文件编号规则86298

QCT/WJ-ZH-GZ-1801-001

文件编号规则

1.目的

确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围

适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

3.总则

1. 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2. 由综合部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3. 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

4. 文件类别

4.1 文件

1. 管理制度

2. 技术文件

3. 合同(招投标)

4. 外来文件

4.2记录

1.会议记录

2.检查记录

3.工作总结(周报、月报)

4.工作计划

5.文件编号规则

5.1编码元素使用规则

5.1.1公司名称

公司全称：XXXXXX有限公司

简称：QCT

5.1.2部门代号

CW--财务部ZH--综合部XM--项目部GC--工程部YX--营销部

5.1.3日期代号

统一采用“yyxx”的格式，例如“1801”代表该文件是2018年1月制定的。

5.1.4流水号

统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。

5.1.5文件版本编号vdd

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：

起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 1.0。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

5.2文件编码结构

QCT/XX—XX—XX—YYXX—LLL

流水号

日期代号(年年月月)

文件类型

部门代号

企业代号/文件(记录)

5.3文件分类编码规则

5.3.1规章制度和管理文件

格式：QCT/WJ-ZH-ZD-vdd

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号

5.3.2合同(招投标)协议

格式：QCT/WJ-CW-T-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；O-其他合同）

5.3.3外来文件

格式：QCT/WJ-AA-RM-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号

5.3.4技术文件

格式：QCT/WJ-XM-（AB）BB-yyxx-vdd

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号

5.3.5会议记录

格式：QCT/JL-ZH-HY-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-会议缩写-年月-流水号

5.3.6工作总结或工作计划

格式：QCT/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-总结/计划缩写-年月-流水号