后勤采购管理规定

分发编号：
后勤采购管理办法
单位：财务管理委员会
目录
第1章总则
目的
为了加强对集团所属公司后勤物资及服务采购业务的监督与管理,规范采购行为,保证采购质量,提高采购效率,制定本办法;
适用范围
本办法适用于集团所属分子公司及工厂的后勤物资及服务的采购;
后勤物资及服务采购分类
办公类：办公文具、办公设备、办公家具、宽带、固话等;
宣传印制类：横幅、公司定制品印有公司标识的名片、单据、信封、纸杯、信纸、笔记本、办公文具等、广告、海报、宣传手册、DV宣传片、挂历、营销促销品等;
劳保清洁及宿舍用品: 手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、床上用品、床、窗帘、柜子、工作服等
公共设施类：水龙头、水管、照明灯、电线、门、窗、玻璃、设施维护等
招待类：水果、零食、烟、酒、矿泉水、果盘、茶杯、茶、礼品等
技术检测类：容器、工具、仪器仪表、试剂、药品等
生产维护类：生产机器零配件、五金工具等
食堂物资：锅、碗、瓢、盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等
保险类：社会保险、意外伤害险、财险;
不相容职务
请购与审批;请购人员不能同时负责审批;
供应商的选择与审批;选择供应商的人员不能同时负责审批;
采购合同的拟订、审核与审批;合同拟定、审核、审批等工作应由不同的人员负责; 采购、验收与记录;采购、验收与会计记录等工作应由不同的人员担任,以保证采购数
量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性;
付款的申请、审批与执行;付款的申请人、审批人与执行人职务应当分离,避免因付款方式不恰当、执行有偏差,导致企业资金损失或信用受损;
第2章后勤采购组织
后勤采购工作小组
后勤采购工作小组机构
公司设立后勤采购工作小组,由各部门各派一人组成,组长由总经理任命;后勤采购工作小组不设专职,所有组员均为兼职;
后勤采购工作小组职责
各部门职责
行政内勤兼任计划管理员、采购员及仓库保管员等岗位;
各公司行政部下设食堂组,食堂采购员实施物资采购,食堂组长负责食堂物资的验收和管理;
需求部门负责填制采购申请,并参与供应商甄选过程;
财务部门负责采购的监督、预算控制、报账审核及付款;
仓库保管员负责采购物资的验收、存储与发放;公司分设后勤物资仓库、生产机器零配件仓库、技术检测物资仓库,分别由行政部门、生产部门、技术质量部门安排相应仓库和保管员进行物资管理;食堂物资放厨房存储,不单独设立仓库,由食堂组长兼任保管员,负责食堂物资管理;
各部门各司其职,相互衔接的同时形成相互制衡机制;
第3章采购备用金管理
备用金
公司采购采取备用金制,行政部门采购员备用金额度为3000元,食堂采购员备用金额度为5000元;
备用金采取借款方式,由采购员填写借款单,经部门主管、财务主管及总经理审批后,交会计开具现金付款凭证,由出纳支付现金,账面挂采购员个人往来;
采购员可在现金交易范围内动用备用金进行采购;备用金如不足以支付采购款,可按借款审批程序临时借支现金;报账后再冲抵借支,并按额度补足备用金;
备用金一年一清,每年12月份还清备用金借款,次年1月再重新借支备用金;
现金交易范围
一千元以下的零星采购；
供应商要求现金交易；
紧急采购且不能及时办理银行支付手续；
除以上情况外,一律不得进行现金交易,均通过财务转账付款;
第4章采购实施
办公、宣传印制、劳保清洁及宿舍用品、公共设施类物资的采购
采购申请
信息;如难以描述物资特征的,应提供样品；宣传印制品应提供设计样稿;
采购计划
3 对于无法于需用日期内办妥的采购申请,行政部门应及时通知请购部门;
4 采购计划应同时报送财务部门,以便于公司资金的安排;
5 未列入采购计划内的物资不得采购;如确属临时性急需物资,应填写紧急采购申请表,经部门主管审批及公司行政主管核准后才能列入采购范围,单件500元以上的物资要经总经理审批;
供应商及采购方式选择
可采用招标方式采购；
可采用定点采购方式；
填制供应商询价表,经行政主管及总经理审批后择优选购,如公共设施维护等物资;
合同的签订与撤销
购买
验收入库
物资应有需求部门协助验收,查验样式是否符合定制要求;验收过程中,如发现异常,应向采购员提出质疑或向上级主管汇报;
报账付款
供应商询价表、费用分摊表,已现金支付的应提供收据,签订了合同的应提供合同;各类单据要齐全且相互吻合,并有符合程序的审批记录;
物资管理
招待类物资采购
采购申请
购买
报账付款
生产维护类、技术检测类物资采购
采购申请
信息;
4 无法于需用日期内办妥的采购申请,行政部门应及时通知需求部门;
5 需求部门未申请的物资不得采购;如确属临时性急需物资,应填写紧急采购申请表,经部门主管审批及公司行政主管核准后才能列入采购范围,采购金额500元以上的物资要经总经理审批;
供应商及采购方式选择
填制供应商询价表,经行政主管及总经理审批后择优选购;
合同的签订与撤销
参见购买
验收入库
报账付款
物资管理
食堂物资采购
采购计划
购买
供应商,通过定点获得长期供应低价优惠和免费配送待遇,同时也要勤跑、勤问以了解市场行情,精打细算,及时购进质优价廉的新鲜疏菜和肉类食品;
验收
报账付款
能源采购
水、电
财务部门进行会计处理,未托收的则交出纳进行银行转账付款;
天然气
煤
1生产部门在每月25日前提出下月燃煤采购申请,经部门主管和总经理批准后交行政部门;采购申请量应根据月定额耗用量、上月库存、安全库存量等数据来确定,采购数量能保证正常耗用即可;遇燃煤价格波动较大时,可适当形成较高库存;
2行政部门对生产部门提交的采购申请进行审核,检查申购数量是否合理、审批流程是否完成,审核无误后交采购员进行采购;
填制供应商询价表,经行政主管及总经理审批后择优选购;询价应由后勤物资采购小组安排人员与采购员共同参与;
2采购员应跟踪燃煤供应过程;供方货物到达时,司机将供货清单交给采购员,采购员开具信息通知单,分别通知磅房和生产部门;信息通知单上需注明物资名称及重量;
1磅房收到信息通知单,对燃煤毛重含车皮和燃煤进行称量,登记称重记录台账;待汽车卸货后,再称车皮重,计算出燃煤净重毛重减车皮重,并开具汽车衡称重记录单;净重如与运货司机提供的数据有较大差异,应及时通知采购员与供应商沟通;汽车衡称重记录单上应列明物资名称、毛重、皮重、净重、车号等信息,并经司磅员和司机签字确认;称量完毕,司磅员将汽车衡称重记录单交给仓库保管员;
2在卸货之前,技术质量部安排人员检验燃煤质量,通过技术检测或燃烧时间检查燃煤发热量,具体检验方法由技术质量部门确定,检验不合格的不得接收;
3检验合格后,生产部门安排燃煤存放地点,并由生产机器零配件仓库保管员开具入库单,注明入库数量及检验结果,检验人员和保管员在入库单上签字确认;
4燃煤入库后,保管员将单据整理成财务记账组和采购付款组两组,并将两组单据交给行政部门;财务记账组单据包括：供方供货清单、信息通知单、汽车衡称重记录单财务联、入库单财务联;采购付款组单据包括：信息通知单、汽车衡称重记录单采购付款联、入库单采购付款联;
1行政部门按合同约定的结算方式确定价格、数量及结算金额,在入库单上注明并签字确认,然后将采购申请单、财务记账组单据与合同复印件交至财务部门;
2财务部门审核相关单据及合同,复核结算金额,确认无误后进行会计入库及供应商挂账处理;
3行政部门按照合同约定的时间及方式申请付款,填写付款申请单,注明合同号、收款单位、开户银行、账号、申付金额、申付事项等要素,并附上信息通知单、汽车衡称重记录单采购付款联、入库单采购付款联、发票等票据;依次提请行政主管、财务主管及总经理审批;其中,财务部门应重点核查申付事项与供应商往来账是否相符,附件是否齐全,相关审批程序是否履行,收款方是否与合同方、开票方保持一致,如发现疑问有权拒付; 4履行付款申请审批程序后,财务部门进行转账支付,并进行相应会计处理;
1生产机器零配件仓库保管员负责燃煤的保管,建立燃煤入库、出库及库存台账;燃煤存储时应注意防水防火,保证燃煤干燥及安全;
2生产领用燃煤需登记领用记录,领用人签字确认,保管员每月进行汇总;
3生产部门确定燃煤月定额消耗量,保管员按月定额消耗量填制出库单,并汇总当月燃煤领用记录成表作为出库单附件;经保管员及领用人签字,部门主管审批后交财务部门进行出库账务处理;
4财务部门每月末对燃煤库存量进行盘点,估测库存量以检查燃煤耗用量是否正常;每批燃煤耗用完后,可根据月定额耗用量预计燃煤耗用天数,并与实际耗用天数比较,如两者相差较大,应查明原因,落实责任;
生产用油
1生产部门于每月25日前提出下月采购申请,经部门主管和总经理批准后交行政部门;采购申请需注明油的品种、规格、数量等数据;采购申请量应根据月定额耗用量、上月库存、安全库存量等数据来确定,采购数量能保证正常耗用即可;遇油供应紧张时,可适当形成较高库存;
2行政部门对采购申请进行审核,行政部门对生产部门提交的采购申请进行审核,检查申购数量是否合理、审批流程是否完成,审核无误后交采购员进行采购;
1采购员到中石油或中石化供应点按时价采购,后勤物资采购工作小组安排人陪同采购; 2采购员应向供方索要发票,发票上采购员及陪同采购人员应签字确认采购事实及采购金额;
1采购完毕后,采购员将油交给生产机器零配件仓库保管员验收,仓库保管员将油过磅称
升进行换算,与发票数量进行核对,验收无误后开具入库单,采购重,并按1千克=1/ρ
油
员及保管员签字确认;
2仓库保管员将油存入仓库,并登记入库台账;
1采购员将发票、采购申请单、入库单交至行政内勤,行政内勤在一周内填好费用报销审批单,经行政主管审批后交财务部门;
2财务部门对报账事项及相关单据进行审核,审核无误后审核人在费用报销审批单上签字;
3财务审核通过后,行政内勤提请总经理审批,审批完成即可交财务部门制证付款;
1生产机器零配件仓库保管员负责备用油的保管,建立生产用油的入库、领用及库存台账;油存储时应注意防火,保证安全;
2生产领用油需登记领用记录,领用人签字确认,保管员每月进行汇总,月底将油入库、领用及库存台账发给财务部门备查;财务部门定期或不定期盘点;
3生产部门应确定油的月定额消耗量,将定额落实到具体机器及轧车,并报财务部门备案;
4每月底,保管员统计每月实际消耗量,与月定额消耗量对比,如两者差异较大,应查明原因,落实责任;
保险采购
财产保险
意外伤害险
社会保险
社会保险由人力资源部按照国家及公司相关政策办理;
第5章财务控制
流程监控
财务部门通过适当参与采购业务,对采购过程进行监控;
财务部门通过对报账事项及附件的匹配程度来判断经济事项发生的真实性,并通过相关单据的签字审批记录,检查采购、付款、报账等审批流程执行的完整性;
实物盘点
实物盘点分为全面盘点和抽样盘点;财务部门至少每月进行一次抽样盘点,每半年进行一次全面盘点;固定资产及低值易耗品盘点以会计账面记录为准,其他物资盘点以仓库库存台账为准,必要时通过物资入库及领用记录进行核对;
盘点发现差异,应立即查找原因,无法查明原因的盘亏,在用的由使用责任人负责赔偿,仓库存储的由保管员负责赔偿;财务部门根据盘点结果相应调整会计账目记录;
供应商往来核对
对账以财务部门为主导,至少每季度核对一次;财务部门先做好对账单,再与行政部门进行核对签字,然后采用函证等方式与供应商进行核对,对供应商有异议的款项应及时查明原因,并做出相应调整;
预算管控
财务部门每年年初与相关部门沟通,制定全年费用预算,预算一经确定,不得随意改动; 财务部门通过预算对各部门物资耗用进行费用额度控制,各部门在预算额度内申购和领用物资,超预算的报账需履行相应审批程序;
第6章附则
本办法由集团公司财务管理委员会负责解释及修订,自公布之日起施行;
附件：后勤采购业务审批权限列表
后勤采购业务审批权限列表。