钉钉高效协同,提升员工自驱力

高效协同，提升员工自驱力

俗话说一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮，可见自古以来要做成一件事情，就是需要群策群力，相互协同的。一个企业，一个团队要取得好的业绩结果，也一样离不开高效的协同。

在讲协同之前，我想先问一个问题，部门之间或员工之间要高效协同，形成合力，最重要的因素是什么？那就是作为个体的每一个员工都有明确的目标，积极努力，自觉自发的参与到其中。因此，我们首先需要的是员工的自驱力，有了自驱力才能够形成高效的协同，快速拿结果。

这里有一个比喻，我们以前常说火车跑得快，全凭车头带。在这样的组织中，少数的管理者非常辛苦，不断的在思考，在创新，而大多数的员工则扮演者执行者的角色，缺少主动性，需要被外力牵引才能前进，这显然不是最高效。后来我们有了动车，动车和传统的火车最大的区别就在于，动车的每一节车厢都有动力，在车头的带领下，能够形成目标一致的合力，创造出更好的结果和体验。那么如何让一个组织中的每一个人都变得愿意思考，不断学习，不断创新呢？我相信您一定知道阿里巴巴这家公司吧，从18个人创业开始，发展到如今员工将近60000人，市值超过4500亿美金，成为亚洲市值最高的公司。我家就住在阿里巴巴园区附近，每天晚上10点、11点回家，阿里办公大楼还是灯火通明。在没有接触钉钉之前，我也很疑惑是什么让这里的员工如此努力的工作。后来，做了钉钉才知道，阿里人之所以努力是因为阿里巴巴拥有平等，公开，透明的工作方式。

阿里巴巴的员工之间虽然有层级的区别，但是彼此都是称呼同学，没有人叫领导。他们每一个人都有一个花名，工作的时候用花名，生活的时候用真实姓名。这样的文化，不仅让拉近了员工之间的距离，让工作变得非常有趣，还实现了生活和工作的分离。钉钉的设计理念源于阿里巴巴的工作方式，因此钉钉倡导生活和工作的分离，非常重视公司内部的人员平等。

一、钉钉审批实现平等的工作关系

在钉钉的协同功能里，有一个企业内部常见的工作模块，叫做审批。我想先了解一下，咱们公司的审批现在是怎么来完成的？

目前常见的审批模式有两种，一种是线下的纸质审批，一种是基于OA系统的线上审批。

纸质审批常见问题：

1、审批发起人不清楚审批流程，要花大量的时间确认；

2、员工要打印审批单，拿着审批单到处找人签字，关键领导要是不在，

还要等领导回来才能签字，时效性非常低下；

3、纸质审批结束后为日后审计，还需存档，不仅要找专人和场地来管理，

而且查找起来非常不便利；

4、对于审批人来说，无法及时查看过往的审批记录，容易产生工作失误；OA系统审批的常见问题：

1、系统需要在内网环境下从PC端发起，无法做到随时提交随时审批；

2、部分OA实现了移动审批的功能，但是需要按使用账号的数量来收取

费用，经济成本过高；

3、OA系统提交后，对于审批人的提醒方式单一，容易出现审批被遗忘，

工作效率无法得到根本的提升。

从这两种审批方式，我们发现一个共同点，在传统的审批流程中，审批的发起者一支处于弱势，他们作为最需要拿到审批结果的人，却无法主导审批进度，在员工之间显然不够平等。

钉钉的审批功能将审批流程搬进了手机，让企业里的每一个人都可以随时随地的发起和完成审批，审批流程支持自定义，而且这个功能是完全免费的，让企业零成本零门槛的实现办公流程的标准化和线上化。

1、在钉钉的工作页面，点开审批，就可以一目了然的看到所有的审批流

程，只要根据业务需要找到对应的审批流程即可。从此新员工再也不

会因为不知道审批流程到处问人，前台、人事、财务、行政也不会再

无休无止的重复回答一样的问题了。【演示打开审批，介绍审批总类】2、审批提交后，审批人可以随时随地的完成审批，不会再出现拿着审批

单找人签字情况。此外，审批的发起人还可以清楚的看到审批等待的

时长，如果事情非常紧急还可以通过Ding的方式进行催办，提醒审

批人尽快完成审批，保证了发起人对于整个审批流程的掌控力，实现

了员工和管理层之间的平等。【演示提交审批的过程及催签】

3、审批流程线上化后，所有的审批记录留存在系统中，不需要再安排专

人和场地来做保管，审批记录查询也变得非常简单快捷，解决了纸质

审批留存、管理和查找的问题。【演示审批查找、筛选】根据我们这么多时间的测试和跟踪发现，使用移动化的审批后，效率至少提升6倍以上。不仅如此，很多公司的钉钉管理员告诉我们，使用了审批后还有审批以外的收获。

【小结】审批线上化的过程，本身就是一个跨部门协同和流程优化的过程，在这个过程中，部门的职责被精准定义，各层级的权限也会被再次明确，这样的好处不仅仅是审批更加高效，在公司任何项目和部门协同的时候都会

起到重要的推动作用，把公司变得更加优秀。其次，我们还发现，由于审批过程线上化，所有审批节点都展示出来，效率高低清晰可见，这会促使负责审批的管理层自发快速的完成审批。毕竟谁也不想成为效率最低的管理者。

同时，从管理归属的关系上来看，以前的管理层只被他的上级管理和监督，现在员工也可以对管理者形成一种监督机制，在双重的监督机制下，管理者的自驱力和责任心也将被进一步激发。

最后，实时证明在平等、公开、透明的工作环境下，人们的自驱力将会不断被激发，不断提升。

【案例】西贝餐饮集团在北京和上海都有总部，门店分布在全国。公司以前都是采用纸质审批，需要把审批文件打印在纸上，再逐级找人签字。因为组织架构比较分散，有时一个文件审批下来要好多道程序，耗费很长时间，十分影响办公效率。通过钉钉的审批，各个审批环节都电子化，责任人手机上即可处理，没有及时审批还可以催签。而且审批文件电子存档，审批凭证保管查找方便，合规化。现在请假、合同、厂商报销等审批流都在钉钉进行。财务、法务在钉钉上的流程为必要流程，流程不通过钉钉提交，财务、法务不受理。与此同时，主管在审批时可以利用碎片时间，随时随地审批，工作效率大大提升。

二、可视化管理外勤人员

【开放式提问】：X总，我们公司目前异地的工作人员和外勤（销售）人员多吗？是通过什么样的方式来管理的？外勤人员的工作性质决定了他们的工作地点必然不能够固定，不但不能固定，而且会频繁、大量变化，因为他们的主要工作内容就是到客户的位置去拜访，所以传统的考勤方式并不适用。

有一些公司是在各地都设办事处的。员工需要先到办事处去打卡，然而各地的办事处都由总公司统一来管理，每一个月都需要将多个办事处的考勤记录汇总到总公司，指纹打卡机的数据需要人工从打卡机中读取，很多办事处根本就没专门的行政人员负责，而且考勤机读取出来的数据也可以人为进行修改。这么一来，经考勤数据的真实性就会大打折扣。

据我们调查，一般外勤人员多的或者是各地分支机构多的公司，目前大多数采用以下的考勤管理方式：

1、在办事处设置指纹打卡机，并由办事处人员定期将考勤数据回传到总部。

2、电话报岗。要求业务人员用办事处的固定电话，或者是客户的固定电话打回公司行政部门的专门人员进行报岗，因为固定电话是显示区号的，或者说办事处的电话号码和客户处的固定电话号码是相对固定的，这样就能最大限度保证外勤业务员在应该上班的时候能够达到办事处或者是客户处。