2019年电子档案利用制度word版本 (4页)

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电子档案利用制度
篇一：电子档案管理制度
电子档案管理制度
一、为了加强公司电子文件归档管理，保管电子文件和电子档案的安全保管和
有效开发利用，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有
关文件规定，结合本公司实际，特作如下规定：
二、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1、电子文件是公司开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。

电子文件从形式到归档的管理过程中，由各办公室和档案部门负责。

2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

3、电子文件实行集中统一管理。

档按室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。

档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统
地使用技能，组织编制归档电子文件地各种检索工具，积极主动提供服务，充
分发挥归档电子文件地作用。

三、电子文件地归档方式
1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本公司工作实际，强调物理归档。

2、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件
中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电
子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。

填写必要著录项目，编制机读记录
和要存放载体的编号。

3、归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：
序号、提名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬
件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本
要求。

四、电子文件的移交与保管
1、电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、
移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

2、公司档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。

做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登
记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

3、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

4、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题
的载体仍需保存三年。

5、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备、温度控制在14℃-16℃。

五、电子文件的提供和利用
1、封存的电子档案不甘落后外借，利用时使用复制体，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

2、销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，鉴销人、销毁人签名盖章。

篇二：电子档案管理制度
电子档案管理制度
为了加强信息中心电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和
有效开发利用，更好地为内蒙古自治区国税局信息化建设服务，根据《中华人
民共和国档案法》等有关文件规定，结合信息中心实际，特作如下规定：
一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1、电子文件是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强管理。

电子文件从形成到归档的管理过程中，由信息中心专人负责。

2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

3、电子文件实行集中统一管理。

电子文件存放在服务器上，档案管理人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动的提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

二、电子文件的归档方式
1、电子文件的归档方式主要依赖于逻辑归档，即将电子文件放入电子档案服务器的指定目录中。

2、各人员存放电子档案时，应根据归档要求，在应归档电子文件产生时注明相应的保密级别的标识；注明了保密级别的电子文件应及时进行逻辑归档，并按照电子档案的目录对应放置，防止档案的冗余以及放置位置不准确。

3、秘密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

不公开发表又未标注密级的公文，按内部公文管理。

三、电子文件的移交与保管
1、放置电子文件的服务器要经常性进行健康检查，以防文件系统损坏造成电子文件的丢失和损毁。

2、入库的电子文件，要每年进行一次机读抽查，发现问题及时进行补救。

3、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本。

四、电子文件的提供和利用
1、电子文件的操作需要具备相应权限，权限分为阅读、读写、删除等，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

2、机关工作人员要严格遵守相关纪律，遵从保密管理规定，不得向社会或其他无关人员泄露属于工作秘密的信息化文档。

篇三：电子档案管理制度
类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

第四十二条将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。

需要长期保存的电子文件，应将相应的机读目录存在同一载体上。

第四十三条归档完毕后，应建立检索目录，电子文件形成
部门或信息管理部门应及时清理网上的复制件，并将存有归档前电子文件的载
体保存至少1年。

第四十四条归档电子文件的整理按照《福建省归档文件整理细则》的要求进行。

将带有归档标识的电子文件进行分类。

同一全宗内的电子文件分类方案应保持
相对稳定。

第四十五条按电子文件类别代码分别相对组织存储载体。

第四十六条在国家颁布电子文件著录标准之前，归档电子文件应按照《电子文件登记表》的项目进行著录，并将著录结果制成机读目录和纸质目录。