内控制度中的差旅费报销的流程探讨

内控制度中的差旅费报销的流程探讨

作者：王慕红

来源：《财经界·学术版》2016年第08期

摘要：差旅费是单位的一项经常性支出，建立健全符合内控制度的科学合理的差旅费报销制度是非常必要的。文章结合本单位实际情况分析了差旅费报销中存在的问题，并针对这些问题提出相应的对策和建议。

关键词：差旅费报销审批程序健全有效内控制度

差旅费指的是工作人员因公到常驻地以外地区出差期间所发生的费用，包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费、外派住工地补贴等。外出活动包括：出差办事、参加会议、培训学习、职工回家探亲、工程进退场等，还包括调动、毕业分配新职工的差旅费。

差旅费是管理费用中的一项核算内容，其占我单位管理费用的比重不大，但是由于差旅费发生频繁，涉及员工面广，涵盖内容繁杂，与职工的经济利益密切；差旅费的报销审核体现财务人员执行企业的财务制度的尺度，如果把握稍有偏差，很容易产生矛盾，令员工与财务人员发生冲突。因此，设置严格的财务制度、内控制度、审核流程，有利于减少矛盾，帮助财务人员提高服务质量。

一、公务出差的内部控制

第一、职工公务出差由各部门负责人审批安排，根据工作任务严格控制出差人数、天数、行走路线。

第二、出差人员以经济、便捷为原则，按差旅费规定标准等级选择合适的交通工具乘坐，凭据报销。未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分自理。其重点在于限制出差人员乘坐飞机商务舱、火车软座或软卧等；出差人员住宿按有关财政规定，执行按职务等级的限额标准。

第三、会议组织安排需要提供会议通知，详细列明会议名称、日程安排、时间地点，并提供会议代表及会议工作人员名单、会议签到表等。

二、我单位差旅费报销流程如下

第一、人员出差须经部门负责人批准，出差前的借款或差旅费的报销均须部门领导签名批准。

第二、出差人员如需借款，本部门负责人审核签名的《借款单》，经由财务负责人审批签名后方可借款；金额较大的须提前预约。

第三、出差人员完成公务回来后，按要求填写《差旅费报销单》和提供有效票据，交由会计人员按差旅费规定标准办理差旅费报销。

出差人员在出差期间因游览或非工作需要开支的费用，均由个人自理。

三、现阶段差旅费报销存在的问题

（一）审批程序本身的问题

由于部门领导先在差旅费报销单上审核签名，这就某种程度上给一些职工造成误解，认为连领导都审批通过的单据，会计人员就应该予以办理，如果会计人员有疑问询问情况或是核减费用，他们就认为是在浪费时间或是有意刁难自己。因此容易使会计人员与出差人员、甚至与一些部门领导之间产生矛盾，给会计人员的工作带来了很大压力。原因如下：首先是领导平时工作比较繁忙，一些领导主观上缺乏对审核重要性的认识，客观上也不可能像会计人员那样对单据进行全面认真的审核；其次是一些领导的责任心不强，或有私心杂念，把严格把关得罪人的事推给了会计人员，把矛盾转移；再者，对于市面上一些票据的使用和辨别缺乏专业知识。如此种种确实给会计人员造成了很多困难和不便。

（二）出差费用超过标准情况时有发生，有虚假发票

出差人员因职务、级别不同，相应交通费、住宿费的标准限额也不一样。时常有出差人员的车费、住宿费超过了规定的标准限额，他们往往强调出差任务紧急等各种客观原因。

有时随报销单所附的车票、住宿票和出差时间不符有出入。甚至有人虚报出差天数，多领差旅补贴。

有人员出差拿回已过期的车票或是假车票，说是比较偏僻落后的地方坐公交大巴只有这样的车票，这种情况会计人员也无法核实真假。还有发票金额和付款单位和网上查验的发票信息不符的现象出现。

另外住宿费限额标准也不尽合理，在东南沿海等发达地区、大中城市住宿费相应地会高一些，在这些地方要找到不超过标准的酒店住宿恐怕都会大费周章。

（三）出差人员出差借款不及时清账

出差人员出差前可以先到财务借款，等出差回来报销冲账。但一直以来有职工出差回来不及时冲账，甚至有个别职工借款几年都不清账，长期占用单位的资金。还款不及时的原因有：

（1）有些职工出差频繁，没来得及冲账又出差。

（2）有些出差人员怕麻烦，想还要出差就先不冲账，要积累多几次出差费用才一起报销。

（3）就是有职工长期无理由借款不还，这样造成单位的资金积压。

四、完善差旅费报销制度的解决办法

企业应该建立健全有效的内部控制制度，明确相关人员的职责权限。建立健全的授权审批责任制，审查票据是否有分管领导签批，是否符合审批权限规定，超权限越权审批，单位部门领导或负责人应该明确自己在会计工作中的责任和权限，关键是对出差人数、地点、时间等事项作确认和审批；而财务会计则主要是识别票据、按规定标准核实发生和准予报销费用金额，两者各司其职，层层把关，才能共同执行好对差旅费报销的有效控制。

提高会计人员的职业道德和业务水平，会计人员要坚持实事求是、尽职尽责的工作态度，要敢于坚持原则，提出合理化建议。会计人员应加强内部控制管理，严格执行差旅费相关费用标准，对无特殊理由的不合理超支部分不予报销。比如：差旅费报销单上要注明出差地点和出差事由，对于车票、住宿票与出差时间有出入的，报销时必须说明原因。有退票的，要有退票原因说明，并由部门领导签名加盖部门章，对于这种特殊情况，领导要做到心中有数。为了防止某些人弄虚作假多报差旅补贴，如果是单位派车，则要求出差人员在差旅费单上注明司机名字或是车牌号码；如果是自己坐车或是乘坐外单位的车，需有车票或注明情况。这样工作虽然繁琐一些，但起到了很好的效果。会计人员如遇到住宿费超标问题，具体问题具体对待，要结合当地的消费水平、酒店住宿标准等，按照实际情况作出相应的调整。会计人员要学会鉴别真假发票，审核时在网上查验发票的真假，避免假发票的流入，保证发票的真实有效。同时应加强教育，制定恶意使用假发票的惩罚制度。

按照财务制度，差旅费报销应该一次一清，不能积少成多多次出差后才一次报销费用，至少也要一个月报销一次差旅费。每到一个季度末，会计人员应打印出相关人员的借款余额，发给当事人核对，方便当事人掌握自己的借款、冲账情况，督促他们及时冲账。某些部门的人员经常会延迟冲账的情况，针对这部分人，会计人员会要求他们在借款单上写明什么时间冲账，催促他们报销冲账。对于某些长期借款不还的顽固分子，本着“前账不清，后账不借”的原则，不予借款。长期无理由拒不还款者，则采取在工资、奖金中扣其借款的做法，以示惩戒。

会计人员应当加大平常对财务规章制度的宣传力度，财务规章制度及时放到网上供职工查阅，方便职工充分了解当前的财务政策法规，以取得部门和出差人员的理解和配合，使双方的工作能够顺利开展。

每年新员工的入职培训，内部控制制度、财务制度、差旅费的相关规定等都作为学习内容，及时向新员工宣讲，做到制度教育先行。