采购与付款管理
采购与付款管理制度
采购付款管理制度第一部分总则第一条为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规,制定本规范。
第二条本规范所称采购付款,主要是指企业外购商品并支付价款的行为.企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。
第二部分采购审核与批准第三条采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。
采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同,须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。
采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。
第三部分付款结算控制第四条付款审核财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。
第五条应付账款在×万元以内的，由财务总监审批;应付账款在××。
—。
××万元的，由总经理审批.预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××.—.××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的,由总裁审批。
审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证,交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商.第六条财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
⒈真实性审核应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况.审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过,是否反映了经济业务事项的本质等.⒉完整性审核。
财务共享服务教学资源-采购与付款管理
第2章采购与付款管理目录第2章采购与付款管理 (1)2.1采购预算流程 (1)2.2采购计划的编制与审批流程 (2)2.3供应商的选择、评价及维护流程 (4)2.4合同的签订与审批流程 (7)2.5采购入库流程 (9)2.6采购入账流程 (10)2.7采购的付款流程 (12)2.8采购与付款管理办法 (14)2.1采购预算流程2.1.1业务目标：✧采购预算经过适当授权审批，符合全面预算要求；✧采购预算达到合理、高效的组织采购活动，降低采购物资成本的目的；2.1.2业务风险：✧如果采购预算未经过适当授权审批，不符合全面预算要求，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；✧采购预算编制依据不科学、不合理，将会导致企业资源浪费；2.1.3关键控制活动：采购预算编制经过适当授权审批，符合全面预算要求。
2.1.4业务流程描述:各子公司生产部门根据销售预算与库存产品，编制年度生产计划—→各子公司总经理审核—→采购部编制年度采购预算表—→昌泰总经理审核—→财务运营中心平衡采购预算—→预算委员会审核，不适当则返回进行修正—→财务运营中心编制年度预算—→预算委员会审核—→总裁审批—→财务运营中心发布年度预算—→采购部组织执行采购预算—→采购部对采购预算资料归档保存。
✧采购依据充分、合理，符合集团生产经营需要；2.2.2业务风险：✧请购依据不充分、不合理，可能导致供货不足或供货过剩导致生产停滞或资源浪费，影响集团运营；✧相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊行为；✧采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；2.2.3关键控制活动：采购计划经过适当授权审批。
2.2.4业务流程描述:各子公司生产部门提出生产采购需求—→仓管员查看库存，若充足，则不需采购，若不充足—→各子公司生产部门填写采购请购单—→各子公司总经理审核—→昌泰总经理审核—→采购部整理汇总采购申请单，并编制采购计划—→昌泰总经理审核，若属于预算内的采购，审批后确定采购计划，若不属于预算内—→总裁审核—→采购部确定采购计划。
采购及付款管理制度
采购及付款管理制度采购及付款管理制度是企业内部对采购和付款流程进行规范和管理的一套制度。
它旨在确保企业采购活动的合规性、高效性和透明度，同时保障企业利益，防止资金浪费和风险发生。
本文将从采购流程、采购审批、供应商评估、付款流程等方面进行详细介绍。
一、采购流程1.采购需求确认：各部门根据实际需要，将采购需求以书面形式提交采购部门。
2.供应商选择：采购部门根据内部设定的供应商评估标准，选择合适的供应商，并签订合同。
3.采购合同签订：采购部门与供应商签订采购合同，并注明交付日期、价格、数量、质量要求等具体条款。
4.采购审批：采购部门将采购合同和相关资料提交给财务部门进行审批。
财务部门对采购金额和付款方式进行审核。
5.采购执行：供应商按照合同约定的交付日期和质量要求供货。
6.质量检验：采购部门对货物进行质量检验，确保符合要求。
7.入库管理：合格的货物由仓库进行入库管理，进行正确的库存和财务账务处理。
二、采购审批1.采购金额审批：采购部门根据采购金额的大小，确定审批权限的层级，金额超过一定数额需经过高层领导审批。
2.采购合同审批：采购部门根据合同的金额和条款，提交给财务部门进行审批和确认。
3.采购计划审批：采购部门根据公司的资金情况和采购需求，制定采购计划，经过相关部门的审批后才能实施。
三、供应商评估1.供应商选择标准：企业制定供应商评估标准，包括供应商的信誉度、资金实力、生产能力、产品质量、售后服务等方面的要求。
2.供应商评估体系：企业建立供应商评估的体系和流程，对供应商进行定期评估和监测，并对其进行分类管理。
3.供应商绩效考核：企业对供应商的绩效进行评估，包括交货准时率、质量合格率、服务满意度等指标，并据此对供应商进行奖惩。
四、付款流程1.付款申请：采购部门根据合同约定和货物质量检验结果，提交付款申请单给财务部门。
2.付款审批：财务部门对付款申请单进行审批和审核，确保付款符合合同约定和财务规定。
3.付款执行：财务部门按照付款申请单的内容和金额，与供应商进行付款的确认和办理。
采购与付款管理制度
采购与付款管理制度一、总则为了规范公司的采购与付款流程，加强供应商管理，确保物资采购的合理性、合规性和高效性，特制定本制度。
二、采购管理1. 采购需求确认(1) 各部门提出采购需求，需包括物品名称、规格、数量、用途等详细信息，并填写《采购申请单》。
(2) 采购申请单需经相关部门负责人审批后，方能提交采购部门。
2. 供应商选择(1) 采购部门根据采购需求，进行供应商筛选，首选本公司的指定供应商，如无合适供应商，可考虑其他供应商。
(2) 供应商选择需经过采购部门负责人审批，并在供应商管理系统中进行记录。
3. 询价和比价(1) 采购部门向供应商发送询价函，明确要求供应商提供准确的报价。
(2) 采购部门收到供应商的报价后，进行比价分析，选择最合理的供应商。
4. 合同签订(1) 采购部门与供应商进行合同谈判，明确双方的权责及采购物品的规格、数量、价格等信息。
(2) 合同需经法务部门审核，并由相关部门负责人和供应商代表签字盖章。
5. 采购订单(1) 采购部门根据合同内容，制作采购订单，明确采购物品的具体信息，并发给供应商。
(2) 采购订单需经相关部门负责人审批，并在采购管理系统中进行记录。
三、付款管理1. 财务确认(1) 采购部门在收到供应商的货物或服务后，将采购物品与采购订单进行核对，并确认无误后，通知财务部门付款。
(2) 财务部门根据采购订单和采购物品验收情况，进行付款确认，并在财务系统中进行记录。
2. 付款流程(1) 采购部门将采购订单、货物验收单及相关发票等文件提交财务部门。
(2) 财务部门核对相关文件，并按合同约定的付款方式及时间，进行付款操作。
(3) 财务部门需将付款情况及时记录在财务系统中，并保存相关凭证。
3. 付款审批(1) 财务部门提交付款相关材料给相关部门负责人审批，并确认潜在风险。
(2) 相关部门负责人对付款相关材料进行审批，并签字确认。
4. 付款记录与归档(1) 财务部门将付款记录保存至供应商管理系统中，并妥善保管付款凭证和相关文件。
国企采购与付款管理工作
国企采购与付款管理工作1. 简介国企采购与付款管理工作是指国有企业在日常运营中进行物资采购和付款的管理工作。
采购管理包括需求分析、供应商选择、合同签订、采购执行等流程，而付款管理则涵盖了付款审批、资金管理、发票管理等环节。
本文将详细介绍国企采购与付款管理工作的流程及其重要性。
2. 国企采购管理流程国企采购管理流程一般包括需求分析、供应商选择、合同签订、采购执行四个主要环节。
2.1 需求分析需求分析是国企采购管理的第一步，它的目的是明确企业的采购需求。
国企采购需求会受到多种因素的影响，如市场需求、企业战略、项目计划等。
在需求分析阶段，采购人员需要与相关部门进行充分沟通，确定采购物资的种类、数量、质量要求等。
这样能够准确把握物资需求，为后续的供应商选择提供依据。
2.2 供应商选择供应商选择是国企采购管理的关键环节之一。
在供应商选择过程中，采购人员根据物资的需求和企业的战略定位，筛选出潜在的供应商。
对供应商进行综合评估，包括其信誉度、供货能力、价格合理性、售后服务等方面。
最终从多个候选供应商中选定合适的供应商进行合作。
2.3 合同签订合同签订是国企采购管理的法律保障环节。
在合同签订阶段，采购人员与供应商共同商议合同的具体内容，明确双方的权益和责任。
合同的内容通常包括物资的规格、质量标准、价格、交货期限、付款方式等条款。
签订合同后，采购人员需确保供应商能按照合同的约定，按时交付物资。
2.4 采购执行采购执行是国企采购管理的最后一环节。
在采购执行阶段，采购人员需与供应商保持良好的沟通协调，监督供应商按照合同要求提供物资。
同时，采购人员也需要与财务部门协同工作，确保采购资金及时到位，以保证采购物资的正常供应。
3. 国企付款管理流程国企付款管理流程包括付款审批、资金管理、发票管理三个核心环节。
3.1 付款审批付款审批环节是国企付款管理的重要一环。
在采购物资交付完成后，采购人员将相关资料提交给财务部门，进行付款审批。
采购与付款管理制度
采购与付款管理制度第一章总则第一条为了加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和财政部《企业内部控制基本规范》等法律法规,制定本管理制度。
第二条本规范适用于公司所有外购物资或接受劳务的采购与付款,包括原材料、配套（外协）件等。
第三条各物资采购采购部门可根据本制度，结合本部门业务特点和管理要求建立适合的管理办法，并组织实施。
第四条各部门负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。
第二章岗位分工与授权批准第五条相关部门要明确相关岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督.采购与付款业务不相容岗位至少包括:［一]请购与审批；［二]询价与确定供应商;[三]采购合同的订立与审核；[四］采购与验收；[五］采购、验收与相关记录；［六］付款审批与付款执行.公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程.计划部:采购计划管理;确定请购物资清单；跟单采购;协助供应商办理验收手续.成本科：体系优化；签定采购合同；确定采购比例并录入系统；对现结、预付业务办理付款申请手续;小批物资、辅料采购.品技部:对来货质量进行判定，并出具判定结果。
仓库：打印验收单；根据验收单清点物资；办理物资验收、验退；财务部：负责月结业务的对帐、付款；审核所有采购发票；对现结、月结付款价格审核；对签批的资金支付申请进行付款。
其他部门：涉及其他物品采购（如办公用品）的,使用部门为经办部门，提出购买申请，办理付款手续等。
财务部对其进行审核监督。
第六条公司各部门应当配备合格的人员办理采购与付款业务。
办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。
第七条公司相关部门应当对采购与付款业务建立严格的批准制度，明确审批人对采购与付款业务的批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。
采购与付款业务管理办法
采购与付款业务管理办法引言为了规范采购与付款业务的管理，提高采购效率和付款准确性，制定本采购与付款业务管理办法。
一、适用范围本采购与付款业务管理办法适用于公司所有涉及采购和付款的业务，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。
二、采购流程1.采购需求提出：各部门根据工作需要提出采购需求，并填写采购申请表。
2.需求审批：采购申请表需经相关部门负责人审批通过后方可进行下一步。
3.供应商选择：采购部门根据需要，与多家供应商进行比较和评估，选择最合适的供应商。
4.报价与谈判：采购部门与选定的供应商进行报价和谈判，最后确定采购合同。
5.采购订单：采购部门根据合同签订情况，生成采购订单，并将其发送给供应商。
6.采购执行：采购部门与供应商保持密切联系，确保采购进展顺利，并及时跟进采购进度。
7.验收与入库：收到采购物资后，仓库部门进行验收，并将物资进行正确入库。
8.采购结算：采购部门与财务部门共同核对采购物资的数量和质量，进行结算。
9.付款申请：采购部门填写付款申请单，并经相关部门负责人审批通过后方可进行下一步。
10.付款执行：财务部门根据付款申请单进行付款操作，并将付款记录及时反馈给采购部门。
三、付款管理1.付款方式：根据供应商的要求和付款条款，公司可选择电汇、支票、现金等不同的付款方式。
2.付款条件：采购部门在与供应商进行谈判时，需要明确付款条件，包括付款比例、付款期限等，以确保付款的准确性和及时性。
3.付款记录：财务部门需建立供应商付款记录，并及时更新和维护。
4.付款审批：付款申请单需经相关部门负责人审批通过后方可进行付款操作。
5.付款凭证：财务部门在付款后，需制作付款凭证，并妥善保存相关的付款文件和记录。
四、风险控制1.合规性审查：采购部门在进行合作商选择时，需进行相关的合规性审查，确保合作商的合法性和信誉度。
2.合同审核：采购部门在与供应商签订采购合同前，需对合同条款进行仔细审核，确保合同的合理性和公平性。
采购付款流程及管理制度内容
采购付款流程及管理制度一、引言采购付款流程是企业采购管理中非常重要的一个环节，合理的采购付款流程能够保证企业的采购活动的有效性、合规性和高效性。
本文将介绍采购付款流程及其相关的管理制度。
二、采购付款流程1. 采购需求确认在开始进行采购付款前，需要明确和确认采购需求。
这包括确定采购物品或服务的种类、数量、质量要求等。
2. 采购报价与比较根据采购需求，采购部门需要向多个供应商进行询价，并收集各家供应商的报价。
然后，对各家供应商的报价进行比较，选择最合适的供应商。
3. 采购合同签订选择合适的供应商后，采购部门需要与供应商签订采购合同，明确采购物品或服务的具体细节，包括价格、交货日期、质量标准等。
4. 采购验收在供应商交付采购物品或完成服务后，采购部门需要进行验收。
验收的目的是确认采购物品或服务是否符合采购合同中的要求。
5. 采购付款申请在采购验收后，采购部门需要填写采购付款申请表，申请支付采购款项。
6. 付款审核与批准采购付款申请需要进行审批流程，通常包括财务部门的审核和负责人的批准。
审核包括对采购合同的合规性和付款金额的合理性的审查。
7. 付款执行经过审核与批准后，财务部门将执行付款操作，将采购款项支付给供应商。
8. 付款记录与归档付款完成后，财务部门需要将付款记录进行整理和归档，以便于后续的跟踪和审计工作。
三、采购付款管理制度为了保证采购付款流程的规范和有效，企业需要制定相应的采购付款管理制度。
以下是一些常见的管理制度：1. 付款审批权限制度企业应根据不同层级和职责设置不同的付款审批权限，确保付款申请经过合理的审批程序。
2. 付款申请单和合同的审批流程设立明确的付款申请单和合同审批流程，明确各环节的责任人，确保申请单和合同的审批流程顺利进行。
3. 采购合同的管理建立完善的采购合同管理制度，包括合同的存档、归档和更新程序，以确保合同的有效性和及时性。
4. 付款记录的管理对付款记录进行规范的管理，包括整理、归档和备份，确保付款记录的完整性和可查性。
采购与付款管理制度
采购与付款管理制度一、引言采购与付款是企业日常运营中不可或缺的重要环节，对于企业的资金流动和供应链管理具有至关重要的作用。
为了确保采购和付款过程的规范化和合规性，制定一套完善的采购与付款管理制度是必要的。
本文旨在介绍一套采购与付款管理制度的核心要点和流程，以帮助企业更好地掌控采购与付款流程，并制定相应的政策以确保内部控制的稳定性和合规性。
二、目标与职责1. 目标：确保采购与付款过程的规范化、透明化和合规性，保障企业的资金运作安全和供应链的稳定性。
2. 职责：制度的执行主体为企业的采购部门和财务部门。
采购部门负责采购计划的制定和供应商的选择，财务部门负责付款操作的审核和执行。
双方需密切合作，保持沟通畅通，确保采购和付款的有效对接。
三、采购流程1. 需求确认：企业各部门提交采购需求，采购部门负责审核和确认需求的合法性和合理性。
2. 供应商选择：采购部门根据需求制定合适的采购方案，进行供应商的评估和选择，确保供应商的良好信用和产品质量。
3. 采购合同签订：采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权责和交付时间，确保合同内容的合规性和合法性。
4. 采购执行：采购部门跟踪和监督供应商按照合同要求履行交付义务，及时进行验收和入库，确保产品质量和数量的准确性。
5. 采购结算：采购部门向财务部门提交采购结算单据，财务部门审核结算单据的真实性和准确性。
如采购为预付款项，财务部门需进行核准和发放预付款。
四、付款流程1. 付款申请：供应商向财务部门提交付款申请单据，包括开具的发票、合同和交付凭证。
财务部门确认申请的真实性和符合性。
2. 付款审核：财务部门对付款申请进行审核，核对发票信息和相应的合同条款。
3. 付款执行：经财务部门审批通过后，付款操作由财务部门执行。
付款方式可以是电汇、支票或其他合适的方式，取决于企业的财务政策和供应商的要求。
4. 付款记录与归档：财务部门需要准确记录付款金额、时间和付款方式等信息，并将相关文件归档保管，以备将来查询和审计之用。
内部控制具体制度——采购与付款管理
内部控制具体制度——采购与付款管理采购与付款管理是企业内部控制体系中非常重要的一部分，它涉及到企业资源的获取、产品与服务的采购以及款项的支付等方面。
建立有效的采购与付款管理制度，可以提高采购效率、降低成本，减少风险和避免内部控制漏洞。
以下将详细介绍采购与付款管理的具体制度。
一、采购管理制度1.采购策略与计划制度：明确采购目标、原则和方法，建立采购计划和采购预算，并制定采购流程和各环节的责任人。
2.供应商选择与评估制度：建立供应商资格审查制度，对供应商进行评估，包括财务状况、资质、信用等方面的考察。
对于重要供应商，要定期进行评估，确保供应商的质量和服务水平。
3.采购合同管理制度：制定合同的审批流程和签订程序，明确合同的约定内容，包括产品或服务的规格、数量、价格、质量标准、交货期限、服务要求等，并对合同的履行进行跟踪和监督。
4.采购记录与档案管理制度：对于每一次采购活动，都要建立相应的采购记录和档案，包括采购申请、采购方案、供应商评估表、采购合同、验收报告等，以备查阅和审计需要。
二、付款管理制度1.付款授权与审核制度：明确付款的授权流程和责任人，对于不同金额的付款设置不同的审核层级，确保付款的合法性和准确性。
2.付款申请与审批制度：建立付款申请的流程，规定付款凭证和相关文件的提交要求，明确各审批环节的责任人和权限，并建立审批记录和档案。
3.付款审查与核对制度：对于每一笔付款申请，要进行详细的审查与核对，包括合同的履行情况、货物或服务的验收情况、发票的准确性等，确保付款的准确性和合规性。
4.付款控制与监督制度：建立付款的控制措施，包括审批层级的限制、付款金额的限制、银行账户的管理等，同时进行付款的监督和跟踪，确保款项的安全性和及时性。
5.付款记录与档案管理制度：对于每一笔付款，都要建立详细的付款记录和档案，包括付款申请、付款凭证、支票或电汇单据等，以备查阅和审计需要。
三、内部控制与风险管理1.内部控制评估与改进制度：定期对采购与付款管理制度进行内部控制评估，发现问题并及时进行改进和完善，提高制度的适应性和有效性。
采购与付款管理制度
采购与付款管理制度一、引言1.1目的本采购与付款管理制度的目的是确保组织采购和付款过程合规、透明和高效。
该制度旨在规范采购和付款的程序、责任和权限，并且有助于保障组织的利益。
1.2范围本制度适用于所有需要组织进行采购和付款的部门和人员。
其中包括但不限于采购、财务、供应链等相关部门。
二、采购管理2.1采购需求确认2.1.1采购需求的提出应该经过相关部门的预算和审批。
2.1.2采购部门应与需求部门深入沟通，确保对所需产品或服务的了解准确。
2.1.3采购需求应在系统中以书面形式提出，并报送给采购审批人员审核。
2.2供应商选择与评估2.2.1采购部门应建立和维护供应商数据库，其中包括供应商的信用状况、业绩记录以及合规性等信息。
2.2.2采购部门应定期对供应商进行评估，以确保他们满足质量、可靠性和成本要求。
2.2.3选择供应商时，应进行比较分析，并确保有足够的竞争性。
2.3采购合同管理2.3.1所有采购都应签订采购合同，明确合同双方的权利和义务。
2.3.2采购合同中应包含明确的产品/服务描述、数量、价格、付款方式、交货期限等条款。
2.3.3合同变更需通过采购变更申请及相关审批流程进行。
三、付款管理3.1付款授权3.1.1付款申请应该由采购部门提出，并报送给财务部门进行审核。
3.1.2付款申请应明确包含相关文件、合同、发票等支持材料。
3.1.3付款授权应由相关主管部门进行，确保授权范围和金额合理。
3.2付款方式和时间3.2.1组织应选择合适的付款方式，并确保符合相关政策及合规要求。
3.2.2付款时间应尽量准时，以避免因延迟付款而引发的滞纳金、罚款等额外费用。
3.3付款记录和报告3.3.1组织应建立完整的付款记录，并按照相关要求保留必要的支持文件。
3.3.2财务部门应定期生成付款报告，以监控和审计付款的合规性。
四、制度执行和监督4.1培训和沟通4.1.1组织应进行相关培训，以确保员工了解和遵守采购与付款管理制度。
采购与付款的管理制度
一、采购的规定
1、公司物资采购、委外协作加工的职能归属供应部门，其他部门不得自行采购，委外协作加工。
2、采购需求由从事该项业务或接受该项服务的部门提出，并完成ERP系统上的采购申请审核流程。
3、供应部门汇总各职能部门提出采购需求，并根据已完成审核流程的采购申请执行采购。
采购项目付款由采购部门提出申请、财务部门根据审核完成的付款申请执行付款。
二、付款的规定
1.前提条件：商品已经送达并经验收无误、服务已经提供（已完成验收）发票已提供；
2、付款申请由采购部门书面提出，财务部门进行审核后,按正常的审核签字审批程序付款；对于超过50万元（包含50万元）的付款，需由上级公司财务总监批准签字。
三、预付款管理规定
1 .要本着节约货币资金的原则,从严控制预付帐款的发生,采购部门要严格按照批准的合同规定来进行预付款项的申请,对未签合同的业务一律不得预付；
2 .严格审批权限,一般预付款项都必须经总经理审核批准后方可预付；
3 .采购部门要建立预付款单位信誉档案,及时跟踪掌握客
户情况；
4 .财务部门要对所发生的预付款进行核对清理,配合做好清
查核销工作,并密切关注各预付款项的增加变动情况,以确保预款的安全性。
采购合同与采购付款管理制度
采购合同与采购付款管理制度一、目的和适用范围1.1 目的本制度的目的是明确采购合同的管理流程和采购付款的管理规范，保障企业采购活动的合规性和效率。
1.2 适用范围本制度适用于公司内全部涉及采购合同签订和采购付款的相关部门和人员。
二、采购合同管理2.1 合同签订流程2.1.1 采购需求提出采购部门依据业务需求和市场情况，提出采购需求，并填写采购申请表。
采购申请表应包含以下内容：•采购物品/服务的名称、规格、数量、质量要求等认真信息；•采购预算；•采购部门审批看法。
采购申请表需要经过采购部门主管审核后，方可进入下一步流程。
2.1.2 招标/谈判依据采购申请表的内容，采购部门依据公司招标或谈判的规定，选择合适的供应商，并发出招标文件或谈判邀请函。
供应商依据招标文件或谈判邀请函的要求，提交报价文件或谈判方案。
2.1.3 合同评审与签订采购部门收到供应商的报价文件或谈判方案后，进行评审，并依据评审结果选择供应商。
采购部门依据选定的供应商，起草采购合同，并将合同内容发送至法务部门进行合同法律性评审。
法务部门完成评审后，将合同送回采购部门进行修改。
采购部门依据法务部门的看法，对合同进行修改并与供应商协商，最终达成全都看法后，正式签订采购合同。
2.1.4 合同备案与归档签订完采购合同后，采购部门将采购合同及相关文件进行备案，并按规定归档，以备查档。
2.2 合同更改管理2.2.1 更改申请采购部门或供应商如需对已签订的采购合同进行更改，需提出更改申请。
更改申请应包含更改原因、更改内容、影响范围以及可能产生的额外费用等信息。
2.2.2 更改评审与审批采购部门收到更改申请后，进行评审，并将评审结果发送至法务部门进行法律性评审。
采购部门依据法务部门看法和评审结果，决议是否同意更改，并将决策结果通知供应商。
2.2.3 更改合同签订与备案如采购部门同意更改，需与供应商重新协商更改事项，并签订更改合同。
更改合同签订完毕后，采购部门将更改合同及相关文件进行备案，并按规定归档。
采购与付款管理制度
采购与付款管理制度一、采购管理制度1、采购流程（1）明确采购需求所有采购需求必须由部门或个人提出，包括采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求等，以确保采购的物品能够满足使用要求。
（2）编制采购计划根据采购需求，编制采购计划，明确采购时间、采购方式、预算额度等，以保证采购实施的及时性、高效性和经济性。
（3）选择采购方式根据采购计划，选择适当的采购方式，包括竞争性招标、竞争性议标、单一来源采购等方式，以确保采购过程的公正、公开、透明。
（4）采购决策采购决策由采购决策委员会决定，负责审查采购文件、评标报告和中标文件等，制定采购方案，并决定中标人。
（5）合同签订中标人与采购单位签订采购合同，明确货物/服务的数量、质量、价格、交货期限等条款，并在合同中注明相关的法律责任和奖惩措施。
（6）采购执行采购执行包括货物/服务交付、验收、付款等环节，其中对于货物/服务的验收应该严格按照采购合同中的约定进行，确保采购品质量满足采购方要求。
2、采购文件归档所有采购文件必须建立归档，包括需求申请书、采购计划、招标文件、评标报告、中标通知书、合同书、验收及付款记录等。
相关文件应妥善保管，避免遗失或毁坏。
3、采购制度宣传采购制度应公开宣传，使全体员工了解采购流程和采购制度要求，并加强员工的相关培训。
4、风险控制采购决策前，应根据风险评估结果制定针对性的流程和措施，如中标商的信用评级、监督评估等，以保障采购过程的监督和控制。
二、付款管理制度1、付款流程（1）付款审批根据付款与采购合同的约定，财务部门对付款申请进行审核，确认申请人、付款用途、付款金额、时间等方面的合法性和准确性。
（2）银行付款申请审核合规的付款申请，财务部门应该及时与财务机构沟通，开立相关付款银行单证，确保付款金额能够及时到账，避免资金风险。
（3）核对付款财务部门应该开立相关的付款单，保存完好，并配合仓库人员进行核对验收，以确认付款货品的数量和质量是否符合采购合同的要求。
采购与付款控制制度
采购与付款控制制度引言在任何组织中，采购与付款是一个至关重要的环节，直接关系到组织的经济效益和运营的顺利进行。
为了确保采购与付款的合规性、规范性以及高效性，制定并实施一套科学的采购与付款控制制度是非常必要的。
本文将从采购流程、供应商管理、付款控制等方面，对采购与付款控制制度进行详细的阐述，旨在帮助组织建立起一套完善、可行的采购与付款控制制度，提高采购与付款过程的透明度、效率和风险控制能力。
一、采购流程控制1. 采购需求确认在开始采购过程之前，必须对采购需求进行确认。
确认采购需求包括对物品或服务的规格、数量、质量要求等方面进行明确确定，并由相关部门或项目组提供确认文件。
2. 供应商选择与评估选择合适的供应商是采购过程中的关键环节。
为了确保选择到优质的供应商，可以按照以下步骤进行供应商选择与评估：•收集供应商资料：建立供应商数据库，收集供应商的注册信息、历史业绩、信用记录等；•发布采购需求公告：通过适当的渠道发布采购需求公告，吸引更多的供应商参与；•供应商筛选：根据供应商的资质、经验、能力等进行筛选，确定最终的供应商候选名单；•供应商评估：对候选供应商进行评估，包括考察其生产能力、质量管理体系、售后服务等方面；•供应商选择：综合候选供应商的评估结果，选择最适合的供应商。
3. 采购合同签订采购合同是采购过程中的法律依据，必须要严格执行。
在签订采购合同时，应注意以下要点：•确定合同条款：明确合同的基本条款，包括交付时间、交货地点、支付方式等；•确认合同金额：明确合同的金额，并按合同规定支付相关款项；•确保合同合法性：确保合同的合法性，包括供应商的资质、采购项目的合规性等。
4. 采购执行管理在采购执行过程中，需要进行以下管理控制：•采购进度控制：监控采购进度，确保采购活动按计划进行；•采购质量控制：对采购到的物品或服务进行质量检查，确保符合合同要求；•采购成本控制：对采购费用进行控制，避免超出预算；•采购变更管理：及时处理采购变更请求，并与供应商进行协商；•采购文件管理：对采购相关文件进行归档，并建立相应的档案管理制度。
采购付款管理制度
采购付款管理制度一、总则为规范采购付款管理，提高采购工作效率，保证企业的支付安全与财务管理的规范性，制定本采购付款管理制度。
二、采购付款的程序1.采购付款的发起（1）采购部门根据采购合同或采购订单的约定，将需要付款的采购申请提交至财务部门。
（2）采购申请应包括付款金额、收款方、付款期限等基本信息。
对于特殊情况，需要提供相关的附件证明文件。
2.采购付款的审核（1）财务部门收到采购申请后，应进行付款申请的审核。
审核内容包括：付款金额是否与合同或订单一致、发票是否真实有效、收款方是否合法及账号是否正确等。
（2）财务部门对于审核合格的付款申请，应将申请转交给主管领导审批。
3.采购付款的审批（1）主管领导对付款申请进行审批，审批内容包括：合同或订单的合法性、采购事项是否符合公司政策、付款金额是否合理等。
（2）主管领导对审批通过的付款申请进行签字确认。
若有需要，可指派相应的质控部门进行验收。
4.采购付款的支付（1）财务部门根据已审批的付款申请，按支付期限安排付款。
（2）财务部门将付款通知发至收款方，确认收款方收到通知后进行付款。
三、付款账号管理1.收款方账号的验证（2）公司与大额供应商签订长期合作协议的，应每年对收款方账号进行验证。
2.收款方账号的维护（1）财务部门应及时更新收款方账号变更的信息，并将变更信息通知相关部门。
（2）财务部门对于长期合作的供应商账号变更，应通过正式渠道进行通知，避免双方产生支付纠纷。
四、付款记录与核对1.付款记录（1）财务部门应当建立完整的付款记录，包括付款申请、付款通知、付款凭证等相关信息。
（2）付款记录应保存在财务部门，确保安全可查。
2.付款的核对（1）收款方收到付款后，应及时核对付款金额，对于有差异的及时反馈给财务部门。
（2）财务部门应建立与收款方的沟通渠道，及时解决付款差异。
五、违规处理1.违规定义对于采购付款管理制度中的违规行为，包括但不限于恶意虚报发票、私自调整付款金额、与收款方勾结等行为。
采购与付款管理制度
采购与付款管理制度一、引言采购与付款是任何企业正常运营所必不可少的环节之一。
建立和实施合理的采购与付款管理制度，有助于确保企业的采购决策、供应商选择以及付款流程的透明度和合规性。
本文将介绍一个采购与付款管理制度的基本框架，以帮助企业建立一个高效、透明的采购与付款流程。
二、采购管理制度1. 采购政策在制定采购管理制度之前，企业需要明确其采购政策。
采购政策应包括但不限于以下内容：- 采购目标与战略：明确采购的目标和与企业战略的一致性。
- 采购标准与要求：确定采购的产品或服务的标准和质量要求。
- 供应商选择与评估：确立供应商选择和评估的具体流程和标准。
- 风险管理：识别和管理采购过程中可能存在的风险。
- 采购合同与协议：明确采购合同和协议的要求和程序。
2. 采购流程企业应明确和规范化采购流程，确保每一次采购都经过严格的审批和核对。
采购流程可以分为以下几个步骤：- 需求确定：明确采购需求的具体内容和数量。
- 供应商选择：根据采购政策确定供应商候选人，并进行评估和选择。
- 报价与议价：与选定供应商协商商品价格和采购条款。
- 采购订单：发出正式采购订单，明确商品或服务的明细和交付要求。
- 采购审批：依据采购预算和授权权限进行有效的审批程序。
- 采购合同签署：确保供应商和企业达成正式的采购合同。
- 交货与验收：按照采购订单的要求，接收和验收采购的商品或服务。
- 供应商管理：定期评估供应商的绩效和合作情况。
三、付款管理制度1. 付款政策企业需要制定付款政策来确保采购款项的合规支付。
付款政策应包括以下内容：- 付款流程：规定付款流程和支付方式。
- 付款授权：明确支付授权的层级和权限。
- 审批程序：确保每一笔付款都经过适当的审批程序。
- 付款限额：规定每次付款的上限和必要的限制。
- 异常付款处理：制定应对异常付款情况的处理措施。
2. 付款流程规范的付款流程对于确保资金的安全和合规性至关重要。
付款流程可以分为以下步骤：- 发票核对：核对供应商提供的发票与采购订单的内容和数量是否一致。
采购与付款管理制度
采购与付款管理制度公司作为一个经营实体，为了保证正常的运营和发展，需要对采购与付款进行有效的管理。
为此，制定和执行一个有效的采购与付款管理制度是非常必要的。
本文将探讨采购与付款管理制度的重要性、基本原则以及具体的操作步骤。
一、采购与付款管理制度的重要性1.保证供应链的稳定性：通过建立采购与付款管理制度，公司可以确保供应链的稳定性。
制度的设立可以减少供应商变更和延迟交货的风险，确保原材料和产品的及时供应。
2.控制采购成本：采购是公司成本的重要组成部分，有效的采购与付款管理制度可以帮助公司降低采购成本。
通过制定合理的采购程序和流程，可以降低采购过程中的浪费和重复采购的情况。
3.防止财务风险：采购与付款管理制度可以起到防范财务风险的作用。
公司可以通过规定严格的审批流程和付款条件，确保资金的安全和合规性，减少恶意供应商和非法行为的风险。
二、采购与付款管理制度的基本原则1.透明公正：采购与付款管理制度应该具备透明公正的原则，即在供应商选择、报价比较和合同签订等过程中，要保证公平公正，不偏袒任何一方。
2.合规合法：制度应该符合国家相关法律法规，确保采购与付款过程的合规性和合法性。
此外，还应遵守公司内部规章制度和伦理准则，保证公司和员工的声誉。
3.风险控制：制度应该具备风险控制的原则，通过合理的审批流程、风险评估和契约管理等手段，减少采购与付款过程中的风险，并及时做出应对措施。
三、采购与付款管理制度的具体操作步骤1.采购需求确认：在开始采购的过程中，首先要对采购需求进行确认。
这包括明确采购数量、质量要求和交货时间等。
同时，还要确定采购的预算限额，确保合理的采购成本控制。
2.供应商选择与筛选：根据公司的采购政策和制度，对供应商的信誉、实力和产品质量进行评估和筛选。
可以通过询价、竞争性招标或者资格审查等方式，选择合适的供应商。
3.报价比较与议价：根据供应商提供的报价和产品服务等信息，进行比较和议价。
对于价格较高的供应商，可以通过合理的谈判和协商方式降低价格，以达到成本控制的目的。
公司采购付款管理制度
公司采购付款管理制度第一章总则为规范公司内部采购付款流程，加强对采购资金的管理和控制，制定本制度。
本制度适用于公司所有涉及采购与付款的业务活动。
第二章采购管理1. 采购需求确认公司各部门在确定采购需求之前，需向财务部提供采购申请单，包括采购物品名称、规格、数量、价格以及预算金额等信息。
财务部将审核申请单的合理性和准确性，如有疑问或问题需进行进一步核实。
2. 供应商选择公司将根据采购需求，确定合适的供应商。
在合同签订前，需对供应商的信誉、资质、价格、售后服务等进行评估，选择合适的供应商。
3. 采购合同签订公司与供应商达成一致后，将签订正式采购合同。
合同中应明确采购物品、数量、价格、交付期限、付款方式等具体内容，确保双方权益。
4. 采购验收公司接收采购物品后，需进行验收工作。
确认货物的数量、质量和完整性是否符合合同要求，如有问题应及时向供应商反馈。
第三章付款管理1. 付款凭证公司在付款前需准备付款申请单，包括采购订单、发票、验收单、合同等相关资料。
申请单由采购部门填写，经过财务审核后方可进行付款。
2. 付款审批公司将根据付款申请单进行内部审批。
在付款金额较大或属特殊情况时，需经过高层领导审核同意才能付款。
3. 付款方式公司的付款方式主要包括电汇、支票、现金等形式。
公司将根据采购合同的约定和实际情况选择合适的付款方式。
4. 付款账期公司将根据采购合同的约定和付款条件，按时付款。
如有需要延期付款或分期付款的情况，需与供应商协商一致并签订相关协议。
5. 付款记录公司将对每笔付款进行记录，并将其归档保存。
记录中需包括付款日期、付款金额、付款对象、付款方式等信息。
第四章财务监督1. 财务审计公司将定期进行财务审计，对采购与付款情况进行检查。
如发现问题或异常情况，将及时进行整改并提出改进意见。
2. 内部控制公司将加强内部控制，对采购付款过程进行监督和管理。
公司将建立健全的审批流程和内部控制机制，确保采购与付款的合规性和透明度。
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采购与付款流程
角色扮演
❖ 根据上图（业务流程图），5人组成一个小组， 分别扮演“请购部门、采购部门、验收部门、 财务部门、供应商”的相应角色，体验数据 在各部门之间流动的过程，注意思考各部门 对数据的处理及确认内容。如：采购部门审 批，审批对象是什么？如何选择供应商，应 该考虑哪些内容？在计算机系统中将如何体 现这些信息？
第二节 IT环境下采购与付款子 系统的流程分析
采购与付款子系统的目标
❖ 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 ❖ 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行实
时控制 ❖ 3．加强对资金的管理 ❖ 4．提供各种核算和管理信息 ❖ 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款系
统
采购与付款流程构建的原则
❖ “数出一门，共同使用”， ❖ 整个流程采用统一的数据库 ❖ 在关键环节设计控制点，强化实时控制
请同学画出流程图
发票管理流程
❖ 1．发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商 的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生成 采购发票的基本信息；
❖ 2．发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入 计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使用 了EDI系统进行网上采购，那么可以通过EDI网络系 统自动定期获取供应商发票并保存在临时发票文件 中，经过发票与采购订单核对后的发票，才能保存 在采购发票文件中。
订单发布 货物验收 发票确认 货款支付
补充？
始 MRP建议计划 手工追加计划
规范化的采购处理流程
认证供应商
审批？
供应商文档
请购单
常规采购
采购单生成
预算/权限审查
其它采购单？
合并处理
打印采购合同 终
跟踪采购单 接受采购单
控制点
供应商业绩评价
质量/交货期/价格
计划阶段 执行阶段 财务及评价
质量？
检验/免检 退货处理
主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析
企业从采购到付款要经历的几个步骤
请购 需求确定 选择供应商 确定订单
第三节 采购与付款子系统总体 结构设计
制定编码原则
❖ 供应商编码设计原则：一致性原则、层次性原则、 易用性原则
一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家，而 国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的编号， 如北京区号：010，南京区号：025。因此，供应商编 码应该与国家行政区号保持一致。
采购与付款业务核算与管理的特点
❖ 1．数据存储量大 ❖ 2．数据变化频繁 ❖ 3．管理要求高 ❖ 4．与其他子系统联系广泛
手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析
福特北 美公司 在手工 环境下 的采购 与付款 流程
• 为什么要设置验收报告与发票进 行核对？
•为什么要设置订单与发票进行核 对？
•为什么会影响采购到付款流程的 效率？
发票管理流程
❖ 3．实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从采 购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录 入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不能处理， 即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采购发票，并 将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点， 为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。在IT环 境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部 门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。
付款处理
定单/质量/价格
一、采购与付款业务流程分析
❖ 涉及的部门
请购部门、采购部门、验收部门、财务部门，供应商。
❖ 基本流程描述
行业不同，流程不同；管理方式不同，流程也不同。如 图5-2所示
❖ 流程说明
（1）请购，（2）采购审批， （3）选择供应商， （4） 编制采购订单， （5）发出订单， （6）验收， （7）处 理采购发票， （8）付款。
付款到期日
获取已入库、质 检合格且即将到
期的采购订单
采购订 单文件
采购订 单文件
采购订 单文件
进行复查
复查正确吗
Y
生成付款准 备通知书
付款准备 通知书
停止 付款
N
临时凭 证文件
出纳岗位
签发 支票 生成付 款单 自动生成 记账凭证
供应商
人员 1
IT环境下与手工环境下其流程的比较 分析
❖ 1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 ❖ 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 ❖ 3．IT环境下加强了统计分析能力 ❖ 4．IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能
层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此， 在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和分 析。
易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其他 法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电话号 码，便于使用和记忆。
选择合理的编码方法
❖ 1、顺序编码 ❖ 2、位数编码 ❖ 3、分组编码
请购与采购管理流程
请购与采购流程
请购岗位
采购编制订单岗位
采购岗位
录入
不合理
审核请 购单
供供供
请购单 文件
合理 吗？
合理
选择供应商
供应商排 名文件
采购
MRP
存货 系统
供应商档 案文件
编制采 购订单
采购价格 文件
采购订单 文件
获取订 单
存货验ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ流程
当供应商将存货送入企业，此时， 由检验岗 位的人员对存货进行检验： ❖ 从采购订单文件中获取信息，并将存货信 息与实物进行核对 ❖ 如果检验合格，将检验合格信息写入采购订 单文件，将自动生成入库单传递到存货子系 统的入库单文件中。
❖ 4．采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采购 成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转账凭 证，传递到总账系统的临时凭证文件中。
❖ 请同学根据说明画出流程图 ❖ 说明实时控制的重要性 ❖ 根据企业的更高要求改进流程
付款流程
付款流程
相关部门
采购订 单文件
质检合格 信息入库
信息
应付款管理
对供应商进行编码时可以采 用位数编码、分组编码相结 合的方法。
XXXX
-
城市或地区
010，0574
XXXXXXXX
供应商编号 88222222
数据文件设计
❖ 请购单文件 ❖ 采购发票文件 ❖ 采购订单文件（采购合同文件） ❖ 供应商档案文件 ❖ 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息