外贸业务部门制度及工作流程
外贸工作流程管理制度
一、总则为规范外贸业务流程，提高工作效率，确保外贸业务质量，降低风险，特制定本制度。
本制度适用于公司所有外贸业务部门及相关部门。
二、业务流程1. 市场调研与客户开发（1）市场调研：根据公司发展战略和市场需求，开展市场调研，了解国内外市场动态、行业趋势、竞争对手等信息。
（2）客户开发：根据市场调研结果，制定客户开发计划，通过电话、邮件、展会、网络等渠道寻找潜在客户。
2. 询价与报价（1）询价：与潜在客户沟通，了解客户需求，收集客户信息。
（2）报价：根据客户需求和公司产品特点，制定合理的报价方案，包括价格、付款方式、交货期、售后服务等。
3. 订单处理（1）订单确认：与客户沟通，确认订单细节，如产品型号、数量、价格、付款方式、交货期等。
（2）合同签订：与客户签订正式合同，明确双方权利义务。
（3）生产安排：根据订单情况，安排生产计划，确保按时完成生产任务。
4. 质量控制（1）原材料检验：对采购的原材料进行检验，确保符合国家标准和公司要求。
（2）生产过程检验：在生产过程中，对产品进行检验，确保产品质量。
（3）成品检验：在产品完成生产后，进行成品检验，确保产品符合合同要求。
5. 物流与运输（1）物流安排：根据客户需求和公司实际情况，选择合适的物流方式，确保货物安全、及时运输。
（2）运输跟踪：在运输过程中，对货物进行跟踪，确保货物安全到达客户手中。
6. 付款与收款（1）付款：根据合同约定，向供应商支付货款。
（2）收款：根据合同约定，向客户收取货款。
7. 售后服务（1）售后服务咨询：为客户提供产品使用、维修等方面的咨询服务。
（2）售后服务处理：对客户反馈的问题进行及时处理，确保客户满意度。
8. 客户关系维护（1）定期回访：定期与客户沟通，了解客户需求，维护客户关系。
（2）活动参与：积极参加行业展会、客户拜访等活动，提升公司品牌形象。
三、岗位职责1. 外贸业务员（1）负责市场调研、客户开发、询价、报价、订单处理等工作。
外贸业务员工作流程
外贸业务员工作流程一、接到询盘-回盘-还盘-确认1、收到每一个有效询盘(除广告等拉圾询盘外)都要有所记录，客户的名字，电话，公司名及其它相关的信息都最好整理在一个EXCEL表里面。
2、当天的询盘要求在当天内回复，特殊情况最迟要在次日内回复。
3、接到询盘，不要急的回，首先了解一下对方的公司，及一些相关的信息，并且查下对方国家所在的时区。
建议用谷歌查核客户邮箱地址等资料的相关信息。
4、报价（1）一般我司产品均报FOB价，根据客户要求也可报EXW等其它价钱。
报FOB 价一定要把产品从工厂运到港口的运费(或拖车费)及其它可能产生的杂费包括进去。
（2）所有的样板都是要报样板价钱，在客户索要样板时一定要跟客户确认好。
二、做样品（1）跟财务确认是否有收到样板费（2）收到样板费后出具样板生产通知单，安排工厂打样（3）寄出去的样品要及时的进行跟踪，有计划的联系一下客户，随时出集客户的反馈信息，不要寄出去的样品打“水漂”。
（4）一定要客户确认样品在下单三、确定付款方式一般情况，我们主动提出我们的付款方式为: 30%订金,余款在出货前付清。
如果客户有要求，我们可以跟其做信用证，也可接受直接付款方式。
四、客户下单1、做PI(形式发票，一般对外贸贸易中都相当于合同)（1）PI要包含出票人抬头，地址，受票人名称，地址，货物名称，规格，运输唛头，价格，数量，总价，起运地，抵达地，运输方式，交货日期，付款方式，公司银行账号资料，出票人印章。
2、客户下达采购单后就需要开具PI让客户回签五、安排工厂生产1、下订单给工厂(1)业务审核:填写合同评审表. 要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量等详细信息。
由业务员制表并签名，主管核对，总经理审批。
(2)合同审批完成后，给工厂下达生产通知单，安排生产计划（3）T/T的在收到客户订单后安排生产，做信用证的在收到银行的正本信用证后安排生产。
2、备货业务部在确定交货期后，满足上述情况可下达生产通知，通知工厂按时生产，备货的主要核对内容如下：1、货物品质、规格，应按合同的要求核实。
外贸业务部门制度及工作流程
外贸业务部门制度及工作流程外贸业务是指国内企业与国外企业之间进行的进出口贸易活动。
外贸业务部门是一个企业中专门负责处理和管理外贸业务的部门。
该部门的制度和工作流程的建立和执行对于企业的进出口业务的顺利进行非常重要。
下面是外贸业务部门制度及工作流程的完整版：一、外贸业务部门的职责：1.负责企业的外贸业务拓展与发展计划的制定；2.负责寻找国外买家，开展对外贸易谈判；3.负责签订外贸合同及其附件，解决合同履行过程中的问题；4.跟踪外贸合同的履行情况，及时处理合同履行过程中的问题；5.协调企业内部各部门的合作，确保外贸业务的顺利进行；6.负责外贸业务的售后服务，处理客户投诉和问题；7.及时掌握国际贸易政策和市场信息，为企业的外贸业务提供支持和参考。
二、外贸业务部门的工作流程：1.外贸业务拓展阶段：(1)开展市场调研，了解国外市场需求；(2)研究国际贸易政策，确定外贸业务发展方向；(3)寻找潜在的国外买家，进行初步洽谈；(4)筛选买家，选择合作对象；(5)进行具体的对外贸易谈判；(6)签订外贸合同及其附件。
2.外贸合同履行阶段：(1)外贸合同的录入和归档；(2)设立合同履行跟踪机制，及时了解合同执行情况；(3)处理合同履行过程中的问题，如质量问题、交付问题等；(4)确保合同履行的顺利进行。
3.外贸业务售后服务阶段：(1)处理客户投诉和问题，及时解决；(2)及时向客户提供产品支持和服务；(3)收集客户反馈，改进产品和服务质量；(4)与客户建立长期合作关系。
4.内部协调和支持：(1)与供应链管理部门合作，确保产品供应的及时性和稳定性；(2)与品质管理部门合作，确保产品质量符合合同要求；(3)与物流部门合作，处理货物运输和清关手续；(4)与财务部门合作，处理外贸结算和资金流动。
以上是外贸业务部门制度及工作流程的完整版。
一个高效的外贸业务部门需要建立科学的制度和规范的工作流程，以确保外贸业务的顺利进行。
同时，外贸业务部门还需要与企业内部的其他部门密切合作，形成良好的组织协同效应，提升整体的外贸业务水平和能力。
外贸部工作流程和制度
外贸部工作流程和制度外贸部的工作流程和制度如下：1. 市场调研：外贸部会对国际市场进行调查和研究，了解潜在的贸易机会和竞争情况。
2. 客户开发：外贸部会通过各种渠道寻找潜在客户，并与他们建立联系，开展贸易合作。
3. 产品选型：根据客户需求和市场需求，在与产品开发和生产部门沟通后，确定出口产品的类型和规格。
4. 报价和谈判：外贸部会根据产品成本、市场需求和竞争情况，制定合理的价格，并与客户进行谈判，以达成互利的贸易协议。
5. 合同签订：一旦与客户达成协议，外贸部会与法务部门合作，起草和签订贸易合同，确保交易条款的合法性和合规性。
6. 订单处理：外贸部会协调各个相关部门，确保生产、装运和交货等环节按时顺利进行，确保订单的及时交付。
7. 报关和结算：外贸部通过与海关、报关行和银行等合作，进行相关的报关手续和结算工作，确保贸易交易的合规性和顺利进行。
8. 售后服务：外贸部会与客户保持良好的沟通和关系，提供售后服务，解决客户在贸易过程中遇到的问题。
外贸部在工作过程中，通常会遵循一定的制度，包括但不限于以下内容：1. 内部协作制度：外贸部会与其他部门建立沟通机制，保持信息流通和工作协调。
2. 销售目标制度：外贸部会制定销售目标，并根据实际情况进行调整和评估。
3. 合规制度：外贸部会遵守国际贸易法律法规，确保贸易活动合法合规，并进行相关的合规培训和监督。
4. 数据管理制度：外贸部会建立健全的数据管理制度，包括客户信息、订单信息和贸易数据等的管理和保护。
5. 绩效考核制度：外贸部会根据销售业绩和客户满意度等指标对员工进行考核，激励和奖励优秀成绩。
以上是外贸部的一般工作流程和制度，具体情况可能会根据不同的公司和行业有所不同。
出口外贸业务员工作流程及职责
出口外贸业务员是负责将国内产品或服务销售到国外市场的专业人员。
他们不仅是公司产品的销售者，也是公司形象的代表，需要具备良好的沟通能力、市场分析能力以及解决问题的能力。
以下详述出口外贸业务员的工作流程及职责：1. 市场调研与分析：- 定期收集和分析国际市场信息，包括潜在客户、竞争对手、价格趋势等。
- 了解目标市场的文化、法律法规和贸易壁垒，为进入新市场制定策略。
- 评估市场需求和产品适应性，为产品开发提供建议。
2. 客户开发与维护：- 利用各类平台和工具（如B2B网站、展会、邮件营销）寻找潜在买家。
- 建立并维护客户档案，记录客户的购买历史、偏好和反馈。
- 定期与客户沟通，了解客户需求，提供个性化的服务和支持。
3. 报价与谈判：- 根据成本、市场情况和利润预期制定合理的报价单。
- 通过电话、邮件或面对面会议与客户进行价格和交易条件的谈判。
- 灵活运用谈判技巧以达成双方都满意的交易。
4. 订单处理：- 确认订单细节，包括产品规格、数量、价格、交货期等，并制作合同或形式发票（Proforma Invoice）。
- 协调内部资源，跟踪生产进度，确保按时交货。
- 安排货物的包装、检验、报关和运输，处理出口流程中的各种文档。
5. 物流与关务：- 选择合适的物流服务商，并安排货物运输。
- 准备相关的出口单据，如商业发票、装箱单、原产地证明等。
- 了解国际贸易术语（如FOB、CIF等），确保货物顺利通关。
6. 财务管理：- 跟进收款情况，确保款项按约定时间到账。
- 协助财务部门处理外汇结算和税务问题。
- 对外贸交易进行风险评估和管理。
7. 售后服务：- 提供技术支持和解决方案，处理客户投诉。
- 定期回访客户，收集反馈，提升产品和服务质量。
- 推动产品改进和新产品开发，以满足市场变化。
8. 市场推广：- 参与制定和执行国际市场的推广计划。
- 通过各种渠道宣传公司品牌和产品，提高品牌知名度。
- 组织或参加国际展会，拓展业务网络。
外贸部门工作流程和职责
外贸部门工作流程和职责1. 引言外贸部门是企业中负责开展国际贸易的部门，其工作流程和职责对于企业的国际化战略和发展具有重要意义。
本文将详细介绍外贸部门的工作流程和职责，以帮助读者更好地了解和应用外贸工作。
2. 外贸部门的职责外贸部门的职责主要包括以下几个方面：2.1. 市场开拓和业务拓展外贸部门负责进行市场调研和分析，寻找潜在的市场机会和客户。
他们通过参加国际贸易展览会、建立国际贸易平台等方式，积极开拓市场，并与客户进行业务洽谈，促成业务合作。
2.2. 销售和订单管理外贸部门负责与客户进行产品销售和订单管理工作。
他们通过与客户保持良好的沟通，及时了解客户需求，并提供专业的产品咨询和解决方案，最终达成销售合同。
同时，他们还负责订单管理，确保订单及时交付和满足客户要求。
2.3. 国际物流和运输安排外贸部门负责安排国际物流和运输事宜，确保产品按时、按量出口。
他们需要与物流公司、运输公司等协调沟通，制定完善的物流方案，并监督货物的运输过程，确保货物安全到达目的地。
2.4. 财务结算和支付外贸部门负责财务结算和支付工作。
他们与客户协商商务条款和支付方式，并进行财务结算和收款工作。
同时，他们还需要与财务部门密切合作，确保支付和收款的准确性和及时性。
2.5. 合规管理和风险控制外贸部门负责合规管理和风险控制工作。
他们需要了解和遵守国际贸易法律法规，确保企业在国际贸易中的合规运作。
同时，他们还需要识别和评估国际贸易中的风险，并制定相应的风险控制措施，降低企业的贸易风险。
3. 外贸部门的工作流程外贸部门的工作流程可以分为以下几个阶段：3.1. 市场调研和潜在客户开发外贸部门首先进行市场调研，了解国际市场的需求和竞争情况。
然后，他们寻找潜在客户，建立客户数据库，并进行客户分类和分析。
3.2. 业务洽谈和合作协议签订外贸部门与潜在客户进行业务洽谈，包括产品介绍、价格谈判、交货期等方面的协商。
一旦双方达成共识，外贸部门将与客户签订合作协议。
外贸业务员的详细工作流程步骤
外贸业务员的工作流程步骤一、接到询盘1、认真报价（1）收到客户询盘，不要盲目报价，首先了解一下对方的公司，及一些相关的信息，并且查下对方国家所在的时区2）问清楚客户要货的款式和订货数量，尽可能了解客户订单的真实性，是不是实单？与经理说明情况，核对最新产品价格。
现在市场竞争激烈，第一次报价要把握好。
（3）在和客户邮件或者在线沟通过程中，尽量多了解客户的信息，如果skype，QQ，msn,yahoo或者其他在线工具，尽量加上，以便日后加强联系。
（4）根据客户订货数量，计算装箱尺寸，体积，重量，与货代联系询最新海运价格，人民币杂费，查当日最新汇率，核算FOB或者CIF价格（5）询问客户有没有特殊的单证要求（产地证）。
如其他特殊单证要求，比如质量证书，酌情看客户沟通情况，客户没有提及不用主动询问。
（6）做正式报价单给客户，产品参数一定要准确：产品明细，装箱尺寸，生产周期，样品提供时间。
其中，报价单要有公司的信息，名称，地址，电话，传真，业务员邮箱，手机，在线联系方式等，报价要有有效期。
关于交货期，是很重要的问题，为了减免延误情况，第一请公司领导部门慎重报价，给业务员较为准确的交货期第二如果不是有库存情况下，业务员不要死板，根据与客户谈论的实际情况，酌情在经理报的交货期基础上多加个3-5天。
当然如果客户要的比较着急，交货期尤为关键的前提下，需要灵活掌握这个时间，可以适当迎合客户的时间要求。
（7）付款方式要确认数额较小，一般100% TT。
数额较大，一般30% TT，70%见提单复印件。
当然发货前收到客户货款越多越好。
信用证方式付款，危险国家不予考虑，如伊朗，叙利亚。
样品，要高度重视，是与客户达成交易的关键因素，所以要求至少不比大货差！挑选样品时候多注重细节，挑选比较完美的快递给客户。
包装要安全（特别是玻璃道钉，陶瓷道钉等易碎产品），并且要拍照留念，以便日后查询。
（1）首先原则上快递费需要客户支付;样品费，如果是常规款，价值不高，数量不多，可以免费提供.太阳能产品，货值高的，需要客户付费。
外贸业务部门制度及工作流程
外贸业务部门制度及工作流程一、部门概述外贸业务部门是负责公司对外贸易的核心部门，目的是通过开展国际贸易来促进企业的发展和扩大市场份额。
外贸业务部门在公司中具有重要的地位和作用，需要建立一套完善的制度和工作流程，以确保业务的顺利进行。
二、部门职责外贸业务部门的主要职责包括：1.寻找新的市场机会和客户资源，扩大公司的国际市场份额；2.深入了解国际市场动态、行业发展趋势和竞争对手情况，为公司制定合理的市场营销策略；3.负责与海外客户的业务洽谈、合同签订和订单跟进，确保订单及时交付；4.处理国际贸易相关的进出口手续和文件，确保符合相关法律法规；5.协调和管理供应链，确保供应、生产、物流等环节的顺利进行。
三、部门制度为了规范外贸业务部门的工作，制度的建立是必要的。
以下是一些常见的外贸业务部门制度：1. 客户管理制度客户管理制度是指对外贸业务部门在与客户的合作过程中应遵循的规定，包括：•定期与客户进行沟通和交流，了解客户需求和反馈；•建立客户档案，包括客户基本信息、合作历史、订单记录等；•维护客户关系，及时回复客户咨询和投诉，解决问题。
2. 销售流程管理制度销售流程管理制度是指对外贸业务部门的销售过程进行规范的制度，包括以下内容：•确定销售目标和计划，制定销售策略；•开展市场调研，确定目标客户群体；•开展业务洽谈，提供产品及服务方案，与客户沟通达成合作意向；•签订合同，明确交付时间和付款方式；•跟进订单，确保订单按时交付。
3. 供应链管理制度供应链管理制度是指对外贸业务部门的供应链环节进行管理的制度，包括以下内容：•建立合理的供应商评估制度，确保供应商能够按时提供符合质量要求的产品；•确定供应商采购合同，明确交付时间、价格和质量标准；•对供应商的产品进行验收和质量检测，确保产品符合质量要求；•跟进供应链的物流环节，协调和管理出口运输、报关等手续。
4. 外贸业务风险管理制度外贸业务风险管理制度是指对外贸业务过程中可能存在的风险进行预防和管理的制度，包括以下内容：•分析和评估国际市场的风险，做好市场调研和情报收集工作；•建立风险评估和预警机制，及时发现和应对风险；•对合同和相关文件进行严格审核，确保合法合规；•建立应对突发事件和危机的预案和救援措施。
外贸业务工作流程
外贸业务工作流程外贸业务是指企业在跨国贸易中进行的各项业务活动，包括出口、进口、国际采购、国际代理、国际结算等。
外贸业务工作流程是指企业在开展外贸业务时，所需要遵循的一系列操作步骤和流程。
下面将从市场调研、客户开发、订单洽谈、生产采购、质检报关、物流运输、结算收款等方面，详细介绍外贸业务的工作流程。
一、市场调研。
市场调研是外贸业务的第一步，企业需要对目标市场进行调研，了解市场需求、竞争对手、政策法规等情况。
通过市场调研，企业可以确定产品的市场定位和目标客户群体，为后续的客户开发和订单洽谈提供依据。
二、客户开发。
客户开发是外贸业务的关键环节，企业需要通过各种途径寻找潜在客户，如参加国际展会、建立外贸网站、拓展社交媒体等。
在客户开发过程中，企业需要与客户进行沟通，了解客户需求，建立良好的合作关系，为后续订单洽谈奠定基础。
三、订单洽谈。
订单洽谈是外贸业务的核心环节，企业需要与客户进行产品价格、交货期、质量标准等方面的谈判，最终达成合作意向并签订合同。
在订单洽谈过程中，企业需要与客户保持密切联系，及时解决客户提出的问题和疑虑，确保订单顺利达成。
四、生产采购。
订单达成后，企业需要进行生产或采购相关产品。
如果是出口业务，企业需要按照客户要求进行生产，并严格把控产品质量和交货期。
如果是进口业务，企业需要与供应商进行谈判，确定产品价格和交货期，并确保产品质量符合要求。
五、质检报关。
在产品生产或采购完成后，企业需要进行产品质量检验和报关手续。
产品质量检验是确保产品符合客户要求的重要环节，企业需要委托专业机构对产品进行检测，并出具合格证明。
报关手续是出口业务必不可少的环节，企业需要按照相关法规和标准，办理报关手续，确保产品顺利出口。
六、物流运输。
产品质检和报关完成后，企业需要安排产品的物流运输。
企业可以选择海运、空运、陆运等方式进行产品运输，根据客户要求和产品特性进行选择。
在物流运输过程中，企业需要与物流公司密切合作，确保产品安全、及时到达目的地。
外贸业务员管理规章规章制度_规范
外贸业务员管理规章规章制度_规范外贸业务员管理规章制度——规范引言概述：外贸业务员是企业开展国际贸易的重要角色之一，他们在日常工作中需要遵守一系列规章制度，以确保工作的高效性和规范性。
本文将详细阐述外贸业务员管理规章制度的内容，以匡助企业建立健全的管理体系，提高业务员的工作效率和质量。
一、工作时间规定：1.1 上班时间：外贸业务员应按照公司规定的上班时间准时到岗，普通为早上9点，以确保工作的正常开展。
1.2 加班规定：外贸业务员需要根据工作需要，合理安排加班时间，并及时向主管汇报。
加班时间应符合劳动法规定，同时要避免长期连续加班，以保障员工身心健康。
1.3 请假制度：外贸业务员如需请假，应提前向主管请假并填写请假申请表，待批准后方可离岗。
请假原因应真实合理，且请假期间要确保工作的顺利进行。
二、工作流程规定：2.1 客户开辟流程：外贸业务员应按照公司规定的客户开辟流程进行工作，包括市场调研、潜在客户筛选、洽谈合作等环节。
每一个环节都需要详细记录，并及时向主管汇报工作发展。
2.2 合同签订流程：外贸业务员在与客户洽谈达成合作意向后，应按照公司规定的合同签订流程进行操作。
包括合同起草、审核、签订等环节，每一个环节都需要子细核对，确保合同的合法性和准确性。
2.3 定单执行流程：外贸业务员在接到客户定单后，应按照公司规定的定单执行流程进行操作。
包括产品生产、质检、包装、发货等环节，每一个环节都需要及时跟进，并确保定单按时交付客户。
三、沟通协作规定：3.1 团队协作：外贸业务员应积极参预团队协作，与同事之间保持良好的沟通和合作。
定期开展团队会议，分享工作经验和问题解决方案，提高团队整体效能。
3.2 客户沟通：外贸业务员在与客户沟通时，应注重礼貌和专业性。
及时回复客户的咨询和问题，提供准确的信息和建议，以维护良好的客户关系。
3.3 内部沟通：外贸业务员与公司内部其他部门的沟通也十分重要。
及时与生产部门、质检部门等协调工作，确保定单的顺利执行。
外贸业务员管理制度 外贸业务员管理制度(优秀6篇)
外贸业务员管理制度外贸业务员管理制度（优秀6篇）外贸业务员管理制度篇一一、总则为规范外贸业务员的工作行为，提高工作效率，促进公司业绩增长，特制定本管理制度。
二、岗位职责1. 负责与国外客户的沟通与交流，了解客户需求，促成订单成交；2. 跟进订单执行过程中的各个环节，确保订单按时、按质完成；3. 负责客户关系的维护与拓展，建立长期稳定的合作关系；4. 搜集和分析市场信息，为公司产品开发和市场拓展提供建议；5. 完成领导交办的其他任务。
三、工作流程1. 客户信息收集与筛选：业务员需通过各种渠道收集客户信息，筛选潜在客户，建立客户档案；2. 客户需求沟通与确认：业务员需主动与国外客户沟通，了解客户需求，确认订单细节，签订销售合同；3. 订单执行与跟进：业务员需与公司内部相关部门协调，确保订单按时、按质完成，并及时向客户反馈订单进度；4. 售后服务与反馈：业务员需关注客户反馈，解决客户问题，提升客户满意度，同时收集客户意见和建议，为公司改进提供依据。
四、工作纪律1. 严格遵守公司规章制度，按时上下班，不迟到、不早退；2. 保守公司商业秘密，不得泄露客户信息、产品价格等敏感信息；3. 尊重客户，礼貌待人，保持良好的职业形象；4. 勤奋工作，积极进取，不断提高自身业务水平和综合素质。
五、考核与奖惩1. 公司将根据业务员的工作表现、业绩成果和客户满意度等方面进行考核；2. 对于表现优秀的业务员，公司将给予相应的奖励和晋升机会；3. 对于工作失职、违反公司规定的业务员，公司将视情况给予相应的处罚。
六、附则1. 本制度自发布之日起执行，如有未尽事宜，另行通知；2. 本制度的解释权归公司管理层所有，如有修改，将提前通知全体员工。
外贸业务员管理制度篇二一、总则为了规范外贸业务员的工作行为，提高工作效率，促进公司的外贸业务发展，特制定本管理制度。
本制度旨在明确外贸业务员的职责、工作时间、行为规范、绩效考核等方面，确保业务员能够按照公司要求和市场规律开展业务，为公司创造更大的价值。
外贸部管理制度范本（5篇）
外贸部管理制度范本一、部门概述1. 外贸部是公司的核心部门之一，负责公司的国际贸易业务；2. 外贸部的目标是提高公司的国际市场占有率，实现公司国际业务的稳定增长；3. 外贸部的职责包括市场开拓、客户拓展、订单接洽、合同签订、物流安排、售后服务等。
二、部门职责1. 市场开拓：负责开展市场调研，寻找潜在客户，拓展新的市场领域；2. 客户拓展：负责与客户建立联系，开展商务洽谈，促成合作机会；3. 订单接洽：负责接洽客户的订单，了解客户需求，提供相关产品的技术和价格信息；4. 合同签订：负责与客户签订合同，保证合同的履行和交付；5. 物流安排：负责安排货物的运输、报关、清关等事宜；6. 售后服务：负责处理客户的投诉和售后服务需求，保证客户满意度；7. 国内外贸政策：负责了解和执行国内外贸政策，保证公司业务的合规进行；8. 外贸报表统计：负责收集、整理和分析外贸数据，制作相关报表。
三、部门组织结构1. 外贸部设部长一名，负责部门的整体管理和决策；2. 部门下设市场开拓组、客户拓展组、订单接洽组、合同签订组、物流安排组和售后服务组等；3. 各组设组长一名，负责组内人员的管理和协调工作；4. 外贸部与其他部门之间建立良好的沟通和协作机制。
四、绩效考核与激励机制1. 外贸部绩效考核以部门的业绩为主要依据，包括订单总额、客户满意度、市场开拓成果、售后服务质量等；2. 优秀员工将给予奖励，包括奖金、晋升、培训等；3. 不合格员工将给予相应处理，包括警告、降职、终止合同等。
五、工作流程1. 市场开拓流程：市场调研-寻找潜在客户-开展商务洽谈-签订合作意向书；2. 客户拓展流程：建立联系-了解客户需求-提供产品信息-开展商务洽谈；3. 订单接洽流程：接洽客户订单-了解需求-提供报价-谈判-签订合同；4. 合同签订流程：准备合同文本-商务谈判-法律审查-签订合同；5. 物流安排流程：货物运输计划-报关-清关-货物交付；6. 售后服务流程：处理投诉-解决问题-提供售后服务。
外贸业务部门制度及工作流程
外贸业务部门制度及工作流程外贸业务部门是一个企业的重要部门之一，负责开展国际贸易、拓展海外市场、处理跨境运输以及与国外客户的沟通和协商等工作。
为了提高部门的工作效率和质量，建立一套完善的制度和工作流程是非常必要的。
本文将针对外贸业务部门的制度和工作流程进行详细的介绍。
一、外贸业务部门制度1.工作目标和任务的制定：每个季度，外贸业务部门需要制定具体的工作目标和任务，并通过行政层面和业务层面的会议进行沟通和协商。
2.业务拓展计划的制定：外贸业务部门要制定每个年度的业务拓展计划，包括市场的选择、产品的推广以及销售目标的设定等。
3.合同管理制度：外贸业务部门应建立合同管理制度，包括合同的签署、履行、变更和结算等方面的规定，确保合同的有效性和履行的及时性。
4.基础数据库的建立：外贸业务部门要建立客户信用数据库、市场信息数据库、产品型号数据库等基础数据库，方便业务人员查询和分析。
5.销售报价和询盘管理制度：外贸业务部门要建立销售报价和询盘管理制度，确保报价的准确和及时回复客户的询盘。
6.客户拜访和维护制度：外贸业务部门要建立客户拜访和维护制度，包括拜访的频率、拜访的目的以及拜访报告的填写等。
7.客户投诉处理制度：外贸业务部门要建立客户投诉处理制度，包括投诉的接收、处理和解决等方面的规定，确保客户的满意度和公司的声誉。
8.人员培训和考核制度：外贸业务部门要建立人员培训和考核制度，包括培训计划的制定、培训内容的确定以及培训效果的评估等。
9.安全防范和风险控制制度：外贸业务部门要建立安全防范和风险控制制度，包括货物运输的安全措施、支付方式的选择以及商业保险的购买等。
二、外贸业务部门工作流程1.市场调研和业务拓展：首先，外贸业务部门需要进行市场调研，了解不同国家和地区的需求和竞争情况。
然后，根据市场需求和企业资源，制定业务拓展计划，包括产品的开发和推广计划，寻找潜在的客户和合作机会。
2.销售报价和询盘处理：当外贸业务部门接收到客户的询盘后，需要及时进行报价，并与客户进行沟通和协商。
外贸业务员规章制度
外贸业务员规章制度一、前言随着全球经济一体化的发展，外贸业务在企业经营中的地位日益重要。
为了规范外贸业务员的工作行为，提高工作效率，保障公司利益，特制定本规章制度。
二、岗位职责1、客户开发与维护（1）积极寻找潜在客户，通过各种渠道（如网络、展会、邮件等）收集客户信息，并建立客户档案。
（2）定期与现有客户沟通，了解客户需求，提供优质的服务，维护良好的合作关系。
2、订单处理（1）准确理解客户订单要求，及时与生产部门协调，确保按时、按质、按量完成订单。
（2）跟踪订单进度，及时向客户反馈订单进展情况，处理订单过程中的问题和纠纷。
3、产品推广（1）熟悉公司产品特点、优势和市场定位，制定有效的推广策略。
（2）准备产品宣传资料，如样本、图片、视频等，通过各种渠道进行推广。
4、市场调研（1）关注市场动态和竞争对手情况，收集相关信息，分析市场趋势，为公司的产品研发和营销策略提供参考。
（2）定期撰写市场调研报告，提出合理化建议。
5、业务沟通（1）与国内外供应商、货代、报关行等相关单位保持良好的沟通与合作，确保业务顺利进行。
（2）内部与财务、生产、质检等部门协调工作，保证信息畅通。
三、工作规范1、工作纪律（1）遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不得无故旷工。
（2）工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天等。
2、业务操作（1）严格按照公司的业务流程和操作规范进行业务操作，不得擅自更改。
（2）所有业务文件和资料必须真实、准确、完整，不得弄虚作假。
3、保密制度（1）对公司的商业秘密和客户信息严格保密，不得泄露给无关人员。
（2）离职时必须交回所有涉及公司机密的文件和资料。
4、形象与礼仪（1）在与客户沟通和交往中，保持良好的形象和礼仪，展现公司的专业素养。
（2）尊重客户的文化和习俗，不得因文化差异而产生冲突。
四、绩效考核1、考核指标（1）销售业绩：包括销售额、订单数量、新客户开发数量等。
（2）客户满意度：通过客户反馈和调查评估客户对业务员服务的满意度。
外贸的工作流程
外贸的工作流程
外贸的工作流程主要包括以下几个步骤：
1. 客户询盘：在客户下purchaseOrder之前，一般会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2. 报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，PerformaInvoice 给客户做正式报价。
3. 得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchaseOrder。
4. 下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5. 业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。
合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
以上就是外贸工作的基本流程，请注意在实际操作中可能会遇到各种情况，应根据具体情况灵活处理。
外贸部部门制度及工作流程
外贸部部门制度及工作流程一、外贸部部门制度概述二、外贸部部门制度内容1.人员编制和分工：明确外贸部门的人员编制和职责分工，包括外贸经理、业务员、市场开拓员等。
2.工作时间和考勤：规定外贸部门的工作时间和考勤制度，确保员工的出勤和工作效率。
3.外贸经营管理制度：包括外贸业务的准备和开展、成交合同的签订、货物交付和支付等各个环节的工作规范。
4.销售和市场拓展制度：包括市场调查、客户开发、产品推广和销售策略等方面的制度安排。
5.外贸流程和文档管理：明确外贸业务处理的流程和涉及的各类文件、合同等的管理和归档方式，确保资料的完整和安全。
6.外贸风险管理制度：包括客户信用评估、合同履行风险评估、产品质量问题处理等方面的制度安排，以降低风险带来的影响。
7.业绩考核和奖惩制度：明确外贸部门的工作目标和考核指标，并制定相应的奖惩制度，激励员工提高绩效。
8.外贸部门协作制度：包括外贸部门与其他部门协作的机制和规范，确保各项工作的协调进行。
三、外贸部门工作流程1.市场调查和客户开发：外贸部门根据企业的市场定位和产品定位，进行市场调研和分析，发现潜在客户并进行开发。
2.询盘和报价：外贸部门收到客户的询盘后，根据产品的规格和数量要求进行报价，与客户进行讨论和谈判。
3.合同签订：当双方达成一致后，外贸部门与客户签订正式的销售合同，明确交货时间、付款方式和质量要求等。
4.生产和交货：外贸部门与生产部门进行沟通和协调，确保按时生产和交货，并及时向客户通报进度。
5.付款和结算：外贸部门与客户进行支付和结算的谈判和操作，确保款项的及时到账。
6.售后服务：外贸部门负责与客户进行售后服务的沟通和处理，以解决客户在使用中遇到的问题和需求。
7.业绩汇报和分析：外贸部门根据工作计划和目标进行业绩的汇报和分析，进行总结和改进。
四、外贸部门工作的注意事项1.保持良好的沟通和协调：外贸部门应与其他部门保持良好的沟通和协调，确保工作的连贯和顺利进行。
外贸业务员工作流程
外贸业务员工作流程第一阶段：市场调研和客户开发市场调研是外贸业务员的第一步。
他们需要了解目标市场的潜力、竞争对手、产品需求等信息。
通过调查研究，他们可以确定最适合目标市场的产品和定价策略。
第二阶段：订单跟进和贸易谈判一旦潜在客户对业务提案感兴趣，外贸业务员就需要与他们进行订单跟进。
这包括报价、样品发送、订单确认等。
此外，他们还需要与客户商讨付款条件、交货方式、质量标准等细节，并确保双方达成共识。
贸易谈判是外贸业务员工作的核心环节。
他们需要与客户进行商务谈判，以获取最佳的价值和条件。
谈判需要灵活应对客户要求和对手策略，同时保持公司利益。
第三阶段：合同签订和产品交付一旦谈判达成一致，外贸业务员需要准备合同并与客户签署。
合同需要明确双方的义务和权益，以确保贸易顺利进行。
之后，外贸业务员需要与其他部门合作，确保产品按时交付。
他们需要与生产部门、质量控制部门、物流部门等进行有效沟通，并跟踪订单进展。
同时，及时向客户更新订单状态，以保持客户满意。
第四阶段：售后服务和客户维护售后服务是外贸业务员的重要职责之一、他们需要及时解决客户的问题，并提供技术支持、培训和维修服务等。
他们也需要跟进客户满意度，并及时处理任何投诉或问题。
客户维护也是外贸业务员的重要任务。
他们需要建立良好的客户关系，并定期与客户进行沟通。
通过及时回应客户需求，并提供增值服务，他们可以积极维护现有客户，并发展长期合作关系。
最后，外贸业务员还需要进行销售报告和业绩分析，以评估销售情况，并提供改进建议。
通过不断改进和学习，他们可以提高自己的销售技巧和业绩。
综上所述，外贸业务员的工作流程涵盖了市场调研、客户开发、订单跟进、贸易谈判、合同签订、产品交付、售后服务和客户维护等环节。
他们通过有效的沟通和协调，与海外客户建立良好的合作关系，并为公司创造商机和业绩。
外贸业务员的详细工作流程步骤
外贸业务员的详细工作流程步骤1.寻找潜在客户：2.预先评估客户需求：通过与潜在客户进行沟通，了解他们的需求和要求。
在与客户接触之前，业务员需要事先做好研究工作，了解客户的产品类型、市场需要、价格要求和交货时间等细节，以便为客户提供更准确的报价和销售方案。
3.准备报价和销售方案：在了解客户需求和要求后，外贸业务员需要准备详细的报价和销售方案。
这包括产品价格、交货条件、贸易条款、付款方式和售后服务等。
业务员需要在报价中充分考虑市场价格、成本、关税以及其他相关费用，同时把握市场需求和竞争对手的情况，以确定最有竞争力的价格。
4.与客户进行沟通和谈判：5.确定订单和签署合同：6.安排生产和发货：在订单确认和合同签署后，外贸业务员需要与公司内部的相关部门（如生产部门、物流部门等）协调，安排产品生产和发货。
业务员需要确保产品按照客户的要求和规格进行生产，并与客户保持良好的沟通，及时更新订单的生产进度和配送情况。
7.处理报关和运输手续：8.跟踪订单和售后服务：外贸业务员需要及时跟踪订单的执行情况，并向客户及时提供订单的进展和发货情况。
在货物送达客户手中后，业务员还需要跟踪客户的满意度，并处理客户的售后问题和投诉。
提供满意的售后服务对于维护公司声誉和与客户建立长期合作关系至关重要。
9.数据分析和市场研究：10.参加展会和拓展客户：外贸业务员还需要定期参加国内和国外的展会，以发现新的客户和业务机会。
展会是业务员与客户面对面接触、建立信任关系和拓展业务的机会，通过进行产品展示、洽谈和交流，业务员可以更好地了解客户需求和市场变化，同时与行业内的同行和供应商进行交流合作。
以上是外贸业务员的详细工作流程步骤。
随着国际贸易的不断发展和变化，外贸业务员需要不断学习和适应市场变化，不断提高自己的专业知识和技能，才能更好地开展业务并取得成功。
外贸业务员工作流程
外贸业务员工作流程外贸业务员是负责公司对外贸易业务的专业人员，他们需要处理国际贸易的各种事务，包括与客户的沟通、订单的处理、物流的安排等。
下面将详细介绍外贸业务员的工作流程。
1. 客户沟通。
外贸业务员的第一步工作是与客户进行沟通。
这包括通过电子邮件、电话或者在线聊天工具与客户进行沟通，了解客户的需求和要求。
外贸业务员需要准确理解客户的需求，包括产品规格、数量、质量要求等，并及时回复客户的询问。
2. 报价。
在了解客户需求之后，外贸业务员需要为客户提供报价。
这包括计算产品的成本、运输费用、关税等，并结合市场行情和竞争对手的报价，给客户一个合理的报价。
外贸业务员需要根据客户的要求和市场情况灵活调整报价，以确保能够赢得订单。
3. 样品寄送。
如果客户需要样品确认产品质量，外贸业务员需要及时寄送样品给客户。
在寄送样品之前，外贸业务员需要确保样品的质量和完整性，并与客户确认寄送方式和费用。
4. 签订合同。
当客户确认订单后，外贸业务员需要与客户签订合同。
合同需要明确产品的规格、数量、价格、交货期限、付款方式等条款，以确保双方权益。
外贸业务员需要仔细审查合同内容，确保合同条款符合公司政策和国际贸易法规。
5. 生产安排。
在签订合同后，外贸业务员需要与生产部门协调生产安排。
这包括确认生产计划、生产进度、质量控制等。
外贸业务员需要及时向客户更新生产进度，并确保按时交货。
6. 物流安排。
外贸业务员需要与物流公司协调货物的运输安排。
这包括选择合适的运输方式（海运、空运、陆运）、安排货物装柜、办理报关手续、跟踪货物运输情况等。
外贸业务员需要确保货物能够按时到达客户指定的目的地。
7. 付款跟进。
在货物发运后，外贸业务员需要与客户跟进付款事宜。
这包括提供发票、装运单据、跟踪付款情况等。
外贸业务员需要确保客户按时付款，并及时向财务部门提供相关资料。
8. 售后服务。
外贸业务员需要与客户保持良好的沟通，及时处理客户的投诉和问题。
这包括处理货物损坏、质量问题、交付延误等售后服务工作。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
外贸部部门制度及工作流程（暂行）为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作更加规范化，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。
本制度包括如下内容：一．一般外贸业务流程分析及注意事项二．外贸业务流程图三．外贸部重要事项汇报制度四．客户信息管理制度五．网站，平台管理及维护制度六．外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度七．外贸部岗位职责八．附件1．答复外商询盘函件示例2．对外报盘示例3．外贸销售合同/形式发票示例4．文件及单证要求清单5．销售部管理制度一般外贸业务流程分析及注意事项外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分：一．初期询/复盘二．报价三．外销合同的磋商及签定四．运输安排五．制单结汇六．客户的联系与巩固一、初期询/复盘本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明原因分析。
（详见附件《答复外商询盘函件示例》）本阶段操作的主要注意事项如下：1、对外商的询盘真实性进行分析。
2、推荐产品应注意：是否符合客户需求，能否满足商品使用地的相关标准。
同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。
3、在报盘之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。
4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。
5、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。
6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在华邦营销管理系统上及时记录，以方便进一步的跟进操作。
7、为达到询盘数量最大化，每天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作不定期检查。
8、每个周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，已有客人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。
9、各业务员每星期六13:30前需提供各平台后台信息给外贸经理，由外贸经理汇总并编好周、月、季报表上报总经理。
10、回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应该重新发送一次，没有答复的询盘须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；11、所有客户资源归公司所有，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或泄漏给其它公司；二、报价本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共识及一定意向之后，向外商提供产品及价格的阶段。
本阶段操作的主要注意事项如下：1、无特殊情况，业务员需考虑以C价为初步报价。
2、客户等级比较高或订单量比较大的情况下，业务员可选择B价给予客户优惠。
3、报盘价格采用A价需经外贸经理批准。
4、报盘价格低于A价需经总经理批准5、邮件答复客户需在管理软件上进行，如有特殊情况不能使用系统发送邮件，则需CC给业务经理。
三、合同\形式发票的磋商及签定本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同细节与外商进行进一步磋商，以最终达成合作。
本阶段操作的主要注意事项如下：1、合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行时效、违约责任、纠纷解决等必须条款（详见附件《外贸销售合同示例》）。
2、合同签定前须有完整的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。
3、合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。
4、任何对外合同的正式签定，均需经外贸部及财务部会审后报总经理审批确定。
5、其它根据具体产品特性可能涉及到的合同风险。
6、如若客户仅需要开具形式发票PROFORMA INVOCIE（PI）时，业务员需交由外贸经理签字及总经理盖章后才能发给客户。
7、待财务部核实收到客户付款后，由财务部在PI上盖章确认及签署到账日期。
PI一式两份，原件交由财务部保管，副本交由外贸经理存档。
四、运输安排本阶段是在外贸业务中不可或缺的一环节，具体包括：租船订仓、拖柜等地面运输、装船及空运等。
本阶段操作的注意事项如下：1、平时要多注意搜集整理货代及船运公司信息，比较价格及服务。
2、对外合同确定为CIF或CNF等卖方承担运输及运费的，应尽早与货代或船运公司联系，咨询船期安排，并在收到国外客户正式信用证后确定船运合同。
3、在与国外客户签定合同时，应明确我方所定船运公司是否需要对方确认或是否为对方国家所承认，即是否具有向外销目的地国家运输的资质，此条亦须在与船运公司的合同中明确。
如需我方联系货代，业务员必须将货代详细信息包括货代公司名称、联系人、联系电话上报外贸部经理。
4、在运输过程开始之前，业务员应该指定运输节点表格，清楚标注每一步的时间，地点，安排，联系人及联系方式，文件要求等。
5、如签定为FOB条款，应尽早与外商指定的船运公司联系确定船期，并与工厂交货期协调好，降低中间仓储所带来的成本费用。
6、如签订为EXW条款，应尽早确定寄件公司及运输期，将运输单号发给客户。
7、业务员务必与货代核实运费及考虑其他可能产生的费用，如属因个人操作失当而造成不必要的损失，业务员将承担该部分的费用。
8、业务员必须熟悉各型号产品包装信息，包括但不限于包装尺寸，净重量，毛重量等。
五、制单结汇本阶段为整个外贸业务流程中最重要的一环节，因为外贸业务多数是单据对单据的业务，单证是否齐全直接关系到业务收益能否顺利获得。
本阶段的操作注意事项如下：1、整个业务过程中，业务员应与公司财务就单证问题随时保持沟通，确保收到或者发出单证的合法性、有效性及完整性，同时方便财务人员最终完成结汇收款工作。
2、业务过程中所有涉及的单证除了正本应该妥善保管外，每份单证至少须备一式两份复印件副本，一份交公司财务部存档，一份由外贸经理存档，并在单笔业务完结后，作为公司档案保存备查。
3、业务员销售提成方案仍沿用公司于2015年10发布的《销售部管理制度》，详见附件。
4、各业务员需在业务完成后及时将销售信息录入华邦营销管理软件，公司将会以软件为依据计算业绩和提成。
六、客户的联系与巩固本阶段是公司外贸业务能否长期稳定发展下去的关键，巩固发展一个成熟的客户所花费的时间可能只有开发一个新客户的几分之一。
本阶段操作的注意事项如下：1、不管有无定期业务往来，均应定期向国内外客户致电致邮问候，交流各自情况，挖掘潜在的信息资源。
2、详细记录国内外客户的关键日期，比如国外客户的当地风俗节日，客户的生日等，届时可考虑进行客户关系稳固公关。
公共关键日期如圣诞，新年等更应该保持感情沟通。
3、对于联系过但未能达成合作的客户，也应有信息记录，按月或其它周期与客户联系，提供我公司最新业务及产品信息。
4、业务量发展到一定规模，可以考虑制定客户反馈活动计划。
具体事宜届时报批，一事一议。
5、如遇到客户因货物质量问题需要返修，应直接与跟单联系按流程维修，不得直接将货物送到维修部维修。
外贸业务工作流程图执行部门/人工作流程图概述支持文件客户业务员客户业务员财务部业务员/跟单员/仓库跟单员/采购员客户通过网站\平台\邮件等方式询盘业务员提供客户报价\产品介绍及推介\公司介绍（业务员如需采用A价格报价需要外贸经理审批，低于A价格需要总经理审批）业务员根据客户要求制订合同或形式发票（合同或形式发票需由外贸经理签字及总经理盖章）财务部核实收到客户汇款后在合同或形式发票上盖章并标注收款时间业务员联系货代及快递安排物流业务员将合同或PI及其他详细资料交给跟单员跟进如客户有额外要求需采购其他附件，由跟单员联系仓库主管。
仓库主管向采购主管下单采购，完成采购后交由仓库（业务员需在与客户磋商阶段提前告知跟单员，以便尽快准备）跟单员跟进货物包装、发货业务员监控整个物流过程确保货物安全准时到达。
报价单\产品说明书\公司简介合同模板/形式发票模板水单正式合同或形式发票、其他辅助文件采购申请单发货单/快递单号/提单外贸部重要事项汇报制度第一条为了更好的对公司外贸业务中存在的风险进行预防和监控，制定本制度，公司全员执行。
第二条按重要级别将外贸部业务事项划分为重要事项和一般事项两类，重要事项须直接报请总经理批示；一般事项报请相应部门负责人批示。
第三条以下各条款所涉及的业务及公司运转其它各方面的事项为重要事项：第四条涉及部门发展战略方向发展的一切事务。
第五条部门新产品、新项目的开发及确定。
第六条所有对外合同的签定，包括但不限于外销合同、运输合同等。
第七条正式书面对外报价或以公司名义发书面函件。
第八条报盘后在与外商的洽谈磋商中，确实需要调整价格及方案的。
第九条员工获知的与公司业务有关的国家或地方政策信息变化情况。
第十条员工获知的与公司业务有关的重要的新的市场信息、信息变化及其它动向。
第十一条以公司名义进行的重要活动，如客户回馈活动等。
第十二条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。
外贸客户信息管理制度第一条为了更好的开展公司外贸业务，做好业务档案信息的积累公司，不断丰富公司的客户信息资源，提高工作效率，特制定本制度，公司全员执行。
第二条公司外贸客户信息管理制度的原则为：分类管理、及时建档、分析反馈。
第三条公司外贸客户档案按类别分为业务客户和辅助型客户。
其中业务按联系洽谈进度，可分为VIP合作客户、普通合作客户、意向客户、普通潜在业务客户。
辅助型客户包括公司搜集到的各种信息、经济、法律类咨询机构及其它对我公司外贸业务有辅助、推动作用的公司。
第四条凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务超过三次以上或交易累计数额达一万元以上的客户，为VIP合作客户。
第五条凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务合作的客户，为合作客户；合作客户的档案应包括但不限于相方合作的合同/形式发票记录、销售产品的种类和数量、产品销售单价，相互沟通邮件等。
第六条与我公司就具体业务进行过深入洽谈，但最终未能达成实际合作的，为意向客户；意向客户的档案应包括但不限于客户的名称、国别、性质、联系人及联系方式资料等各类基本信息资料，以及主营业务、公司背景、相应国别的行业背景；与我公司洽谈过的业务过程及未能达成合作的原因分析等。
第七条仅与公司进行了简单的业务询盘，未有或未有详细回复的客户为普通潜在业务客户，基本资料应简单建档，作为公司信息备用客户，其中需记录有询盘产品，我公司报盘记录等。
第八条及时建档要求公司所有外贸业务员在业务开拓及操作巩固的过程中，在联系、接洽客户（含潜在客户）的同时，均应在与客户（含潜在客户）初次联系时，建立初级客户档案。
后根据具体的联系进程，再按上述第五、六、七条具体分类详细建档，以利保管、调用。
第九条客户业务档案建立之后，具体客户业务员应对自己负责的客户档案妥善保管，不断完善，并定期进行客户信息分析归纳，对实际业务客户进行跟进巩固，对其它客户定期沟通，发送公司最新产品信息等。