会计电算化对传统会计的影响及对策_陈雄美

陈雄美
而在电算化条件下，会计信息从输入、 加 工、 存储到输出均为自动高速完成， 能够为 各类信息使用者提供最新、 最快的信息， 使 其迅速了解企业生产经营活动情况，有利 于企业管理者审时度势， 抓住机遇、 把握未 来。同时， 在手工操作的环境下， 会计信息 处理的程度繁琐， 计算工作量大， 容易发生 差错， 而在电算化条件下， 由于在软件程序 的关键位置设置了关卡， 层层数据检验， 一 旦发生错误， 计算机可以立即予以提示， 操 作人员也可及时进行修改，保证了会计信 息的准确性和可靠性。 二、 推动我国会计电算化发展的措施 （一）充分发挥计算机处理潜能， 改变 电算化软件开发的“全仿真” 。目前， 我国 会计电算化程序设计大都是手工操作的模 式， 从记账、 算账到报账的全过程都模仿手 工操作，除了必须从系统外部取得原始凭 证外，会计电算化系统几乎可以仿真出手 工会计系统的所有方面，这种系统的产生 与手工会计系统在本质上并没有什么不 同。它只是采用现代计算机技术代替了手 工 系 统 下 的 纸 张、 笔墨加算盘而已， 计算机 只不过是充当了手工会计的工具。电算化会 计核算系统不应该是手工账的 “全仿真” ， 与 传统的会计核算体系相比它还应该具有以 信息处理的集中性。同一信息 下特征： （ !） 可以被不同的用户共享，而且信息存贮有 着非常广阔的自由空间。（"）核算体系处 理的自动性。计算机具有强大的运算功能， 从输入信息到输出财务报告的全过程可由 计算机自动完成。（ #）收集信息和处理的 多元性。具体表现为收集信息的多元化， 提 供信息时间、空间上的多元化及处理信息 方法的多元化等。会计理论基础应与技术 基础相匹配， 任何超越技术基础的理论、 规 则都是不切实际的； 反之， 技术发展到一定 阶段依旧墨守陈规，也难以使技术系统充 分发挥其功能。因此， 我们应从电算化会计 信息系统的技术特性出发， 研究和发展现代
观
点
制度发生了很大的变化，如控制方式由单 一制度控制转为程序控制和制度控制； 控 制对象由以对人的控制为主转变为以对 人、 机控制为主； 同时会计电算化也加大 了控制舞弊、 犯罪的难度等等。因此， 必须 坚持明确分工、 相互独立、 互相牵制、 相互 制约的安全管理原则， 建立系统的人工与 机器机结合的控制机制，如系统开发控 制、 会 计 信 息 系 统 的 安 全 控 制（ 主 要 包 括 实体安全控制、 硬件安全控制、 软件安全 控制、 网络安全控制和病毒的防范与控制 等）；会计电算化信息系 统 的 人 员 职 能 控 制（企业应将系统分析、 程序 设 计 、 计算机 操作、 数据输入、 文件管理程序等职务予 以分离， 系统操作人员、 管理人员和维护 人员这三种不相容职务相互分离， 以减少 利用计算机舞弊的可能 性 ）； 会 计 电 算 化 信息系统的操作控制（主 要 包 括 对 经 济 业 务发生控制、 数据输入控制、 数据通讯控 制、 数据处理控制、 数据输出控制和数据 储存控制等）使会计电算 化 运 行 的 每 一 个 过程都处于严密控制之中， 以保证系统的 安全。 （四）培养复合型人才， 提高会计人员 的整体素质。 会计人员会计电算化知识的缺 乏会成为制约企业会计电算化实施效果的 瓶颈。 为充分利用会计电算化优势和所用软 件的功能， 解决日常会计电算化实施过程中 遇到的问题， 缓解技术压力， 降低咨询维护 费用， 实施电算化的单位应根据实际情况进 行会计电算化方面的人力资源投资， 做好复 合型人才的培训工作， 让现职会计既熟悉专 业又具备一定计算机知识。现阶段， 培养复 合型人才、 提高会计人员整体素质的途径主 要有： 通过机制的转换， 激发财务人员的创 新意识、创新思维和掌握知识的主动性； 强 化财务人员的继续教育， 通过加强对财务人 员的知识教育、法律教育和职业道德教育， 提高其知识素质、 能力素质和道德素质。 综上所述，为充分发挥会计电算化的 优势， 应对改变会计核算软件仿真性、 完善 账务处理程序、建立顺应会计电算化发展 的内部控制制度和提高会计人员的综合素 质等四个方面采取综合措施，以加快我国 会计电算化发展的进程。 （编辑 夏 娜）
会计信息服务。 实施会计电算化以后， 除了 向企业外界提供服务外，还将利用计算机 运算速度快、 容量大等特点， 向企业经营管 理人员提供有关的价值管理方面的预测、 决策、 控制和考核信息资料。 （四） 会计核算时空由直线平面式向立 体式转化。 实施会计电算化虽然未改变会计 核算的对象——资金运动， 但有助于扩大资 金运动核算的时空范围。 在手工操作的情况 下，会计核算基本上只是局限在企业一级 （空间） 和过去 （时间） 的状况。 实施会计电 算化以后， 可以通过对软件的开发运用使会 计信息系统与其他信息系统相互联接， 实现 会计信息资料的共享， 并利用会计信息再生 技术解决这一问题。 （五） 会计报表模式由传统的通用式向 多样化发展。 传统的通用报告模式对报告单 位而 言 比较经济，并 且能在某种程度上满 足不同类型信息使用者的共同或类似的信 息要求， 但是它忽略了不同使用者对信息需 求的差别。有的使用者习惯于使用综合信 息， 有的则习惯于使用 明细 信 息 ； 有的乐于 使用定性信息， 有的则喜欢使用定量信息。 不同的信息使用者对上述四种类型信息的 不同组合又可能有不同的偏好。 此外， 有的 使用者倾向于使用直观的信息，如图表和 图像，而另一些人则倾向于使用文字和数 字描述。在会计电算化的条件下可以考虑 到这些信息使用上的差异，并力求使会计 报告适合于不同种类信息使用者的风格， 即既有综合的（如通用的或 专 用 的 资 产 负 债表和利润表）， 又有明细的（可被使用者 进行加工汇总的数量、 金额 和 其 他 资 料 ）； 既有定性的， 又有定量的（除数 字 报 表 外 ， 还有文字的说明书、 注解、 分析报告和其他 相关的文字报告）。 （六） 会计信息由定期报告向适时报告 方向发展。在传统会计模式下， 会计信息基 本上采用定期报告 （如月报、 季报和年报） ， 很难适应现代化经济对信息的影响及对策
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一、 会计电算化对传统会计的影响 （ 一 ）会 计 电 算 化 发 展 了 会 计 数 据 处 理技术，改变了传统手工核算处理程序。 我国会计数据处理的发展大致经历了手 工操作、 机械化操作、 电算化操作三个阶 段。前两个阶段的会计数据处理停留在借 助简单的计算工具或单机操作， 主要以手 工操作形式对数据进行收集、 整理计算并 编制报表。随着电子计算机技术及软件包 在会计工作中的运用， 会计数据的处理进 入集中化、 规模化、 自动化阶段， 克服了重 复转抄的弱点。此外， 在传统会计中， 针对 企业的生产规模、 经营方式和管理方式形 成的特征， 必须采用与之适应的不同的账 簿组织形式、 记账程序和记账方法。而在 电算化会计中，由于数据处理的精度高、 速度快， 可以采用统一的核算形式， 并且 由于计算机处理数据差错率小， 因此无需 进行各种核对， 如账账核对、 账证核对。传 统手工方式下的会计人员月底对账时， 为 了几分钱的差额必须核查所有的凭证、 账 册， 而计算机则不同， 数据一旦进入系统， 记账、 对账、 汇总编制会计报表等都是在 一个一体化处理过程之中。 （二） 会计信息载体由单一媒体向“多 媒体” 方向发展。 传统的会计模式提供信息 主要依靠凭证、 账簿和报表， 并且多以数字 和规范的会计科目反映，因而信息形式显 得单薄。 “多媒体” 电子计算机技术在会计 领域的运用将有助于改变这一形式。 “多媒 体” 把文字、 声音、 图形和声像的处理、 传递 和显示融合为一体，使会计对经济活动的 反映形式多样化，特别是利用图文声像技 术， 还有助于反映经济活动的质量。 （ 三 ）会 计 服 务 对 象 由 对 外 反 映 企 业 财务状况转向对内加强经营管理。传统的 会计侧重于根据日常的业务记录登记账 簿并定期编制有关财务报表， 向企业外界 有经济利害关系的团体和个人报告企业 的财务状况与经营成果， 为企业外界提供
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会计理论与方法，以充分发挥电算化优势， 实现其效用最大化。 而会计软件的发展依赖 于计算机技术的发展， 尤其是软件技术和网 络技术的发展， 将对会计电算化软件的发展 带来不可估量的影响。因此， 我们应在现代 会计模式基础上， 利用国际先进的信息技术 开发设计全新的、 符合知识经济时代要求的 会计软件， 并为今后开发现代企业管理软件 打下良好基础。 （ 二 ）完 善 账 务 处 理 程 序 ， 建立现代 会计核算体系。我国的账务处理程序经过 多年实践和改革， 在手工条件下已经形成 了一套比较完整和严密的账务组织体系， 但在电算化条件下会计核算体系还需要 不断地发展、 完善和创新。 首先，应设置合理而科学的科目体 系， 增加会计科目级次。随着会计电算化 的不断发展应充分考虑信息共享、 汇总和 再处理的需要， 改变按业务内容和资金性 质设置会计科目的现状， 在设置会计科目 体系时不仅要考虑业务内容和资金性质， 而且要考虑业务管理、 会计统计和会计分 析的需要。 由于计算机处理会计信息一般 是以输入信息的详细程度为界， 然后逐级 向上归纳汇总，因此有必要根据核算、 分 析、 管理及决策的需要增加科目级次。同 时对于科目代码设计， 不仅关系到账簿报 表数据的生成， 而且影响到账务处理子系 统与其他各核算子系统的数据交流。 科目 代码需要进行统一规定， 以防因各行业标 准不一造成混乱。 企业的一级科目编码应 该按财政部或财政部审核批准的会计制 度中有关会计科目编码方案的规定， 二级 以 下（ 含 二 级 ）的 科 目 编 码 可 根 据 企 业 的 实际业务需要而定。 科目编码的设计应从 方便计算机处理、 用户使用、 码长等几个 方面考虑。 第二， 凭证的审核与修改。在记账凭 证 输入 前 应 直 接 输 入 原 始 凭 证 ， 在会计核 算软件自动生成记账凭证的情况下， 应当 对已经输入的原始凭证进行审核， 同时还 应当对所附的原始凭证进行审核。 凭证的 修改与凭证的审核是交替进行的， 审核发 现有误的凭证就必须进行修改， 而修改之 后的凭证又必须再次经过审核， 直至该批 所有的凭证都通过审核， 修改的操作才告 完成。应当注意的是， 修改只对那些未经 审核的记账凭证进行， 对已经通过审核的 记账凭证， 切不可加以修改。 第三， 不必设置类似手工账簿的账簿 数据库， 可建立记账凭证数据库和分类汇 总数据库， 以适应计算机集中化、 多元化 的特征， 充分发挥其优势。结账是用于终 结企业某一期间的账务处理， 结账一般由 计算机自动进行。在系统初始化之际， 用 户应当将企业结转损益等业务定义成自 动转账凭证。这样， 在期末调用结账模块 时， 系统便会自动生成企业所有的结账凭 证。同时， 系统一般都设有结账前数据的 自动保护模块， 以便结账中断时， 系统可 以自 动 恢 复 至 结 账 前 的 初 始 状 态 。 此 外 ， 系统在结账时还会自动对该月的凭证是 否全部登账， 其他结账条件是否具备进行 检查， 如未满足结账条件， 则拒绝进行结 系统将会 账 处 理 。 如 果 是 结!"月 份 的 账 ， 自动生成下一年度的空白账簿文件， 并结 转年度余额。至于各类明细账的查询， 也 一般采用临时成账法进行， 可采用满页打 印的方式。 在年度终了， 不管其是否满页， 都应当将所有的明细分类账予以打印。 无 论是查询还是打印， 如果根据已结账的数 据进行输出， 必须在屏幕上提示或在打印 纸上打印一个特殊的标记， 以便将其同未 结账数据区分开来。 总之，在设计账务电算化系统的结构 时既要符合账务处理业务工作本身的需 要， 又要考虑到整个会计系统的要求， 甚至 单位管理信息系统的要求。 因此， 账务电算 化系统的结构应能充分发挥计算机的优 势， 全面迅速准确地计算和提供管理信息， 同时也应该是一种开放结构。也就是说它 既要符合通用性的要求，在较广的范围内 推广和应用， 又应该是可扩充的， 以满足系 统扩充、 升级、 联网的要求。 与此同时， 由于 账务处理系统是整个电算化会计核算系统 的核心，所以在设计账务电算化系统时应 充分考虑到系统的简明性、实用性和可靠 性，同时也需要对各个账户的核算工作统 一考虑，并对整个系统的运行实行有效地 控制， 以确保系统安全可靠、 高效地运行。 （三） 建立顺应会计电算化发展的内部 控制制度。会计电算化使传统的内部 控 制