项目文档管理办法

项目文档管理办法

（V1.1版本）

2015-04-14

1 引言

1 .1编写目的

制订统一的文档管理办法及格式，对项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展；

制订项目开发过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任。

2 任务概要

2 .1工作内容

项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的设计方案文件、设计说明书、源代码、会议记录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目文档服务器上发布。

2 .2工作要求

项目部目前使用SVN管理项目文档，建立相应文档目录，根据要求适时添加文档并与相关人员（各专业组负责人）合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助各组人员获得最新信息。

2 .3工作程序

对于项目常规文档：

1.综合组对文档（纸质和电子版）收集及文档分类。

2.各专业组负责人负责对项目每个阶段过程中产生的文档资料进行

汇总，由负责人审核后将相关文档上传到SVN服务器相关目录（建立统一的项目文档目录，例如命名为“项目存档文档”）下。

3.项目进行每个阶段产生的各项文档资料包括：调研资料、设计方案文件/图、设计说明书、会议培训资料、汇报材料、报告文件、数据文档、文献等文档资料。

对于项目存档文档：

1.综合组对项目常规文档目录下的文档进行审核。

2.对阶段性重要的文件进行归档，文档管理员将其处理成PDF格式，加入文档编号后上传到SVN服务器相关目录下。

注：各类存档文件均需提交由质量测试组审核。

3 文档管理

3 .1总则

3.1.1 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。

3.1.2 所有存档文件根据需要归档。

3.1.3 各项目专业组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或该组负责人整理后报文档管理人员存档。

3.1.4 所有人员均有承担按时提交文档的义务和职责。

3.1.5 由专人负责项目文档管理工作。

3 .2范围

3.2.1 项目准备阶段

a. 与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；

b. 有关项目的审批文件、合同书、专家建议；

c.国内外相关情况考察报告和专题分析报告；

d. 可行性方案及批复文件；

e. 项目实施方案、计划，预算书等；

3 .2.2 项目研究实验阶段

a. 各种重要的原始记录；

b. 各种实验、调研报告和数据；

c.各种研究报告（包括系统的、专题的、分项的和阶段的）；

d. 设计文件；

e. 重要的来往技术文件。

3.2.3 其它有关材料：

a. 周报、月报以及阶段性简报；

b. 项目例会会议记录和专题会议文件；

c.同项目研究有直接关系的重要情报编译材料。

3 .3内容

3.3.1 设计方案

系统、子系统、硬件设备型号、软件代码等的各类设计策略和执行方案等；

3.3.2 会议和培训文件

包括会议记录、演示PPT、阶段报告、培训材料等文档；

3.3.3 软件文档

软件设计书、使用说明、源代码（包括注释）及源代码说明等；

3.3.4 数据文档

数据标准、数据字典、编码说明等；

3.3.5 参考文献

由项目部成员收集到的各种中英文参考文献。

3 .4文档分类

3.4.1 文档分为纸质文档和电子文档两类。其中电子文档又分为项目常规文档和项目存档文档；

3.4.2 存档文档的编号规则

项目编号+版本号+类型序列号+年代编号；

YJ01_05_应急管理系统项目计划_V1_20100719

文档编号例如：YJ01-001-00-20100223为目录编号；

项目编号为：YJ；

文档版本号：01

文档序列号为：001；

文档类型编号：00；

年代编号：20100223；

3.4.3文档类型编号规则

场所子系统设计开发类文档：00

应急接入建设设计开发类文档：01

应急管理系统设计类文档：02

指挥场所建设实施类文档：03

应急接入实施类文档：04

应急管理系统实施类文档：05

其他文档：06

购进书籍：07

其他（根据情况添加）

3.4.4文档的命名规则

CNPC_YJ_05_应急管理系统项目计划_V1_20100719

命名规则为：CNPC_YJ_类型_文件名_模块_版本号_日期.后缀名其中“CNPC_YJ”列于所有文件名开始。CNPC_YJ表示为中国石油天然集团公司应急平台（E2）项目；

类型文档类型名称，可使用文档类型编号（根据文档内容此部分可以省略）；

文件名为该文件的具体内容总称，文件名字数不限。

模块用于区分各个项目小组编写的文档，分为ZH、CS、JR、XT，分别代表综合组、总部指挥场所组、应急接入组、应急管理系统组。（根据文档内容此部分可以省略）；

版本号用于追踪相同文件的修改记录，通常为两位。使用字符“V”表示版本，一位数字表示修改次数。数字从“1”开始以自然数顺序排列，用于记录文档变化。最终确定稿用字符“F”替代数字；

日期为记录文件的编写日期，用6位日历日期表示，如：2009年12月29日，在文件名中表示为091229。

示例：