采购与付款管理

订单发布 货物验收 发票确认 货款支付
补充？
始 MRP建议计划 手工追加计划
规范化的采购处理流程
认证供应商
审批？
供应商文档
请购单
常规采购
采购单生成
预算/权限审查
其它采购单？
合并处理
打印采购合同 终
跟踪采购单 接受采购单
控制点
供应商业绩评价
质量/交货期/价格
计划阶段 执行阶段 财务及评价
质量？
检验/免检 退货处理
采购与付款流程
角色扮演
❖ 根据上图（业务流程图），5人组成一个小组， 分别扮演“请购部门、采购部门、验收部门、 财务部门、供应商”的相应角色，体验数据 在各部门之间流动的过程，注意思考各部门 对数据的处理及确认内容。如：采购部门审 批，审批对象是什么？如何选择供应商，应 该考虑哪些内容？在计算机系统中将如何体 现这些信息？
第三节 采购与付款子系统总体 结构设计
制定编码原则
❖ 供应商编码设计原则：一致性原则、层次性原则、 易用性原则
一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家，而 国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的编号， 如北京区号：010，南京区号：025。因此，供应商编 码应该与国家行政区号保持一致。
发票管理流程
❖ 3．实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从采 购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录 入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不能处理， 即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采购发票，并 将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点， 为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。在IT环 境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部 门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。
请购与采购管理流程
请购与采购流程
请购岗位
采购编制订单岗位
采购岗位
录入
不合理
审核请 购单
供供供
请购单 文件
合理 吗？
合理
选择供应商
供应商排 名文件
采购
MRP
存货 系统
供应商档 案文件
编制采 购订单
采购价格 文件
采购订单 文件
获取订 单
存货验收流程
当供应商将存货送入企业，此时， 由检验岗 位的人员对存货进行检验： ❖ 从采购订单文件中获取信息，并将存货信 息与实物进行核对 ❖ 如果检验合格，将检验合格信息写入采购订 单文件，将自动生成入库单传递到存货子系 统的入库单文件中。
第二节 IT环境下采购与付款子 系统的流程分析
采购与付款子系统的源自文库标
❖ 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 ❖ 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行实
时控制 ❖ 3．加强对资金的管理 ❖ 4．提供各种核算和管理信息 ❖ 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款系
统
采购与付款流程构建的原则
❖ “数出一门，共同使用”， ❖ 整个流程采用统一的数据库 ❖ 在关键环节设计控制点，强化实时控制
层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此， 在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和分 析。
易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其他 法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电话号 码，便于使用和记忆。
选择合理的编码方法
❖ 1、顺序编码 ❖ 2、位数编码 ❖ 3、分组编码
付款到期日
获取已入库、质 检合格且即将到
期的采购订单
采购订 单文件
采购订 单文件
采购订 单文件
进行复查
复查正确吗
Y
生成付款准 备通知书
付款准备 通知书
停止 付款
N
临时凭 证文件
出纳岗位
签发 支票 生成付 款单 自动生成 记账凭证
供应商
人员 1
IT环境下与手工环境下其流程的比较 分析
❖ 1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 ❖ 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 ❖ 3．IT环境下加强了统计分析能力 ❖ 4．IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能
请同学画出流程图
发票管理流程
❖ 1．发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商 的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生成 采购发票的基本信息；
❖ 2．发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入 计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使用 了EDI系统进行网上采购，那么可以通过EDI网络系 统自动定期获取供应商发票并保存在临时发票文件 中，经过发票与采购订单核对后的发票，才能保存 在采购发票文件中。
付款处理
定单/质量/价格
一、采购与付款业务流程分析
❖ 涉及的部门
请购部门、采购部门、验收部门、财务部门，供应商。
❖ 基本流程描述
行业不同，流程不同；管理方式不同，流程也不同。如 图5-2所示
❖ 流程说明
（1）请购，（2）采购审批， （3）选择供应商， （4） 编制采购订单， （5）发出订单， （6）验收， （7）处 理采购发票， （8）付款。
主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析
企业从采购到付款要经历的几个步骤
请购 需求确定 选择供应商 确定订单
❖ 4．采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采购 成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转账凭 证，传递到总账系统的临时凭证文件中。
❖ 请同学根据说明画出流程图 ❖ 说明实时控制的重要性 ❖ 根据企业的更高要求改进流程
付款流程
付款流程
相关部门
采购订 单文件
质检合格 信息入库
信息
应付款管理
采购与付款业务核算与管理的特点
❖ 1．数据存储量大 ❖ 2．数据变化频繁 ❖ 3．管理要求高 ❖ 4．与其他子系统联系广泛
手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析
福特北 美公司 在手工 环境下 的采购 与付款 流程
• 为什么要设置验收报告与发票进 行核对？
•为什么要设置订单与发票进行核 对？
•为什么会影响采购到付款流程的 效率？
对供应商进行编码时可以采 用位数编码、分组编码相结 合的方法。
XXXX
-
城市或地区
010，0574
XXXXXXXX
供应商编号 88222222
数据文件设计
❖ 请购单文件 ❖ 采购发票文件 ❖ 采购订单文件（采购合同文件） ❖ 供应商档案文件 ❖ 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息