公司合同档案管理制度

公司合同档案管理制度
一、背景介绍
为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。

二、管理目标和原则
1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。

2.原则：
-合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。

-统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。

-合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理
工作。

三、档案管理流程
1.合同建档
-合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入
档案管理系统。

-归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、
附件等。

-归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合
同类型、签订日期等。

2.合同存档
-合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。

-合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档
案库中。

-合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安
全性和保存环境。

3.合同查询和借阅
-公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。

-需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。

-借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。

-归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的
完整性。

4.合同档案归档和销毁
-合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。

-归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。

-合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并
填写销毁记录。

四、责任和权限
1.公司合同档案管理部门负责制定和执行合同档案管理制度，指导并监督各部门的合同档案管理工作。

2.业务部门负责合同档案的交付及相关信息的录入，并配合合同档案管理部门进行查询和借阅工作。

3.合同归档员负责合同档案的建档、存档、归档和销毁工作，并保证合同档案的保密性和安全性。

4.档案管理系统管理员负责管理档案管理系统的维护和更新，并授权合同归档员的权限。

五、培训和考核
1.公司应组织定期的合同档案管理培训，提高员工的档案管理能力和法律意识。

2.对各部门的合同档案管理工作进行定期检查和考核，发现问题及时纠正，并采取相应的措施加以改进。

六、违反规定的处理
对于故意或严重违反公司合同档案管理制度的，将按公司相关规定进行处理，包括警告、罚款、停职和解除劳动合同等。