档案管理工作存在的问题与建议

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办公室业务·管理与实践经纬

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办公室业务

2012·10

文/淄博市卫生人才交流服务中心

魏飞

档案管理工作存在的问题与建议

【摘要】人事档案是个人信息的重要载体，对个人的工作生活起着举足轻重的作用，如何管好用好人事档案，对人力资源开发起着重要作用。本文着重探讨人事档案管理工作中存在的问题与对策。

【关键词】档案；管理；问题；建议

从事人事档案工作多年来，人事档案管理工作的重要性日益体现，人事档案对个人的工作生活都起着举足轻重的作用。因此，对人事档案的科学管理是我一直比较关注的问题，也是目前所从事的工作，下面就档案管理工作中存在的问题及对策谈几点想法。

一、目前在档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理工作重视程度不够

多年来，由于档案工作一直默默无闻，不是一件政绩性很强的工作，因此不少部门单位对档案管理工作较为忽视，认为只要把档案存管好，应付好检查、查阅即可，存在一些认识上的误区，虽然口头上强调档案管理的重要性，但思想上根本重视不起来。正是这种普遍存在的不正确的认识，使不少部门单位放松了对人事档案的管理工作，表现出档案工作规划性不强，经常是仓促应付检查，平时工作中，办公地点、管理经费、管理人员得不到起码的保障。

（二）管档过程的投入上重视不够不难发现，在很多部门单位存在这样的情况：档案库房设备破旧不堪，必须有的设施设备没有配备，更谈不上一些诸如红外监控、温湿度控制等现代化设施设备。还有不少部门单位在其他工作中舍得大投入，但就是不愿为档案库房添置新设备，导致档案库原有设备老化、破损、甚至报废。在个别部门单位甚至没有专门档案库房，或者出现档案库房就是仓库的现象。这种管档是极不科学的，容易引起档案材料的丢失、变质、鼠咬、虫蛀等现象的发生，对档案的原始材料是无法弥补的损失，档案管理的硬件投入是非常重要的。

（三）档案管理人员业务能力不够很多部门单位在档案管理中没有配备专职的管档人员，或者管档人员没有

经过专业的培训就上岗，由于这部分管档人员基本为兼职，岗位流动性大，对档案管理的要求、方式方法及重要性欠缺认识，对档案材料的整理、收集、入档等基础业务不够熟练，很难做好人事档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在档案日常管理方面，就会出现管档方式不科学，比如在借阅档案时经常采用手工反复查阅，这样借阅档案容易使原始材料变得易碎，对原始材料造成损害。

（四）档案材料收集管理力度不够现在，不少部门单位在档案管理制度建设方面不够完善健全，导致档案工作开展受到很多局限性。由其是在档案的散材料收集方面，如果没有一套严格的档案收集制度，会导致档案管理人员执行力度不严格，责任心不强，收集档案材料及归档工作出现被动局面。体现在收集归档方面，就会发现有时档案材料不全面，有时有些材料在内容和形式上雷同，不能准确反映个人的真实情况，甚至导致档案材料遗失等情况发生。

（五）档案的信息化管理程度不高当今，信息化技术应用于众多领域及日常工作中去。在档案管理中，我们发现有些科学的信息技术没有充分利用到工作中去，信息化管理还没有在人事档案管理中得到充分显现出高效性和科学性，人工管理档案的方式方法已严重滞后，并且造成一定人力和物力的资源浪费现象。

二、人事档案管理中存在不足的思考与建议

（一）加大投入，进一步夯实档案基础工作

相关部门单位要从思想上高度重视档案工作，在档案管理工作中要舍得投入，由其是对档案存管、保护、整理、信息化建设等方面给予足额保障，最好建立专项资金，按高标准、严要求建立现代、科学、规范的档案库，购置适合本单位需要的高规格档案柜，做好防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的“六防”措施，做到库室分开，即档案库和阅档室、办公室分开。

（二）强化学习，进一步提高管档人员综合素质

部门单位要不断加强档案工作干部队伍建设，必须选择政治上过硬、作风正派、责任心强的中共党员从事档案工作，并注意对他们的教育培养，定期与不定期地组织档案业务培训，与时俱进，重点培训现代化档案管理知识，掌握先进的档案管理理念，主动关心他们的工作、生活情况，充分强化管档人员的主人翁意识。

（三）结合实际，进一步建立健全档案管理制度

所谓没有规矩不成方圆，严谨的档案管理工作更是如此，从档案库管理、保密规定、管档人员管理规定等方面入手，建立健全完善的制度规定，是档案工作安全、科学、规范管理的必要措施和保障。各部门单位要结合自身工作实际，对档案资料的形成、收集、整理、交接、存管、查借阅等流程进行统一的程序化管理，制定一套严格的管理机制，对档案管理中出现纰漏的，要严肃查处，保证人事档案的安全有序化管理。

（四）开拓创新，进一步完善人事档案信息化建设

档案管理实行电子信息化是大势所趋，想要更好管理人事档案，就必须充分利用科学的信息化技术管理档案，建立适合本单位特点的人事档案信息管理系统。我单位是山东省淄博市唯一的卫生人才市场，我们投入十余万元，针对代理人员的档案管理，自主开发了一套人事代理档案管理软件，将人事详细信息、工资、保险、职称等全部纳入其中，并建立了局域网，使档案管理更快捷高效，档案数据规范化、信息化、电子化，实现了无纸化办公和人事档案管理系统的现代化。

人事档案管理工作近几年抓得较紧，在达标验收中，整体水平有所提高，档案管理的重视程度也日益提升，但问题依旧存在。只有通过档案工作人员的不断学习提高，研究新时期人事档案管理工作中的难点热点，并且不断改进工作方式方法，才能做好新时期档案管理工作。