档案管理流程图
档案管理流程及流程图
（1.2）建立人事副档：
责任人
档案管 理专员
档案管 理专员
3、人事副档建立的时限（1.3） 4、人事副档建立的权限
A. 新员工入职 按照员工入职年、月进行编号、排序建档。 B. 人员调配（分部与分部、分部与大区、分部与总部）将原有的人事副档按照分部的编号重新建立并
存档。
（1.3）人事副档建立的时限：
细 工 作 流
号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预计 归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际
归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续—档案室将归还文件整理归档
程
具体工作
合同接收
A. 对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员 工个人有关的材料，整理、编号、装订，进行建档。
B. 其它建档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的七个工作日内，将相关材料装订，存 入该员工的人事副档。以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。
分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。 B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。
档案管理系统流程及流程图
档案管 理专员
档案管 理专员
主流程项目
标准文档
档案管理流程
注解
责任人
实用大全
5.3 入职资料（5.3.1） 5.4 在职资料（5.4.1） 5.5 调职调薪资料（5.5.1）
标准文档
档案管理流程 档案管理流程
注解
责任人
实用大全
标准文档
（1.4）人事副档建立的权限：
4、人事副档建立的权限（1.4）
不同职级，档案存放处不同： A. 分部总监级以上（含总监）的副档由总部人力资源中心统一保管。分部经理级、分部副经理级及
分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。 B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。
B. 其它建档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的七个工作日内，将相关材料装订，存 入该员工的人事副档。以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。
C. 新入职的经理级（含部门第一负责人）及以上人员的副档，应在该员工入职之日起十五个工作日内， 将该员工副档送至总部人力资源中心，人力资源部门留存复印件以备查考。
K............................................................................................................................................... 其 他应归档的资料
档案管理工作流程图
档案管理工作流程图一、背景描述：随着信息技术的发展，企业和机构面临着海量的文件资料的管理和存储问题。
为了实现文件的分类、整理、检索和保管工作，许多机构都会建立自己的档案管理系统。
档案管理是一项非常重要的工作，因此建立一个完整的档案管理工作流程是非常必要的。
二、档案管理工作流程：1. 收集档案资料档案管理工作流程的第一步是收集档案资料。
这些资料包括文件、图片、录音和视频等多种形式，需要审核和确认文件的来源和真实性。
同时，对于机密文件需要进行特殊处理。
2. 鉴定档案文件为了确定文件的实用性和保管期限，需要进行档案文件的鉴定工作。
这个工作需要尽可能详细地了解文件的相关信息，比如文件的分类、形式、内容、产生时间等。
3. 分类和编号分类和编号是档案管理工作的核心。
经过鉴定后的档案文件需要按照其种类和产生机关分别归档，并被赋予一个唯一的编号。
档案管理人员需要制定编号规则和操作流程，确保档案的唯一性和易于识别。
4. 归档和存储档案文件归档后需要存储到文件库或配套的存储设施中。
文件库必须保证安全且易于管理，通常要建立专门的存储房间，配备完善的安全设施，对档案文件进行物理保护。
5. 关键信息录入档案文件分类、编号信息等必须被录入电脑系统中，便于档案管理人员进行检索和查询。
这些信息还需要备份到多个存储设备中，以防档案文件丢失或损坏。
6. 检索和借阅档案归档完成后，需要对档案文件进行检索和借阅。
档案管理人员可以根据档案编号、分类或其他关键字查询档案，档案借阅需要符合特定的操作流程，确保档案安全。
7. 保管和销毁档案文件的保管期限和归档形式根据规定和实际情况可能不同。
档案管理人员需要不断跟进档案的保管情况，及时对即将到期的文件进行处理，包括转移、销毁或退档等工作。
三、档案管理工作流程图：收集档案资料-->鉴定档案文件-->分类和编号-->归档和存储-->关键信息录入-->检索和借阅-->保管和销毁四、结论：建立一个完整的档案管理工作流程是非常必要的，它可以确保档案资料的合理分类和有序管理，提高档案文件的利用率和查询效率，保障档案安全和完整性。
档案管理流程及流程图
档案管理工作流程
具体工作
收集各部门、分公司的文书档案
流程图
详 下发通知 →审核 →接收 →存档 →没有按时移交的部门向上级领导汇报 →上级领导督办 →移交完毕 细 对于此流程图的解释 工 档案室每年 1 月份下发通知,要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料,各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单,经部 作 门领导签字确认。档案室秘书对移交清单进行核对,符合要求的进行接收,档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。如没有 流 按时移交的部门,档案室进行统计上报董事局办公室,由其再进行督办,直到移交完毕。 程
程
具体工作
刻录光盘
档案管理流程及流程图
流程图
详 登记(申请) →刻录 →检查→下发
细 关于此流程图的解释
工
作 (1)刻录光盘必须在《刻录光盘登记表》中登记,注明部门、文件内容、分数等要求,档案管理员根据登记要求进行刻录,完毕
流
后检查刻录内容,最后下发给所需部门。
程 (2)申请刻录档案室存档光盘必须填写《文件借阅单》,经部门负责人签字确认,档案管理员进行刻录,完毕后检查刻录内容,最
作
流
程
具体工作
图纸档案接收、整理
详 流程图
细 取图 →登记 →审核印章 →编号 →录入 →归档 工 关于此流程图的解释
作
流 由总工办电话通知档案室秘书取图纸,档案室秘书审核图纸就是否有总工办与设计部对此图纸的确认印章,审核后给图纸进行 程 编号,加盖档案室印章,录入电子版目录,按项目类别进行存档。
具体工作
集团营业执照的年检
详 流程图 细 下载申请表→填写表格→网上注册年检 →向财务部要财务报表 →申请盖章 →请款 →到工商局办理年检
档案管理流程图
1.填写文档销毁申请单，编制销毁 清册； 2.领导审批签字； 3.清点核对，监督销毁”。 4.签名盖章
表 档案入库登 记表
表 分类档案目 录 表 档案立卷目 录
表 档案借阅/ 复印登记簿
表 销毁申请单
表 销毁清册
*** 2019.07
批准人员 批准日期
流程名称 相关制度
档案管理流程图
档案管理流程图
编码 执行核心部门
主流程
**办公室
受控状态 控制部门
任务
**办公室 输出表单
《***档案管理制 度》
相关说明 编制人员 编制日期
开始 档案分类
档案移交
归档
立卷管理
保管
借阅
销毁
结束
*** 2019.07
审核人员 审核日期
***资料； ***资料； ***资料； ***资料； ***资料； ***资料； ***资料； ***资料； 1*.*形*资成料的。档案； 2.整理好资料； 3.顺序排列好； 4.整理好纸质档和电子档； 5.填写《档案入库登记表》； 6.领导审核签字，接收人确认。 1.填写登记《分类档案目录》； 2.按序置放在目录后面； 3.右上角标注档案的分类编号、目 录序号及档案密级。 编制《档案立卷目录》
档案管理流程及流程图
具体工作
集团营业执照的年检
详
细
工
作
流
程
流程图
下载申请表→填写表格→网上注册年检→向财务部要财务报表→申请盖章→请款→到工商局办理年检
关于此流程图的解释
根据工商局规定，每年3月起，从工商网下载年检表格，按照营业执照上的内容填写好年检表,并在网上注册年检，在申请
(2)申请刻录档案室存档光盘必须填写《文件借阅单》，经部门负责人签字确认，档案管理员进行刻录，完毕后检查刻录内
容，最后下发给所需部门。
具体工作
对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训
详
细
工
作
流
程
流程图
确定资料员名单→拟定培训日期→拟定培训内容→通知相关资料员→详细讲解培训内容→作专业指导
关于此流程图的解释
对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用OA系统或电话进行通知，
针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。
文件借阅
详
细
工
作
流
程
借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅
部门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件
的编号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅
如没有按时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完毕。
档案管理流程及流程图
具体工作 详 细 工 作 流 程
借阅图书
流程图 查阅 →登记 →录入 →借出
→归还 →归档
关于此流程图的解释 借阅人在档案室进行查阅，找到需要的图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书根据借书卡内容在电脑上 登记，审核无误后将图书借出。借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检查图书是否完好无损，核对无误后归档。
具体工作 详 细 工 作 流 程 流程图
对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训
确定资料员名单 →拟定培训日期 →拟定培训内容 →通知相关资料员 →详细讲解培训内容 →作专业指导 关于此流程图的解释 对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用 OA 系统或电话进行通知， 针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。体工作 详 细 工 作 流 程
图纸档案接收、整理
流程图 取图 →登记 →审核印章 →编号 →录入 →归档 关于此流程图的解释 由总工办电话通知档案室秘书取图纸,档案室秘书审核图纸是否有总工办和设计部对此图纸的确认印章， 审核后给图纸进行编 号，加盖档案室印章,录入电子版目录,按项目类别进行存档。
档案管理流程 主流程项目
(1.1) 人事副档的含义：
注解
责任人
档案管
1、人事副档的含义(1.1)
人事副档是指在公司人事管理工作中形成的，记载和反映员工个人经历、基本情况、资历证明及在公司 中工作业绩、工作表现、工作变动等文件材料，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形 式的历史记录。人事档案应真实全面地反映个人全貌，人力资源部门要经常通过相关部门，收集全公司 员工的岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的，反映个人德、能、勤、绩 等方面的文件材料，充实档案内容。
档案管理系统流程及流程图
流 程
针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。
大全
主流程项目
实用文档
注解
责任人
大全
1、人事副档的含义(1.1) 2、建立人事副档（1.2）
(1.1) 人事副档的含义：
实用文档
人事副档是指在公司人事管理工作中形成的，记载和反映员工个人经历、基本情况、资历证明及在公司 中工作业绩、工作表现、工作变动等文件材料，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形 式的历史记录。人事档案应真实全面地反映个人全貌，人力资源部门要经常通过相关部门，收集全公司 员工的岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的，反映个人德、能、勤、绩 等方面的文件材料，充实档案内容。
详 部门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的
细 编号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅
工
预计归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际
具体工作
集团营业执照的年检
详 流程图 细 下载申请表→填写表格→网上注册年检 →向财务部要财务报表 →申请盖章 →请款 →到工商局办理年检
档案管理工作流程图
公司档案管理制度及流程一、目的增强档案管理，规范公司档案的采集、归档程序和方法，保证公司档案的完好性、正确性和系统性。
供给切合公司需乞降保证管理系统有效运转的凭据。
二、合用范围合用于公司及各部门档案的采集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义1、档案：指公司过去和此刻各级部门及员工从事业务、经营、公司管理、宣传等活动中所直接形成的对公司有保留价值的各样文字、图表、账册、凭据、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的采集、整理、判定、保留、统计、供给利用等活动。
四、职责1、综合部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责敦促指导部门档案管理。
2）成立健全公司档案管理制度，指导、监察和检查执行状况；3）采集、整理、分类、判定、统计、保留公司的档案和其余资料；4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，保证公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。
5）提升档案信息的利用效率，促使信息传达和交流；6）负责组织学习和培训档案管理方法、使用知识。
2、其余各部门有关人员：1）负责在工作改动时，做好或辅助移交工作，并及时通知综合部；2）向综合部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的平常采集、表记、储存、保留、利用、归档；4）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保留财务档案资料；3、各部门主管人员1）同意对自己部门资料或合同复印件的处理。
4、各部门经理 / 副总1）负责对档案管理监察检查报告的审批。
五、工作程序1、档案资料的采集1）各部门有关人员负责对本部门平常工作中形成的合同及文件资料进行采集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同样资料原件需要保留的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。
a)归档范围及移交时间b)档案资料的表记综合部及各部门对各自保留的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。
档案管理流程及流程图46840
最后下发给所需部门。
具体工作
对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训
详 流程图
细 确定资料员名单 →拟定培训日期 →拟定培训内容 →通知相关资料员 →详细讲解培训内容 →作专业指导
工 关于此流程图的解释
作 流 程
对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用 OA 系统或电话进行通知， 针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。
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档案管理工作流程
具体工作
收集各部门、分公司的文书档案
流程图
详 下发通知 →审核 →接收 →存档 →没有按时移交的部门向上级领导汇报 →上级领导督办 →移交完毕 细 对于此流程图的解释 工 档案室每年 1 月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单， 作 经部门领导签字确认。档案室秘书对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。 流 如没有按时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完毕。 程
具体工作
对集团所有文书材料进行整理
流程图 详 细 收集 →分类 →组卷 →录入卷内目录 →编写案卷题名→装订 工 关于此流程图的解释 作 收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。 流 程
页眉内容
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具体工作
文件借阅
详
借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部 门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编
档案管理流程及流程图
需部门。
具体工作
对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训
详 流程图
细 确定资料员名单 →拟定培训日期 →拟定培训内容 →通知相关资料员 →详细讲解培训内容 →作专业指导 工 关于此流程图的解释 作 对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用 OA 系统或电话进行通知，针对每个项目、资 流 程 料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。
具体工作
刻录光盘
2022 年 3 月 23 日；第4查→下发 细 关于此流程图的解释 工
作 (1)刻录光盘必须在《刻录光盘登记表》中登记，注明部门、文件内容、分数等要求，档案管理员根据登记要求进行刻录，完毕后检查刻录内
流
容，最后下发给所需部门。
程 (2)申请刻录档案室存档光盘必须填写《文件借阅单》，经部门负责人签字确认，档案管理员进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所
详 借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归
细
还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上—文件
工
借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预计归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归
流 商所进行审核，审核通过后将营业执照放在工商所进行变更。 程
具体工作
借阅图书
流程图 详 细 查阅 →登记 →录入 →借出 →归还 →归档 工 关于此流程图的解释 作 借阅人在档案室进行查阅，找到需要的图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书根据借书卡内容在电脑上登记，审核无误后