供应商管理部工作指引

供应商管理工作指引
一、工作指引主要内容
供应商管理就是对供应商的了解、选择、开发、培育、使用和控制等综合性的管理工作的总称。

目的是要建立起一个稳定可靠的供应商队伍，与供应商建立起良好的合作伙伴关系和稳定合作的关系，降低采购风险，使供需双方达到双赢，为公司提供可靠的物资、工程供应。

为进一步加强供应商管理工作的开展，确保供应商管理部每个人员能认识到供应商管理工作的重要性、能有效的、标准化的进行供应商管理工作的开展，建立完善的供应商管理体系，确保供应商提供的产品及服务符合本公司品质项目和交货要求，满足公司快速发展步伐，特制定本《供应商管理工作指引》，供应商管理部全部人员参照执行。

二、供应商管理基本原则
1、供应链管理原则
供应商为本公司供应物资、服务、施工，应保证产品质量，遵守合约的要求，保证对我公司提供及时的服务，并保持互利的供方关系。

任何有实力的供应商均可直接或通过任何方式/人员向采购部门推荐申请成为公司的供应商。

2、合格供方评定原则
经资格评定为合格的供应商方有资格参加公司组织的采购工作。

评定参加人员由商务部、需求中心及质量技术等相关负责人员参加。

3、供方控制原则
商务部牵头与供应商签订相关合同和协议，供应商管理部按签订的合同或协议进行相应的管理、控制、组织考核。

4、区别对待的原则
公司实行等级供应商区别对待的原则。

商务部结合供应商实力、绩效及所供物料或提供服务的重要度，对供应商进行等级划分，拥有高等级资格的供应商在供货选择、付款方式、供货量、招标评分上拥有较多的优势。

对计划确认为公司潜在重点供方关系的，但尚未正常供货的供应商，应进行重点培育扶持。

5、战略供应商和重点供应商的培育原则
战略供应商和重点供应商是公司的合作伙伴，只有公司业务的发展才能使
供应商得到发展，同样，供应商的发展也促进公司业务的飞速发展。

因此，大力培育战略和重点供应商，优化供应商,成为供应管理的重要内容，并确保大量物资、工程服务越来越向战略供应商和重点供应商群体集中。

三、供应商管理基本任务及表单
第一部分供应商开发
一、供应商开发的重要性
开发并选择合适的供应商是一项非常重要工作，体现在：
A.供货商供应的物料顺畅:生产不会因为待料而停工;
B.进料质量的稳定:保障生产质量的稳定;
C.交货数量的符合:使公司生产数量准确(货仓数据不单是由货仓人员点出来的);
D.交货的准确:保障公司出货期的准确;
E.施工进度及时性：保障公司工程进度顺利进展，不延误工期；
F.施工管理把控：进行人、材、机有效把控，保障工程实施；
G.施工质量的稳定：保障施工质量符合要求；
H.施工管理中避免劳务纠纷
I.各项工作的协调:良好的配合双方工作进展顺利。

二、供应商信息的来源
（一）个人推荐。

鼓励公司所有员工进行个人实名推荐，除高管外，推荐
人需填写《供应商推荐表》（见附件一），并提供相关的基本资料。

开发人员应指导推荐人员可从推荐分包供应商的资质、专业、工程经验、管理团队、工程质量、资金实力、资源关系、诚信度等方面注明推荐原因。

如物资服务供应商可从材料质量、价格、服务、生产能力、货源、诚信度等方面注明推荐原因。

《供应商推荐表》由供应商管理部负责统一管理，并在三日内联系供应商进一步了解，要求供应商提供相关资料后进行供应商资格审查，根据具体情况决定是否需要实地考察。

（二）自动上门。

对于自动上门的供应商需加强平时的沟通及联系，做好信息的登记备案，按要求进行资格审查。

（三）利用网络、媒体、专业刊物、供应商推荐、展览会、同行推荐等多种渠道了解供应商信息。

（四）项目考察开发。

在对其它项目考察的过程中，可利用现有资源收集供应商信息。

三、供应商信息收集
（一）明确供应商的分类，以便对供应商进行正确归类划分。

目前供应商分为综合分包商、包工分包商、材料供应商、服务供应商四大类。

（二）供应商信息表登记
供应商信息表登记实际为供应商的档案登记，为供应商开发的必备资料，如无此资料，不纳入开发业绩中。

目前有二种表格，分别为分包商、物资服务（附件二）。

分包商类别的全部填写分包商信息表，苗木专门适用苗木商信息表，其它适用于物资服务信息表。

另每个供应商需填写《供应商问卷调查表》（附件三）。

上述表格要求由供应商亲自填写，供应商为公司的要求盖章，供应商为个人要求签字。

（三）供应商信息资料内容列举（分包商、物资服务商有所不同）
1、企业概况资料（营业执照；组织机构代码；税务登记证；资质证书；安全生产许可证（如有）；三年内公司及项目所受奖励与处罚情况）。

企业基本资
料为供应商必备资料。

供应商为个人的，提供身份证复印件。

2、工程经验（与我司产品类似类似的工程项目<相似类型和规模以及复杂程度相当的>建设情况；最近五年已完工项目；过去的履约情况<能出具业主意见书为佳>）
3、支持、证明材料（有与我司类似项目合同复印件，或者国家、行业认可的检测报告原件及其他证明该企业实力的支持文件）。

4、设备数量、厂房面积、苗圃面积、销售业绩、销售范围（针对物资服务）
（四）开发人员对所提交资料的进行如下方面的基本审查（分包商与物资服务商部分内容提要不同）
（五）优质供应商的基本判别（在开发过程中有目的有重点进行了解，提高辨别分析判断能力，做出自己的分析）
四、供应商现场考察评估
入库前，供应商管理部认为有必要对供应商进行考察的，应组织相关人员进行考察。

对项目开展有重要影响的、未实际了解的、可能影响到履约风险的供应商，如重大工程建设分包商、对质量要求高的分包商、重要物资供应商、把握性不大的供应商必须进行考察。

（一）考察评估人员
供应商管理部负责组织现场考察，在条件许可的情况下考察人数要求不低于三人（采购中心、成本中心、需求中心各一人），也可视情况邀请其他部人员参加。

在边远地区，条件不允许的，可由开发专员现场评估，由就近项目部委派人员参与。

参与人员分别出具独立的意见。

（二）考察前准备工作
1、准备公司相关宣传资料。

2、供应商考察的组织者应将供应商考察的基本时间和行程安排（附件四），提前通知所有需参加供应商考察的人员。

3、供应商考察的组织者将《供应商考察评估表》（附件五），在考察出发前统一发给所有参加考察的人员。

（三）考察方式
1、考察人员与供应商负责人、分管领导及主要技术人员进行当面沟通，加强双方的了解。

2、要求供应商提供资料报表，并提供书面证据
3、对供应商的竣工工程和在建工程进行实地考察。

4、如有意向合作项目的，在向施工单位提供拟建项目的信息后的，可进一步考察：拟派的项目负责人、技术负责人的管理能力与技术能力；主要施工方法；质量、工期保证措施。

5、与业主单位接触，获取供应商在其开发项目上施工单位的评价信息。

6、从其它途径获取工程质量、施工评价等相关信息。

（四）供应商考察的内容和深度
1、考察物资服务供应商的主要生产和研发基地：应重点考察生产车间、原材料仓库、材料检测试验室、研发中心等。

对于材料设备供货商，应重点了解材料设备在当前类似工程的使用状况、售后服务情况等。

2、考察分包供应商施工的工程项目：建议至少考察2个项目，包括一个已建项目和一个在建项目。

3、考察评价标准见附件六《供应商考评标准》
（五）物资及服务供应商考察的要点
（六）分包供应商考察的要点
（七）实地考察工程项目的关键点
施工单位竣工工程和在建工程质量最能直观地反映出施工企业的管理水平、技术能力和人员素质，以及设备、产出能力等。

实地考察工程项目时应关注下
述信息：
对竣工工程的考察主要体现在观感评定方面
考察在建工程时，根据工程进展情况，了解企业内部承包方式，班组形式，现场施工管理人员的素质，工人技术能力，施工安全措施，设备状况等（八）考察成果
根据考察情况，所有考察人员均应在考察活动结束后3个工作日内分别出具意见。

组织者负责将考察人员的意见进行汇总，并在考察活动结束后5个工作日内整理完成《供应商考察评估表》，由供应商管理部经理进行审批，审批通过后，供应商变为“可试用供应商”。

五、供应商选择和准入准则
供应商选择要从公司自身的实际情况出发，主要参考以下几点：
1、供应商所提供的产品要与公司的需求相适应；
2、供应商的资质条件、研发能力、质量保证能力、生产能力和成本控制能力等基本上能够满足公司的要求；
3、供应商与公司长期合作的愿望和能否按照公司的要求进行持续改进；
4、公司对供应商的吸引力足够强大，有可能对其进行长期有效的管控。

第二部分供应商单项履约评估
一、单项履约过程评估
单项履约过程评估的定义：在合同签署之后履约完成之前，分阶段对供应商合作过程中的表现进行评估。

单项履约过程评估的实施：对于200万以上项目，工期超过四个月的，应当进行过程评估。

过程评估由项目总工、项目经理部（需求部门经办人、负责人）负责评估，作为供应商是否能参与下个项目的重要依据之一。

过程评估由负责维护的开发专员发起跟进，并报采购中心供应商管理部入档备案。

单项履约过程评估内容：参见附件七《供应商履约评估表》
二、单项履约后评估
单项履约后评估的定义：合同主要义务履约完成之后，应对供应商就整个履约的表现进行评估。

单项履约后评估的实施：对于合同主要义务已履约的供应商，或因各种原因未能完全履约的供应商，在办理结算付款手续前，由项目总工、项目经理部（需求部门经办人、负责人）负责供应商进行履约后如实评估，过程评估由负责维护的开发专员发起跟进，并报采购中心供应商管理部备案。

单项履约后评估内容：参见附件七《供应商履约评估表》。

三、单项履约评估适用
每个项目中，工程项目合同金额为30万元以上、行政采购10万元以上的，应当进行单项履约评价。

单项履约评估作为年度评价和参与投标资格认定的参考依据。

供应商在不同项目均有合作项目的，每个项目单独进行履约评价。

在同一个项目有多个相同性质合同的，合并进行单项履约评估。

四、供应商满意度调查
在向供应商进行单项履约评价同时，也应向供应商发起“供应商满意度调查”（附件八），反映需求部门的各项履约情况，了解供应商对双方合作的真实情况，满意度调查结果，作为公司采购管理改进的参考依据。

五、不合格供应商公示
在供应商履约过程中，对供应商严重违反合同条款的行为，需求部门可提起不合格供应商公示申请（附件九《不合格供应商公示申请审批表》），经相关部门进行审批。

在公司范围内公示名单；祝情节处理结果为：取消后续项目的投标（报价）资格；取消后续项目的投标（报价）资格为期6个月；取消后续项目的投标（报价）资格12个月；供应商评级降一级别。

六、供应商投标不良行为记录
有不良投标行为记录的供应商被认证为不合格供应商，取消其潜在供应商资格，不得再参与公司采购项目
不良投标行为由采购小组中采购中心采购员负责记录，经采购商务部经理、项目经理或需求中心部门经理、供应商管理部经理审核后，由采购中心负责审批。

（参见附件十《不良投标行为认定书》）
第三部分供应商评级
一、供应商评级每半年或一年进行一次。

二、评价对象包括：年度累计采购合同金额在50万元及以上的供应商。

受区域局限强、不常用的、可比性不强的专业如涂料防水、纯土方运输、板房、消防、暖通、地材、辅材、钢材、管材、木材、电气设备、养护材料、边坡材料可暂不纳入定期评价范围。

三、供应商定期评价由采购中心组织，需求中心、成本中心、财务中心授权代表等参与。

通过会议集体决策或以考评表360度评价的形式进行评价。

四、定期评价考核依据（参见附件十一《供应商年度考评表》）
（一）分包商定期评价纬度为：财务状况、价格、工程质量、工程劳务管理、工程安全、工程进度、合同履约情况、现场管理能力及配合8个方面。

（二）材料商及服务商定期评价纬度为：价格、产品质量、交货情况、服务情况、支付情况5个方面。

五、评价结果
（一）先根据供应商分类评价确定专业类别的等级（一级、二级、三级）。

（二）再根据供应商定期评价每个专业每个类别确定供应商质量等级，分别为特等、甲等、乙等、丙等、不合格五个等级，实际确定为15个等级，例如一级甲等、二级丙等。

（三）根据供应商定期评价得分确定其级别，具体如下：
（四）经采购委员会认可并签订战略采购协议的供应商，可定位为战略供应商。

六、供应商分类及评价依据
（一）分类依据（详见附件十二《供应商评价分类》）
供应商的资质、资金能力及实际施工\供应能力划分。

分类结果：1级、2级、3级三个类别。

（二）分类评价依据（详见附件十三《供应商分类等级评价标准》）
1、分包商评价纬度分为：经营资质、财务状况、团队实力、业务范围、年度营业额、主要客户及履约业绩、负面事件、合作意愿、价格竞争力9个方面。

2、材料商评价纬度分为：资金实力、产能情况（年度营业额）、人员规模、合作意愿、主要客户、品质保证体系、发货辐射范围、售后服务能力、价格竞争力、关键设备与关键工艺10个方面。

第四部分供应商关系维护
一、供应商关系维护原则
1、建立战略性合作关系
2、建立双方信任、加强沟通，需要集团各部门配和。

3、分享愿景与目标
4、建立个人关系
5、相互利益和需求（双赢）
6、适当承诺和高层支持（回访）
7、资源分享
二、供应商关系维护措施
（一）对评级重大供应商年度访谈
每个年度计划应组织对上年度的重大供应商进行访谈，访谈由采购中心负责组织，需求中心、成本中心、财务中心视自身情况参与。

年度访谈应做好计划，包括参与人、供应商名单、访谈地点、访谈事宜等。

对供应商应尊重，方便供应商为原则。

作好供应商访谈记录表（附件十四）。

（二）平时供应商访谈及回访
在供应商开发过程中，可约见或回访供应商，让供应商更好了解公司情况，加强双方的信任。

开发人员做好访谈记录（详见附件十五）
（三）供应商投诉问题协调解决
对于供应商反馈的问题，开发专员要做好记录，协助解决供应商问题。

如个
人无法解决的，应及时向直属领导反馈。

附件：
附件一：《供应商推荐表》
附件二：《供应商信息登记表》
附件三：《供应商问卷调查表》
附件四：《供应商考察行程安排》
附件五：《供应商考察评估表》
附件六：《供应商考评标准》
附件七：《供应商单项履约评估表》
附件八：《供应商满意度调查表》
附件九：《不合格供应商公示申请审批表》
附件十：《不良投标行为认定书》
附件十一：《供应商年度考评表》
附件十二：《供应商评价分类》
附件十三：《供应商分类等级评价标准》
附件十四：《供应商访谈记录表》
附件一：
供应商推荐登记表
注：凡是公司内部推荐供应商的，需填写该表格
附件二：
供应商基本信息登记表(分包商)
备注：表格需要盖公章，个人需提供身份证复印件，公司需提供基本资料(营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证、资质证书等盖章复印件)。

附件二
供应商信息登记表（物资/服务）
附件三
供应商问卷调查表（分包商）
供应商（盖章）年月日
附件三
供应商问卷调查表（物资/服务）
供应商（盖章）年月日
附件四模板
考察行程安排
一、待考察单位：
联系人：联系电话：
二、单位地址：
三、考察人员：等。

四、考察时间及行程安排：
1、考察日期：
2、具体行程安排：
（1）考察，并听取公司介绍。

（2）考察项目，为在建项目，位于；（3）考察项目，为已完工程项目，位于；
五、工程项目列表（含工程名称、工程造价、工程范围、工期、开竣工时间、业主单位等）：
1、已完工程
2、在建工程
附件五：
供应商考察评估表（分包商）
注：附营业执照、税务登记证、组织机构代码、开户证明、资质证书等文件资料（如前期已提供则无须再提供）。

考察意见参考：（1）推荐为潜在供应商（2）不推荐为潜在供应商。

分包商在建/已建项目考察评估表
供应商考察评估表（物资/服务）
附件：照片
备注：请项目经理及总工如实、详细、完整作出客观评价。

供应商单项履约考核评价表（物资/服务）
供应商满意度调查表（分包商）
首先感谢贵方长期以来对我公司不懈的支持，为确保我公司与贵公司的合作关系能再上一个新的台阶，恳请贵公司就以下问卷做如实的回答。

调查编号：调查时间：
分包单位盖章：；填写人：
供应商满意度调查表（物资/服务）
首先感谢贵公司长期以来对我公司不懈的支持，为确保我公司与贵公司的合作关系能再上一个新的台阶，恳请贵公司就以下问卷做如实的回答。

注：评价截止时间为年月日，评价结果按5、4、3、2、1的分值对应栏中打√，“5”为最满意，“1”为最不满意，如有其他情况可在建议栏中注明。

不合格供应商公示申请审批表附件十：
附件十一：
供应商年度考评表(分包商)
供应商年度考评表(物资/服务)
制表人:时间:
供应商评价分类(表格较大见附件)
供应商分类等级评价标准
附件十四：
供应商访谈记录表（分包商）
访谈人员（签名）：。