对于文秘与档案管理的问题分析
机关文书档案管理工作现状、存在问题及对策分析
MODERN ENTERPRISECULTURE管理纵横18MODERN ENTERPRISE CULTURE 机关文书档案管理工作现状、存在问题及对策分析武艳宏 云南省昆明市盘龙区联盟街道办事处摘 要 文书档案管理工作是机关单位日常管理工作的重要组成部分，做好文书档案管理工作，可以促进机关各项工作的顺利展开，从而推动我国基础事业的发展。
但是目前我国机关文书档案管理工作中还存在着很多问题，制约着机关单位的发展。
因此文章主要就机关文书档案管理工作现状、存在问题以及解决对策展开讨论，并分析了机关文书档案管理工作概述等内容，希望给相关的文书档案管理人员提供一定的借鉴价值。
关键词 机关文书 档案管理中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-1145（2021）36-018-02一、机关文书档案管理工作概述（一）机关文书档案管理工作的基本内容文书档案是形成于企事业单位、社会团体以及机关等各类社会组织行政活动过程中具有较大价值并且急需要妥善保管的文件。
机关文书档案管理工作是一项十分复杂的工作，它包含的工作内容有很多，其中最基础的工作内容主要是有以下几种：首先，机关文书档案管理人员负责接收党、政、工、团等部门移交的文件材料，并按照要求对这些有价值的文档进行整理、登记、组卷、分类以及编号等。
其次，机关文书档案管理人员负责与上级有关机关的档案管理工作人员进行联络，对本单位文书档案的数据进行统计工作。
最后，机关文书档案管理工作人员负责文书档案的借阅服务，热情接待借阅人员，并对归档的文件进行检查，保障文档和资料的完整性[1]。
（二）机关文书档案管理工作的组织结构上面我们提到机关文书档案管理工作是一项十分复杂的工作，所以在一些较大的机关中，由于它们的文书档案管理工作量十分庞大，为了提高文书档案管理的效率，往往会设立专门的组织机构比如文书处、文书科等部门，专门对机关的文书档案进行管理，有效地提高了机关文书档案管理的处理水平和处理效率。
文秘人员如何做好档案工作小议
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文秘人员如何做好档案 工作 小议
丁 静
（ 云南省 送变 电工程公 司 ６ ０ １ 位各 部 门文件 材料 的直接 形成 者 ， 担负着 文件 材料 收集 、整理 和 归档的 重要 职责 。档案 管理是 文秘 工作 的重 要组成 部分 ， 科学地 保管好档 案资料 ， 以便需 要时能够 迅速 查阅任 意一份 归档 文件， 是文秘 人 员提 高办 公工作 效率 的重要前 提。 如何培 养档 案工作意 识， 提高 档案工 作技能 ， 是文秘 人 员必 须要 予 以考 虑 的重 要 任 务 。 ［ 关键词 ］ 秘人 员 档案 工作 重 要性 措施 文 中图分 类号 ：２ Ｇ７ 文献 标识码 ： Ａ 文 章编号 ：０ ９９ ４ （００ ２－２ ４０ １０ — １Ｘ ２ １）４ ０２ — １
提。
制 目录、入 架摆放 等， 需要经 过十 多道 的工序 。这就 要求 文秘 人员 在做档 案 工作 时具 有 一种 高 度 负责 的精 神，坚持 高 标准 、 规范 化和 严 要求 的 工作 原 则 在收 集 文 件 资料 时 坚持 “ ” 全 ，凡是 有 保 存价 值 的 文件 资料 都 要保 存 好： 在整 理资 料 时要 坚持 “ ” 凡 是用 纸用 墨 用笔 不 符合 要求 、版 式 不规 严 ， 范、书 写不清 晰的 要一 律重整 。这 样才 能使档 案工 作为本 单位 服务， 高办 提 公效 率 。 ３、 实行 “ 档 一 体 化 ”工 作 模 式 文 现代信 息 技术 飞速发展 ， 多媒 体技 术、现 代通 讯技术 、计 算机 网络 的不 断进步使 得档 案数量 急剧增加 ， 形式各异 ， 对 多种 档案 信息资源 ， 何及 时、 面 如 准确、 迅速地提 供档案 信息 服务， 为文秘 人员面 临的严 峻挑战 。 成 信息技 术使 得 文秘工 作与 档案工 作在服 务方式 、 手段 、 理念 等方面 结合 的越来越 紧密 ， 为 此 ， 秘人 员可 以实行 “ 文 文档 一 体化 ” 的工 作模式 。文秘人 员要 努力钻研现 代 信 息技术 ， 把握 电子 文件形 成与管 理的特 点， 将档案材 料 由实体保管 转 向虚 拟 智能保管 ， 由纸质 文档 管理 转 向电子文 档管理 。 总之， 秘人 员要做 好档案 工作 ， 文 一定 要手 勤、脑 勤， 要努 力锻 炼和增 强 记忆 力， 在查看 文件 资料时就 争取将 资料 的主要 内容 印在 头脑 中， 于以后 能 便 够 随用随 出档案 。 同时， 秘人员 在做档 案工作 时还要 注意 把那些 不需要 归档 文 的文件资料 剔 除掉， 使保存 下来 的档 案 既精炼又 完整， 避免 出现 档案 空 白的现 象 。另外， 文秘人 员还 要加 强与档 案部 门的 相互 配合， 档案 部 门要严 守把 关， 指导 和监督 文秘人 员立卷 ， 此之 间要多联 系多沟 通， 彼 充分保证 归档材 料的质 量 ， 同提 高 办事 效 率 。 共 参 考 文 献 ［］梁洁 宣， １ 施建辉 ． 如何有 效的衔接 文秘工作与档 案管理 ［］民营科技， Ｊ． ２０ 年 第 ９期． ０８ ［］ 曹瑞 玲． ２ 文秘人 员素 质与文 书档案 管理刍 议 ［］ （ 会论坛 ） Ｊ ．工 山东 省 工会 管理干 部学 院学报， ０７年第 ３ ． ２０ 期 ［］叶彤． ３ 现代 文秘 人员 的素养与文 档工作初 探 ［］ 档案与 建设，０９ Ｊ． ２０年 第２ 期． ［］支 贵生． ４ 高校文秘 人员如 何做好档 案工作 ［］兰台世 界，０８ Ｊ． ２ ０年第 １ １
浅议文秘工作与文书档案管理工作的规范与统一
好每道工 序 ， 真 正做 到精 细化 作业 。再 次 按照 “ 谁 主 管、 谁 负责 ； 谁主办 、 谁负责 ” 的原则 ， 工程质 量一旦发
生 问题 ， 严格追究施工责任人及施工人 员的责 任 ， 实现
了安 全生产。
文秘工作对领 导者的科学决策和优化提升 单位工 作效率具有 重要作用 。做好文秘工作离不开文 书档 案 的支持 ； 搞好文书档 案管理也 需要 良好 的文 秘工作做
文 件一经立卷 、 归档 ， 便转为档案 。高质量 的文书档案 管理是建立在规 范处理 的公文基 础之上 的 ， 公文 质量 的好坏直接影响着文书档案的质量 ， 它们 既有联系 ， 又 各 自独立 。文件 归档 的主要 目的 ， 是 工作查 考与 开发 再 利用。分 类有 序 、 逻辑 清 晰 、 保存 完 整 的高 质量 文 档， 对于方便文 秘人员查 阅 ， 提高公 文写 作质量 ， 具有
东 妊ｊ ｉ ； 钟技
２ ７ ７
秘工作 ， 使二者在运行过程 中出现脱节 ， 主要表现 为三 个方 面的问题 。 ２ ． １ 公 文 的格 式和 处理 办 法不规 范 （ １ ） 用 纸不 达标 ， 装 订 不规 范。公 文用 纸很 少 注 意克度要求 ， 因纸 张质量差 和耐折度 低 ， 保存时 间不长 便开始 发黄。纸 型大小不规 范。印刷装订 中 ， 有 掉页 、 漏页 、 压字、 钉脚 不齐 等 问题 。影 响到公 文 的严肃 性 、 美观性 和文书档案的完整性。 （ ２ ） 版 记不 全 面 ， 附件不 规 范。版记 是 文 书部 门 和文 书档案部门相互衔 接 ， 顺利 实现 “ 文 档一体化 ” 的 个重要标识 。文件 主题词选 用不 准确给归档拟 写案 卷标 题造成困难 。公 文 的附件在 制发 中 ， 正 文和 附件
办公室文秘的文件归档和档案管理
办公室文秘的文件归档和档案管理在办公室中，文秘工作关系到办公室的日常运转和信息流通。
文件归档和档案管理是文秘工作中至关重要的一环。
良好的文件归档和档案管理能够提高工作效率，保障信息的安全和准确性。
本文将重点介绍办公室文秘的文件归档和档案管理的相关知识和操作方法，以提供指导和建议。
一、文件归档的重要性在办公室日常工作中，文件的归档是非常必要的。
它不仅有助于保障文件的安全性和完整性，还方便文件的查找和保留。
一个科学合理的文件归档系统能够减少时间和精力的浪费，使得办公室工作更加高效。
1. 文件的分类与整理对于办公室中产生的各类文件，应根据不同的属性和内容进行分类整理。
常见的分类方式包括按照文件的类型、日期、部门等进行分类。
在整理文件时，应注意文件的编号和标识，以便于查找和识别。
2. 文件的标注和归档在文件归档过程中，应为每个文件进行标注和登记。
标注内容应包括文件的名称、编号、日期、归属部门等信息。
对于重要文件，还可以在文件上贴上防伪标识或者封条，以确保文件的安全性。
二、档案管理的原则和措施档案管理是对归档文件的全面管理和保管。
它需要遵循一系列的原则和措施，以确保档案的安全性和可用性。
1. 档案管理的原则（1）合法性原则：档案管理应遵循法律法规的规定，确保文件的合法性和真实性。
（2）完整性原则：档案管理应保证档案的完整性和连续性，不得随意删除或篡改。
（3）机密性原则：档案管理应保守档案的机密性，禁止私自泄露档案内容。
（4）可检索性原则：档案管理应提供便捷的检索方式，方便文件的查找和利用。
2. 档案管理的措施（1）档案室的设立：为了规范档案管理，办公室应设立专门的档案室，并确定专人负责档案管理工作。
（2）档案的保管与借阅：档案应妥善保存并分类存放，定期备份。
对于需要借阅的档案，应制定相应的借阅申请和归还手续，以确保档案的安全性。
（3）数字化档案管理：随着信息技术的发展，数字化档案管理已成为趋势。
通过电子文档管理系统，可以更加方便地存储、检索和共享档案。
浅谈文书档案管理中存在的问题及对策
文件 选 用 、 发文范 围、 文号 编 发 、 标 题 字 形 等 都 要 制 作 详 细 的 规
范流程 ， 工 作人 员 要 严 格 执 行 相 应 的 规 定 。 除 了基 本 的 信 息 收 集 工作 外 ， 还 要 借 助 于 计 算 机 网络 等 扩 大 搜 集 材 料 范 围 ， 使 其 尽 早 地 跨 入 网 络 系统 化 ， 尽 可 能 收 集 更 多的 有 效 信 息 ， 进 而 来 丰 富 扩
充 文 书档 案 管 理 的 经 验 。 ■
２ ． 文书工作 与档案工作衔 接上 存在 的问题 。 文书工作和 档
案管理工作是相辅相成 的， 两 者之 间 有 区 别 也 有 联 系 ， 有分 工也
有统 一 。 从 实 际 工作 中 ， 文 书工 作 和 档 案 管理 可 以说 是 执 行 着 分 块 的 管 理 制度 ， 文 书 工作 与 档 案 管 理 工作 应 该 进行 相 互 之 间 的 配 合， 通过 这样的一种分体式实现 档案的管理 。 但 是， 如 果 从 某 种 角度上说 ， 文 书 工作 和 档 案 管 理 工 作 产 生了 间 隙 ， 两 者 之 间 的 衔 接 渐 渐 的 出现 了众 多 的脱 节 现 象 ， 其 造 成 这 样 的主 要 原 因 在于 文 书 管 理 的 工作人 员 忽 略了 文秘 的工 作 。
但 是， 还 依 旧 有 很 多档 案 管 理 工 作 人 员 的 专 业 素 质 仍 然 停 滞 不
前， 没有 得 到 更 好 的 档 案 管 理 培训 。 逆 水行 舟 ， 不 进 则退 ， 仍 然保 持 着 传 统 观 念 的 档 案 管 理 工作 人 员 ， 容 易阻 碍 档 案 管理 工作 的 顺
一
对于文秘与档案管理问题分析
对于文秘与档案管理的问题分析摘要：目前，在现代社会文秘工作中最重要的一部分是档案管理工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的关系。
文章主要阐述了文秘工作与档案管理之间的关系，从而针对文秘工作与档案管理工作中存在的主要问题进行了分析，从而提出了加强文秘工作和档案管理工作的措施。
关键词：文秘工作档案管理问题措施文秘工作对领导者的决策水平和单位的工作效率起着举足轻重的作用。
做好文秘工作，并使之与档案工作规范衔接，具有十分重要的意义。
根据《中国人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和2000年1月1日起实施的《国家行政机关公文格式》(以下简称《格式》)及《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),本文试就文秘工作和档案管理工作的规范衔接问题,谈点粗浅的认识和看法。
1文秘工作与档案管理之间的关系1.1 文秘的素质修养，是文书档案管理的重要基础由于有些单位的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。
文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。
文字秘书要自觉地、全面地加强自身的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。
1.2 文字秘书是一名优秀的文书档案管理工作者由于人员编制和机构设置的局限，许多企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。
按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。
如何做好文秘人员档案管理工作
如何做好文秘人员档案管理工作一、规范公文处理，把好公文形成关公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。
因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。
而公文拟制则是公文形成的关键环节。
不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。
我院就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。
我们医院在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：1、文种使用不当。
主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等2、附件标识比较混乱。
有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。
3、公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。
4、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。
5、数字使用不规范等等。
上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。
因此，作为医院办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。
二、档案整理工作，从公文的评估分类做起公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。
浅谈对档案管理存在问题的思考
同时。 非常强调资料的完整性、 安全性 案管理起到的最大作用就是记载历 史， 使 得 后人 可 以引用 和借鉴 历 史资料 ， 这 样档 案才产 生 作用 。
２ ． 与文书档 案直 接产 生联 系的 主要是 文书 工作 文书 工作 包括 文件的 收集 、 登记 、 运转、 催办 、 承办 以及 文件的 收集 、 整理 、 立卷和 归档 。 文书工 作的全 过程 也是档 案的 形成过程 。 而档 案工作 是在 文书工
计档案、 特种载体档案等方面， 形成了档案内容的丰富多彩。 由于文书档案包含有 单位及 级部门印发的各类正式“ 红头文件” ， 单位签订的各种合同、 协议渍 任书、 照片、 录音、 录像以， 及各种电子档案等等， 这就形成了文书档案载体的多样性。 ＝． 文书档案管理中存在的问题
１ ． 文书 工作 与档 案工 作衔接 方面 存在 问题
寸、 字 体字 号 、 排布 规则 、 装订要 求 等技术 指标 上也 要严格 按 相关 公文 标准 把
文书工作与档案工作既有联系又有区别， 既有统一又有分工。 在现实工作 中， 文书工作和档案工作应相互配合 ， 形成一个分体式的管理体系。 实际工作 中， 文书和档案实行的是分块管理制， 这是一种有效的、 比较科学的管理制度。 但是， 这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。 文书人员 档案意识淡薄 ， 档案人员也很少考虑文秘工作 ， 致使二者在衔接过程中出现了 许多 脱节 之处 。 目前 ， 在文书 工作和档 案工作 的衔接主 体上 ， 即公文 的格式和 处
理 办法 方面 存在 着诸 多不规 范现 象 。 ２ ． 档案 员的 培训工作 仍 需加强
珠笔、 红墨水、 铅笔、 复写纸等起草、 修改、 批阅文件材料等等。 另外， 还得要求文
新时期档案工作面临的问题及对策
中国包头职大学报2．009年第3期新时期档案工作面临的问题及对策张兆红(湖南交通工程职业技术学院，湖南省稀阳市421001)摘要：档案是知识的宝库和历史的见证，具有极其重要的作用。
但是与社会发展、时代的要求相比，档案工作存在较大差距和不足。
本文从多角度分析这些不足。
并提出加强档案工作的主要对策。
关键词：档案；管理；档案中国分类号：G27文献标识码：c文章编号i167l—1440(2009)03—0123—02档案是知识的宗库与历史的见证，是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史材料。
当前，随着社会主义市场经济体制的不断完善和社会信息化进程的加快，我国的档案事业将面临难得的历史机遇与挑战。
因此，研究档案管理工作面临的困难和对策，以创新的工作、全新的业绩做好新时期的档案工作，是历史赋予档案工作者的光荣使命。
一、新时期档案工作面临的问题文秘工作是档案工作的主要源头，随着计算机网络技术的发展，公文在草拟、流转到归档管理的全过程中。
从产生到运转的每一个环节，一次输入，多次输出，使得档案工作面临以下新的问题：l、操作手段由单一向多样化转变。
传统的档案工作主要依赖手工操作，随着单位系统网络、专用网络的建立，电子邮件、传真以及明传电报等操作手段的运用，政务信息化的全匦推行，文书的传递变得快捷高效，不但节省了文稿印刷、邮寄费用，且效率提高了十倍甚至数十倍，使得与之相对应的档案工作的操作手段必将实现多样化。
2、归梢方式由单一向多样化转变。
2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
这能系统地体现梢案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网卜办公变成现实。
如果运用网E办公，一个文件可同时发送多个主送单位．一个单位也可以接收各级部门的电子文件。
浅谈文秘工作与档案管理
相 同 的 物 质 载 体 。 两 者 在 内容 和 格 式 上 完 全 一 致 。 案 直 接 来 ② 档
源 公 文 材 料 ． 文是 分 散 的 “ 案 ” 档 案 是 集 中保 存 的 “ 文 ” 公 档 ． 公 。
外来 文 件 未 按 时 上 交 的要 跟 踪 收 回 ． 以避 免 长 时 间 留在 个 人 手
［ 摘 要 】 秘 工 作 和 档 案 管理 是 密切 相 关 、 辅 相 成 的 ， 何 让 文 秘 工 作 与 档 案 管 理 工 作 相 互 间 更好 地衔 接 ， 现 代 文 秘 文 相 如 是 工 作 中不 能 回 避 的 问题 。
［ 关键词 ］文秘 工作 ；档 案 管 理 ；文 档一 体 化
案 工 作 的 起 点 ， 范 公 文 处 理 ． 好 公 文 形 成 关 ， 做 好 档 案 管 规 把 是
理 工 作 的 基 础
环 境 卫 生 管 理 处 是 基 层 事 业 单 位 ， 由于 受 人 员 、编 制 的 限 制 ． 秘 人 员 即是 办 公 室 人 员 。 时 还 兼 任 档 案 管 理 人 员 ， 基 文 同 在 层 事 业 单 位 中具 有 一定 的 代 表 性 本 文 就 文 秘 工作 促 进 档 案 管 理 工 作 进 行 探 讨 和 分 析
２１ ０ ２年 ７月
中 国 管 理 信 息 化
Ｃｈ ｎ ｎ ｇ ｍｅ ｔ ｎ ｏ ｍａｉｎ ｚ ｔｏ ｉ ａＭａ ａ ｅ ｎ ｆｒ ｔｏ ｉａｉｎ Ｉ
Ｊ １， ０１ ｕ．２ ２
Ｖｏ ．５． ．４ １ １ Ｎｏ １
第 １ 卷第 １ ５ ４期
浅谈文秘工作与档案管理
师 云龙
（ 南平市环境卫生管理处 ， 福建 南平 ３ ３ ０ ） ５ ０ ０
文秘和档案管理中存在问题及对策探究
职 位， 作 为 领 导 助手 ， 文 秘 工作 多是 些 会 议 １ ． ３ 素 质有 待 提 升 安排 、 文件 处 理 之 类 的事 务。 档案 资 料 是 一 个 企 业 或单 位 的 日常活 动 的 记录 ， 涉 及各 个 的 部 分人 员并 非专 业 人 员， 缺 乏 专业 知 识 ， 人 员保 管。 文 秘 在 事 务 处 理 中， 必 然 会 有 大 业 问题 的 处 理 方面 ， 往 往 不够 完 美 。 再 加 上 量 的公文 资 料产 生 ， 且多 半会 作 为档 案资 料 保存 ， 由于文 秘的 失职 ， 常会 出现一 些 问题 ，
文 秘 工 既 影 响 了档 案 的 保 存质 量 ， 又 降 行 整 理 归 类 。 低 了材 料 的真 实性 。
抄 写， 在 平常 事 务 处 理 中常常 会产 生 许多 资 １ ． ４ 缺 乏熟 悉的 计 算机 技术 料， 作为 公司 或 企 业 的 重要 档 案 ， 在 甄 选 归
文 秘 工 作更 加 规 范化 。 但 实 际 中， 常会 出 现 工 作 开 始 向 计 算 机 化 过 度 ， 降 低 管 理 难 度 算 机 技 术 已 比 较 常 见 ， 在 文 秘 工作 或 档 案
１ ． １缺 乏完 善 的处 理体 系
以 保证 档案 的高 质量 保 存， 从 而 反过 来 促 进
以 下 问题 。
类问题， 如 纸 张 质量 不 合格 ， 易折 易 破 等 。
将二 者 衔 接 好 ， 同 时 提 升 自身 素 质 ， 做 好本
以提高工作效率。 在现代社会， 计 随着计算 机技术的发展， 档案 管 理 或 文 秘 职 工作 ， 的 同时 ， 提 高 了工作 效率 。 文 秘 或 档案 管 理 管 理方 面发 挥 着重 要影 响 ， 相 关人 员必须 掌 人 员 由于 缺 乏 必 要 的 计 算 机 操 作 技 术 ， 影 握 熟悉 的计 算 机操 作 技 术 。
现代文秘工作中的档案管理问题研究
第 12 页秘书工作2024/4 （上） 总第432期现代文秘工作中的档案管理问题研究文/青岛工程职业学院办公室 李灵珊随着信息时代的不断发展，信息的管理和利用成为文秘工作的重要任务。
而档案管理作为一种系统化管理方式，为文秘工作提供了强有力的支持和保障。
本文探讨档案管理在现代文秘工作中的关键作用和实际应用，强调培养档案管理意识的重要性，从而更好地认识到档案管理对现代文秘工作的价值和影响。
一、档案管理在文秘工作中的地位和意义（一）文秘工作范围。
文秘工作是指为组织、企事业单位及个人提供文书处理、信息管理、协调沟通和保密等服务的一项专业工作，是在信息化、电子化背景下运用现代化管理方法和技术手段高效、精确地处理、管理和保护各类文书信息的工作。
文秘工作的范围十分广泛，涵盖多个方面：1.文秘工作包括处理各类文书文件。
如公文、合同、报告、备忘录等，需要对这些文书文件进行格式规范、编辑撰写、审查校对等工作，确保文件的准确性和规范性。
2.文秘工作涉及信息管理和档案管理。
文秘人员负责组织、分类、储存和保管各类文档和资料，确保信息的安全性和可检索性。
3.文秘工作还包括协调沟通和保密工作。
文秘人员要负责组织会议、安排行程、协调各部门之间的合作，促进信息的流通和协作。
同时，还需保守机密，遵守保密制度，确保机构和个人的信息安全。
4.文秘工作涉及信息技术的应用。
文秘人员要掌握和应用办公自动化工具、电子邮件、在线协作平台等工具，提高工作效率和信息处理能力[1]。
（二）档案管理在现代文秘工作中的地位和意义。
1.档案管理为文秘人员提供了重要的信息支持。
通过有效的组织、分类和保存档案，文秘人员可以快速准确地查找和利用所需的文件和数据，以及决策和学习所需的参考资料。
2.档案管理在保护信息安全方面起着关键作用。
档案管理可确保档案的完整性和保密性，防止信息泄露和数据丢失。
此外，档案管理促进了相关部门和人员之间的合作与沟通，通过建立档案管理系统和平台，文秘人员可以方便地共享和传递信息，促进团队协作，提高工作效率。
当前档案管理工作中存在的问题及对策研究
２ ０ １ ３年 ６期 （ 甲Ｊ
当前档案管理工作 中存在的问题及对策研究
景 艳峰
（ 郑州煤 电公司告成煤矿 河南 登封 ４ ５ ２ ４ ７ ７）
摘 要：档案作为一种信息资源对社会 的发展具有促进 意义。本文就 目前档 案管理工作 中存在 的各种 问题进行分析研 究，并提 出了有效的管理措施和对策 。
一
、
பைடு நூலகம்
密 问题等方面。这些都会对档案管理 的保密 工作产生很大的影 响。 二 、加强档案管理工作的有效措施 （ 一） 提 高档案 管理人员的素质 ，完善 人员配置结构 提 高档 案管理 人员 的素质是 提高档 案 管理工作水平 的必要措施 。 其 主要内容是在 挑选 出具有 良好的作 风和政治 觉悟性 以及 高度的责任心 的职员基础上， 对其给予重视 并提供培训和教育 ， 通过改善其 生活和工作 水平来调动这些人的工作热情 。 通过这种途 径来提高档案 管理 的工作水平和质量 。 在对档案管理人员进行教育 和培训时 ， 要从其本身所具有 的素质水平出发， 鼓励其 进行 自 学并提供相关 的业务培训 ， 通过 这种 方 式使其掌 握身 为档案管 理工作者 应具备 的知识和技能 ， 并清楚 自己工作的细节方面 的要求 ，以及进行档案管理 的方法和原则 。 从 而提高档案的管理水平 ， 使这种工作向着 更加实用 、 更加 系统高效和更加科学方 向发
生。
此外，要想加强对 电子档案的管理，就 必须增加相关 的专业人才 ， 才能为有效 的信 息统计和管理 打好 良好基础。于此同时 ，由 于 电子档案 对系统 和软件 的安全维 护 的要 求较高 ，因而也需要有关部门提供相应 的专 业人才 以保障 日常工作 的正常运转。 （ 二） 建立健全档案管理制度 想 要解决 现有 的档案 管理工作 存在 的 问题 ， 必须要建立并完善相关 的档案管理制 度， 尤其是归档制度和保管制度。首先 ，建 立档案 管理制度 应该遵 循几个 基本原 则的 要求 ， 即档案管理制度应该要更加科学合理 化、要简明实用化、要更加严 肃并具有开放 性和双向性 。除此之外 ，还要注意完善电子 档案管理方 面的归档和保管制度 。 建立 电子档 案 的归 档制度 主要是 指 电 子档 案的相 关资料 以及所使 用的软件 和 系 统程序 ， 都应以电子档案的形式进行归档并 加 以保管。电子信息的数据在未进行输 出或 未打印之前要对进行副本制作并妥善保存 ， 对于账单凭证 、 存款 日记和其他现金帐要进 行输 出打印 ， 并依据税 务和审查等相关管理 部 门的要求制定出账簿或者报表。 建 立档案 的保管 制度要 根据 国家档 案 局 的标准来着手进行。其主要 内容是要使用 高档 的存 储设备 作为资 料备份 的媒体来 存 储 电子档案数据 ， 并且要将储存盘与备份分 开存 放。此外还要做好防光 、防尘、防压和 防腐等方面 的工作 ， 还要依照一定 的顺序对 作为 信息数据储 存器 的 电子 档案进行 分类 并编 号 ，编 号要注 明文件建 档时 间以及 内 容， 并 以此做 出卡片 以便更好地进行档案文 件的管理工作。 （ 三） 建立档案借 用手续制度和档案备
文秘专业与企业档案管理有何关联
文秘专业与企业档案管理有何关联在当今的企业环境中，文秘专业和企业档案管理看似是两个独立的领域，但实际上它们之间存在着紧密而深刻的关联。
这种关联不仅体现在工作内容和职责上，还涉及到专业技能、职业素养以及对企业运营的重要性等多个方面。
首先，从工作内容和职责的角度来看，文秘人员常常承担着文件的起草、收发、归档等工作。
他们是企业信息流转的重要环节，负责确保各类文件的准确、及时传递和处理。
而企业档案管理的核心任务之一，就是对这些文件进行系统的收集、整理、保管和利用。
可以说，文秘工作是档案管理的前端环节，为档案的形成奠定了基础；而档案管理则是对文秘工作成果的进一步规范和保存。
例如，当文秘人员起草一份重要的合同或报告时，他们需要遵循一定的格式和规范，以保证文件的质量和可读性。
这份文件在经过审批和流转后，最终会成为企业档案的一部分。
此时，档案管理人员就要接过接力棒，按照档案管理的要求，对其进行分类、编号、装订，并存储在合适的位置，以便日后查询和使用。
其次，在专业技能方面，文秘专业和企业档案管理也有许多共通之处。
文秘人员通常需要具备良好的文字处理能力、沟通协调能力和组织管理能力。
他们要能够熟练运用各种办公软件，高效地撰写和编辑文件，同时还要善于与不同部门的人员进行沟通，协调工作。
这些技能在企业档案管理中同样至关重要。
档案管理人员需要对大量的文件进行整理和编目，这就要求他们具备较强的文字理解和分类能力。
在与其他部门合作，收集和移交档案时，良好的沟通协调能力能够确保工作的顺利进行。
此外，随着信息技术的不断发展，熟练掌握档案管理软件和电子文档管理系统，也成为了档案管理人员的必备技能，而这与文秘人员对办公软件的熟悉和运用是相辅相成的。
再者，职业素养对于文秘专业和企业档案管理来说也是不可或缺的。
保密意识就是其中一个重要的方面。
无论是文秘人员接触到的机密文件，还是档案管理人员保管的重要档案，都需要严格遵守保密规定，确保企业的商业秘密和敏感信息不被泄露。
办公室文秘的文件处理与档案管理
办公室文秘的文件处理与档案管理在现代办公环境中，文秘人员是组织机构中非常重要的一环。
他们负责处理各种文件和档案，并始终保持办公室的信息流通和数据管理。
本文将介绍办公室文秘的文件处理与档案管理，以帮助文秘人员更好地完成他们的工作任务。
一、文件处理1. 文件分类与归档在办公室中，文秘人员常常需要处理各种文件，包括公文、合同、报告、备忘录等。
为了将文件整理有序并方便查找，文秘人员应该对这些文件进行分类与归档。
可以根据文件的种类、部门、时间等因素进行分类，并为每个文件设立独立的档案夹或文件夹。
2. 文件登记与记录办公室文秘应负责对接收和发放的文件进行登记与记录，以确保文件的流转情况清晰可查。
在文件上标注相关信息如收到日期、文件编号、来文机关等，并在相关记录簿上记录对应的信息。
这可以帮助文秘追踪文件的处理进程，并提供后续查询的依据。
3. 文件传递与分发文秘人员需要保障文件在组织内部的传递和分发顺利进行。
对于重要文件，可以采用专递、传真、电子邮件等方式进行传递；对于文件的分发，可以通过邮寄、交付等方式将文件送达到指定的人员手中。
在进行传递与分发过程中，要确保准确无误，并做好相应的记录工作。
4. 文件备份与保密为了确保文件的安全性和可靠性，文秘人员应建立一个可靠的备份系统。
可以将重要文件复制至电子设备或存储介质上，并妥善保管。
同时，在处理机密文件时，文秘人员必须严格遵守保密规定，确保文件不被未授权人员获取。
二、档案管理1. 档案存储与整理在办公室中，档案管理是文秘人员的核心工作之一。
他们需要负责对文件进行存储和整理，以便于将来的查阅和利用。
可以根据文件类型和重要性为档案设立专门的存储空间，并使用标签或标识进行分类和标注。
同时，要保持档案的整洁和有序，定期进行盘点和归档。
2. 档案检索与归还管理好档案不仅意味着存储和整理，还需要及时的检索和归还。
文秘人员应建立一个档案借阅系统，记录借阅者、借阅日期和归还日期等信息。
文秘工作中的档案管理技巧有哪些
文秘工作中的档案管理技巧有哪些在当今的办公环境中，文秘工作扮演着至关重要的角色，而档案管理作为其中的关键环节，对于提高工作效率、保障信息安全和促进组织发展具有不可忽视的意义。
那么，在文秘工作中，究竟有哪些实用的档案管理技巧呢？首先，做好档案的分类是基础。
分类要遵循一定的逻辑和原则，可以按照时间顺序、业务类型、部门归属等方式进行。
比如，对于一家企业来说，可以将档案分为行政类、财务类、市场类、研发类等。
分类的目的是为了让档案条理清晰，便于查找和使用。
在分类时，要确保每个档案都能准确地归到相应的类别中，避免出现模棱两可的情况。
其次，建立科学的编号系统也十分重要。
编号就像是档案的“身份证”，能够快速准确地定位和识别档案。
可以采用数字、字母或者两者结合的方式进行编号。
比如，以“部门代码年份流水号”的形式，如“HR-2023-001”表示人力资源部门 2023 年的第 1 份档案。
编号要具有唯一性和稳定性，一旦确定，尽量不要随意更改。
规范的档案命名同样不能忽视。
清晰准确的档案名称能够让人一眼就了解档案的大致内容。
避免使用模糊、笼统的名称，而应尽量具体地描述档案的主题和关键信息。
比如，“＿____公司 2023 年上半年销售业绩报告”就比“销售报告”更清晰明确。
档案的存储也是一个需要精心考虑的环节。
要选择合适的存储介质和设备，如纸质档案柜、电子存储设备等。
对于纸质档案，要确保档案柜的质量和安全性，防火、防潮、防虫蛀。
对于电子档案，要定期进行备份，防止数据丢失。
同时，要根据档案的重要性和使用频率，合理安排存储位置，常用的档案放在容易获取的地方。
在档案的收集过程中，要注重完整性和准确性。
确保收集到的档案内容齐全，没有遗漏关键信息。
对于来源多样的档案，要进行认真的审核和校对，保证其真实性和可靠性。
可以建立档案收集的清单和流程，明确每个环节的责任人和时间节点，以提高收集工作的效率和质量。
档案的整理是一项繁琐但重要的工作。
浅谈如何做好新时期学校文秘和要件归档工作
浅谈如何做好新时期学校文秘和要件归档工作摘要：看似处于不同领域的文秘工作和档案管理工作在业务上其实是相通的，实质上最后都归于了一个终点之上。
对于学校的档案管理，作为一项总结长期教学经验、记录保留校史的工作，其最初的信息都是来源于文秘工作，学校文秘工作其实上包含了档案的原始收集工作和检验筛选工作。
在当今信息爆炸时代，面对各种繁杂事务信息，文秘人员如何处理好二者之间的关系，是一个值得深思的问题。
关键词：文秘；档案管理；要件归档前言作为承担学校各部门文件材料收集、整理工作的文秘人员，与档案部门有着密切的联系。
文秘工作实际上包含了档案管理工作的前期准备工作，其工作质量的高低直接决定了高校，档案材料的的质量高低。
随着社会的进步，科学技术的发展，学校档案领域逐渐延伸，档案服务范围也不断扩大，这也对学校文秘人员的综合素质提出了更高的要求。
如何更好的做好本职工作，为领导机关工作的有效运转和领导决策提供服务，并且在此基础上加强自己的档案意识，提高自己的文件整合能力，从而做好档案管理的前期归档工作，是新时期下的高校文秘人员面临的一个主要问题。
1 文秘工作的范畴文秘人员是以帮助领导机关工作顺利开展为工作重心的，其在会议、调研、文件等等方面为领导提供辅助性和参谋性工作，为领导的决策提供帮助。
文秘工作不同于一般的事务性工作，有其特殊性和规范性。
首先文秘人员能够接触到上层领导的政策机密等，所以其工作带有政治性，并且要求其工作具有保密性；其次文秘工作是以领导工作为运转轴心的，其具有从属性，所以文秘人员应具有提前意识，为领导工作做好准备工作；最后就是文秘工作的综合性，文秘工作包罗万象，上至大政方针，下至日常零碎。
文秘工作的具体事物主要有如下几点：做好会务工作，安排会议日程，为领导起草会议演讲稿，做好会议期间服务工作，记录会议内容；陪同领导调查研究，安排领导行程，做好调查记录，编写调查报告；管理机关日常工作，按领导指示解决各类问题，协调上下级事物等等。
文秘档案管理制度研究论文
摘要：文秘档案是企事业单位、政府机关等在行政管理、决策支持、历史研究等方面不可或缺的重要资料。
本文从文秘档案的定义、重要性出发，分析了我国文秘档案管理制度的现状，探讨了文秘档案管理制度中存在的问题，并提出了相应的改进措施。
关键词：文秘档案；管理制度；现状；问题；改进措施一、引言文秘档案是企事业单位、政府机关等在行政管理、决策支持、历史研究等方面的重要资料。
文秘档案管理制度是规范文秘档案收集、整理、保管、利用等方面的一系列制度。
本文旨在探讨我国文秘档案管理制度的现状、问题及改进措施，以提高文秘档案管理水平。
二、文秘档案管理制度的现状1. 文秘档案管理制度逐步完善。
近年来，我国政府高度重视文秘档案管理工作，制定了一系列法规政策，如《档案法》、《机关档案工作条例》等，为文秘档案管理提供了法律依据。
2. 文秘档案管理机构逐步健全。
各级政府、企事业单位、学校等均设立了档案管理机构，负责文秘档案的收集、整理、保管、利用等工作。
3. 文秘档案管理技术不断进步。
随着信息技术的飞速发展，文秘档案管理逐步实现了数字化、网络化，提高了档案管理的效率。
三、文秘档案管理制度中存在的问题1. 文秘档案管理制度不够完善。
部分企事业单位、政府机关的文秘档案管理制度尚不健全，缺乏系统性和可操作性。
2. 文秘档案管理人员素质参差不齐。
部分文秘档案管理人员缺乏专业知识和技能，影响了档案管理的质量。
3. 文秘档案信息化程度不高。
虽然部分单位已实现文秘档案数字化，但整体信息化程度仍有待提高。
四、改进措施1. 完善文秘档案管理制度。
结合实际情况，制定具有针对性和可操作性的文秘档案管理制度，确保档案管理的规范化、制度化。
2. 提高文秘档案管理人员素质。
加强文秘档案管理人员的培训，提高其专业知识和技能，确保档案管理工作的质量。
3. 推进文秘档案信息化建设。
加大资金投入，完善档案信息化基础设施，提高文秘档案信息化程度。
4. 加强监督检查。
建立健全文秘档案管理监督检查机制，确保档案管理制度的落实。
高校文秘工作与档案管理工作的关系探讨
47办公室业务2014·7办公室业务·秘书工作高校文秘工作与档案管理工作具有密不可分的联系，两者之间相辅相成，档案管理工作是文秘工作的重要组成部分，而文秘工作是档案工作的重要基础，没有文秘工作的前期铺垫，档案管理工作也无法得以顺利展开，因此档案管理工作可以说是文秘工作的延伸发展。
在实际工作中，应正确处理两者之间的相互关系，实现文秘工作与档案管理工作的有效衔接与结合对于提高文书运转效率以及档案管理质量具有极其重要的现实意义。
一、文秘工作是档案管理工作最为重要的“源头活水”高校文秘工作者的主要工作内容是为校领导以及校内各职能部门服务，并做好两者之间的协调工作，其主要职责是为校领导出谋划策，是高校领导者的左膀右臂。
文秘工作者手上掌握着校领导的印鉴以及学校公章，只要是以学校、校领导名义下达的各种公文，都必须经过文秘工作者的仔细审核、盖章后才能下达、运转公文；文秘工作者还负责上级行政部门与校内各业务主管部门需要下发的各种公文的登记、办理、管理、整理、归档等工作；在各项公务活动中，由校领导直接形成或接收的各种实物、声像材料以及文件材料也会直接交由文秘工作者进行处理（主要包括登记办理、保管、存档等）。
这些文件会经档案管理人员进行收集、整理、存档，最后形成高校文书档案。
由此可见，文秘工作是档案工作的前期铺垫，是档案材料的重要来源地，文秘工作者是这些文书档案产生、形成的主要参与者，文秘工作的质量直接决定着文书档案的质量。
为了确保档案管理工作的质量，文秘工作人员应具备强烈的档案意识，明确档案的重要意义，应要求文秘工作者熟练掌握一定的档案知识以及相应的技能。
在日常业务工作中，文秘工作者应明确自己的职责，积极参与学校档案管理工作行列，认真收集、整理各种实物、声像材料以及文件材料，确保档案资料收集的完整性、系统性、真实性、全面性。
二、档案工作是文秘工作的重要组成部分高校办公室是学校的信息中心，是教学、教育、管理、科研等各部门的中枢机构，校情通报、学校大事记、每学年的党政会议记录、学校总体规划、管理目标、领导决策、上级来文的处理、校史编研、纵横联系及来信来访、规章制度、对外重大活动的记录以及党和国家的方针、政策等文件资料都需要文秘工作者直接起草或审稿，关于校内各职能部门对于学校决策贯彻实施的情况以及反映等信息也主要由文秘工作者负责汇总，而档案管理工作者则主要负责这些文件资料、信息的收集、整理、归档和保管利用。
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对于文秘与档案管理的问题分析
摘要：目前，在现代社会文秘工作中最重要的一部分是档案管理工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的关系。
文章主要阐述了文秘工作与档案管理之间的关系，从而针对文秘工作与档案管理工作中存在的主要问题进行了分析，从而提出了加强文秘工作和档案管理工作的措施。
关键词：文秘工作档案管理问题措施
文秘工作对领导者的决策水平和单位的工作效率起着举足轻重的作用。
做好文秘工作，并使之与档案工作规范衔接，具有十分重要的意义。
根据《中国人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和2000年1月1日起实施的《国家行政机关公文格式》(以下简称《格式》)及《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),本文试就文秘工作和档案管理工作的规范衔接问题,谈点粗浅的认识和看法。
1文秘工作与档案管理之间的关系
1.1 文秘的素质修养，是文书档案管理的重要基础
由于有些单位的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。
文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。
文字秘书要自觉地、全面地加强自身的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。
1.2 文字秘书是一名优秀的文书档案管理工作者
由于人员编制和机构设置的局限，许多企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。
按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。
文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。
这些环节之
间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。
做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。
作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为单位工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。
由于单位文书档案管理工作是通过单位办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小单位而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。
因此，文字秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。
2 文秘工作与档案管理中存在的主要问题
实际工作中，文秘和档案工作实行的是分块管理。
实践证明这是一种有效的，比较科学的管理制度。
但是这种体制某种程度上拉大了文秘工作和档案工作的距离。
文秘人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘人员工作，致使二者在衔接工作中出现了许多脱节之处。
本文主要针对以下三个方面的问题进行分析：
（1）用纸不达标，装订不规范。
《格式》规定，公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶印印刷纸和复印纸，型号国际通用的A4型。
装订要求在左侧订、无漏页、无坏钉、不脱落、不散页、后背平整。
但长期以来，公文用纸是很少注意克度要求，常因纸张质量差和耐折度低，以致于保管时间不长便开始发黄。
而且相当一部分单位的公文还在继续延用过去的16开型纸，即使是用16开，有时大小也不一致。
印刷装订中，漏页、掉页、压字订脚不齐、顺序颠倒等问题时有发生,使公文的严肃性、美观性和档案的完整性受到一定的影响。
（2）版记不全面，附件不规范。
版记是文书部门和档案部门相互衔接，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。
而日常文秘工作中常常不被重视，只有主题词而无抄送抄发单位有之，不标明印发部门和时间者有之，甚或没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编更给文件归档拟写目录造成困难，增加了“文档一体化”的操作难度。
《格式》还对公文的附件作了明确规定，但在现行公文制中，有些单位却不能处理。
有的不标识“附件”二字，有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致,附件单位单独装订时不标识正文字号和排列序号,附件和正文难以对号入座也严重影响着公文的规范立卷和规范归档。
（3）原稿不齐全，编号不规范。
公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。
有时候办文过程很规范，但实际归档时，却发现只有定稿，缺了原稿和修改稿。
还有的归档材料是传真原件，不经过复印就存档，短期内字迹模糊不清。
公文编号上的差错一般则是由于登记不及时，分类不准确造成的。
漏号、重号等情况的出现既影响了公文的质量,又不符合立卷归档的要求。
3 加强文秘工作和档案管理的措施
加强文秘工作和档案管理工作的措施，主要体现在以下三个方面：
（1）强化“文档一体化”意识。
“文档一体化”的实质是把文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。
这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。
因此，文秘人员必须具有较强的档案意识。
要站在为历史负责的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。
（2）强化“全过程管理”工作。
首先，要树立质量管理意识。
不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都有树立质量第一的观念，明确认识各自的岗位责任，这是“全过程管理”的前提。
其次，要制定严格的质量标准。
《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理及公文归档工作均作了明确规定，档案工作人员和文秘人员应该认真学习熟练掌握，在精通的基础上认真执行。
第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。
这是“全过程管理“的基础。
第四，要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范要求办理公文。
第五，配置的设备和工具是”全过程管理”的关键。
同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。
（3）强化“文书部门立卷”工作。
“文书部门立卷”是《档案法》早已明确的一个基本制度。
《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理（立卷）归档”。
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，并成为二者真正意义上的衔接点。
各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写“归档文件目录”将其及时“对号入座”，使文件的立卷工作日常化，确保归档材料的完整齐全。
4 结束语
总之，通过对文秘工作与档案管理之间的关系进行分析，让人们充分掌握好他们之间的微妙关系，有利于如何去处理和发展；认识到在处理它们之间的关系时而存在的问题，加以改善，做到全面地、彻底地解决文秘工作与档案管理之间的问题，加强各个方面的管理，提高工作效率及保证工作的质量。