编目归档的主要记录按4.1。

4.6.2 办公室负责公司级一体化管理体系运行的记录收集、整理、编目和归档。

4.6.3 各部门负责职责范围内记录的收集、整理、编目和归档。

4.7 查阅合同要求时，与其质量、环境和职业健康安全有关的记录，经管理者代表批准，可提供给顾客评价时查阅，其他性质的外部查阅由总经理批准。

4.8 贮存记录的贮存、保管部门及其要求按有关程序文件和《记录清单》具体规定执行。

保存的重要记录应有利于存取和检索。

存入的媒体可以呈任何方式，如硬拷贝或电子媒体。

4.9 保管4.9.1保存期限：记录的保管期一般为3年，但也可根据公司需要进行延长或缩短。

4.9.2记录在保管过程中应有良好的环境，做到防尘、防潮、防蛀、防晒、防雨、防丢失，保证记录在保存期内不变质、不损坏、不丢失，并做好安全防范措施，防火防盗。

4.10 处置4.10.1 更正4.10.1.1一体化管理体系记录不允许更改，若在填写时填错了，允许更正，更正时应在原记录上划一条横线，在旁边写上正确的数据，签上更正人的名字。

程序文件 MCJG/ZP-02-2016 共3 页第 3 页4.10.1.2若记录更正发生在填写后的日期，则还应注明更正日期。

4.10.1.3 已上报的记录发生更正，须经本部门负责人批准。

4.10.2 销毁4.10.2.1 办公室每年一次对贮存的记录中不再需要保存的记录进行整理。

需要销毁的记录由责任部门填写《文件销毁申请单》，经管理者代表审核同意后，负责销毁。

4.10.2.2 销毁记录时，应严格执行保密制度，防止本公司相关数据外泄。

4.11 记录执行情况的评价，结合内部审核时进行。

5 支持文件《文件控制程序》6 记录及保管记录清单文件销毁申请单上述记录由相关部门保管，保存期限详见“记录清单”中的规定。

1 目的评审现行一体化管理体系的适宜性、充分性和有效性，以便确保一体化管理体系持续有效地满足标准的要求和适合于实现本公司质量方针和目标的要求。