钢铁公司ERP系统库存调整最佳操作法

最佳操作法

-------ERP系统库存调整法

一、ERP系统库存调整法产生过程概述

ERP系统经过压力测试上线后，数据在三级系统手工维护，数据量比较大，操作错误导致数据维护错误，由于数据主要通过三级系统上传到SAP系统，需要核对三、四级系统和手工系统与ERP系统的数据是否一致，数据的核对成了系统上线后一个关键点，因为ERP系统如果数据不准确，那么出来的结果也会不准确，数据的准确甚至直接影响到系统能否上线成功。到了月末，由于钢坯使用平时有理重出库，也有实重出库，而钢坯入库也有这种情况，特别是钢坯在SAP系统中采用批次管理，月末系统中钢坯库存与系统外存在着过多的不一致，找出这种不一致之后才能进行库存调整，然后财务才能结帐。如何找出这种不一致又成了一个关键的问题。此操作法是通过使用EXCE中的公式与SAP系统相结合。将SAP系统中的数据导入到EXCEL中，然后将三级数据也导入到EXCEL 中，在EXCEL中将这两部分数据进行整理，使之符合公式要求，然后使用公式VLOOKUP两遍，就可以很轻松的找出不一致的地方。

二、ERP系统库存调整法使用情况和经济效益

目前每月材厂调整月末ERP系统钢坯库存时业务人员使用该操作方法。

没使用该操作方法前，操作人员需要一天甚至更长时间才能一笔一笔找出错误，甚至还可能出现错误。使用该操作方法后，操作人员只需要半小时就能找出差异，大大提高了他们的工作效率，使得他们将主要精力投入到更重要的工作上，这也间接为公司创造了效益。

三、ERP系统库存调整法应用前景

上了ERP系统后，目前是两套系统并行运行，两套数据的准确性和一致性成为一个关键，该方法可以在公司ERP系统相关工作中会更广泛的应用，能够迅速的找出两套数据的不一致，可以使相关人员从繁重的数据核对工作中脱离出来，将主要精力集中到数据不一致的问题分析上，相信会为公司带来更大的效益。

四、具体操作步骤（以中板厂为例）

1、从ERP系统中导出要调整的系统钢坯库存

A、进入ERP系统中在命令行录入事务代码ZMSEG1。

B、填写相关信息：如会计年度2004，月份8月，库存地：2501物料编

码：22*（注：板坯用22*，方坯用20*，矩形坯用21*）。工厂2005。

选择不显示小计为0的。

C、执行该功能

D、将出现的画面选择导出功能将该系统数据导入到EXCEL中

E、将该文件保存起来，选择<文件>中副本另存为功能选择桌面准备将该

输出文件放在桌面上，文件名命名为中板厂系统库存。

2、整理系统外盘点库存表和系统库存表。

A、打开系统外盘点库存表

B、去掉多余的行，包括合计、空行等为没有物料号的补充物料号，同时

将7位炉号补齐零。然后对板材的总量求一下和，看总数是否还对，总和不对分析原因找出差在哪里，一般情况总和不会变化。

C、然后打开从系统中导出的系统库存文件，将该文件中的系统库存表复

制到该文件下。选择整个表，然后选择复制功能，在系统外盘点文件

中插入一个表，将系统内的盘点和系统外的盘点放在一个表上。

D、对系统库存表进行排序，同时增加一行，命名为物料批次。然后使用

函数concatenate，双击该行，使整列都使用该函数。

E、然后选择该列，选择右键的复制功能然后选择右键，选择选择性粘贴

功能，弹出对话框选择数值和确定功能。

F、对系统外库存表进行排序，按物料和炉次排序，同时增加一行，命名

为物料炉次，然后使用函数concatenate，双击该行，使整列都使用该

函数。

G、然后选择该列，然后选择右键，选择选择性粘贴功能，然后使用分类

汇总功能，对物料炉次进行分类汇总。

H、然后复制整个表，建一个新表，在新表中选择右键，使用选择性粘贴

功能。

I、然后使用筛选功能，将炉号为空的项目选出来，就是物料炉次的分类

汇总的结果，也是我们要比较的东西。

J、将这些选择出来的项目复制起来，并新建一张表，然后选择选择性粘贴功能，在新表中粘贴下来，将各表命名好，防止混淆，我们刚建的

表命名为系统外汇总表。

K、整理该标，增加标题，去掉汇总两个字，使用替换功能，然后增加一行，使用函数left，双击使整列都使用该函数。

L、然后复制该列，使用选择性粘贴功能，删掉第一行，这样做是由于比较的函数要求特别严格，如果两个的格式不对，即使相等也比较不出

来。

M、然后对该表进行一次求和，堪与系统外的盘点库存是否一致。不对分析原因找出差在哪里，一般情况总和不会变化。

N、这样两个表就整理好了，一个是中板8月系统库存，一个是系统外汇总表。

3、使用函数来找出差异

A、现在先在系统库存表中开始使用Vlookup功能进行比较。第一个参数

是要比较的字段，第二个参数为比较的表，其中比较第一个参数和该

表所选择的第一行，第三个参数为返回比较表的第几行，如返回第二

行，我们使用2，第四个参数我们直接使用false。使用双击该项的功

能，使整列都使用函数。

B、其中#N/A为没有的项目，使用选择性粘贴功能对使用函数的该列进

行，然后使用替换功能将#N/A替换为0。

C、新增一列，命名为差异，然后用系统内的数减去系统外的数。使用双

击该项的功能，使整列都使用函数。

D、第二次在系统外表中继续使用Vlookup功能进行比较。注意：本次只

找出系统外有而系统内没有的行。先增加一列，命名为系统内数量，

做为记录函数返回值。使用双击该项的功能，使整列都使用函数。

E、由于系统内和系统外都有的数在系统库存表中已经体现，所以我们只

找出系统外有而系统内没有的行，将这些复制到系统库存表的差异下

面。先选择系统内数量列。选择右键中的复制功能，然后选择选择性

粘贴功能。

F、然后将#N/A替换为0，对系统内数量进行排序（对该列使用筛选为0

的功能也可以），将数量为0的复制一下。

G、然后在8月系统库存中粘贴一下。注意由于该数量是系统外数量，所

以要移动一下，然后对系统内的数补零。然后双击差异一列，使该列

都使用公式，然后对该列使用选择性粘贴，使该列由函数都变成数值。

H、然后对差异求和，然后对系统外的和数和系统内的和数求一个差异，

看这两个是否相等，如果相等说明我们找得没问题，如果不相等，说

明还存在问题，可能需要重新再来。

I、这样就将差异找出来。先整理一下系统外有儿系统内没有的那几行。

主要在物料和炉次上要保证有值，先使用left和right公式，然后使用

选择性粘贴将函数变成数值。然后将差异进行排序（最好将求和的值

删掉，防止将该项导入系统中）。

4、将差异投入到生产订单，在ERP系统中以批导入方式进行。

A、进入ERP系统中在命令行录入事务代码SCAT。

B、选择对生产订单投料的批导入程序，先使用导出功能导出一份模板。

C、在模板中将差异填进去，将差异的正数以261移动类型采用批导入方

式发给订单，将差异的负数以262移动类型采用批导入方式发给订单，差异为0的不用作任何处理。然后维护好相关信息，然后保存好该文

件。

D、最后对该文件执行导入程序，调整成功。

5、核对系统库存和盘点库存是否一致，正常操作没有问题的话，系统库存和

盘点库存的数量和物料、批次都会保持一致，调整成功。