会务基本知识.ppt
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会务基本知识
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门
L宴OG会O 席次 二
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1 第一主人
1 2
2 第二主人
5
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3 2 门
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二、会中服务
❖会议报到 ❖检查会议材料 ❖录音录相工作 ❖茶水服务 ❖确保按照议程或行程进行
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可能出现的突发状况
❖ 1.超出时间控制：出发晚点、个别项目超时 ❖ 2.参会人员变动：新增，减少参会人员 ❖ 3.不可抗因素：天气变化，地质灾害 ❖ 4.客方的新要求：增加或减少考察点 ❖ 5.其他新情况
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多人站一行的情形
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6 4 21 3 5
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几种常见的会场形式
LO报GO告式一
会标 75312468
主席台 86421357 86421357 86421357
L报OG告O 式 二
发言席
会标 75312468 75312468
主席台 43211234 43211234 43211234
❖ 模拟整个会议活动。包括活动路线踩点，在头脑 里把整个过程再设想一遍。
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（4）落实方案中的各项准备工作
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❖印发通知
❖收集参会人员名单 确保参会人员的姓名和职务级别的准确性。
❖准备会议材料 讲话材料、主持词、议程、参会人员名单、签到 表等。
❖布置会场
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• 安排任务分工并检查落实
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处理原则
保障最重要的 调整次要的
削减与主题关系不大的
会务工作培训课件ppt
总结词
会议物资管理不善会导致物资短缺或浪 费，影响会议效果和成本。
VS
解决方案
提前列出所需物资清单，安排专人负责物 资采购和管理，确保物资充足且合理使用 ，避免浪费和损失。
1.谢谢聆 听
会务工作常见问题与解决方案
05
会议时间安排不合理
总结词
会议时间安排不合理会导致参会人员无法准 时参加，影响会议进程和效果。
解决方案
提前了解参会人员的工作安排和时间表，选 择合适的时间段进行会议，并确保会议时间 紧凑、高效。
参会人员沟通不畅
总结词
参会人员之间沟通不畅会导致信息传递受阻 ，影响会议决策和效果。
会议记录与资料整理
记录要点
准确记录会议要点，包括议题、讨论内容和决策结果等。
资料整理
及时整理会议资料，包括会议议程、发言稿和会议纪要等，便于后续查阅和存档。
04 会后服务工作
会议总结与反馈收集
会议总结
对会议的主要议题、讨论内容和结论进行总结，确保所有参会者对会议内容有清晰的认 识。
反馈收集
通过问卷调查、面对面交流等方式收集参会者对会议的意见和建议，以便改进后续的会 议组织工作。
会务工作培训课件
汇报人：可编辑
2023-12-23
目录
• 会务工作概述 • 会务筹备工作 • 会中服务工作 • 会后服务工作 • 会务工作常见问题与解决方案
会务工作概述
01
会务工作的定义与特点
总结词
会务工作是一项组织和管理会议事务的 活动，其特点包括计划性、协调性和服 务性。
VS
详细描述
会务工作通常包括会议策划、场地预订、 设备调试、资料准备、人员协调等多个环 节，需要提前进行周密的计划和安排。此 外，会务工作还需要与各方面进行协调， 确保会议顺利进行。同时，会务工作以服 务会议为中心，为参会人员提供优质的服 务和保障。
会务课件PPT
02
提供不同档次的房间，满足不同需求，确保住宿安全、卫生。
住宿服务
03
提供24小时前台服务、洗衣服务、叫醒服务等，确保参会人员
得到贴心照顾。
会议交通保障
1 2
交通工具选择
根据参会人员数量和会议地点，选择合适的交通 工具，如大巴车、中巴车等。
交通路线规划
提前规划好交通路线，确保参会人员准时到达会 议地点。
根据问题分析结果，制定相应的改进措施，并落实到下一次会议中。
06 会务案例分享
成功案例介绍
案例一
某公司年度销售会议
案例二
某大学学术研讨会
案例三
某政府机构工作会议
失败案例分析
案例一
某公司月度管理会议
案例二
某社会组织公益活动
案例三
某医院内部培训课程
案例经验总结
成功案例的共同点
01
明确的目标、周密的计划、有效的组织和良好的沟通
03 会务组织与实施
会议签到与接待
签到
确保参会人员准时签到，记录参 会人员名单，以便后续核对。
接待
为参会人员提供必要的指引和帮 助，确保他们顺利参加会议。
会议议程进行
安排议程
根据会议主题和目的，制定详细的议程安排，确保会议内容 紧凑有序。
引导发言
引导发言人按照议程顺序发言，控制发言时间，确保会议顺 利进行。
多样性
从不同角度和维度收集 反馈，包括意见、建议 和问题等。
深入性
鼓励参会人员提出具体 的意见和建议，以便更 好地了解他们的需求和 期望。
会议问题总结与改进
01
问题分类
将收集到的问题进行分类整理，如组织管理、内容质量、技术保障等。
会务工作培训ppt课件(精)
05
会务礼仪与沟通技巧
会务礼仪规范
仪表整洁
会务人员应保持良好的个人卫生，穿着整洁得体，以展现专业形 象。
举止大方
在会务场合，会务人员应举止大方、自然，保持微笑，展现友善和 热情。
语言规范
使用礼貌用语，注意措辞和语气，避免使用粗俗或冒犯性的语言。
与参会人员沟通技巧
倾听能力
积极倾听参会人员的发言和需求，给予充分的关注和回应。
况。
03
会中服务工作
签到与接待工作
签到方式选择
根据会议规模和需求，选 择合适的签到方式，如电 子签到、纸质签到等。
接待流程设计
制定详细的接待流程，包 括接待人员安排、接待区 域布置、接待物品准备等 。
嘉宾引领服务
为重要嘉宾提供引领服务 ，包括引领至座位、介绍 会议安排等。
茶水、餐饮等服务提供
茶水服务
重要性
会务工作是保障会议顺利进行的 关键，对于提高会议效率、促进 沟通交流、展示形象具有重要意 义。
会务工作的职责与任务
职责 负责会议的前期筹备工作，包括会议主题、时间、地点、参会人员等的确定。
负责会议现场的组织与管理工作，包括签到、引导、协调等。
会务工作的职责与任务
• 负责会议后期的总结与反馈工作，包括会议纪要、新闻稿 等的撰写与发布。
感谢您的观看
THANKS
参会人员名单收集与整理
01
02
03
确定参会人员范围
根据会议主题和目的，确 定参会人员的范围，包括 组织者、主讲嘉宾、与会 代表等。
收集参会人员信息
通过邮件、电话等方式收 集参会人员的基本信息， 如姓名、职务、联系方式 等。
整理参会人员名单
会务工作培训课件ppt
方法：采用问 卷调查、访谈 等方法进行评
估。
PART SEVEN
会务工作常见问题及解 决方案
会议筹备中的常见问题及解决方案
会议主题不明确：需要提前 确定会议主题和目的，并制 定详细的议程。
参会人员不合适：需要确定 合适的参会人员，包括相关 领导、专家、行业人士等。
会议时间安排不合理：需要 提前确定会议时间，并考虑 会议地点、交通等因素。
会议前的准备工作： 协助会务组进行会 场布置，检查设备 是否正常
会议中的服务工作： 保持会场整洁，及 时倒茶水，清理纸 杯等
会议后的收尾工作： 整理会场，检查设 备是否有损坏，及 时报修等
会议服务中的沟通和协调
建立良好的沟通渠 道
及时解决问题，化 解矛盾
有效沟通，确保信 息传递准确无误
积极协调，达成共 识，促进会议顺利 进行
会议接待流不够规范，容易出 错
会议接待费用过高，超出预算。
会议服务中的常见问题及解决方案
会议场地选择：考虑参会人员数量、活动类型等因素，确保场地适宜 会议设备准备：提前安排好音响、投影、灯光等设备，确保活动顺利进行 茶歇与午餐安排：根据参会人员数量和需求，合理安排茶歇和午餐，提供高品质服务 会议流程安排：制定合理的会议流程，包括议程、时间安排等，确保活动有序进行
会议评估的指标和标准
会议目标是否明确
会议议程是否合理
与会人员是否具备相应的知 识和经验
会议时间是否充足
会议评估的反馈和应用
反馈：提供具 体的反馈意见， 帮助改进会议 组织和管理。
应用：将评估结 果应用于下一次 会议的组织和管 理，提高会议效
率和质量。
目的：评估会 议的效果和价 值，为管理层 提供决策依据。
会务培训PPT课件
8: 易拉宝：公司介绍、公司荣誉、产品介绍、会务组织架构、当 地客户见证名录等易拉宝。
9: 横幅：现场除悬挂主题横幅外，还可悬挂公司阶段性的宣传横 幅，如“热烈祝贺股龙公司成功举办2010年投资策略报告会”等
2023/10/2
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课间
音响师（DJ）
(一) 硬件保障
1、保障音响无障碍，电池电量足；
2、需安排监听音箱（或者有音箱面向讲台，老师试
2023/10/2
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送讲师
(一) 授课完毕，接待人员须继续做好与讲师的行程沟通。 (二) 讲师离开前，接待人员必须做好差旅费的结算，不得
拖欠，如有特殊情况，需征得双方同意。 本会务模板借鉴了多位优秀讲师的会务版本，具有较 强的参考性，望各位股龙精英们认真贯彻执行，也欢 迎各位积极提出宝贵建议，在严格把控细节的基上， 以市场为导向，共同升级会务模板，提高会务品质， 提升公司业绩，更好地帮助投资者成长。
配合
1、以客户的角色入座，呼应要有力,确保全场能听到；
2、鼓掌时须大力、响亮、连续,带动全场；
3、促成五秒钟内即可成交
(1) 现金成交，公司提供现金（可借用会务款，最好两
千以上），财务拿着钱返回时可途中数钱；
(2) 刷卡成交，可只刷最小金额；
(3) 成交时，投资顾问可大声喊财务过去收钱或开收据— —如：财务！这里！某某报名某某班。
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（六）护 送
(一) 人员要求
1、上半场：女，形象好，气质好，着工装，带丝巾；
2、下半场：在与讲师确认的前提下，可安排四名男助教， 健康活力，着工装，以大课方式护送。
(二) 上场护送
1、随讲师左后方，右手别背，左手前伸示请——国际商 务礼仪讲究右为上；
会务基本知识
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现在是从人的背后看到的
以右为尊 或 以右为上
可能出现的错误 ╳
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现在是从人的背后看到的
2
正确：坐在我右手的位置的人，比我自己的级别要高。 错误：坐在我右手位置的人比我左手位置的人级别高。
多人站一行的情形421来自356
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几种常见的会场形式
报告式一
会 标
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主 席 台
8 8 8
• 一切都从制定工作方案开始
• 方案的好坏将是会务工作取得成功的关键
（1）收集信息
开始设计方案之前，首先应该了解与会 议活动有关的信息，掌握的信息越多、越具 体，可以使你在设计方案时考虑得越周到、 越细致，就能避免在会议活动中出现意外情 况的机率大大减小。
有关信息应该包括以下内容：
会 议： • 时间：不能与参会人员的其他活动相冲突。 • 地点：根据会议的形式和参会人员的数量确定。 • 参会人员：确定参加会议活动的范围。 活 动： • 路线：寻找一条最短的、最通畅的、最佳的行动路线。不走回头路。 • 确定相关人员：随行人员、迎候人员、讲解人员。 接待考察团队： • 时间：客方出发时间、抵达时间、停留时间。 • 乘用工具：使用何种交通工具？是否需由我方安排？ • 带队领导及随行人员：确定每一位客人的姓名、性别和职务。 • 住宿：是否住宿？由旅行团安排或由我方代为预订酒店？ • 活动安排：客方的希望考察的内容。
会务工作
会议，已经成为现代社会生活、政治生活、
经济生活中一种经常的广泛的活动形式。
它是各级机关传达精神、布置工作、统一
思想、研究问题的重要方式，也是开展工作的
会务管理培训页PPT课件
2023
PART 02
会务筹备工作
REPORTING
会议目的与议程设定
会议目的
明确会议的主题、目标，以及希望达 成的效果。
议程设定
根据会议目的，制定详细的议程，包 括时间安排、讨论主题、发言顺序等 。
会议地点选择与布置
地点选择
根据会议规模、需求等因素，选择合适的会议地点。
场地布置
根据会议类型和议程，合理布置场地，包括桌椅摆放、投影设备、灯光音响等。
评估
对会议效果进行评估，包括会议目标是否达成、参会 者满意度等。
反馈
将评估结果反馈给相关人员，为今后的会议提供改进 依据和建议。
2023
PART 05
现代会务管理工具与技术
REPORTING
电子会议系统介绍与应用
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电子会议系统
是一种利用信息技术实现 的远程会议形式，通过视 频、音频、文字等多种方 式进行交流。
会议进行中的管理
REPORTING
会议签到与座位安排
总结词
确保参会人员准时到场并安排合适座位
详细描述
会议开始前，负责签到的工作人员应核实参会人员身份，确保其按时到场。根据参会人员的职位、级 别和部门等信息，合理安排座位，以示尊重并方便交流。
会议议程执行与时间管理
总结词
确保会议按照预定议程进行并有效利用时间
详细描述
企业年会策划需要考虑场地布置、节目安排、互动环节等多个方面，以确保活 动的顺利进行和成功举办。同时，还需要注意预算控制、安全保障等细节问题 。
国际学术会议组织案例
总结词
国际学术会议是学术交流的重要平台，需要严谨的策划和组织，以确保会议的学术水平和参会人员的满意度。
会务工作知识
会务工作知识嘿，朋友！说起会务工作，那可真是一门大学问，就像一场精彩的演出背后有着无数精心的准备一样。
会务工作，简单来说，就是要让一场会议顺利、高效、圆满地进行。
你想想，要是一场会议乱糟糟的，大家是不是会觉得很糟心？先说会议的筹备阶段吧。
这就好比建房子打地基，得稳稳当当。
首先得明确会议的主题和目的，这就像你出门得知道要去哪儿一样。
要是连这个都不清楚，那不是瞎忙活嘛？然后就是确定参会人员，这可得仔细斟酌，谁该来，谁不该来，就跟选球队队员似的，得挑合适的，能发挥作用的。
接下来是场地的选择。
场地大小要合适，不能太小让人觉得拥挤，也不能太大显得空荡荡的没气氛。
环境也很重要，要安静、舒适，不能有太多干扰。
这就好比你睡觉要找个安静舒服的床，不然能睡好吗？再说说会议资料的准备。
这可不能马虎，资料得准确、清晰、有条理，就像给人指路得明明白白的，不能让人迷路。
而且，提前把资料发给参会人员，让大家有个准备，这不就跟考试前老师给你划重点一样嘛。
到了会议进行阶段，现场的组织和协调就显得尤为重要啦。
就像指挥一场交响乐，每个环节都得紧密配合。
主持人要把控好节奏，不能太快让人跟不上，也不能太慢让人打瞌睡。
发言的顺序和时间得安排合理，不能一个人滔滔不绝，把别人的时间都占了。
还有啊，会议中的服务也不能少。
茶水得及时供应，设备得保证正常运行。
这就好像汽车在路上跑，得有油，零件也不能出问题。
会议结束后，可别以为就大功告成了。
得做好总结和反馈，听听大家的意见和建议，看看哪里做得好，哪里还需要改进。
这就像打完一场比赛，得总结经验教训，下次才能打得更好。
总之，会务工作看起来简单，实则复杂又重要。
做好了，能让会议顺利进行，达到预期效果；做不好，那可就是一场混乱。
所以，咱们可得用心对待，把每一个细节都考虑到，让每一场会议都能成为一次成功的交流和合作！。
2023会务工作标准培训ppt优质教案ppt
收集反馈：通过问卷调查、口头反馈等方式收集参会者的意见和建议。
分析数据：对收集到的数据进行整理和分析，了解参会者的满意度、 参与度等情况。
制定标准：根据会议的主题和目标，制定评估会议效果的标准，如参 与度、满意度、交流合作等。
确定指标：将评估标准细化为具体的指标，如参与度可以通过参会者 的发言次数、发言质量等方面进行评估。
案例亮点：通过精心策划的活动和 节目，让员工感受到公司的关怀和 温暖，同时通过优秀员工的表彰和 奖励，激发员工的工作热情和创造 力。
案例背景介绍
失败原因分析
改进措施与效果评 估
总结与启示
案例介绍：具体 会务工作案例的 背景、过程和结 果
互动讨论：针对 案例中的问题、 难点展开讨论， 鼓励参与者发表 意见和建议
汇报人：
01 02 03 04 05
06
Part One
Part Two
会务工作的定义：指会议的组织、策划、管理、执行等工作，包括会议的筹备、组织、协调、执行等环节。 会务工作的作用：为会议的顺利召开提供保障，确保会议的顺利进行，提高会议效率，促进信息的交流与沟通，推动工作的开展与落实。
观众缺席：及时通 知观众，做好接待 工作，避免观众流 失
安全问题：制定应 急预案，配备安保 人员和设备，确保 活动安全
01
明确团队目标：确保每个成员都清楚团队的 工作目标和期望结果
03
沟通与协作：加强团队成员之间的沟通，及 时解决问题，确保工作顺利进行
05
激励与认可：对团队成员的工作表现给予及 时的认可和激励，提高团队士气和工作效率
安排交通和接待服务
做好宣传和报道工作
确定会议主题和目的
准备会议材料和文件