文件编号格式与版本规定
文件编号规则精品
1目的1.1为了使公司内部的管理体系文件统一协调，达到规范化和标准化要求,对文件编号、版本变更、部门代码及文件分发编号等做出管理规定。
2范围2.1本管理规定适用于与正裕工业有限公司管理体系有关的文件编号的管理。
3定义3.1无4涉及部门4.1所有部门5一般原则5.1质量手册的编号原则5.1.1质量手册的编号为：A DD QM-流水号ADD——公司英文名称QM——质量手册的英文缩写流水号——从01至995.1.2版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“B”，依次类推5.1.3版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。
5.2程序文件/作业指导书/管理规章制度/通告/作业流程的编号5.2.1ADD□□□-部门代号-X X X□□□——文本格式代号；XXX——文件流水号（从001至999）；5.2.2文本格式类别：PCD——程序指导书；WKI----作业指导书；RNC----管理规章制度；NTC----通告；FLW----作业流程；5.2.3部门代码：5.35.3.1表格编号格式为：A D D-部门代码-流水号/版本号ADD——公司名称的英文缩写；F——表格的英文缩写；流水号——从001至999；版本号——首版为“A”，二版为“B”，依次类推；5.3.2以上的表格编号为程序文件附表以外的编号，程序文件的表格编号规则见《程序文件编写程序》。
5.4外来文件的编号为：5.4.1FD-类别-流水号/□□-原标准号（YYYY/MM/DD）FD——外来文件的英文缩写；□□——外来文件来源处或客户的缩写；5.4.2注：外来文件的类别缩写：TN---技术标准类；AM---行政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类文件。
5.4.3外来文件来源处名称为客户名称的两位英文或汉语拼音缩写；5.4.4入库年月日作为外来文件的文件版号。
5.5各类外来文件的流水号为各自独立的流水系列。
5.6传真、会议记录等编号：5.6.1编号格式为： A D D/□□□-部门代码-Y Y/M M/D D-流水号ADD——公司英文缩写；□□——文件格式；其中文件格式缩写： FAX---传真文件； MTR---会议记录。
10.文件编号及格式规定
文件编号及格式规定第一章总则第一条目的为规范公司各项文件编写格式与风格的统一，统一公司办公管理水平。
第二条范围适用于茂烨集团总公司与各分公司所有文件的分类及编号、格式。
第二章文件分类及编号第一条文件分类文件种类包含文件行政类通知、通告、报告、工作总结、汇报、行政制度、人事制度、财务制度、采购制度、工程管理制度、考核制度、提成制度、新员工培训、公司业务培训、产品培训、红头文件（机密文件、紧急文件、重大决定说明文件）商务类项目方案书、可行性报告、招投标文件、工程合同、采购合同、销售合同、协议书、工程前期资料、工程施工资料、工程验收资料、技术方案、图纸、设计资料、开发资料、函件等第二条文件编号1、公司所有文件由行政部统一编号存档。
2、编号原则为：公司编码MY-执行部门编码-文件名缩写-文件发布时间。
例如：2014年7月11日行政部出台《OA使用及管理制度》文件编号为：MY-XZ-OASYJGLZD-20140711第三章文件版面及格式1、用纸要求采用A4纸，上下2.5cm，左2.7cm，右 2.5cm。
2、封面书写格式封面的版面以本规定版面为准，公司的汉语名称采用1号宋体，居中，单倍行距；封面标题为1号仿宋字体，居中，单倍行距，封面表格内字体为小五仿宋字体，居中，16磅行距；3、页眉、页脚的书写格式页眉统一靠左使用茂烨集团LOGO，靠右书写文件档案编号。
页脚对外文件、项目、招投标文件、方案统一使用右边为公司名称，左边为公司电话。
公司内部文件统一为右边为文件名称4、目录的书写格式目录尽可能以自动生成为主，标题为3号加宋体，单倍行距，居中；目录内容为5号宋体，行距16磅。
5、正文书写格式正文的版面以本规定版面为准，一级标题为1号加粗宋体，单倍行距，居中；二级标题为3号加粗宋体；正文内容为4号宋体，16磅行距，首行缩进2字符。
6、页码格式：页码统一为单独页码居中排列，从目录页始编，如：第1页共20页以上段前、段后均为0行距,字体颜色均为黑色。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
文件资料编号规则
/XX.A 01
版本号——顺序号
分类号
企业代号
4、质量体系文件编号格式说明
1.质量体系文件编号规则
企业代号：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：
MLH——美联汇汽车部件有限公司
2.文件分类号标识：
QM——质量手册QP——程序文件
QR——质量记录QZ——作业指导书
QL——管理制度QS——设备操作规程
重庆美联汇汽车部件有限公司
编号
MLH/QP.A01
标
题
页码
1/2
生效日期
2018年6月20日
文件、资料编号规则
一、目的
确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管查阅创造条件。
二、范围
适用于本公司质量管理体系要求的文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。
X X X[X X X X]第X号
发文顺序号
发文年份
企业代号
六、文件发放
对发放至有关人员的文件资料属于受控的都应编制发文编号，加盖“受控文件”章，并作相应记录。
七、存档文件按《文件控制程序》、《档案管理程序》执行。
编制/日期
审核/日期
批准/日期
QT——日常点检表QJ——技术资料
3.版次编号：对文件进行修改时需要对次数编号，修改次数的编号以大写英文字母标识。如版本号A01——B01
4.顺序标识：此文件在分类标识中的顺序号，不随版本改变而变。
5.例如：
MLH/QS.A01
表示该文件是：美联汇公司发布的设备操作规程文件第01号A版本。
5、行政性文件收发编号
文档编码格式规范
文档编码格式文档编码格式：CLPM_XX_XX_(文档中文名称)_文档编号_文档版本号。
1.CLPM为对公信贷流程管理业务子系统的项目代码2.开发阶段和文档类别对应编码请参照附件一和附件二。
3.文档中文名称，请采用能正确表达文档内容的中文名称填写该部分内容；需要提交的工作件或者提交件的中文名称必须是工作件或提交件名称。
4.文档编号，文档创建的日期，即yyyymmdd.例如：文档创建于2005年2月23日，则文档编号为20050223。
5.文档版本，Vn.n。
按照文档修改需要调整文档的版本号。
6.举例说明: 文档命名规范CLPM_SC_STD_文档命名规范_20050223_V1.07.开发阶段编码8.文档类别编码7.5文档模版7.5.1体例要求1.封面（见附件一）1）文档名称：宋体，二号字，采用全称，XXXXX代表文档具体名称，如需求分析说明书。
2）版本号：宋体，二号字。
2.文档信息、修订记录、文档审核/审批、文档分发。
见附件二。
3.目录。
目录由字处理软件的‘插入－索引和目录’功能自动产生，目录采取多级目录形式,一般显示到3级。
4.正文。
1）正文层次结构：分8个层次。
具体为：第一层次表示为：“1 XXXXXX”，第二层次表示为：“1.1XXXXXX”，第三层次表示为：“1.1.1XXXXXX”，第四层次表示为：“一、XXXXXX”，黑体第五层次表示为：“（一）XXXXXX。
”，黑体第六层次表示为：“1.XXXXXX。
”，黑体第七层次表示为：“(1)XXXXXX。
”第八层次表示为:“1)XXXXXXX。
”层次标题：采用自动生成，一般只生成到第三层次，其中：第一层次标题：二号、加粗；第二层次标题：三号、加粗；第三层次标题：三号、加粗。
2）正文字体：宋体，小四号。
3）行间距：1.5倍。
5.文档分节与页眉、页脚设定。
1）文档分节封面单独成节（在封面尾采用插入分节符，选择新建页）；文档信息、修订记录、文档审核/审批、文档分发单独成节（方法同上）；目录单独成节（方法同上）；正文单独成节（方法同上）；对不同节的页眉、页脚分别设定，其中封面不要设定页眉和页脚，其余节的起始页均从1开始，具体见编辑软件的页眉和页脚格式设定、页面设定功能。
【实用资料】文件编号格式与版本规定.doc
7. 质量记录表单序号记录表记录表编号存放地点保存期8. 附表正文格式说明：①标题级别的数字标示不超过三级，前三级分别采用1.、1.1、1.1.1来表示，第四级采用a)、b)、c)……或1)、2)、3)……或●、◆等符号来表示。
②一级标题：两端对齐，宋体三号加粗，1.5倍行距，段前0行，段后0行；二级以下标题：左端对齐，宋体四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；三级以下标题：左端对齐，宋体小四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；正文：首行缩进2字符，宋体小四，段前0行，段后0行，1.5倍行距。
③所有数字均为Arial格式，字体大小遵循各级内容设置④流程图用不同的图形来表示含义：进程用“”表示；判定用“”表示，走向用“”表示。
3.4 作业文件作业文件的封面、前言与程序文件格式相同，但正文内容可根据实际情况灵活运用。
3.5 记录表单格式3.5.1 单页记录记录表格式没有封面、页眉、页脚，但有表头。
表头内容包括表格名称、编号，详细内容可根据要求和实际情况编写。
如附表二：“文件审批单”模版3.5.2 带封面的记录样式对于需要设置封面的记录，封面模版见：附表三。
在封面上写出记录的名称、编号，记录的编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目，但每项目应附加上日期。
记录的正文部分设计详细的记录填写样式，可以灵活设置。
记录正文部分设置页眉、页脚，页眉信息：1）程序文件下的记录“表号：SQYL/R-QP-□□-□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第□页共□页”。
2）工作文件下的记录“表号：SQYL/R-QW-□□-部门代号□□-□□ 第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第 □ 页 共 □ 页”。
例如：Ⅱ带封面的记录正文4. 文件发布与修订版本文件版本以文件大批发布或换版年份为大版本号，在此版本下作的修订以“第X 次修订”标识，X 为 “0-N ”的数字。
文件编号规则
4、行政部 Administration Department （简写AD）
5、市场部Sales Department （简写SD）
6、生产部Pproduction department(简写PD)
7、物控部ProductionMaterialControl (简写PMC)
4、表单记录编号 F
4.1.4文件类别分为七类：
MR ┄┄┄ 公司管理职责
MM ┄┄┄ 管理手册
QM ┄┄┄ 质量手册
PD ─── 公司级管理文件（程序及其支持文件）
MI ┄┄┄ 部门级管理规定、管理办法、管理职责等
WI ─── 作业指导书
RT ┄┄┄ 报告
ED ─── 外来文件
4.1.5序号
按文件公布的年月份顺序号，同类文件依此按先后排序
Wing'S Optical MFR, CO., LTD
颖视眼镜制品厂
文件编号
FM-HR-P-PD-120601
程序文件
文件编号规则
版本 A/0
页数1/3
1.目的
确保质量体系文件编制、发放的规范性、相容性和有效性。
2.适用范围
适用于质量体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的实施。其他类文件如通告、通知等不在此规程适用范围内。
3.职责
3.1总经理负责批准《质量手册》和《程序文件》。
3.2管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准作业文件。
3.3各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的作业文件。
3.4品质部是程序文件和作业文件编写的组织部门并负责编写程序文件和公司通用的作业文件，负责公司通用作业文件的审核。
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
公司文件编号规则
文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
２、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。
a)技术类文件：就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。
b)其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3、编号办法3、1 公司名称约定公司全称：简称：3、2 日期表示格式:yyｙy－mｍ-ｄd或ｙyyyｍmｄｄyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如201２表示公元2０1２年。
mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。
例如：2０12-10-１2或20１2１012表示（2０１2年１０月12日)3、3 文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准:起草版本得编号为0、1, ０、2, 0、3，、、、, 0、1０。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0、１,０、1、1, ０、1、1、１、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、０, 1、１, １、2,、、、，1、10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1，2、2 等。
3、4 技术文件命名格式：ＦＩRST－AＡ-ＮＮ-YＹYYMMFIＲST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号，参见3、3节YYYYMＭ:年月3、5 其她文件得编号3、5、１公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnｎ-dd-YYＤN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。
相应得部门代号如下：综管部:ＺG采购部:ＣG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTＴ文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度;②质量管理文件—QS，公司运转过程中得各类文件与记录。
文件编号规则
QCT/WJ-ZH-GZ-1801-001文件编号规则1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。
2.由综合部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4.文件类别4.1文件1.管理制度2.技术文件3.合同(招投标)4.外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：XXXXXX有限公司简称：QCT5.1.2部门代号CW--财务部ZH--综合部XM--项目部GC--工程部YX--营销部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1801”代表该文件是2018年1月制定的。
5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号vdd下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1,0.2,0.3,...,1.0。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。
版本编号不断变化为：1.0,1.1,1.2,...,1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。
5.2文件编码结构QCT/XX—XX—XX—YYXX—LLL流水号日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：QCT/WJ-ZH-ZD-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式：QCT/WJ-CW-T-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：QCT/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式：QCT/WJ-XM-（AB）BB-yyxx-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号5.3.5会议记录格式：QCT/JL-ZH-HY-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-会议缩写-年月-流水号5.3.6工作总结或工作计划格式：QCT/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-总结/计划缩写-年月-流水号。
文件编号及格式编制规定
文件编号：文件编号及格式编制规定版次：受控状态：1.0目的对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。
2.0适用范围适用于本公司所有部门3.0职责3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、记录编号及格式规定。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定HC / QM质量手册XX4.2程序文件的编号规定HC / QP —××程序文件XX4.3管理及操作性文件编号规定HCYL—×××—××—×××文件流水号职能代号（见4.3.1）文件分类（见4.3.3）医疗4.3.1 职能代号“JZ”——技术质量“SC”——生产采购“SB”——设备“RL”——人力资源“BG”——办公室“YC”——营销“JL”——计量（监视和测量设备）4.3.2文件分类“SOP”——标准操作规程“SMP”——标准管理规程“STP”——技术、质量标准“SOR”——记录“CE”——CE技术文件“QR”——确认“YZ”——验证4.4产品确认资料编号HCYL –YZ/QR /×××—×××确认或确认流水号产品名称首位字母（大写三位）验证/确认资料医疗4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。
如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。
文件格式和编号管理规范
1. 目的：规范公司各类文件的格式和编号。
2. 合用范围：本规范合用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。
3. 职责3.1 总经理室：负责制定本规范。
3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。
4. 定义同《文件管理程序》5. 内容：5.1 管理文件的编写格式：5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程叙文件正文的格式参照附件三。
5.1.2 文件编写条目按以下格式:1.1.11.1.11.1.1.12.2.12.1.12.1.1.1(如此类推，最多不超过 4 层)5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。
5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。
在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)5.1.5 文件的字体5.1.5.1 文件大标题----黑体小二加粗5.1.5.2 文件“1--5”标题----黑体小四加粗5.1.5.3 文件“1--5”内容----宋体小四5.1.5.4 流程表框内----宋体五号5.1.6 文档类型为 word 文档，表单不限；5.1.7 文档行距：文档自设最小行距 12 磅5.1.8 文档页面设置：上 2cm，下 1.8cm左 2cm ，右 1.8cm5.1.9 若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；5.1.10 页眉页脚及其他部份的未尽事宜以附件范本为准。
5.1.11 文件中须包含以下内容：1 目的：介绍编制此文件的作用和意义。
2 合用范围：介绍文件合用的范围，如：按使用的场所(组织别、) 产品、职能等进行界定。
3 职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。
(已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。
)4 定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或者较难理解的则需要进行解释。
文件编码管理规定
1.0 目的规范公司文件的管理，对文件的编号、版本、修订次数、部门代码等进行统一规定。
2.0 范围适用于公司质量手册(第一阶)、程序文件(第二阶)、外来文件及作业指导书(第三阶)、记录表格类(第四阶)、技术类文件（工位操作指导书、检验作业指导书、检验规范、工艺及技术部门的技术文件）编号的管理。
3.0 职责与权限3.1 品质部负责编制、修订、监督执行此规则，对文件编号进行统一管理。
3.2 各部门编制文件时，须按此规则进行编号或至品质部申请文件编号。
4.0定义4.1 文件：有意义的资料及其承载媒体。
如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。
其媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、样件或多项组合；4.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件；4.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。
4.4 外来文件：国家的法律法规和标准；其它公司来的文件，包括管理规定和技术标准，工艺原则等；外部企事业单位的来文等。
5.0 内容5.1 文件类别代码一级文件：质量手册 QM二级文件：程序文件 QP三级文件：管理文件（GW）/工作文件（QI、IS等）四级文件：质量记录QR5.2文件的编码要求5.2.1 质量手册的编码：版本版次流水号（01-99）手册代码公司简称5.2.2 程序文件编码：版本版次流水号（001-999）程序文件代码公司简称 5.2.3 管理文件编码：/A.00 版本版次流水号（001-999） 部门代码 管理文件代码 公司简称 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》 5.2.4 作业指导书5.2.4.1 作业指导书(QI)包括以下类型：工位操作指导书类、设备操作规程类、品质检验作业指导书类、仪器校正/使用规程类。
5.2.4.2 作业指导书编码方法：览表》5.2.4.3 作业指导书版次在每页的标题栏中注明：5.2.5 检验规范/标准5.2.5.1 检验规范/标准编码方法5.2.5.2 检验规范/标准版次在每页的标题栏中注明：5.2.65.2.6.1 工艺文件、物料清单、各类对照表的编码方法：产品类型该类文件顺序号 （001-999）必要时增加)文件使用部门代码文件编制部门代码技术文件代号（P1、P2、P3）（临时文件在代号前加“L ”）技术文件代号：P1——工艺文件；P2——物料清单；P3——对照表； 产品类型：电芯圆柱用Y 、方形用F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》5.2.6.2 该类文件版次在每页的标题栏中注明：5.2.7 图纸5.2.7.1原材料/产品配件图纸5.2.7.1.1原材料图纸的编码方法：(P4为原材料/产品配件图纸代码)产品类型流水号 （001-999） 文件编制部门代码图纸代号（临时文件在代号前加“L ” ）F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；5.2.7.1.2在每页的标题栏中注明版次：5.2.7.2 工装图纸5.2.3.7.1工装图纸的编码方法流水号（001-999） 部门代码 工装图纸代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.3.7.2 在每页的标题栏中注明版次：55.2.8.1电芯产品规格书5.2.8.1.1电芯产品规格书编码方法流水号（001-999）部门代码 电芯规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.1.2 在标题栏中注明版次：5.2.8.2 PACK 产品规格书5.2.8.2.1Pack 产品规格书编码方法 流水号（001-999）部门代码 Pack 规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.2.2 在标题栏中注明版次：5.2.9 FMEA5.2.9.1 FMEA 的编码方法：□FMEA-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号分DFMEA 和PFMEA 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）5.2.9.2 在标题栏中注明版次：5.2.10 5.2.10.1 控制计划的编码方法：CP-□□-□□□ 1 2 31：文件代号（临时文件在代号前加“L ”） 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.10.2 在标题栏中注明版次：5.2.11 ECNECN-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号 2：文件制订部门代号 3：流水号（001-999） 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.12 检测报告编码方法NB □□□□-□□-□□□ 1 2 31：公司代码+年月份（比例2012.08月简写1208） 2：产品型号代码 3：流水号（001-999） 5.2.13 外来文件的编号：流水号（001-999）采用的年月号（2012年8月，记为1208）申请部门代码 外来文件代码 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.14 表格编码方法：流水号（001-999）部门代码表格代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；另：考虑到资源的合理利用，凡新版生效前已印制尚未使用之旧表格，可继续使用至完为止。
文件编号规则
QCT/WJ-ZH-GZ-1801-001文件编号规则1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则1. 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。
2. 由综合部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3. 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别4.1 文件1. 管理制度2. 技术文件3. 合同(招投标)4. 外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则公司名称公司全称：XXXXXX有限公司简称：QCT部门代号CW--财务部ZH--综合部XM--项目部GC--工程部YX--营销部日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1801”代表该文件是2018年1月制定的。
流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。
文件版本编号vdd下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 1.0。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如，。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。
版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
5.2文件编码结构QCT/XX—XX—XX—YYXX—LLL流水号日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则规章制度和管理文件格式：QCT/WJ-ZH-ZD-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号合同(招投标)协议格式：QCT/WJ-CW-T-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；O-其他合同）外来文件格式：QCT/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号技术文件格式：QCT/WJ-XM-（AB）BB-yyxx-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号会议记录格式：QCT/JL-ZH-HY-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-会议缩写-年月-流水号工作总结或工作计划格式：QCT/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-总结/计划缩写-年月-流水号。
文件编号格式与版本规定
2.5
SQYL/R—QW-□□-部门代号□□-□□
1)R—为记录Reｃｏrd得英文缩写
２)Q-质量Quality得英文缩写;W-工作指导书WorkｉngＰapｅr得英文缩写
3)□□填入该工作指导书所属程序文件得编号
4)部门代号见2．6.1;□□中填入部门为支持该程序文件所编工作文件得编号
年份为2012年。
2.2
ＳQYL／QP—□□-□□□□
1)SQYL-同2.1
2)Q-质量Qualｉty得英文缩写;P—程序Ｐrｏgraｍ得英文缩写
３)□□填入程序文件得编号
4)□□□□空格部分填入该程序文件发布年份
例如:ＳQYＬ／ＱP－0１—20１２表示:质量管理体系第一个程序文件,发布年份为２０1２年、
例如:ＳQYＬ/QW-02－CＧ01—2012表示:第二个程序文件下,采供部制定得第一个工作文件,发布年份为2012年。
2.4
SQＹL/R－QP—□□—□□
1) R-为记录Reｃｏｒd得英文缩写
2) Q—质量Quａlity得英文缩写;Ｐ—程序Ｐrogｒａm得英文缩写
３)□□-□□依次填入该记录所属程序文件得编号与该记录所在此程序文件中得编号
3.4
作业文件得封面、前言与程序文件格式相同,但正文内容可根据实际情况灵活运用。
3.5
3.5.1
记录表格式没有封面、页眉、页脚,但有表头。表头内容包括表格名称、编号,详细内容可根据要求与实际情况编写。如附表二:“文件审批单”模版
3.5.2
对于需要设置封面得记录,封面模版见:附表三、在封面上写出记录得名称、编号,记录得编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目,但每项目应附加上日期、记录得正文部分设计详细得记录填写样式,可以灵活设置。记录正文部分设置页眉、页脚,页眉信息:1)程序文件下得记录“表号:SQYL／R-ＱＰ-□□－□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码得信息,一般为“第□页共□页”。２)工作文件下得记录“表号:SQＹL/R－QW—□□－部门代号□□－□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码得信息,一般为“第 □页 共□页”。
文件编号格式与版本规定
三级以下标题：左端对齐，宋体小四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；
正文：首行缩进2字符，宋体小四，段前0行，段后0行，1.5倍行距。
③所有数字均为Arial格式，字体大小遵循各级内容设置
④流程图用不同的图形来表示含义：进程用“ ”表示；判定用“ ”表示，走向用“”表示。
2012-00-00发布2012-00-00实施
******************有限公司发布
4
作业文件的封面、前言与程序文件格式相同，但正文内容可根据实际情况灵活运用。
4
4.5.1
记录表格式没有封面、页眉、页脚，但有表头。表头内容包括表格名称、编号，详细内容可根据要求和实际情况编写。如附表二：“文件审批单”模版
4.5.2
对于需要设置封面的记录，封面模版见：附表三。在封面上写出记录的名称、编号，记录的编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目，但每项目应附加上日期。记录的正文部分设计详细的记录填写样式，可以灵活设置。记录正文部分设置页眉、页脚，页眉信息：1）程序文件下的记录“ 表号：SQYL/R-QP-□□-□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第□页共□页”。2）工作文件下的记录“ 表号：SQYL/R-QW-□□-部门代号□□-□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第□页共□页”。
年份为2012年。
3
SQYL/QP-□□-□□□□
1）SQYL—同2.1
2）Q—质量Quality的英文缩写；P—程序Program的英文缩写
3）□□填入程序文件的编号
4）□□□□空格部分填入该程序文件发布年份
公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法公司名称约定公司全称：简称：日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如： 2012-10-12或表示（2012年10月12日）文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 , , , ..., 。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， ,v1.0 可编辑可修改一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自，版本编号不断变化为：, , , ..., 。
项目可以根据需要将版本编号晋升为，, 等。
技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见节YYYYMM：年月其他文件的编号公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
文档如何编号管理制度
文档如何编号管理制度一、引言在现代企业管理中，文档管理是一项非常重要的工作。
文档编号是文档管理的重要组成部分，是对文档进行有序管理的基础。
一个良好的文档编号管理制度可以有效地帮助企业管理人员对文档进行分类、存档、检索和追踪，提高工作效率和准确性。
本文旨在建立一套科学合理的文档编号管理制度，为企业提供有效的文档管理解决方案。
二、制度目的1. 规范文档管理流程，确保文档的有效性和可追溯性；2. 提高文档管理效率，节约时间和成本；3. 保障重要信息的安全性和完整性；4. 促进团队合作和信息共享；5. 为企业发展提供有力支持。
三、制度范围本制度适用于企业所有业务部门、所有文档类型和所有文档形式。
四、制度内容1. 文档编号规则（1）编号格式：编号由字母和数字组成，字母代表部门或项目名称，数字代表文档序号。
（2）编号编制原则：按照文档创建的时间顺序编制编号，确保文档在文档库中有序排列。
2. 文档分类管理（1）按照文档内容和用途进行分类，建立分类清单，指导文件的归档和检索。
（2）确定文档保密级别，对不同级别的文档进行分类管理，保护重要信息安全。
3. 文档命名规范（1）命名规则简单明了，区分文档名称和文档版本号，避免混淆。
（2）文件名称不超过50个字符，不含特殊符号和中文。
4. 文档存档管理（1）建立文档库，设置权限控制，确保文档的安全性和完整性。
（2）文档存档应按照编号和分类进行，便于检索和使用。
5. 文档检索和查找（1）建立文档检索系统，提供关键词检索和复合条件查询功能。
（2）提供文档索引表，协助用户快速查找需要的文档。
6. 文档更新和修订（1）文档更新需要经过文档管理员或审核人员审核，确保文档内容准确。
（2）文档版本更新需在文档编号中标明版本号，方便用户区分。
7. 文档归档和销毁（1）建立文档归档制度，定期清理无用文档，以节省存储空间。
（2）按照企业规定的文档保留期限，对已归档的文档进行销毁处理。
五、制度执行1. 由文档管理员负责制定文档编号管理制度，并向全体员工进行培训和宣传。
公司文件编号规则
文件编号规则1.目的加强公司文件的标准化管理,便于文件的识别、追溯和控制,规范存档,确保公司重要文件具有唯一编号,保证公司文件体系有效运转;2.适用范围适用于公司文件的编号管理和控制;a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料;b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件;3.编号办法公司名称约定公司全称：简称：日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份,如2012表示公元2012年;mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月;dd某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日;文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自,版本编号不断变化为：,,,...,;项目可以根据需要将版本编号晋升为,,等;技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号,参见节YYYYMM：年月其他文件的编号公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST-DN-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母,部门代号,如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度,则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用;相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR,指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS,公司运转过程中的各类文件和记录;nnn：文件流水号dd：文件版本号YY：年份例如：考勤管理制度的文件编号为：,表示2012年发布的版考勤管理制度,适用于公司全体人员的规章制度;合同协议合同协议的编号格式为：FIRST-yyyymmdd-T-nnnyyyymmdd：签订合同的年月日T：合同类型XS-销售合同CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同QT-其它合同nnn：合同流水号传真发出的传真编号结构为：FIRST-AA-R/S-BB-yyyymmdd-nnnAA：人员姓名R表示收到传真,S表示发出传真BB：传真的主题不超过15个汉字yyyymmdd：表示日期nnn：传真流水号传真属于临时文件,一般不做长期保存,如需要保存,则应对其复印,并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理;“下月订单的回复”;电子邮件的命名规则电子邮件需要归档管理时,按传真的命名规则命名;外来文件外来文件结构为：FIRST-AA-BB-nnn-yyyymmddAA：项目名称BB：文件来源nnn：文件流水号yyyymmdd：发文年月日对外发文指公司发给公司外部的通知、公函等;其格式为：yyyymmddFIRST外文字第nnn号yyyymmdd：发文的年月日nnn：文件流水号会议纪要指公司内部会议的记录等,格式：FIRST-DN-yyyymmdd-AB-nnnDN：部门若为公司全体部门参加的,则可省略yyyymmdd：日期,详见日期表示AB：会议主题不超过15个汉字nnn：文件流水号其它文件周工作计划：FIRST-yyyymmdd-周计划-AB-nnn工作任务单：FIRST-yyyymmdd-任务单-AB-nnn出差报告单：FIRST-yyyymmdd-出差报告-AB-nnn工资单：FIRST-yyyymm-工资单-CW-nnnyyyymmdd：日期,详见日期表示AB：人员姓名CW：财务部nnn：文件流水号文件附件所有文件,如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等,采用在原有文件编号后附加：-Xnn-NAX为附加内容类别：T表格,A附件,S补充文件nn：附件流水号NA：附件名称例如：考勤管理制度的编号为：,该制度有附件考勤表,则附件的编号为：考勤表4.编号管理所有文件由综管部统一编制和管理;除附件流水号起始值为01外,其余文件流水号起始值均为001;所有文件流水号在每年1月1日自动归零;。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
8. 附表
正文格式说明：
①标题级别的数字标示不超过三级，前三级分别采用1.、1.1、1.1.1来表示，第四级采用a)、b)、c)……或1)、2)、3)……或、等符号来表示。
②一级标题：两端对齐，宋体三号加粗，1.5倍行距，段前0行，段后0行；
二级以下标题：左端对齐，宋体四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；
三级以下标题：左端对齐，宋体小四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；
正文：首行缩进2字符，宋体小四，段前0行，段后0行，1.5倍行距。
③所有数字均为Arial格式，字体大小遵循各级内容设置
④流程图用不同的图形来表示含义：进程用“”表示；判定用“”表示，走向用“”表示。
3.4 作业文件
作业文件的封面、前言与程序文件格式相同，但正文内容可根据实际情况灵活运用。
3.5 记录表单格式
3.5.1 单页记录
记录表格式没有封面、页眉、页脚，但有表头。
表头内容包括表格名称、编号，详细内容可根据要求和实际情况编写。
如附表二：“文件审批单”模版
3.5.2 带封面的记录样式
对于需要设置封面的记录，封面模版见：附表三。
在封面上写出记录的名称、编号，记录的编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目，但每项目应附加上日期。
记录的正文部分设计详细的记录填写样式，可以灵活设置。
记录正文部分设置页眉、页脚，页眉信息：1）程序文件下的记录“表号：SQYL/R-QP-□□-□□第
编号：SQYL/QW-01-ZL01-2012 第2012版
□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第 □ 页 共 □ 页”。
2）
工作文件下的记录“表号：SQYL/R-QW-□□-部门代号□□-□□ 第□□□□版
第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第 □ 页 共 □ 页”。
例如：
Ⅱ带封面的记录正文
4. 文件发布与修订版本
文件版本以文件大批发布或换版年份为大版本号，在此版本下作的修订以“第X 次修订”标识，X 为 “0-N ”的数字。
例如：在2012年03月完成换版文件发布时，文件版本号为“第2012版”，修改次数为“第0次修改”。
若在2012年7月对某一个文件进行的是第2次修改，文件版本号不变，仍为为“第2012版”，但修改次数为“第2次修改”。
记录的版次设置方法和文件相同。
表号：SQYL/MPR5.1.1 第2007版第0次修订
1. 审核目的
对公司按照ISO/TS16949、汽车产品强制性认证《工厂质量保证能力
要求》……寻找体系、过程和产品的改进机会，促进体系有效运行。
2. 审核依据
2.1 ISO9001《质量管理体系要求》
3. 审核范围
4. 审核组成员
2012-00-00发布2012-00-00实施
*************有限公司发布
文件审批单
表号：SQYL/R-QP-01-01 第2012版，第0次修改编号：文件名称文件编号
编制部门编制人
文件编制部
门意见
审核人签名/日期：
审核部门意
见
审核人签名/日期：
会签部门意
见
审核人签名/日期：
主管领导意
见
审核人签名/日期：。