高校人物档案资源体系建设初探

高校人物档案资源体系建设初探

文/侯英杰

摘要：在明确高校人物档案基本内容和重要意义的基础上，针对档案建设现状及存在的诸如缺少法规、收集途径单一和编研力量不足等问题，提出建设高校人物档案资源体系的对策，力求促进高校人才强校战略的实施。

关键词：高校；人物档案；资源体系

近年来，很多高校档案馆作为学校无形资产的永久保管地，积极贯彻人才强校战略，开展人物档案资源建设，以进一步传承高校精神，凝练校园文化，助力人才发展。

1高校人物档案建设存在的主要问题

1.1缺少法规建设与指导

20世纪80年代，国内部分高校就开始尝试人物档案建设。1984年1月，南京大学率先通过征集方式组建“名人全宗档案”。此后，很多历史悠久的综合性院校也开始制订了人物档案管理办法，开展相关收集整理工作。例如，北京师范大学建立了原校长王梓坤教授、外文学院刘宁教授等一批人物档案，天津大学也收集了大量教授以上的人物档案。这些高校建立人物档案，为学校挖掘校史文化、开展校情教育提供了资源，也为制订统一的人物档案指导性规范奠定了基础。

高校人物档案建设虽然经过三十多年发展，但一直缺少统一的法规和标准。1994年颁布实施的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》都将高校档案划分为党群、行政、教学、科研等共十一大类，并没有涵盖人物档案，仅在第一章“编制说明”的第五部分“关于实体分类中几个问题的处理”中指出：“关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型档案的列类问题，由各高校根据本办法的上述原则、内容、方法自行决定。”2008年出台的《高等学校档案管理办法》也没有涉及人物档案这一类别。直至今日，国家相关部门一直也没有出台过关于人物档案建设的相关管理办法。在这种长期缺少法规和标准的情况下，建立人物档案多出于各高校的自发行为，导致人物档案建设缺乏体系规划，人力、物力和财力等基础设施配备不足，缺少发展动力。

1.2档案收集途径单一

高校人物档案内容十分丰富，包括生平、传记、论文、专著、译著、笔记、日记、手稿、奖状、聘书等。档案形式也具有多样性，包括文字、图表、声音、影像、实物等多种形式。但实际情况却不尽人意。目前高校人物档案收集主要通过公开宣传、个人捐赠方式，收集渠道较单一，档案数量和内容比较贫瘠。究其原因，主要是个人成果荣誉多是多年心血所得，来之不易，受传统观念束缚，心存顾虑，不愿捐赠个人相关物品。

在这种情况下，捐赠者本人及家属对人物档案认识需要很长时间，档案征集过程比较漫长。每次捐赠都是经历了沟通、采访、征集等很多环节，大部分人物档案经历了多次反复征集才能全面获得。以经贸大学收集著名国际经贸学家姚曾荫教授人物档案为例，档案馆最早在2010年开始与其家人接触，征集相关实物，并在校史馆中进行展览。2011年9月，校史馆建成开馆后建造了姚先生塑像，并展出了姚先生生前手稿、证书、奖章、钢笔、眼镜等实物。姚先生家人参观后也深受感动，又主动进行了两次捐赠，最终建立了较为丰富的人物档案全宗。

1.3后续编研传播不足

高校档案人员编制有限，普遍缺少人物档案建设专职机构和人员，导致编研利用缺乏后续力量。很少有高校设置专门的人物档案编研科室，更谈不上设置专职的编研岗位和人员。档案馆只能把主要精力投入到档案的收集和保管上，编研活动多是利用工作之余展开，进展缓慢，成果也较为匮乏，人物档案的后期开发利用也就无从谈起，严重影响了档案的编研传播。

2建设高校人物档案资源体系的途径

2.1充分认识高校人物档案的作用

建立高校人物档案，有利于进一步开展科学研究。人物档案中包括很多手稿、论著，其中蕴含着很多学术思想和个人见地，具有较高的学术研究价值。利用人物档案资源举办专题展览，出版传记、专著、回忆录等，能够展现杰出人物的时代风貌和精神品质，传递榜样力量，激发广大师生的爱国情怀，争创世界一流。人物档案资源能够反映学校一定时期的办学历史和发展成就，有利于传承校园文化，提高学校知名度和影响力。

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2.2规范高校人物档案工作标准

2.2.1高校档案馆应将建立人物档案纳入其工作计划，制订人物档案构建工作管理办法；建立健全人物档案构建工作机制，投入必要人力、物力和财力，确保人物档案建档工作顺利开展。

2.2.2规范人物档案建立各环节工作。随着人物档案收集，对其中各项整理工作步骤明确规定，并针对人物档案收集、整理、鉴定、保管、统计和编研等问题制订相关规范细则，确保各项工作有规可依。

2.2.3建立人物档案标准体系。在具备一定经验基础上，逐步构建人物档案标准化体系，促进各高校人物档案资源共享，提升档案构建工作的内涵与价值。

2.3拓宽人物档案收集范围和方式

高校人物档案的范围不仅包括知名教授、学者、校友，还应该包括行政管理者、在校生等。学校行政管理者，其个人发展、职业生涯与学校发展紧密相连，对于高校发展至关重要。当代大学生更是学校人才培养的重要成果，是今后重要校友资源。因此，应将学校行政管理者和优秀学生档案纳入人物档案的收集范围，将他们的事迹、照片、资料等收集起来，不断扩充人物档案资源。

人物档案的收集，可通过时间和空间两个维度进行。时间层面围绕人物成长的时间节点开展。通过查阅人事简历，确立档案收集重点时期如上大学、出版重要著作、当选重要职务等关键点，有重点和针对性地开展相关资料的收集和征集。空间层面围绕人物成长所在地开展。将其长期生活的地点确立为收集的空间维度，例如，家、就读学校、工作单位、图书馆等，然后以其他地方材料为补充。

人物档案的收集不能等待捐赠者主动上门捐赠，档案工作者应通过感情沟通维系关系，如到访名人故居、就读学校、工作单位等，主动开展相关采访与收集工作。近几年来，海外征集逐渐成为一条重要渠道。很多高校知名教授、学者都有早年留学经历，在海外著名大学的图书馆、档案馆、其他机构以及个人手中都散存着大量珍贵的史料资源。例如，中国第二历史档案馆为拓展馆藏资源，2004年赴美接收美籍华人、美国加州圣迭哥大学朱葆瑨教授无偿捐献的、民国时期知名外交活动家郭泰祺个人档案，共计1700卷、25000件、照片1300张，十分珍贵，值得借鉴。高校在开展人物档案建设过程中还可以通过接收捐赠、抄录、翻拍等形式，不断拓展海外征集渠道，积累丰富档案资源。

2.4以信息化为手段，深入开展人物档案编研

档案文化价值在于从众多档案资料中挖掘出有价值的材料，通过深层次加工形成编研成果，使蕴含在其中的档案文化得以传播。因此，要发挥人物档案资源的价值，必须对其进行开发和利用。目前信息化发展为人物档案资源体系的建设和挖掘提供了有力技术支持。高校档案馆应充分发挥信息技术优势，开展档案数字化建设，建立全面、立体的人物档案资源体系。应加强对现有人物档案资料的整理和著录，通过全文扫描、数码录入、翻拍等方式将档案材料数字化，形成完整、准确的数据库，方便检索和利用。

2.4.1深层研究形成新的学术成果。应从众多的档案材料中挖掘有价值的材料，通过深层次的研究能够形成新的学术成果。经贸大学也曾特邀薛荣久教授对收集到的姚曾荫教授手稿等档案资料进行研究，编辑出版了《姚曾荫著述文集》三卷，115万字，共收录姚先生著述和文章60多篇，成为传承姚曾荫先生学术思想和理念的重要载体。人物档案的深度挖掘可以推动学科领域进一步发展，具有重要学术价值。

2.4.2传承学校人文精神。利用人物档案资源，配合学校的重大活动和中心工作，通过举办专题展览、建立人物纪念馆等多种形式，传承档案文化和学校人文精神。展览能够传递档案材料的丰富内涵、引起参观者思考，具有感染力和教育意义。例如，中国政法大学档案馆经过多年史料挖掘、实物收集，最终历时近十年建成钱端升纪念馆，较为完整地展示了我国当代著名政治学家、法学家、中国政法大学创始人钱端升先生的人生经历、毕生理想和学术才华，它成为政法大学重要的文化景观和育人基地。

高校档案部门应进一步重视和推进人物档案工作，扩展人物档案收集范围和途径，开展深层挖掘和编研，更好地发挥其独特作用。

参考文献：

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［2］朱文祥.群星闪烁［M］.南京：南京大学出版社，1993：1—2.

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［4］王立伟.关于人物档案基本问题的思考［J］.山西档案，2012（3）.

［5］宋梦青.著名人物档案的构建研究——

—以申纪兰人物档案构建为例［J］.中国档案，2016（8）.

［6］张倩.高校人物专题档案大数据的潜在价值与挖掘利用［J］.档案天地，2017（1）.

作者简介：侯英杰，对外经济贸易大学档案馆/校史馆副研究馆员。

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