项目文档管理办法
ERP项目文档管理办法
ERP项目文档管理办法ERP项目文档管理办法一、引言本办法旨在规范ERP项目的文档管理，确保项目过程中的重要信息和数据得到妥善记录、整理和保存，以便项目成员之间进行有效的沟通和协作，提高项目成功率。
本办法适用于公司内部所有ERP项目的文档管理。
二、文档管理范围本办法所涉及的文档包括但不限于以下内容：1.项目计划：包括项目章程、项目计划书、需求规格说明书等；2.项目管理：包括项目进度计划、风险管理计划、质量管理计划等；3.项目需求：包括用户需求、功能需求、非功能需求等；4.设计文档：包括系统架构设计、数据库设计、界面设计等；5.开发文档：包括代码注释、代码审查记录、单元测试报告等；6.测试文档：包括测试计划、测试用例、测试报告等；7.实施文档：包括用户手册、操作指南、配置指南等；8.项目总结：包括项目验收报告、项目总结报告等。
三、文档管理职责1.项目经理负责制定项目文档管理制度，确保文档的完整性、准确性和可追溯性。
2.项目成员负责编写、审核和提交各自负责的文档，并确保文档的质量和准确性。
3.文档管理员负责统一管理项目文档，确保文档的安全性和保密性。
4.质量保证部门负责对项目文档进行审核和监督，确保文档的质量和合规性。
5.用户代表负责审核和确认项目文档中的用户需求和功能需求。
四、文档管理流程1.制定文档计划：在项目启动阶段，项目经理应制定详细的文档计划，明确各阶段需要编写的文档及责任人。
2.编写文档：根据文档计划，项目成员按照规定格式和内容编写各自负责的文档。
3.审核文档：项目成员在完成各自负责的文档后，需提交给项目经理进行审核。
项目经理应认真审核每个文档，确保其准确性和合规性。
4.提交文档：经项目经理审核通过的文档，应提交给质量保证部门进行进一步审核。
质量保证部门应对文档进行全面审核，确保其符合公司标准和质量要求。
5.归档文档：经质量保证部门审核通过的文档，应由文档管理员统一归档管理。
文档管理员应确保文档的安全性和保密性。
项目文档归档管理办法
项目文档归档管理办法一、背景介绍在项目开展过程中，会产生大量的文档，包括项目计划、需求分析、设计文档、测试报告等。
为了保证项目的顺利进行和信息的有效管理，需要建立一套科学合理的项目文档归档管理办法。
二、管理目标1. 确保项目文档的完整性和准确性；2. 提高项目文档的可查阅性和可维护性；3. 保护项目文档的安全性和机密性。
三、归档管理流程1. 文档分类根据文档的性质和用途，将项目文档进行分类，如项目计划、需求分析、设计文档、测试报告等。
2. 文档命名规范为了方便查找和管理，需要对文档进行统一的命名规范，包括文档名称、版本号、作者、日期等信息。
3. 文档存储位置确定项目文档的存储位置，可以选择使用云存储或者本地服务器进行存储，确保文档的安全性和可访问性。
4. 文档版本管理对于时常修改的文档，需要建立版本管理机制，记录文档的修改历史和版本号，以便追踪和回溯。
5. 文档审批流程对于涉及重要决策和变更的文档，需要建立审批流程，确保文档的准确性和合规性。
6. 文档归档策略根据文档的重要性和使用频率，制定文档归档策略，包括归档时间、归档方式等，确保文档的及时归档和整理。
7. 文档访问权限管理对于涉及机密信息的文档，需要进行权限管理，确保惟独授权人员可以访问和修改。
四、具体操作方法1. 新建文档在开始编写新文档之前，根据文档分类和命名规范，选择合适的文档模板，并填写相关信息。
2. 文档修改在对文档进行修改时，需要记录修改的内容和修改的日期，并及时更新文档版本号。
3. 文档审批对于需要审批的文档，需要按照审批流程进行审批，并记录审批意见和结果。
4. 文档归档根据文档归档策略，及时将文档归档到指定位置，并更新文档的状态和归档日期。
5. 文档查阅通过访问权限管理，确保惟独授权人员可以查阅和下载文档，并记录查阅的人员和时间。
6. 文档备份定期对项目文档进行备份，确保文档的安全性和可恢复性。
五、风险控制措施1. 数据备份定期对项目文档进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。
工程项目文件记录管理制度
工程项目文件记录管理制度一、总则为规范工程项目文件记录管理工作，确保工程项目文件记录的完整、准确、及时、安全，提高工程项目文件记录利用效率和管理水平，保障工程项目各部门之间信息的流通和共享，特制定本制度。
二、适用范围适用于公司内所有工程项目文件记录的管理和使用。
三、文件记录归档管理1. 文件记录的归档工作由公司指定的专人负责。
负责归档工作的人员应具备相关资质。
2. 文件记录应按照工程项目的进度和分类顺序进行归档，并严格按照文件管理要求进行整理，以便随时检索和使用。
3. 归档文件应定期进行整理，清理过期、重复、无用的文件记录，并及时将处理结果上报给领导。
4. 归档文件的存放位置应设置密封、防潮、防火的文件柜或文件箱内，并定期进行检查和维护。
5. 对于有安全保密要求的文件记录，应特别注意加强保密措施，确保不泄露给非相关人员。
四、文件记录的保管期限1. 普通工程项目文件记录的保管期限为5年，特殊工程项目文件记录的保管期限应根据实际情况确定。
2. 文件记录的保管期限到期后，应根据公司规定进行处理，涉及公司机密的文件记录应进行销毁，不得外泄。
3. 对于有参考价值的文件记录，可以在保管期限到期后转存到长期存储档案中，以备日后研究参考。
五、文件记录的检索和利用1. 文件记录的检索应遵循“先查简表、再查明细表”的原则，便于快速准确找到所需文件记录。
2. 对于需要借阅的文件记录，应填写借阅申请表，并在规定时间内归还，不得私自擅取、更改、销毁文件记录。
3. 对于经常使用的文件记录，可以将其扫描保存在电子设备中，方便随时使用和查阅。
4. 对于外部部门或者相关单位需要的文件记录，应在经领导批准后进行提供，不得私自泄露。
六、文件记录的备份和保护1. 对于重要的文件记录，应定期进行备份，并保存在不同地点以防止数据丢失。
2. 对于电子文件记录，应设置密码和权限管理，防止被非法窃取或篡改。
3. 对于纸质文件记录，应做好防潮、防火等保护措施，确保文件记录的完整性。
项目文档管理办法
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 公司项目文档管理办法第一条为规范 XX 项目组文档归档工作，规范产品开辟过程项目文档的管理，更好地利用现有的技术文档资源，实现技术文档资源共享，确保各类项目的关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管，特制定本办法。
第二条为了更好地进行项目文档管理，项目组应指定一位文档管理员，专门规范文档的调阅、归档，并实施严格的文档分类控制和登记制度。
对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理。
第三条所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。
各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或者项目负责人整理后报文档管理人员存档。
所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。
第四条文档版本管理1 文档状态变迁规则项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。
文档刚建立时，其状态为“草稿”。
文档通过评审后，其状态变为“正式”。
此后若更改文档，其状态变为“修改”。
修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式”。
2 文档版本号文档的版本号规则与文档的状态相关。
( 1 )处于“草稿”状态的文档版本号格式为 V0.YZ，YZ 的数字范围为 01~99，随着文档草稿的修正，YZ 的取值应递增。
YZ 的初值和增幅由文档创建人或者修改人自己把握。
( 2 )处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y，X 为主版本号，取值范围为 1~9。
Y 为次版本号，取值范围为 0~9。
文档第一次成为“正式”文件时，版本号为 V1.0。
如果文档的升级幅度较小，版本号 Y 值可适量增加， Y 值增加一定程度， X 值将适量增加。
档文档升级幅度较大时，才允许直接增大 X 值。
( 3 )处于“修改”状态的文档版本号格式为 VX.YZ ，文档正在修改时，一般只增加 Z 值， X.Y 值保持不变。
当文档修改完毕通过评审，状态成为“正式” 时，将 Z 值设为 0 ，增加 X.Y 值。
参见上述规则( 2 )。
工程项目文档资料管理制度及实施措施
工程项目文档资料管理制度及实施措施在今天的工程项目中，咱们聊聊文档资料管理制度和实施措施，这可是个大事儿啊。
想想看，项目多了，资料自然也就多了。
就像家里的杂物间，东西堆得满满的，找个啥可费劲呢。
文档资料管理这块儿，就得好好抓紧，别让它变成“信息黑洞”，说不定哪天你想找个合同，翻了半天，最后发现被猫给藏起来了。
那可真是“心急如焚”，气得直想踢猫。
咱得有个明确的管理制度。
这个制度就像是家里的规矩，谁也不能随便打破。
大家得知道，什么资料该怎么处理，怎么存放，万一要查找的时候，能轻松搞定，不然到时候你就是“想破脑袋也没办法”。
得制定一些基本规则，谁负责收集、整理、存档，这样一来，人人都有责任感，工作也就顺利多了。
再说了，大家都知道这规矩，能省不少麻烦。
你想，干活的时候，谁都不想听见“找不到、没看到”这种话，听得让人心烦意乱。
要注意的就是资料的分类和存放。
这个可得认真对待，毕竟，资料就像调料，得分门别类，不然可就“乱成一锅粥”了。
工程项目的资料，往往包含合同、设计图纸、会议纪要等等，各种各样。
得给它们分门别类，搞个文件夹，像是给每个孩子起个好名字，才能让它们在文件柜里安安心心地待着。
要是让资料都混在一起，想找到某个图纸，简直就是“像大海捞针”，时间浪费得不可开交。
然后，咱还得定期审查这些资料。
就像是家里的冰箱，定期检查一下，过期的东西得扔掉，才能保持新鲜。
定期审查不仅能让咱知道哪些资料还需要保留，哪些可以处理掉，最重要的是可以发现一些潜在的问题。
比如，某些资料丢了、漏了，赶紧补救，不然一旦出现了问题，那可真是“赔了夫人又折兵”。
就像之前说的，资料管理得像打理花园，定期修剪，才能开出美丽的花。
此外，信息技术的运用也不可忽视。
现如今，科技这么发达，咱们得好好利用这些工具。
使用电子文档管理系统，云存储，甚至是一些专门的软件，能让资料管理变得简单多了。
这就像把文件从纸质转到电子，瞬间“轻松得多”。
电子化后，查找资料就像在手机上找歌那么方便。
项目文件管理办法
项目文件管理办法项目文件管理办法一、总则本办法旨在加强项目文件的管理，确保项目文件的完整性、准确性和安全性，为项目的顺利实施和后续工作提供可靠支持。
本办法适用于公司各部门的项目文件管理工作，包括但不限于项目立项、实施、验收等阶段。
二、管理职责1.项目管理部门负责项目文件的总体规划和监督实施，确保项目文件的及时收集、整理和归档。
2.项目负责人负责具体执行项目文件的管理工作，包括文件的分类、编码、存储、检索和使用等。
3.相关部门负责提供项目文件所需的资料和信息，并协助项目负责人完成文件管理工作。
三、管理流程1.项目立项阶段：项目管理部门根据项目实际情况制定项目文件管理制度，明确文件分类、编码规则、存储方式和使用权限等，并下发各部门执行。
2.项目实施阶段：项目负责人根据项目进度及时收集和整理项目文件，包括设计文件、施工方案、进度报告、验收记录等。
对于纸质文件，应做好分类和归档工作；对于电子文件，应建立电子文档管理系统，便于检索和使用。
3.项目验收阶段：项目负责人对项目文件进行汇总和整理，确保文件的完整性、准确性和合规性。
对不合格的文件进行整改和补充，确保项目文件的整体质量。
4.项目后评价阶段：项目管理部门组织项目后评价工作，对项目文件的质量和管理效果进行评估和总结，发现问题并及时改进。
四、管理措施1.制定完善的文件管理制度，包括文件的分类、编码、存储、使用等方面的规定。
2.建立统一的文件管理系统，实现文件的分类、编码、存储、检索和使用等功能，提高文件管理效率。
3.明确各部门的职责和分工，确保项目文件的及时收集、整理和归档。
4.加强电子文件的安全管理，建立电子文档备份系统，防止电子文件损坏或丢失。
5.对项目文件进行定期检查和审计，确保文件的完整性、准确性和合规性。
6.对项目文件管理工作进行定期评估和总结，发现问题并及时改进。
五、监督与考核1.项目管理部门负责对项目文件管理工作的监督和考核，发现问题及时提出整改意见。
项目实施阶段文档管理办法
项目实施阶段文档管理办法项目实施阶段文档管理办法为了规范工程建设项目实施阶段的文档管理工作，确保文档的完整性、准确性、系统性和保密性，特制订本办法。
适用范围：本办法适用于公司新建、改建、扩建等固定资产投资项目实施过程中形成的各种形式的文件资料的管理，包括文字、图纸、图表、记录、声像等具有保存价值的资料。
职责与分工：项目前期主管部门职责：1.负责项目基础设计批复前文件的接收、发放、归档等工作。
2.参与有关单位组织的档案验收工作，并对工程建设项目文件管理工作进行业务监督、检查和指导。
3.负责向项目实施主管部门移交项目前期文件。
项目实施主管部门职责：1.制定、修订工程建设项目文件管理制度，并对工程建设项目文件管理工作进行业务监督、检查和指导。
2.负责工程项目施工准备阶段和竣工验收阶段文件的接收、发放、组卷、归档等工作。
3.负责组织相关部门对各承包商交付文件的完整性和正确性进行审查，并参与有关单位组织的档案验收工作。
项目实施管理部门职责：1.负责施工阶段文件的接收、发放、整理、保存等工作。
2.工程交工后4个月内，将分类整理的文件移交项目实施主管部门组卷。
设计单位职责：按照设计合同约定向有关部门提交设计相关文件。
施工单位职责：1.负责施工过程形成的项目施工文件的收集、整理、归档，并在项目中交后3个月内移交相关部门。
2.配合建设单位、监理单位等组织的文件检查工作。
监理单位职责：1.负责监理业务范围内文件资料的收集、整理、归档，并在项目交工后4个月内移交相关部门。
2.检查施工单位文件资料收集整理的及时性和准确性。
3.负责交工资料和竣工图的审核。
采购部门职责：1.负责项目物资采购供应过程中形成的各类文件的收集、整理、归档，并在项目中交后3个月内移交档案管理部门。
2.负责提供项目物资的相关技术和质量证明文件等资料，含非标设备竣工图3套。
生产使用部门职责：1.负责编制、收集、整理、归档各类生产准备文件，并在生产考核或标定后1个月内移交档案管理部门。
项目工程收发文管理制度
项目工程收发文管理制度一、总则为规范项目工程收发文管理工作，提高文书管理效率，保障项目工程顺利进行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于项目工程中的各类文件、资料的收发管理工作。
三、文件编号管理1.1 文件编号的设置在项目工程中，每一份文件都必须设置文件编号，编号由项目管理部门负责统一制定。
1.2 编号的规范文件编号采用YYMMDD+3位流水号的形式，例如20220101001，其中YYMMDD为年月日，流水号从001开始递增。
1.3 文件编号的管理文件编号由项目管理部门负责管理，各部门在发文时需向项目管理部门申请文件编号并按规定方式填写。
四、文件收发管理2.1 发文（1）发文单位应按照文件编制格式，完整填写文件内容，并加盖单位公章。
（2）发文前，应向项目管理部门申请文件编号，并在文中标明文件编号。
（3）发文单位应将发出的文件及时送交收文单位，并留存一份备查。
2.2 收文（1）收文单位应按规定时间接收来文，并及时办理相关手续。
（2）收文单位应认真查阅文件内容，如有问题及时反馈给发文单位。
2.3 预警和催办收文单位在遇到重要文件未到达或超时未办理问题时，应及时向发文单位发送预警或催办函，催促对方尽快处理。
五、文件归档管理3.1 归档要求项目工程中的文件应按照文件类型、时间顺序、重要性等要素进行分类归档。
3.2 归档责任各部门应指定专人负责文件归档工作，并严格执行归档规定，确保文件整齐、清晰、易寻。
3.3 归档保管项目管理部门应配备专门设备用于文件归档，并设置访问权限，保障文件安全。
六、文件查阅管理4.1 查阅申请任何单位或个人需要查阅项目工程中的文件，需提出书面申请，经项目管理部门批准后方可查阅。
4.2 查阅时限查阅单位或个人应在规定时间内查阅完毕，并保证文件的完整性。
4.3 查阅注意事项查阅单位或个人在查阅文件时，应注意保护文件的安全性，严禁擅自复制、篡改文件内容。
七、违章处理对于违反本制度规定，擅自篡改文件内容、私自处理或泄漏文件、滞留文件等违规行为，将按照相关规定给予相应处罚。
工程项目上的资料管理制度
工程项目上的资料管理制度一、资料归档和分类1、资料归档：项目团队应建立统一的资料归档系统，确保重要资料能够及时整理、归档、备份。
归档资料应以项目名称和日期为主要标识，同时可以按照不同阶段、不同专业进行分类。
2、资料分类：资料应按照不同类型进行分类，包括设计图纸、合同文档、施工方案、施工日志、质量检测报告等。
每类资料应设定统一的存储位置和文件命名规范。
二、资料采集和整理1、资料采集：项目团队应每天定时采集相关资料，包括工程进度报告、施工日志、质量检测报告等。
同时，应定期进行会议记录和沟通记录的采集，确保项目信息的完整性和准确性。
2、资料整理：采集到的资料应及时整理，确保资料的内容清晰、排版整齐。
可以建立专门的资料整理小组，统一安排资料的整理工作，确保资料的准确性和规范性。
三、资料传递和保密1、资料传递：项目团队中的不同岗位和部门之间需要进行资料传递和共享，确保信息的流通畅通。
传递资料时应注明传递对象和时间，确保传递的准确性和及时性。
2、资料保密：项目中可能涉及到一些敏感的资料，如合同文档、设计方案等。
项目团队应建立严格的资料保密机制，确保相关人员不泄密，不外传项目资料。
四、资料查阅和更新1、资料查阅：项目团队中的所有成员都应具有查阅资料的权限，以便及时获取项目信息。
资料的查阅应按照资料归档系统进行，确保查阅操作简便、准确。
2、资料更新：项目中的资料可能会随着工程的进行而更新，例如施工图纸、设计方案等。
项目团队应及时更新资料，确保所有成员都能获取到最新的资料信息。
五、资料备份和防丢失1、资料备份：项目团队应建立定期备份资料的机制，确保资料不会因为系统故障或人为原因而丢失。
备份资料应存放在安全可靠的位置，如云端存储或硬盘备份。
2、防丢失：项目团队应建立保管资料的规范流程，确保资料不会被遗失或遗忘。
同时，应加强对资料的管理和监督，防止人为疏忽导致资料丢失。
以上便是一个工程项目上的资料管理制度，通过建立规范的资料管理制度，可以帮助项目团队更好地管理项目资料，提高工作效率，确保项目按时按质完成。
文档资料管理制度及实施措施
文档资料管理制度及实施措施文档资料管理制度及实施措施为了确保项目部文件的完整性，方便查找和利用，以及做好收集、整理、立卷、保管等工作，维护文件档案的完整性和安全性，特制定了本制度及实施措施。
1.文档资料管理制度1.1 项目部员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，以保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。
1.2 项目部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本项目生产经营活动相关的上级事文等都必须齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
1.3 综合部要做好项目部员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，以确保资料完整。
1.4 文件资料档案的保管和查阅：所有档案必须入框上架，科学排列，以便查找，避免暴露或捆扎堆放。
文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整和安全。
项目部内部员工因工作需要查阅档案资料，必须报请项目部领导批准。
外单位人员要查阅、复印公司档案，必须经项目部领导批准后才能查阅。
项目部所有档案一律不允许外借。
对于项目部机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不得接触。
工作人员要严守机密。
2.文档资料实施措施2.1 由项目部综合部负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。
由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单。
所有施工图的持有人应对图纸的修改、变更及时标识。
2.2 所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。
2.3 文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。
2.4 在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
2.5 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，编号不变。
工程项目文件收集归档制度
工程项目文件收集归档制度一、总则为了规范工程项目文件的管理和归档工作，提高文件管理效率和工作效能，确保工程项目文件的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有工程项目文件的管理和归档工作，包括但不限于项目资料、图纸设计、施工方案、合同协议等所有涉及工程项目的文件。
三、文件管理流程1. 文件的建立和整理项目文件应以统一格式进行建立，包括项目名称、项目编号、文件编号、文件名称、编制单位、编制日期、审核人、审批人等必要信息，并按照文件性质、文件编号等进行分类整理。
2. 文件的传送和归档项目文件应按照制定的文件传送和归档流程进行传送和归档。
文件传送应注明传送人、接收人以及传递时间，确保文件传送的及时性和准确性。
文件归档应按照文件编号、文件性质等进行分类和整理，确保文件的易查性和可查性。
3. 文件的保密和安全项目文件涉及公司机密信息，应按照公司文件保密制度进行保密处理。
文件管理人员应妥善保管文件，防止文件丢失、泄露等情况发生。
4. 文件的查阅和利用项目文件归档后，除了文件管理人员外，其他人员需提出申请进行文件查阅和利用。
文件管理人员应按照申请人的要求进行文件查阅和利用，确保文件的安全性和完整性。
四、文件归档管理1. 文件归档管理责任公司确定专门的文件管理人员，负责项目文件的归档工作。
文件管理人员应定期对文件进行归档整理，确保文件的安全性和完整性。
2. 文件归档标准项目文件归档按照文件分类标准进行，包括项目资料、设计图纸、施工方案、合同协议等各种类型文件的归档管理。
3. 文件归档时限项目文件根据文件性质和重要程度进行归档时限的规定，确保项目文件的及时性和可查性。
五、文件归档保管1. 文件存放位置项目文件应存放在公司专门设立的文件存储室内，保证文件的安全性和完整性。
2. 文件保管措施项目文件采用电子化管理，确保文件的防火、防水、防潮等方面的保管措施。
3. 文件定期检查定期对文件进行检查和整理，清除过期文件和无用文件，确保项目文件的归档管理的清晰和有序。
项目信息和文档管理方案
项目信息和文档管理方案1.1.文件及信息的分类本办法中信息是指有意义的数据；文件是指信息及其承载媒体，包括如下几类：（1）有关的国家、地方法令、法规；（2）上级政府、主管部门、工程所在地方的与本工程建设有关批文；（3）国家、行业、地方的规范和技术标准；（4）合同文件。
含图纸及合同履行中发包人承包人有关工程的洽商、变更等书面协议或文件；与监理、施工单位等往来函件、会议纪要；（5）工地现场检查记录、会审记录、会议纪要、项目部阶段工作总结、监理周报、月报等。
1.2.职责划分（1）本工程项目部所有有关文件、技术资料管理归项目经理负责，项目部任何部门收到的文件、技术资料均要在指定时间内送达项目经理。
项目经理在指定时间内审阅签署处理意见后交办。
（2）项目部设信息材料办理员岗位，对本工程项目部所有有关文件、技术材料统一编码、收转、跟踪催办、保管归档工作。
（3）监理机构和施工单位的往来函件、工地建设有关工程质量、进度、材料检验信息，设计错误、施工环境变化、以及监理机构和施工单位提出的其他问题由项目部负责收集，在指定时间内审核并签署意见后交资料管理员。
（4）本工程项目部各部门对外沟通文件由部门负责起草，部门负责人签字后报项目部材料员，经项目经理审批后发放。
（5）项目部所有成员有义务将从其他渠道获得的文件，与自己承办的事务文件性成果实时交项目部材料员归档。
1.3.文件控制程序和编码办理（1）工作程序1）自编文件收罗整理程序2）外来文件收罗整理程序文件签收文件编号文件登记文件处理意见文件交办文件的换版与取消文件归档办理文件编号文件编写文件审批文件发放文件更改跟踪催办处理结果交验文件归档管理（2）需控制的文件和资料形式包括：1）以文件、图纸形式构成的文件；2）以实物、照片、胶卷、软件、拷贝构成的文件和资料。
（3）需归档管理的文件包括：1)适用的法律法规、国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准和需执行的上级组织或业务主管部门的有关文件；2)政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的文件和中介机构信息。
公司建设项目资料管理制度
公司建设项目资料管理制度一、目的与范围本制度旨在规范公司建设项目资料的收集、整理、存储、使用和保管等环节，确保项目资料的完整性、准确性和可追溯性。
适用于公司内所有参与建设项目的部门和个人。
二、资料分类与编码1. 项目资料应根据其性质和用途进行分类，如设计文件、合同文件、会议记录、进度报告等。
2. 每类资料应有统一的编码规则，便于检索和管理。
编码应包含项目名称、资料类别、日期等信息。
三、资料收集与整理1. 项目启动之初，应建立专门的资料管理团队，负责资料的收集和整理工作。
2. 资料收集应全面，包括纸质文档和电子文档，确保信息的一致性。
3. 资料整理应及时，按照分类和编码规则进行归档，保证资料的可查找性。
四、资料存储与备份1. 纸质资料应存放在指定的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮。
2. 电子资料应存储在公司服务器或云端，确保有足够的存储空间和安全措施。
3. 定期对电子资料进行备份，防止数据丢失。
五、资料使用与借阅1. 资料的使用应遵循“最小必要原则”，即只提供必要的资料给需要使用的人员。
2. 借阅纸质资料需办理借阅手续，明确借阅人和归还时间。
3. 电子资料的使用应有权限设置，防止未授权访问。
六、资料更新与维护1. 项目进展中产生的新资料应及时更新到资料管理系统中。
2. 定期对现有资料进行审核和维护，确保资料的准确性和时效性。
七、违规处理1. 对于违反资料管理制度的行为，应根据情节轻重进行相应的处理。
2. 严重违规行为可能导致项目延误或损失的，应追究相关人员的责任。
八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释和修订。
工程文档资料分类保管制度
工程文档资料分类保管制度一、总则为了保障工程项目文档资料的管理工作顺利进行，提高工程项目文档资料的整理、归档、检索等工作效率，依据相关法律法规和公司管理制度，特制定本文档资料分类保管制度。
二、职责分工和管理权限1. 项目经理负责全面组织和管理项目的文档资料分类保管工作，并指定专人负责具体操作。
2. 文档管理员负责具体的文档资料整理、分类、归档、盘点等工作，并保证文档资料的安全性和完整性。
3. 项目部各相关部门按工作需要，负责提供相关的项目文档资料，并对文档资料的准确性和完整性负责。
4. 所有项目成员必须严格遵守文档资料分类保管制度的规定，不得擅自处理、销毁或外传文档资料。
三、文档资料分类1. 根据项目的不同工作阶段和内容，将文档资料分为项目前期资料、设计阶段资料、施工阶段资料、竣工阶段资料和维护阶段资料等。
2. 每个阶段的文档资料按照工程项目编号、日期、名称等信息进行分类，并分为计划、报告、合同、函件、设计图纸、施工图纸、验收证书等多个类别。
3. 每个类别的文档资料按照一定的格式和规范整理，确保文档资料的信息清晰、逻辑完整。
四、文档资料保管1. 由文档管理员负责准备文档资料的存储空间和档案柜，并定期盘点和整理文档资料。
2. 文档资料应按照所属类别和工作阶段依次存放在档案柜中，并设置密封标签和编号，确保文档资料的查找和管理方便。
3. 对于重要的文档资料，应备份至电脑或服务器中，并定期进行备份和更新以确保文档资料的安全性。
五、文档资料检索1. 对于需要查阅的文档资料，可通过项目文档资料分类索引表进行查询，并向文档管理员提出查阅申请。
2. 文档管理员接到查阅申请后，应及时将需查阅的文档资料提供给申请人，并记录查阅记录。
3. 在查阅完文档资料后，申请人应将文档资料归还给文档管理员，并保证文档资料的完整性。
六、文档资料销毁1. 对于已经归档的文档资料，如不再需要保留，应按照公司文件管理制度的规定，提出销毁申请。
EPC工程项目信息文档管理与控制管理办法
EPC工程项目信息文档管理与控制管理办法EPC工程项目信息文档管理与控制管理办法2.7.1 信息分类及一般要求根据国家档案管理规范规程，本总承包工程信息分类包括以下几个方面：1.按文件性质及类型分类为：可行性研究、任务书，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，监理文件，竣工文件，生产技术准备、试运行，机电设备，财务、器材管理，科研项目，共11类。
2.按文件来源分类为：发包人单位文件，勘测设计单位文件，监理单位文件，总承包单位文件，施工及安装单位文件，政府文件。
3.按目标及施工过程分为：进度、质量、合同及结算、安全环保及其它方面文件。
4.按文件表现形式分为：纸质文档，电子及声像文档。
除此之外，根据国家档案管理规范规程，本总承包工程信息管理还需要遵循以下一般要求：1.所有立卷文件材料应遵循文件材料形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用。
2.建立联合体信息档案管理制度，设专职信息档案管理人员；明确收发文工作程序及预立卷要求，工程档案、资料借阅规定，工程文件材料管理职责。
3.建设项目分包单位负责收集、整理分包范围内勘测设计、监理、施工的档案资料一式二份，在分包项目完工时，竣工时交总包单位汇总、整理。
4.归档的文件材料应符合有关档案标准，字迹清楚，图面清晰，用耐久性好的碳素笔书写，传真件属不耐久的字迹材料，应在收文后复印一份归档。
2.7.2 计算机信息管理在信息管理方面，利用计算机项目管理信息系统可以实现以下内容：1.项目策划与合同管理2.资源管理3.费用管理4.进度管理5.质量管理6.设计管理7.招标采购管理8.验收和试运行管理9.财务管理10.环境保护管理11.安全生产与职业健康管理为了实现这些目标，需要成立专业部门，建立信息管理处数据中心，并配备熟悉计算机软硬件和能进行信息系统日常维护的计算机专职运行管理人员，负责支持与维护系统。
3、信息在工程施工过程中起着至关重要的作用，可以及时反馈施工进度、技术、质量、安全、成本控制等方面的情况，为决策层提供依据。
项目实施阶段文档管理办法
项目实施阶段文档管理办法项目实施阶段文档管理办法一、引言本管理办法旨在规范项目实施阶段文档的编制、审核、存储、查阅等环节，确保项目文档的质量和安全，提高项目实施效率。
本管理办法适用于公司内所有项目实施阶段的文档管理。
二、文档管理原则1.完整性：文档应涵盖项目实施阶段的所有重要信息，包括但不限于项目计划、设计文档、施工文档、验收文档等。
2.准确性：文档应准确反映项目实施过程中的实际情况，确保数据的真实性和准确性。
3.及时性：项目团队应及时编制和更新项目文档，确保文档与项目进展同步。
4.可读性：文档应清晰明了，易于阅读和理解。
5.可追溯性：项目文档应易于追溯和查阅，方便对项目过程进行监督和审查。
三、文档管理流程1.编制：项目团队根据项目实施计划，按照规定的格式和内容编制项目文档。
2.审核：项目经理负责审核项目文档的准确性和完整性。
审核通过后，签字确认。
3.存储：项目团队应将项目文档存储在安全可靠的位置，确保文档不丢失、不损坏。
4.查阅：项目相关人员可根据需要查阅项目文档，但需遵守公司保密规定。
四、文档分类及内容要求1.项目计划：包括项目目标、实施方案、时间计划、资源计划等。
2.设计文档：包括设计方案、施工图纸、效果图等。
3.施工文档：包括施工日志、施工进度报告、质量控制记录等。
4.验收文档：包括验收报告、质量评估报告、竣工图等。
5.其他重要文档：如会议纪要、决策记录等。
五、文档管理培训与监督1.公司应定期组织项目团队成员进行文档管理培训，提高团队成员的文档编制和管理能力。
2.公司应设立专门的监督机构，对项目文档进行定期检查和审计，确保文档质量和安全。
3.对于不符合要求的文档编制和管理行为，公司将视情况进行批评、纠正或处罚。
六、附则1.本管理办法由公司项目管理部负责解释和修订。
2.本管理办法自发布之日起执行，原有规定与本管理办法不符的以本管理办法为准。
项目组文档管理实施办法
项目组文档管理实施办法项目组文档是项目组在各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录，是项目组在整个项目建设周期中形成的一种重要资源。
包括项目前期启动、采办、建造、完工、项目关闭各阶段中形成的全部文件资料（包括纸载体和电子版文件）。
1.文档模板根据公司统一要求，项目组对外联络主要使用备忘录。
2.文件编号规则1.1日常往来函件1.2合同采办文件3.确定文档归档X围在文档的处理工作中，正确划定项目文档的归档X围是保证项目文档齐全完整，符合质量标准要求的关键环节和重要措施，同时建立统一的归档制度，以便对项目的全部文档实行集中、统一管理。
1.1需要归档文件——记录项目建造周期、具有查考利用价值的文件；1.2需要归档文件——在项目运作过程中生成的文件、上级部门发来的需要贯彻执行的文件和其他机构涉与重要问题的文件等；1.3不需归档文件——相互抄送、无须办理归档和为参考利用而收集来的文件、重复文件以与其他一些不再具有查考利用价值的事务性、临时性文件。
4.文档分类办法1.1按部门——按控制部、合同采办部、HSE部对日常往来函件进行分类；1.2按名称——根据项目组文件不同名称分类，主要用于管理文件，如会议纪要、周月报、安全检查等；1.3按专业——按船体、电气、轮机专业对工程技术资料进行分类；1.4按性质——按预审、退审、详细设计等不同阶段性质对技术资料进行分类；1.5按接收机关——将项目组与采油公司机关（上级单位）的来往文件分类，如海油发展对项目组可研批复文件。
5.文件科学排列确定好文件分类后，需要对文件夹内的文件进行排序，使其条理化、系统化，方便日常的管理和利用。
上级机关文件在前，本项目组的文件在后，来文和复文，复文在前，来文在后；正文和附件，正文在前，附件中后，正文在前，原稿在后。
6.进行文件夹编目1.1编页（X）号——将文件夹内排列好的文件按照顺序编上页（X）号，以固定他们在案卷内的位置，明确案卷内文件的数量，便于保护和查找利用，通常在文件的右上角编著阿拉伯数字；1.2编制文件夹文件目录——文件夹目录相当于文件的明细表，放于文件夹首页，包括每件文件的排列序号、题目、编号（文件号或图号），责任人（直接编制人员或部门）、编制日期、备注等。
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项目文档管理办法（V1.1版本）2015-04-141 引言1 .1编写目的制订统一的文档管理办法及格式，对项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展；制订项目开发过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任。
2 任务概要2 .1工作内容项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的设计方案文件、设计说明书、源代码、会议记录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目文档服务器上发布。
2 .2工作要求项目部目前使用SVN管理项目文档，建立相应文档目录，根据要求适时添加文档并与相关人员（各专业组负责人）合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助各组人员获得最新信息。
2 .3工作程序对于项目常规文档：1.综合组对文档（纸质和电子版）收集及文档分类。
2.各专业组负责人负责对项目每个阶段过程中产生的文档资料进行汇总，由负责人审核后将相关文档上传到SVN服务器相关目录（建立统一的项目文档目录，例如命名为“项目存档文档”）下。
3.项目进行每个阶段产生的各项文档资料包括：调研资料、设计方案文件/图、设计说明书、会议培训资料、汇报材料、报告文件、数据文档、文献等文档资料。
对于项目存档文档：1.综合组对项目常规文档目录下的文档进行审核。
2.对阶段性重要的文件进行归档，文档管理员将其处理成PDF格式，加入文档编号后上传到SVN服务器相关目录下。
注：各类存档文件均需提交由质量测试组审核。
3 文档管理3 .1总则3.1.1 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。
3.1.2 所有存档文件根据需要归档。
3.1.3 各项目专业组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或该组负责人整理后报文档管理人员存档。
3.1.4 所有人员均有承担按时提交文档的义务和职责。
3.1.5 由专人负责项目文档管理工作。
3 .2范围3.2.1 项目准备阶段a. 与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；b. 有关项目的审批文件、合同书、专家建议；c.国内外相关情况考察报告和专题分析报告；d. 可行性方案及批复文件；e. 项目实施方案、计划，预算书等；3 .2.2 项目研究实验阶段a. 各种重要的原始记录；b. 各种实验、调研报告和数据；c.各种研究报告（包括系统的、专题的、分项的和阶段的）；d. 设计文件；e. 重要的来往技术文件。
3.2.3 其它有关材料：a. 周报、月报以及阶段性简报；b. 项目例会会议记录和专题会议文件；c.同项目研究有直接关系的重要情报编译材料。
3 .3内容3.3.1 设计方案系统、子系统、硬件设备型号、软件代码等的各类设计策略和执行方案等；3.3.2 会议和培训文件包括会议记录、演示PPT、阶段报告、培训材料等文档；3.3.3 软件文档软件设计书、使用说明、源代码（包括注释）及源代码说明等；3.3.4 数据文档数据标准、数据字典、编码说明等；3.3.5 参考文献由项目部成员收集到的各种中英文参考文献。
3 .4文档分类3.4.1 文档分为纸质文档和电子文档两类。
其中电子文档又分为项目常规文档和项目存档文档；3.4.2 存档文档的编号规则项目编号+版本号+类型序列号+年代编号；YJ01_05_应急管理系统项目计划_V1_20100719文档编号例如：YJ01-001-00-20100223为目录编号；项目编号为：YJ；文档版本号：01文档序列号为：001；文档类型编号：00；年代编号：20100223；3.4.3文档类型编号规则场所子系统设计开发类文档：00应急接入建设设计开发类文档：01应急管理系统设计类文档：02指挥场所建设实施类文档：03应急接入实施类文档：04应急管理系统实施类文档：05其他文档：06购进书籍：07其他（根据情况添加）3.4.4文档的命名规则CNPC_YJ_05_应急管理系统项目计划_V1_20100719命名规则为：CNPC_YJ_类型_文件名_模块_版本号_日期.后缀名其中“CNPC_YJ”列于所有文件名开始。
CNPC_YJ表示为中国石油天然集团公司应急平台（E2）项目；类型文档类型名称，可使用文档类型编号（根据文档内容此部分可以省略）；文件名为该文件的具体内容总称，文件名字数不限。
模块用于区分各个项目小组编写的文档，分为ZH、CS、JR、XT，分别代表综合组、总部指挥场所组、应急接入组、应急管理系统组。
（根据文档内容此部分可以省略）；版本号用于追踪相同文件的修改记录，通常为两位。
使用字符“V”表示版本，一位数字表示修改次数。
数字从“1”开始以自然数顺序排列，用于记录文档变化。
最终确定稿用字符“F”替代数字；日期为记录文件的编写日期，用6位日历日期表示，如：2009年12月29日，在文件名中表示为091229。
示例：CNPC_YJ_06_项目章程_ZH_V1_091229.docCNPC_YJ_06_通讯录_ZH_V2_091229.xlsCNPC_YJ_06_内部启动会议_ZH_V2_091229.pptCNPC_YJ_00_空调子系统设计_CS_V1_091229.xls其中，CNPC_YJ为中国石油天然气集团公司应急平台（E2）项目；06为文档类型编号；ZH/CS为模块名称；V1/V2为版本号；091229为日期编号。
3 .5存档规范3.5.1 基线：事件发生后两周内归档。
3.5.2 完整性：是否成套、缺页和涂改；3.5.3 准确性：所收集的材料是否同它反映的对象相一致，同一项目的文件材料在内容上是否一致；3.5.4 文件材料属性的鉴别：是否为同一类；3.5.5 所有文档一月整理一次，按照不同类型刻盘或者其他存储介质进行保存；3 .6目录建设与管理3.6.1 所建目录要求符合明确方便的原则；3.6.2 查阅者能够迅速的查阅所要文档，了解文档简单的相关信息；3.6.3 文档用FTP文档服务器进行存储和管理；3 .7文档的提交、保存及使用3.7.1 文档提交(1)文档的提交时间根据具体规定执行，在规定时限内提交；(2)项目文档由文档作者提交，一般为office形式（要求使用office2000以上版本）；3.7.2 文档归档(1)归档的原则a. 检查文件是否完整，如有短缺，应督促补充齐全；b. 文档资料移送交接手续必须完备；c.移交与保管文档无关的资料，要退回经办部门；d．对废弃的与项目相关纸质文档，要使用碎纸机销毁。
(2)存档格式a. word和excel文件可分为office文档和pdf文档两种。
b. 演示文档只保存ppt格式或pdf格式（视演示的具体格式确定）。
c.源数据和源代码文档由文档作者提供存档格式。
3.7.3 文档保存(1)文档保存遵循的原则在项目进展各个阶段，按规定格式建立项目文档目录，标注文档的状态。
文档保存可用页面和电子文档两种方式保存，所有文档全部为受控文档；a. 归档的文件材料，根据归档要求及文件内容特征进行归档；b. 按归档要求进行目录编辑及备查表；c.对文档作统一排列；(2)档案资料的整理a. 收集的word和excel文档由文档管理人员处理成pdf的格式。
b. 文档资料按文件项目编号次序整理；c.文档资料每周备份一次，如有文件损坏及时补充齐全；(3)文档密级管理a. 在文档使用中有部分文档根据要求，需暂时保密，在此期间，由文档管理人员进行保存，不得对外发布。
注：除非经文档作者授权同意，否则不得提前进行查看、使用或发布。
b. 此类文档保密到期，由文档作者和文档管理人员决定继续保存或进行发布。
3.7.4 文档使用(1)归档材料密级的鉴别：A 绝密：仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权，其他人员查阅需经文档作者和项目负责人同意；B 保密：仅在项目部成员内共享；C 公开：发布到集团或者项目部网站；(2)文档根据不同密级使用；a. 进度文档一般为C级，通过FTP文档服务器可实现完全共享。
b. 源代码为A级，缺省六个月绝密期，在源代码绝密期内，其可执行程序为B级，即项目内共享。
c.阶段性技术文档为A级，缺省三个月或由文档作者提供文档绝密时限（最长时限可至该项工作完成的截至日期）；d. 绝密期后,阶段性技术文档密级由A级降为B级，在项目部范围内共享；或根据项目需要，通过项目作者和项目小组协商实现共享；(3)项目部成员均可通过SVN服务器对上传后的文档资料进行查询。
(4)部分重要文档，如：重要技术文档、源代码等，需经过文档作者和项目领导同意并签字授权后方可使用。
(7)文档作者离开项目后，所提交文档的版权完全归属于项目部。
3.7.5 文档的借阅对于纸质存档文件，原件由综合组统一保管，需要借阅和查看的人员需向综合组文档管理人员提出申请，同意借阅后，由文档管理人员负责提供文档复印件并填写文件使用记录，任何人员不得随意复制文档资料，文件借阅使用完毕后应归回综合组文档管理人员。
需要复制使用的需得到综合组负责人许可后方可自留使用。
3.7.6 文档修改(1)项目进展过程中，随着对项目进一步的深入，将会产成一些需要修正的文档，对文档的修改需经过综合组负责人的审核，方可进行。
(2)文档修改则文档目录和编号也同时进行修正；(3)文档修改后需在相关目录中标注修改，并记录到文档修改日志。
4文档服务器4 .1文档存放目录应急平台（E2）项目项目常规文档项目存档文档项目日常管理文档项目流程管理文档说明：在三级目录下建有具体的文档分类文件夹。
4 .2SVN服务器登陆权限4.2.1 公共权限项目部所有成员均可使用公共权限对文档服务器中的文件进行查阅，并且所有成员均有承担按时提交文档的义务和职责。
4.2.2个人权限专业组执行组长具有对项目常规文档的写入权限，并且具有对其组内成员每个阶段工作成果汇总、归纳和审核的义务和职责。