公司合同档案管理制度

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公司合同管理档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司合同管理，确保合同的有效性和合法性，维护公司合法权益，提高合同管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各部门、子公司及分支机构在签订、履行、变更和终止各类合同过程中的档案管理。

第三条本制度遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规和公司内部规定。

（二）完整性原则：合同档案应全面、完整地反映合同签订、履行、变更和终止的全过程。

（三）安全性原则：合同档案应确保保密，防止泄露公司商业秘密。

（四）便捷性原则：合同档案应便于查阅、检索和使用。

第二章合同档案管理职责第四条公司总经理负责合同档案管理的总体工作，监督、指导各部门、子公司及分支机构合同档案管理工作。

第五条合同管理部门负责具体实施合同档案管理工作，其主要职责包括：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施。

（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管和销毁。

（三）对合同档案进行分类、编号、登记、统计和分析。

（四）对合同档案进行信息化管理，提高合同档案管理效率。

（五）对合同档案进行定期检查、维护和更新。

第六条各部门、子公司及分支机构应指定专人负责本部门、本单位的合同档案管理工作。

第三章合同档案管理流程第七条合同签订：（一）合同签订前，合同管理部门应对合同内容进行审核，确保合同合法性、合规性。

（二）合同签订后，合同管理部门应及时将合同原件及附件收集齐全，并填写《合同登记表》。

第八条合同履行：（一）合同履行过程中，各部门、子公司及分支机构应按合同约定履行义务。

（二）合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪、监督，确保合同有效履行。

第九条合同变更：（一）合同变更需经合同双方协商一致，并签订变更协议。

（二）合同管理部门应及时收集变更协议，并更新合同档案。

第十条合同终止：（一）合同终止后，合同管理部门应收集终止协议，并更新合同档案。

（二）合同管理部门应及时将终止合同的原件及附件进行归档、保管。

第四章合同档案保管与销毁第十一条合同档案保管：（一）合同档案应存放在安全、干燥、通风的场所。

公司合同档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有合同档案的管理，包括但不限于合同签订、履行、变更、解除、终止等过程中的各类合同档案。

第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和公司规章制度进行合同档案管理。

（二）统一管理原则：实行集中统一管理，确保合同档案的完整性和连续性。

（三）安全保密原则：加强合同档案的保密工作，防止泄露公司商业秘密。

（四）高效利用原则：提高合同档案的检索和利用效率，为公司经营管理提供有力支持。

第二章组织机构与职责第四条公司设立合同档案管理领导小组，负责公司合同档案管理的总体规划和组织实施。

第五条合同档案管理领导小组的主要职责：（一）制定公司合同档案管理制度；（二）审批合同档案的归档、借阅、销毁等工作；（三）监督合同档案管理的执行情况；（四）组织开展合同档案管理的培训和考核。

第六条合同管理部门负责公司合同档案的具体管理工作，其主要职责：（一）建立健全合同档案管理制度；（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作；（三）对合同档案进行鉴定、整理和数字化处理；（四）定期对合同档案进行清查、统计和分析；（五）配合审计、司法等部门的调查取证工作。

第三章合同档案的收集与整理第七条合同档案的收集应包括以下内容：（一）合同文本；（二）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件；（三）合同履行过程中的相关凭证、记录；（四）合同履行过程中产生的其他有关资料。

第八条合同档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据合同类型、合同期限、合同履行情况等进行分类；（二）编号归档：对合同档案进行统一编号，并按照编号顺序归档；（三）目录编制：编制合同档案目录，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同履行期限、合同金额、归档日期等信息；（四）归档要求：合同档案的归档应完整、准确、清晰。

公司合同档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司合同档案的管理，保障公司合法权益，提高合同档案管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各类合同档案，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同、劳动合同等。

第三条本制度遵循以下原则：（一）统一管理、分级负责；（二）规范有序、安全保密；（三）便于查阅、高效利用。

第二章档案管理职责第四条公司办公室负责合同档案的统一管理，具体职责如下：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施；（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；（三）对各部门合同档案管理工作进行监督、检查和指导。

第五条各部门负责本部门合同档案的收集、整理、归档工作，具体职责如下：（一）按照合同档案管理制度，对本部门合同档案进行收集、整理；（二）确保合同档案的完整、准确、及时；（三）定期向办公室报送合同档案，履行清交手续。

第三章档案收集与归档第六条合同档案收集范围：（一）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件；（二）合同附件、证明材料；（三）合同执行过程中形成的各类函件、通知、证明等；（四）合同执行过程中形成的其他相关资料。

第七条合同档案归档要求：（一）合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类、整理；（二）合同档案应装订成册，封面注明合同类别、合同编号、签订时间、合同主体等信息；（三）合同档案应填写档案登记表，登记档案名称、档案编号、档案页数、档案保管人等信息。

第四章档案保管与借阅第八条合同档案保管要求：（一）合同档案应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防火、防盗的专用档案柜内；（二）档案柜应定期检查、维护，确保档案安全；（三）档案保管人应严格执行档案保管制度，确保档案完整、安全。

第九条合同档案借阅要求：（一）借阅人需填写借阅申请表，注明借阅原因、期限；（二）借阅人应遵守档案保管规定，爱护档案，不得擅自涂改、损毁、遗失；（三）借阅期限一般不超过3天，如需延长，应办理续借手续。

合同档案收集整理管理制度

合同档案收集整理管理制度第一章总则第一条为了规范合同档案的收集、整理和管理工作，保障合同归档的安全性和有效性，提高合同档案的利用价值，制定本制度。

第二条本制度适用范围为全公司范围内的合同档案收集整理管理工作。

本制度所称合同档案包括纸质合同文件和电子合同文件。

第三条公司合同档案的收集、整理和管理工作由公司档案管理部门负责具体实施，各部门负责自己部门合同的收集、整理和管理工作。

第四条公司合同档案的收集、整理和管理工作必须遵循合法、规范和安全的原则，保持合同档案的完整性、真实性和可靠性。

第二章合同档案的收集第五条公司各职能部门应当按照合同签订的程序和要求，及时将合同文件交由档案管理部门进行归档。

未经档案管理部门同意，任何部门不得私自留存合同文件。

第六条档案管理部门应当建立合同档案收集登记簿，对收集的合同文件进行详细的登记，包括合同编号、名称、签订日期、归档日期等信息。

第七条档案管理部门在接受合同文件时，应当对合同文件进行登记、编号，并按照文件编号，将合同文件按照类别进行分类存放，确保合同档案的整齐、清晰。

第三章合同档案的整理第八条合同文件应当按照一定的归档规则进行整理，确保合同档案的整洁、准确。

第九条档案管理部门应当定期对合同档案进行整理和清点，剔除过期的合同文件，并进行相应的归档转移。

第十条档案管理部门应当规范合同文件的装订和标识，保持合同文件的完整、清晰，便于存储和查询。

第四章合同档案的管理第十一条公司档案管理部门应当建立合同档案的档案室，规范存放合同档案，并保障合同档案的安全和完整。

第十二条合同档案管理人员应当严格遵守档案管理制度，保密合同文件的内容，不得擅自泄露。

第十三条合同档案管理人员应当按照规定，配备相应的权限和密码，对电子合同档案进行加密存储，并严格限制相关人员的访问权限。

第五章合同档案的利用第十四条档案管理部门应当建立合同档案借阅和利用制度，确保合同文件借阅的安全和合法。

第十五条合同档案的利用应当严格遵守相关法律法规，不得私自复印、外借合同文件，防止合同档案的泄露。

合同档案管理方法(最新13篇)

合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。

二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。

以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。

特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。

合同档案管理制度（精选12篇）

合同档案管理制度合同档案管理制度（精选12篇）随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。

那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。

合同档案管理制度篇11.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。

2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。

3.职责：3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。

采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。

4.1.2公司其他部门提供的文件归档。

公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。

4.1.3外来或外放文件的归档。

供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。

4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。

采购部的台账、电子档的文件记录。

4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。

4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。

4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。

4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。

4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。

4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。

4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。

公司合同档案管理制度

公司合同档案管理制度第一章总则第一条为规范公司合同档案管理工作，提高工作效率，确保合同档案的完整性与安全性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门、单位和人员在合同活动中的合同档案管理工作。

在合同档案管理中，应遵守法律法规和公司规章制度，秉承诚实守信的原则，确保合同档案的真实、准确、完整、及时。

第三条公司合同档案管理工作主管单位为公司档案管理部门，负责全公司合同档案管理规范、监督和指导工作。

第四条公司各部门、单位应当配合档案管理部门做好合同档案管理工作，健全合同档案管理制度，组织开展相关培训，提高员工的合同档案管理水平。

第五条公司制定合同档案管理制度的目的是为了规范合同档案的保管、利用、安全与保密，建立合同档案的全生命周期管理制度，提高公司运营效率。

第二章合同档案管理的基本原则第六条合同档案管理应当坚持以下原则：1.真实性原则：合同档案中的信息必须真实、准确、完整。

2.便捷性原则：合同档案的查询、检索、利用必须方便快捷。

3.保密性原则：合同档案管理必须确保文件的机密性，不得泄露。

4.全面性原则：合同档案管理必须全面、系统。

5.安全性原则：合同档案管理必须保障文件的安全性。

第三章合同档案管理的基本内容第七条合同档案管理的基本内容包括以下方面：1.合同档案管理责任制度：明确各级人员的合同档案管理职责，建立和完善合同档案管理责任制度。

2.合同档案管理流程：规范合同档案的存档、流转、利用流程，确保合同档案的准确性。

3.合同档案管理规范：明确各项合同档案管理规范，包括合同档案的分类、编号、归档、保管等规范。

4.合同档案的利用：规范合同档案的查询、检索、利用流程，提高合同档案的利用率。

5.合同档案的保密：建立合同档案的保密机制，确保文件的机密性。

6.合同档案的销毁：明确合同档案的销毁程序，合理处理合同档案的存续与销毁问题。

第四章合同档案管理的具体要求第八条公司合同档案管理的具体要求如下：1.合同档案的建档：所有公司合同应当依据规定建立合同档案，包括合同原件、复印件等。

合同档案管理及档案利用管理制度

合同档案管理及档案利用管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，规范合同档案的收集、整理、归档和利用工作，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条合同档案是公司合同管理的重要成果，是公司经济活动的重要记录，是维护公司合法权益的重要依据。

合同档案管理应当遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。

第三条本制度适用于公司所有合同档案的管理和利用工作。

第四条公司应当设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档和利用工作。

第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集工作应当从合同签订开始，持续到合同履行结束。

第六条合同档案收集的内容包括：合同文本及附件、合同履行过程中的重要文件、合同纠纷处理文件、合同归档申请表、合同归档清单等。

第七条合同档案的整理工作应当根据档案的内容、形式和特点，进行分类、排序、编号、装订、装盒等工作。

第八条合同档案管理部门应当建立合同档案目录，方便对合同档案的查询和利用。

第三章合同档案的归档与保管第九条合同档案的归档工作应当在合同履行结束后的一定期限内完成。

第十条合同档案应当归档到合同档案管理部门，由合同档案管理部门进行统一保管。

管制度，确保合同档案的安全、保密和完整。

第四章合同档案的利用第十二条合同档案的利用工作应当遵循保密、合法、及时、准确的原则。

第十三条合同档案管理部门应当建立合同档案查询制度，提供查询、借阅、复制等服务。

第十四条利用合同档案应当进行登记，记录利用档案的人员、时间、用途和结果等信息。

第十五条合同档案管理部门应当对利用合同档案的结果进行跟踪和反馈，及时发现和纠正利用合同档案中的问题。

第五章合同档案的销毁第十六条合同档案的销毁工作应当根据合同档案的保存期限和保密要求进行。

毁制度，对销毁合同档案的人员、时间、地点、方式等进行记录。

第六章法律责任第十八条违反本制度的，应当依法承担相应的法律责任。

第十九条合同档案管理部门有权对违反本制度的行为进行制止和处理。

公司合同档案管理制度

公司合同档案管理制度一、背景介绍为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。

二、管理目标和原则1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。

2.原则：-合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。

-统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。

-合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理工作。

三、档案管理流程1.合同建档-合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入档案管理系统。

-归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、附件等。

-归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合同类型、签订日期等。

2.合同存档-合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。

-合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档案库中。

-合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安全性和保存环境。

3.合同查询和借阅-公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。

-需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。

-借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。

-归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的完整性。

4.合同档案归档和销毁-合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。

-归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。

-合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并填写销毁记录。

四、责任和权限1.公司合同档案管理部门负责制定和执行合同档案管理制度，指导并监督各部门的合同档案管理工作。

2.业务部门负责合同档案的交付及相关信息的录入，并配合合同档案管理部门进行查询和借阅工作。

3.合同归档员负责合同档案的建档、存档、归档和销毁工作，并保证合同档案的保密性和安全性。

档案和合同管理制度

档案和合同管理制度一、制度目的本制度的目的是规范公司内部档案和合同管理工作，保证档案和合同的规范化、安全化、透明化管理，确保公司内部业务运作的顺利进行，降低公司风险，提高工作效率。

二、制度适用范围本制度适用于公司所有部门、所有员工以及与公司签订合同的合作伙伴。

三、档案管理内容1、档案的归档（1）公司内部文件、资料等归档按照文件的重要程度、保密等级和使用频率进行分类归档，建立档案档案号归档，建立档案管理数据库，方便查找和管理。

（2）档案的保存期限根据文件的类型、性质、用途及管理需要确定合理的保存期限。

2、档案的借阅和利用（1）档案的借阅需经过相关部门的审批，并填写借阅申请表，在规定的借阅时间内完成借阅并归还档案。

（2）档案的利用必须符合公司规定，不得私自复制、外传档案内容，避免泄露公司机密信息。

3、档案的销毁（1）档案的销毁需经过相关部门的审批，并按照公司的文件销毁规定进行销毁操作。

（2）销毁过程需记录销毁的档案种类、数量和销毁人员等信息，确保档案销毁合规。

四、合同管理内容1、合同的签订（1）公司与合作伙伴签订合同需经过法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。

（2）合同应明确约定双方的权利义务，不得违背法律法规和公司政策。

2、合同的履行（1）公司应严格按照合同内容执行，确保合同的履行达到双方约定的目标。

（2）如有合同争议需及时与对方协商解决，不得擅自违约。

3、合同的存档（1）公司与合作伙伴签订的合同需要归档保存，建立合同管理数据库，便于查找和管理。

（2）合同存档需要按照合同的重要程度和保密等级进行分类保存，并定期检查合同的有效性和保密性。

五、制度执行和监督1、公司制度的执行由相关部门负责监督，对违反规定的行为进行纠正和处理。

2、公司应定期对档案和合同管理制度进行评估，发现问题及时修订完善。

3、公司领导应加强对档案和合同管理工作的重视，确保制度的有效实施。

六、附则1、本制度自颁布之日起生效，如有补充和修订，由公司领导统一制定。

合同档案管理制度

合同档案管理制度合同档案管理制度1档案管理制度【1】一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的`分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4、档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

公司合同档案管理制度

一、总则第一条为了规范公司合同档案的管理，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，维护公司合法权益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同的签订、执行、归档和保管工作。

第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规和公司内部规章制度。

（二）真实性原则：合同档案内容必须真实、准确、完整。

（三）安全性原则：确保合同档案的安全，防止泄露、损毁、丢失。

（四）有效性原则：提高合同档案的利用率，为公司的经营决策提供有力支持。

二、合同档案的归档范围第四条本制度规定的合同档案归档范围包括：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，如销售合同、采购合同、租赁合同、委托合同等。

（二）公司内部管理制度、业务流程、操作规程等涉及合同签订、履行、变更、解除等方面的文件。

（三）合同签订、履行、变更、解除过程中产生的相关凭证、证明材料。

（四）合同纠纷解决过程中的相关文件、证据材料。

三、合同档案的归档程序第五条合同档案的归档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应及时将合同文本及相关文件提交给档案管理部门。

（二）档案管理部门对提交的合同档案进行审核，确认符合归档要求后，予以归档。

（三）归档的合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号。

（四）档案管理部门对归档的合同档案进行登记、统计、归档目录编制等工作。

四、合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管与使用应遵循以下规定：（一）合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号，确保档案的有序管理。

（二）档案管理部门负责合同档案的保管工作，确保档案的完整、安全。

（三）合同档案的借阅、复制、使用等，需经档案管理部门批准。

（四）合同档案的借阅、复制、使用等，需按照相关规定进行登记、统计。

五、合同档案的销毁第七条合同档案的销毁应遵循以下规定：（一）合同档案的销毁需经公司领导批准。

（二）销毁合同档案前，需对档案进行核实，确保无遗漏。

（三）销毁合同档案时，需采取安全措施，防止档案损毁、丢失。

合同档案管理制度及职责

第一章总则第一条为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有合同档案的管理工作，包括合同的签订、履行、变更、解除、终止等各个环节。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 法规原则：遵守国家法律法规，严格执行档案管理制度；2. 完整原则：确保合同档案的完整性，不得损毁、丢失；3. 准确原则：保证合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造；4. 安全原则：确保合同档案的安全，防止泄密、丢失、损坏；5. 利用原则：提高合同档案的利用率，为各项工作提供有效服务。

第二章管理机构及职责第四条我单位设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条合同档案管理部门的主要职责：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施；2. 负责合同档案的收集、整理、归档工作；3. 负责合同档案的保管、鉴定、销毁工作；4. 负责合同档案的查询、借阅、复制、利用工作；5. 负责合同档案的统计、分析和报告工作；6. 负责合同档案的安全保密工作；7. 负责合同档案的培训和指导工作；8. 完成领导交办的其他工作。

第六条合同档案管理部门应配备专职或兼职档案员，负责具体实施合同档案管理工作。

第七条合同档案管理部门的档案员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具备档案管理专业知识和技能；3. 熟悉相关法律法规和业务知识；4. 工作认真负责，具有较强的责任心和服务意识。

第三章合同档案的收集与整理第八条合同档案的收集范围包括：1. 我单位与外部单位签订的各类合同；2. 我单位内部各部门、各分支机构签订的各类合同；3. 合同履行过程中产生的各类文件、资料；4. 合同变更、解除、终止的相关文件；5. 合同履行情况、履行效果等方面的评价和总结。

第九条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照合同类型、合同签订时间、合同履行情况等进行分类整理；2. 编号管理：对合同档案进行统一编号，确保档案的唯一性和可追溯性；3. 立卷归档：按照合同档案的实际情况，将合同档案立卷归档；4. 完整性：确保合同档案的完整性，不得遗漏重要文件、资料。

合同档案管理制度合同档案的管理方法-目录版

合同档案管理制度合同档案的管理方法合同档案管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门及子公司签订的各类合同档案的管理。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）完整性：确保合同档案的齐全、完整，不得遗漏重要文件和资料；（二）准确性：合同档案内容应真实、准确反映合同签订、履行及变更等情况；（三）安全性：合同档案应采取有效措施，防止丢失、损毁、被盗、泄露等情况发生；（四）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高工作效率。

第二章合同档案的管理职责第四条合同档案管理部门负责公司合同档案的统一管理和监督指导。

第五条各部门及子公司负责人对本部门合同档案管理工作负总责，指定专人负责合同档案的收集、整理、归档等工作。

第六条合同经办人应按照本制度要求，及时将合同相关资料提交给合同档案管理人员。

第三章合同档案的收集与整理第七条合同档案收集范围包括：（一）合同签订前的谈判记录、往来函件、报价单等资料；（二）合同文本及其附件；（三）合同履行过程中的变更、解除、终止等相关资料；（四）合同履行完毕后的验收、结算等相关资料；（五）其他与合同有关的资料。

第八条合同档案管理人员应对收集到的合同资料进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性。

第四章合同档案的归档与保管第九条合同档案应按照合同类型、签订部门等进行分类归档，便于查询和利用。

第十条合同档案应采取纸质档案与电子档案相结合的方式保存，确保档案的安全性。

第十一条纸质合同档案应存放于专用档案柜中，并采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。

第十二条电子合同档案应存储于公司指定的服务器或云端，并定期进行备份。

第十三条合同档案的保管期限按照《中华人民共和国档案法》及公司相关规定执行。

第五章合同档案的利用与销毁第十四条合同档案的利用应遵循保密原则，未经批准，不得擅自查阅、复制、外借合同档案。

合同档案管理制度范文（精选10篇）

合同档案管理制度范文（精选10篇）合同档案管理制度范文（精选10篇）在人们越来越相信法律的社会中，我们用到合同的地方越来越多，它也是实现专业化合作的纽带。

那么大家知道合法的合同书怎么写吗？以下是小编精心整理的合同档案管理制度范文，仅供参考，欢迎大家阅读。

合同档案管理制度篇1第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。

四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。

六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。

七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。

八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。

九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。

十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。

经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

二、各部门设档案管理员予以协助管理。

各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。

第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。

销售合同号14位，其余均为12位。

公司合同档案管理制度

公司合同档案管理制度一、总则1.1为规范公司合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《合同法》、《档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

1.2本制度适用于公司各部门、各分子公司及全体员工。

1.3合同档案管理遵循“统一领导、分级管理、分类归档、安全保密”的原则。

二、合同档案管理机构及职责2.1合同档案管理实行集中统一管理，由公司合同管理部门负责。

2.2合同管理部门负责制定、修订合同档案管理制度，组织、协调、监督、检查合同档案管理工作。

2.3各部门、分子公司应指定专（兼）职档案管理员，负责本部门、分子公司合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

三、合同档案的收集与整理3.1合同档案的收集范围包括：（1）合同正本、附件及合同履行过程中产生的相关文件；（2）合同审批、签订、履行、变更、解除、终止等过程中形成的文件材料；（3）合同纠纷处理过程中形成的文件材料；（4）其他与合同有关的文件材料。

3.2合同档案的整理要求：（1）合同档案应按照合同签订的时间顺序进行整理；（2）合同档案应按照合同类型、合同名称、合同编号等进行分类；（3）合同档案应按照一事一卷的原则进行组卷；（4）合同档案应填写档案目录，注明档案名称、档案编号、档案形成时间、档案责任者等。

四、合同档案的归档与保管4.1合同档案的归档要求：（1）合同档案应在合同履行完毕后一个月内完成归档；（2）归档的合同档案应完整、准确、系统；（3）归档的合同档案应按照档案目录进行编号，编号应具有唯一性；（4）归档的合同档案应进行装订、封装，确保档案的安全、整洁。

4.2合同档案的保管要求：（1）合同档案应放置在干燥、通风、防潮、防火、防盗的库房内；（2）合同档案应按照档案编号顺序进行排列，便于查找和利用；（3）合同档案的借阅、复制、销毁等应严格履行审批手续；（4）合同档案的保管期限按照国家相关规定执行。

五、合同档案的利用与销毁5.1合同档案的利用：（1）合同档案的利用应遵循“便于工作、便于保密”的原则；（2）合同档案的借阅、复制应填写借阅、复制申请表，经审批同意后方可办理；（3）合同档案的利用应做好登记，注明利用时间、利用人员、利用目的等信息；（4）合同档案的利用应确保档案的完整、整洁，不得涂改、撕毁、遗失。

公司合同管理档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司合同管理，规范合同档案工作，提高合同档案管理水平，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、咨询服务合同等。

第三条本制度旨在确保合同档案的完整性、准确性、及时性和安全性，为公司的经营管理提供有力支持。

第二章管理机构与职责第四条公司设立合同档案管理办公室，负责合同档案的日常管理工作。

第五条合同档案管理办公室的主要职责：1. 负责制定和完善合同档案管理制度，确保合同档案管理的规范化和标准化；2. 负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 负责合同档案的查询、复制、借阅、销毁等工作；4. 负责合同档案的保密工作，确保档案安全；5. 定期对合同档案进行清理、整理和归档；6. 协助公司内部各部门开展合同档案管理工作。

第三章合同档案的收集与整理第六条合同档案的收集：1. 合同签订时，合同双方应提供合同原件及有关附件；2. 合同签订后，合同双方应将合同副本及有关附件提交给合同档案管理办公室。

第七条合同档案的整理：1. 合同档案应按照合同类别、合同编号、合同签订日期等进行分类整理；2. 合同档案的整理应保持档案的完整性、准确性、及时性和安全性；3. 合同档案的整理应采用统一的标准和格式。

第四章合同档案的保管与利用第八条合同档案的保管：1. 合同档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫蛀的场所；2. 合同档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫蛀等措施；3. 合同档案的保管期限应按照国家档案局规定执行。

第九条合同档案的利用：1. 合同档案的查询、复制、借阅等，应按照公司内部规定办理；2. 合同档案的查询、复制、借阅等，应确保档案的保密性；3. 合同档案的查询、复制、借阅等，应遵循合法、合规、合理的原则。

第五章合同档案的销毁第十条合同档案的销毁：1. 合同档案的销毁应按照国家档案局规定执行；2. 合同档案的销毁前，应进行鉴定，确保档案的完整性、准确性、及时性和安全性；3. 合同档案的销毁，应办理销毁手续，并留存销毁记录。

合同档案管理及档案利用管理制度有哪些

合同档案管理及档案利用管理制度有哪些第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，维护企业合法权益，提高管理水平，根据《档案法》及有关法规，结合企业实际情况，制定本制度。

第二条合同档案是企业重要的经济档案，包括合同文本、附属材料和有关文件。

合同档案管理应遵循真实性、完整性、及时性和安全性的原则。

第三条企业应设立专门的合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集范围包括：1. 合同文本及附属材料；2. 合同签订、履行过程中的相关文件；3. 合同履行完毕后的相关资料；4. 合同纠纷处理过程中的相关文件。

第五条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 按照合同的类别、签订时间、履行情况等分类；2. 确保档案材料的真实性、完整性；3. 便于检索和利用；4. 符合档案保管的要求。

第六条合同档案的整理应由专人负责，确保档案材料的准确性和完整性。

第三章合同档案的归档与保管第七条合同档案的归档应按照规定的程序进行，确保档案的及时归档。

第八条合同档案应按照规定的格式进行编号，便于检索和管理。

第九条合同档案的保管应遵循以下要求：1. 确保档案的安全性，防止丢失、损坏、泄露；2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施；3. 定期对档案进行检查、清理、消毒；4. 建立合同档案的查阅制度，限制查阅范围和次数。

第四章合同档案的利用与保管第十条合同档案的利用应遵循以下规定：1. 查阅合同档案应填写查阅申请表，经部门负责人批准；2. 查阅合同档案时，应遵守档案室的规章制度，不得污损、涂改档案；3. 查阅合同档案应限于内部使用，不得泄露给外部单位或个人；4. 合同档案的借阅应严格控制，仅限于内部使用，不得外借。

第十一条合同档案的保管期限应根据国家规定和企业实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。

第十二条合同档案的销毁应按照规定的程序进行，确保档案的安全、及时、彻底销毁。

单位合同档案管理制度

第一章总则第一条为规范本单位的合同档案管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护单位的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位及下属各部门、分支机构签订的各类合同档案的管理。

第三条本制度遵循以下原则：（一）依法管理原则：合同档案管理必须遵守国家法律法规，确保合同档案的合法性和有效性。

（二）真实性原则：合同档案应当真实、准确、完整地反映合同签订和履行情况。

（三）安全性原则：加强合同档案的安全管理，防止档案丢失、损毁和泄密。

（四）便捷性原则：提高合同档案的查询、借阅和利用效率。

第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集范围：（一）各类合同、协议、意向书等具有法律效力的文件；（二）合同履行过程中产生的相关文件、资料；（三）合同变更、解除、终止等相关文件；（四）合同纠纷处理过程中产生的文件、资料。

第五条合同档案的整理要求：（一）合同档案应当按照合同类别、合同编号、签订时间等进行分类整理；（二）合同档案应当编号、登记，并建立档案目录；（三）合同档案应当采用纸质和电子两种形式并存，确保档案的完整性。

第三章合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管：（一）合同档案应当存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫蛀的场所；（二）合同档案的保管人员应当具备一定的法律知识和档案管理技能；（三）合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。

第七条合同档案的使用：（一）合同档案的查询、借阅，应当遵循合法、合规、便民、高效的原则；（二）查询、借阅合同档案，应当填写《合同档案查询、借阅申请表》，经批准后方可办理；（三）合同档案的查询、借阅，不得擅自复制、摘抄、拍照等；（四）合同档案的查询、借阅，应当在规定时间内归还。

第四章合同档案的销毁与归档第八条合同档案的销毁：（一）合同档案的销毁，应当严格按照国家有关规定执行；（二）合同档案的销毁，应当由档案管理部门提出意见，经单位领导批准后，由档案保管人员实施。

公司合同档案管理制度

公司合同档案管理制度公司合同档案管理制度是为了规范公司合同档案管理工作，保证合同档案的安全、完整和可查找性，提高公司运营效率和风险控制能力的一套制度规范。

本制度的实施范围涵盖公司所有部门和员工，适用于所有涉及合同签订、履行和管理的业务活动。

一、合同档案管理职责1.公司全体员工都有责任遵守合同档案管理制度，保护、妥善使用合同档案，不得私自销毁、篡改或泄露合同档案信息。

2.合同管理员负责全面管理公司的合同档案，包括档案的归档、整理、检索和借阅等工作，并负责制定具体的档案管理操作规程。

3.合同管理部门负责合同档案的日常管理工作，包括合同的登记、归档、整理、借阅和销毁等工作。

二、合同档案管理流程1.合同登记：经办人员在合同签订后，将合同信息填写在合同登记表中，并按照统一规范编号、分类和归档。

2.合同归档：合同管理员在收到合同后，按照合同登记表上的信息，将合同归档于指定的合同档案柜内，并做好相应的标注。

3.合同整理：合同管理员定期对合同档案进行整理，保证档案的秩序和完整性。

4.合同检索：员工需要查找合同的，可通过合同管理部门提供的查询系统或向合同管理员提出申请，经审批后可以借阅合同。

5.合同借阅：在借阅合同前，借阅人应填写借阅申请表并经上级批准，合同管理员按借阅人需求提供相应的合同副本或扫描件，并记录借阅信息。

6.合同销毁：根据公司规定的保管期限，合同管理员对过期或无效的合同档案进行销毁，销毁记录需做好备案。

三、合同档案管理要求1.做到合同档案的全程监控，确保合同的签订、履行和变更等环节的合法性、合规性。

2.合同档案应按照合同类型、部门和日期等进行分类，确保档案的有序性和易查找性。

3.合同档案应存放在专用的合同档案柜内，档案柜应保证防火、防潮、防尘和防盗。

4.合同档案应定期进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。

5.高风险合同需要特别关注，合同管理员应加强对这类合同档案的管理和监督，防范风险。

6.严禁私自销毁、篡改或泄露合同档案信息，一经发现，将依法追责。

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