用印流程及印章管理制度

用印流程及管理制度

—、总则

为加强公司印章管理，规范和完善印章的办理、保管和使用程序，确保公司开展正常的经营管理活动，维护公司的利益，特制定本制度。

1.本制度适用于**有限公司及其各子（分）公司。

2.本制度项下印章类别有公章、法定代表人名章、财务专用章、发票专用章、合同专用章。

3.本制度下，印章管理主要涉及印章的使用申请和外带申请管理。

4.印章的管理应遵循"明确权责、严格权限、归口管理、责任到人"的管理原则，不得出现推诿或责任不清的情形，并确保印章管理有序进行。

二、管理职责

1.行政部负责对公司所有印章进行建档，并对印章管理工作进行监督检查。

2.行政部负责公章、合同专用章的管理，财务部负责法定代表人名章、财务专用章、发票专用章的管理，如下：

三、印章保管要求

1.印章保管须由专人专柜加锁保存，以保证印章管理安全。

2.印章保管人员不得将印章随时放置或私自委托他人进行保管。

3.印章保管人员因离岗、离职等原因发生任何变动的，印章保管部门须第一时间指定新的印章保管人员。新旧印章保管人员应钉钉提交印章交接流程，办理交接手续。

4.印章的保管人员应保持保管时间上的连续性,不得出现印章无人保管的情形；印章保管部门应做好印章保管人员的授权和交接工作，保障印章管理工作的安全性和严肃性。

5.若印章发生遗失、损毁、被盗或其他异常情形的，印章保管人员须第一时间保护现场，迅速向上级提交书面情况说明，并报总经办备案。若经印章保管人员确认印章已遗失的，行政部门将负责印章遗失后续事宜，包括但不限于安排相关人员进行遗失公告、安排遗失部门申请刻制新印章。

四、印章使用管理

（一）用印申请审批流程及注意事项

1.若申请人需要申请用印，须通过钉钉发起用印审批流程,审批人依次为申请人部门负责人、保管人部门负责人、总经理，并抄送印章保管人员和申请业务对应的法定代表人。详细审批流程参照下图：

2.申请人申请用印时，须在钉钉流程里附上用印文件的电子档或扫

描件。

3.印章保管人在全部审批结束之后，方可进行用印，未看到相应的审批，不得在申请人的任何申请文件上用印。

4.用印文件需修改的必需将修改后的文件上传至钉钉流程，不得私下委托印章保管人更改。

5.用印结束后，印章保管人员应将用印后的资料以评论的形式拍照上传至相应的钉钉用印审批里。

6.印章保管人员应坚持原则,严格执行公司规章制度,不得利用保管的印章为自己谋私利；对任何不合规、不合流程的用印申请应当拒绝。

7.原则上，采购合同均需乙方盖章后，方可加盖我司印章。

8.印章保管人员用印时应保证盖章位置准确、恰当,印迹端正、清晰，印章的名称与用印文件的落款一致,不多盖、不漏盖。

（二）印章外出使用审批要求及注意事项

1.印章外出使用，指印章脱离印章保管人员的保管范围而由印章外借人员将印章带往其他场所使用。

2.印章应尽可能地避免外带、邮寄，确有需要，应严格依照本节中规定的审批流程进行申请。

3.若申请人需携带印章外出使用，则须通过钉钉发起用印审批流程，注明借出与返还时间，印章保管人员核查审批无误后，方可外借该给该申请人。

4.申请人携带印章外出使用时，须妥善保管公司的印章,不得擅自交由他人进行保管。

5.申请人只可将印章用于办理申请事由，并对印章的使用后果承担

一切责任。

6.印章保管人督促申请人在约定时间内及时归还印章。

五、印章管理处罚规定

1.若员工将公司印章丢失或损毁的,则该员工应承担补办该印章所花费的所有费用，若员工并未按照本印章管理制度规定的流程使用印章的，将对违反流程的员工处以人民币200元的罚款；

2.员工违反本制度的同时触犯国家相关法律法规的规定的，集团除依照前述规定对其进行处罚外，同时移交司法机关追究其法律责任。

3.经相关部门核查，发现印章管理部门存在重大问题的，将由公司内部进行通报批评,并要求限期改正

六、附则

1、本制度由最终解释权归公司所有。

2.本制度自2022年月日起执行。