怎样给行政公文标注主题词
公文主题词格式
公文主题词格式
【实用版】
目录
1.公文主题词的定义和作用
2.公文主题词的格式要求
3.公文主题词的常见类型及示例
正文
一、公文主题词的定义和作用
公文主题词是指用于描述公文内容的、具有关键词性质的词语或者短语。
在公文中，主题词起到揭示公文内容、方便公文检索和归档的作用。
通过主题词，可以快速了解公文的主要内容，从而提高办公效率。
二、公文主题词的格式要求
公文主题词的格式要求主要包括以下几点：
1.字体：公文主题词一般使用黑体字，以突出其关键词性质。
2.字号：公文主题词的字号通常与正文内容保持一致，以便于阅读。
3.位置：公文主题词通常放在公文标题下方，与标题保持一定的间距。
4.标点：公文主题词之间一般使用顿号或者逗号进行分隔，最后一个主题词后不加标点。
5.数量：公文主题词的数量一般为 3-5 个，以充分揭示公文内容。
三、公文主题词的常见类型及示例
公文主题词的类型繁多，常见的有以下几类：
1.文件类型：如“报告”“请示”“通知”等。
2.公文主题：如“工作总结”“项目进展”“年度计划”等。
3.涉及领域：如“教育”“卫生”“经济”等。
4.时间：如“2021 年”“第一季度”等。
5.地点：如“北京市”“上海市”等。
以下是一个公文主题词的示例：
【报告】关于 2021 年度工作总结和 2022 年度工作计划的报告
【主题词】工作总结；工作计划；2021 年度；2022 年度
通过以上介绍，相信大家对公文主题词的格式已经有了一定的了解。
怎样确定公文主题词
怎样确定公文主题词（一）(公文主题词是公文格式的一个重要内容，是一份完整公文不可或缺的主要组成部分。
但在当前的实际工作中，有不少机关文秘工作人员对其的使用方法等大都存在一知半解的问题和现象，在具体使用中很难做到标注的规范化、科学化，下面介绍几点具体知识。
一、首先要明了标注公文主题词目的和特点公文主题词是随着办公现代化的发展需要而产生的，党政机关已在上世纪80年代开始在公文上标注主题词，现已走上制度化、规范化的固定路子。
大家首先要明白，使用主题词的主要目的是以便用计算机来检索和管理公文。
就其定义而言，它是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。
由此，我们可以看出它具有以下几个特点：（一）它是一个历史产物，是随着计算机在办公系统中被广泛运用而产生的。
（二）它具有鲜明的目的性，即确切表达出公文的主题。
（三）它具有规范性，党的机关和国家行政机关的公文处理办法都有规范的《主题词表》供作者使用和参考，其他机关和事业单位也大都有符合自己工作特点的公文《主题词表》。
（四）它对主题词的词性有明确限定性，即名词或名词性词组。
二、其次要明了编制主题词的原则与做法就党的机关公文和行政机关公文而言，由于二者分属不同的系统，因此二者既有联系又有区别，在具体执行标准上有着各自的不同规定。
目前，党的机关编制《主题词表》共分19类、5116个主题词，主题标引分高层次和低层次两级；国家行政机关颁布的《主题词表》共分15类、1049个主题词，主题标引分固定码区和自由码区；高层次标引与固定码区标引，低层次标引与自由码区标引的含义基本相同，前两者的含义都是选用《主题词表》中的词，后两者的含义都是指选用《主题词表》以外的词。
党的公文处理条例和国家行政机关公文处理条例都明确规定，上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》的规定标注主题词。
根据这一规定，任何一个单位在上报文件时，除了参照自身的《公文主题词表》外，更要按照上级机关的《主题词表》来标注主题词；如果下发文件就要使用自身的《主题词表》。
如何做好公文处理中的主题词标引-文秘写作
如何做好公文处理中的主题词标引文书的主题内容是融入行政机关办公系统、公文处理规范性的必须，从公文标题选择变换出去的，能体现文书主题风格定义的词或短语。
文书主题内容的标引关键根据是由国务院秘书局制订的《国务院公文主题词表》。
除此之外，各地区和各领域都融合本身公文处理具体，制定了分别的主题词表。
大家中国水利部黄河水利委员会公文处理的主题内容标引，应用《黄河水利委员会公文主题词表》。
一、主题内容标引程序流程三步走第一步：审读文档，剖析主题风格。
最先细读文书，掌握文书的具体内容和出文用意。
一般来说，审读文档题目，开展主题内容标引是文秘人员常见的方式。
如文档题目能归纳文书的具体内容，就从题目下手剖析主题风格。
不然，就需要从文书的內容下手开展主题风格剖析。
次之剖析主题风格。
最先看一篇公文标题是单一型的主题风格或是好几个主题风格。
单主题标引时要好几个表述同一定义主题内容，多主题风格用排序的好几个主题内容各自表述分别的主题风格定义。
剖析主题风格关键是主题风格结构特征。
即剖析主题风格里边的主要成分和主次成份及其他们中间的关联。
《黄河水利委员会公文主题词表》将主题风格构造顺序分成行为主体要素、通用性要素、室内空间要素、文种要素五类。
第二步：提炼出、变换主题风格定义。
历经剖析主题风格种类和主题风格构造后，就把握了一份文档的所有主题风格定义。
对这种主题风格定义，并不彻底必须标引出去，而理应取其精华，有一定的选择。
要提炼出标引这些最重要的、特指性最強的主题风格定义，放弃一般的主题风格定义。
对提炼的文书真实具备查找实际意义的主题风格定义，查文书主题词表将其精确、标准、科学研究地转化成主题内容。
查询表取词的关键方式：(1)立即查字顺表，适用进行析出的主题风格定义与主题词表的词一致或贴近。
能够中文拼音、也可以用偏旁去查。
(2)查范围数据库索引。
关键可用二种状况，一是文书具体内容集中化于某一范围，为提升标引高效率，可应查范围数据库索引;二是主题风格定义一时找不着适合的词，但范围较为确立，也能查范围数据库索引。
行政公文的主题词及标引
行政公文的主题词及标引
行政公文的主题词及标引是在编制文件时非常重要的步骤，它能够帮助读者快
速了解文件的内容和主题，提高文件的检索效率。
主题词是对文件内容的概括性描述，是关于文件主题和内容的一个或多个关键词或短语，它将文件划分为不同的类别，便于管理和检索。
标引则是将主题词和文件的具体信息进行对应关联和编码，以实现文件的分类、检索和归档。
在行政公文中，主题词的选取应当准确反映文件的主题和核心内容，具有概括
性和代表性。
主题词的选取应当符合文件的要求和特点，避免片面或太过宽泛的描述。
通常，主题词可以从文件的标题、摘要、关键词、正文和结论等部分提取出来，应当保持简明扼要，确保主题词的准确性和完整性。
标引的作用是将主题词和具体的文件信息进行对应关联和编码，为文件的分类
和检索提供便利。
标引应当准确反映文件的内容和结构，便于读者快速查找和理解文件的主旨。
标引的形式多种多样，可以是序号、字母、数字、符号等形式，具体取决于文件的特点和管理需求。
在实际编制行政公文时，应当根据文件的具体内容和类型选取合适的主题词和
标引方式，确保文件的信息准确、完整和易于管理。
此外，主题词和标引的准确性和规范性对于提高公文工作的效率和质量具有重要意义，应当加以重视和整理。
总之，行政公文的主题词及标引是行政工作中不可或缺的环节，它对于提高文
件的管理效率和服务质量具有重要作用。
只有准确选取主题词和标引文件信息，才能满足读者的需求，实现文件的及时、高效传达和处理。
希望各级单位和公务人员能够加强对主题词及标引的重视和规范，共同提升行政公文工作的水平和效能。
党的机关公文的主题词标注方法
党的机关公文的主题词标注方法一、公文主题标引规则党的机关公文主题标引规则主要内容包括：公文主题标引的基本要求；公文主题词的选定；公文主题词标引位臵、数量及排列次序等。
（一）公文主题标引的基本要求公文主题标引必须坚持客观性、准确性、针对性、全面性和一致性原则。
这是贯穿于公文主题标引工作全过程的基本要求。
1．客观性。
即：公文主题标引应以公文的实际内容为依据，客观地分析和反映公文主题，努力避免主观片面性和随意性。
2．准确性。
即：在认真阅读公文、客观分析公文内容的基础上，概括提炼出准确反映公文内容的主题概念，按规则准确转换成主题词，并进行正确标引。
3．针对性。
即：公文主题标引应重点考虑行文单位（即公文制发单位和主送、抄送单位）及公文检索系统的特点和需求，突出反映公文中与行文单位以及公文检索系统涉及的用户密切相关的主题概念。
4．全面性。
即：公文主题标引应充分反映公文的主题概念，以确保各级各类机关对党的机关公文检索、利用的需要，及时、准确地为广大用户提供服务。
5．一致性。
即：同类型或主题内容基本相同的公文，不论其表达形式或发布时间如何，应当有大体相同的标引结果。
确保公文主题标引的一致性，必须做到：①主题分析环节标准化，严格按照主题分析程序和要求进行；②主题概念转换标准化，严格按照主题词选定的具体原则进行；③加强对标引人员的培训，提高标引人员素质，注意标引经验的积累和交流，克服标引人员在具体标引工作中存在的不一致因素。
（二）公文主题词的选定作为表达公文主题概念的检索标识，通常为正式主题词，同时也包括特殊情况下选用的自由词，统称‚标引词‛。
为避免概念的混乱，这里均使用‚主题词‛。
主题词选定的具体原则主要包括规范化原则、专指性原则、组配标引原则、上位主题词标引原则及自由词标引原则。
1．规范化原则。
即：公文主题标引必须选用†公文主题词表‡中的正式主题词，而不能选用非正式主题词；选用的主题词的书写形式，必须与†公文主题词表‡中的正式主题词的词形完全一致。
如何做好公文处理中的主题词标引
如何做好公文处理中的主题词标引公文处理中的主题词标引是一个重要的环节，它能够帮助读者快速了解公文的内容和要点，提高公文的阅读效率和处理速度。
本文将详细介绍如何做好公文处理中的主题词标引。
一、了解公文的性质和内容在进行主题词标引之前，首先要充分了解公文的性质和内容。
公文可以分为行政类、规范类、信息类等不同类型，每种类型的公文都有不同的特点和要求。
对于不同类型的公文，要了解其中的关键要点、部门、流程等信息，以便更好地进行主题词标引。
二、选择合适的主题词在进行主题词标引时，要选择适合公文内容的主题词。
主题词应该能够准确地反映公文的核心内容和要点，具有明确的概念和含义。
同时，主题词还应该具备一定的代表性和共性，能够适用于不同的情况和背景。
在选择主题词时，可以参考相应的分类标准和词汇表，确保标引的准确性和一致性。
三、遵循标引规范在进行主题词标引时，要遵循相应的标引规范。
一般来说，主题词应该标在公文的标题、摘要和正文的相关段落中，以便读者能够迅速找到所需信息。
同时，主题词的标注应该明确、简洁，不含有歧义或模糊性，以免造成误解或困惑。
此外，还要注意主题词的顺序和层次，按照重要性和逻辑关系进行标引，使读者更易于理解和把握。
四、使用标引工具现代科技的发展使标引工作更加便捷和高效。
在进行公文处理中的主题词标引时，可以借助相应的标引工具和软件，提高标引的质量和效率。
这些工具可以自动识别和标引公文中的关键词和主题词，减少人工操作的繁琐和错误，同时还可以提供相应的检索功能和统计分析，方便用户查询和应用。
总之，公文处理中的主题词标引是一个重要的环节，它能够帮助读者快速理解公文的内容和要点，提高处理效率和准确性。
在进行主题词标引时，应该充分了解公文的性质和内容，选择合适的主题词，遵循标引规范，使用标引工具。
通过合理的主题词标引，可以有效地提高公文的阅读效率和处理速度，提供便捷和准确的信息查询和应用。
五、建立主题词标引库为了更好地进行公文处理中的主题词标引，可以建立一个主题词标引库。
公文主题词标引方法
概念交叉组配：具有概念交叉关系 的同级主题词之间的组配。
概念交叉即内涵不同，外延相同 青年科学家
青 科 年 学 家
党员女教师
妇 女
党员 教 师
概念限定组配：具有概念限定 关系的主题词之间的组配。
一个主题词对另一个主题词进行时间、空 间、形式、范围的限定
例：“纪念设施管理”
“纪念设施”限定了“管理”的范围。 标引为：“纪念设施” “管理” “少数民族干部选拔”标引为：“少数民 族干部” “干部选拔” 注：标引时候优先选择交叉，后选择限定
2、专指性标引原则 例：“经济体制改革”标引时不能上 位或下位选择
用《公文主题词表》中与其概念相对应 的、单个的、专指性较强的正式主题词 进行标引。
3、组配标引念的 单个专指性主题词，应选择与概念关系 密切的两个或两个以上正式主题词进行 组配标引。 “妇女代表”为“妇女”和“代表”组配， 标引时中间空一个字的距离
（二）主题词法亦称“叙词法”， 指以主题词为基本要素，并把主 题词作为标识符号，对文献进行 标引、检索的方法
二、为何对公文进行主题标引
是信息化社会对公文处理工作的要求。 能够提高公文处理工作效率，从而更好 为领导和决策服务。 有利于促进公文处理工作规范化。
85年开始标引主题词，96年出台《中国共产党机关 公文处理条例》，为主题词标引提供了依据。
三、标引规则
（一）基本要求 1、客观性 2、准确性 3、针对性 4、全面性 5、一致性
（二）主题词的选定 1、规范化原则
必须选用《公文主题词表》中的正式主题词。
2、专指性原则 3、组配标引原则 4、上位主题词标引原则及自由次标引原则
1、规范化标引原则
例：“党的建设”即为正式主题词 “乱收费、乱摊派、乱罚款”为非正 式主题词，应查找适用正式主题词，标 引为“三乱”。
行政机关公文主题词标引方法
行政机关公文主题词标引方法•国家行政机关公文处理办法‣第十条十二项明确指出：“公文应当标注主题词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
”这就要求行政机关制发的公文应当正确标注主题词。
•†国务院公文主题词表‡使用说明‣对主题词标引方法作了简要说明，不够具体，而在其他文件或学习资料上也难以查到权威的主题词标引方法，所以在实际应用过程中容易出现一些错误。
为此，笔者学习了国务院等部门文件标引的主题词，得到一些体会，现撰写成文，以与诸位同行探讨交流，谬误之处，敬请批评指正。
一、主题词、主题词表的含义主题词又叫关键词，是以基本概念为基础、进行规范化处理，可显示词间语义关系的词或词组。
公文中的主题词是指最能概括公文的内容或反映公文类别并经过规范化处理的名词术语。
主题词表是指从自然语言中优选出来的语义和族性相关的名词术语，按照一定的排列所组成的规范化动态词典。
党政机关有各自的公文主题词表。
行政机关的公文主题词表是为了适应机关办公现代化的需要，便于计算机检索和管理公文而编制的一部术语控制工具。
常用的是•国务院公文主题词表‣，一些专业性较强的部门和一些地区另有自己的主题词表，比如•河南省公文主题词表‣、•黄河水利委员会公文主题词表‣等。
在这里，笔者以•国务院公文主题词表‣为例进行探讨。
二、几类常见的错误标引（一）简单地切分标题或公文主题概念。
从标题或公文主题概念中摘取几个词作主题词，不经规范化处理，也不在•公文主题词表‣中进行转换。
如：•某省建设厅关于贯彻建设部节能减排工作实施方案的通知‣的主题词为：贯彻节能减排实施方案通知。
这几个主题词就是简单地在标题中摘取的几个关键词，除“通知”外的几个词都不是词表中的词。
产生这类错误的原因是完全不了解主题词的定义和标引方法，只是盲目地标引主题词。
（二）混淆了党政机关公文主题词的标引方法。
这是最常见的一类错误。
党政机关公文主题词标引目的、规则、词表内容均不相同。
行政机关公文标引目的在于对公文进行分类，便于检索；而党的机关主题词标引目的是全面准确地反映公文内容和发文意图。
怎样给公文标注主题词
5
国务院公文主题词 国务院公文主题词
01综合经济 个) 综合经济(77个 综合经济 01A计划 计划 规划 统计 指标 分配 统配 调拨 01B经济管理 经济管理 经济 管理 调整 调控 控制 结构 制度 所有制 股份制 责任制 流通 产业 行业 改革 改造 竞争 兼并 开放 开发 协作 资源 土地 资产 资料 产权 物价 价格 投资 招标 经 营 生产 转产 项目 产品 质量 承包 租赁 合同 包干 国有 国营 私营 集体 个体 企业 公司 集团 合作社 普查 工商 商标 注册 广告 监督 增产 效益 节约 浪费 破产 亏损 特区 开发区 保税区 展销 展览 商品化 横向联系 第三产业 生产资料 02工交,能源,邮电 个) 工交, 工交 能源,邮电(69个 02A工业 工业 冶金 钢铁 地矿 机械 汽车 电子 电器 仪器 仪表 化工 航天 航空 核工 船舶 兵器 军 区 轻工 有色金属 盐业 食品 印刷 包装 手工业 纺织 服装 丝绸 设备原料 材料 加工 02B交通 交通 铁路 公路 桥梁 民航 机场 航线 航道 空中管制 飞机 港口 码头 口岸 车站 车辆 运 输 旅客 02C能源 能源 石油 煤炭 电力 燃料 天然气 煤气 沼气 02D邮电 邮电 通信 电信 邮政 网络 数据 民品 厂矿 空运 三线 通讯 水运 运费
征地
04农业,林业,水利,气象(56个) 农业,林业,水利,气象 个 农业 04A农业 农业 农村 农民 农民负担 农场 农垦 粮食 棉花 油料 生猪 蔬菜 糖料 烟草 水产 渔业 水果 经济作物 农副产品 副业 畜牧业 乡镇企业 农膜 种子 化肥 农药 饲料 灾害 以工代赈 扶贫 04B林业 林业 绿化 木材 森林 草原 防沙治沙 04C水利 水利 河流 湖泊 滩涂 水库 水域 流域 水土保持 节水 防汛 抗旱 三峡 04D气象 气象 气候 预报 预测 烟酒 土特产 有机肥 多种经营 牧业
公文主题词标引规范
公文主题词标引规范一、选择主题词的原则：（一）实用性原则：所选择的主题词应能够满足标引文献和检索文献的要求。
（二）准确性原则：所选择的主题词应能够准确地表达概念的含义。
（三）通用性原则：应选择通用的为人们普遍接受的词语作为主题词。
二、公文主题词标引的规范：（一）主题词标引由类别词、类属词、文种词和归属词组成。
体现公文分类和内容归属的词称作类别词。
直接体现公文种类的词称作文种词。
文种词是事先界定好的，如“通知、指示、决定、批复、请示、报告、通报、意见、会议纪要”等均可作为文种词使用。
说明公文的制发机关，体现公文归属的词称作归属词。
归属词一般由部门名称或地区名称构成。
一份文件主题词的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。
主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。
（二）公文主题词应按照类别词、类属词、文种词和归属词依次标注。
在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。
例如：《关于国庆节放假有关事宜的通知》，先标类别词〃行政〃，再标类属词〃假期〃，最后标文种词〃通知〃。
但在一篇公文的主题词标引中，类别词、类属词、文种词、归属词未必同时使用。
有的主题词既能反映公文的内容分类，又能反映公文的主题特征，类别词和类属词就可以合用一个；平行文和下行文的归属词还可以省略；信息、简报等文献资料没有文种词。
但也有一些公文要用两个以上的类属词去标识其内容归属和主题特征。
通常情况下，每一公文主题词标引的数量通常在5个以内，最多不超过6个。
转发公文时，主题词标引应当重点反映被转发公文的内容，被转发公文的文种可不作为主题词标引，但如果被转发的公文属于准则、条例、规定、章程、制度、办法、细则等法规、制度，其名称应当作为主题词标引。
（三）进行主题词标引的关键是选准类别词和类属词。
公文的主题及内容归属一般体现在标题和事由当中。
如果从中揭示不出公文的主题及内容，则需要对公文全文进行阅读、分析，从中提炼转换出相应的主题词。
一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引O（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。
公文格式模板及主题词
附件1：主要行政公文格式1．适用文种：请示、意见、报告、议案［如涉密和紧急程度,按以下格式标注：秘密等级、保管期限、★、紧急程度：3号黑体］机密★×年特急［发文机关标识字号：小标宋，字号不大于14×21㎜。
其上可标注藏文］××××××文件［发文字号：3号仿宋。
用六角括号，序号不编虚位］［“签发人”：3号仿宋，签发人姓名：3号楷体］××文〔200×〕××号签发人：×××[红色反线156㎜]［标题：2号小标宋，红色反线下空2行］××××××××关于××××××××的请示县人民政府：［正文：3号仿宋］××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
公文主题词的正确写法
公文主题词的正确写法公文主题词的正确写法主题词又叫关键词。
它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。
《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。
因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。
从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。
以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。
《国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。
第一层是对主题词区域的分类，如?综合经济?、?财政、金融?类等。
第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如?工交、能源、邮电?类中的?工业?、?交通?、?能源?和?邮电?等。
”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。
《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。
第二层是对13类中每一类的具体分类。
如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。
我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。
如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”(这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面)，然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。
这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。
接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。
再如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。
如何标引公文主题词五篇范文
如何标引公文主题词五篇范文第一篇：如何标引公文主题词主题词是指能表达文件基本内容并经过规范化处理的名词术语。
制定统一的词汇和规则，是为了方便标引文件主题词和利用主题词检索文件。
一、主题词的选词原则主题词的选词是编制主题词表的基础；主题词以名词为主，概念必须清楚、确切，具有实际检索意义。
形容词、数词、量词一般不选作主题词，动词和虚词不能作为主题词。
编写省公安厅公文主题词的原则是：1，着重选用公安工作范围内的基本名词术语。
2．选用各项业务工作中经常出现的具有检索意义和使用频率较多的名词术语。
3．在过去文件中经常出现的，但现在不常用的名词术语不选用。
二、主题词标引规则1、主题词要能够直接地、客观地反映文件的主题。
如“公共娱乐场所消防安全管理”这一中心意思，主题词可标引为消防安全管理公共娱乐场所2、主题词标引一般应按照《公安主题词表》中的词标引，如果主题词表中确实没有专指的词来标引时，按照主题词的选词原则，可自由选用适当的词来标引，但第一个主题词必须选用主题词表中的词。
如：《关于大中城市公安局普遍建立110报警服务台的通知》主题词：“治安报警服务台”其中的报警服务台为自由标引。
3、一个文件涉及几个业务部门，主题词的标引以主办部门为主。
如省厅一处起草的《关于台胞来大陆探亲旅游几个问题的通知》，主题词：“政保出入境管理治安台湾同胞”。
4、一个业务部门的文件涉及本部门的几项业务工作，主题词应按文件内容的主次排列。
5、人名、地名和组织机构的名称一律自由标引。
人名标用全称。
省(含自治区、直辖市)、市、县只标引名称，如：广东、深圳、增城，不写“省”、“市”、“县”字样。
机构名称标引标准简称。
三、主题词的应用范围凡是以省公安厅或省厅办公室名义行文的公文，除明传电报、密码电报外，都必须标引主题词。
由本厅主办与其他厅局联合发出的公文也必须标引主题词。
四、主题词标引程序和其他注意事项1、公文主题词由文件拟稿人在起草文件时标引，并把这项工作列为办文的必要程序之一，要求根据文件的基本内容，直接地、全面地、客观地揭示出文件的主题概念，切忌只按文件的标题进行标引。
行政公文格式标注
行政公文格式标注
一、文件标题
文件标题应简明扼要，准确反映文件主旨，一般不超过20个字。
标题下方应标注文号，如发文单位代号、年份、序号等。
二、发文单位
在标题下方左侧，注明发文单位全称或规范化简称。
如有必要，可附加发文单位的印章。
三、秘密等级与保密期限
如文件涉及国家秘密，应在文号下方右侧明确标注秘密等级（如“秘密”、“机密”、“绝密”）及保密期限。
四、紧急程度
根据文件的处理时限要求，在秘密等级下方标注文件的紧急程度，如“平急”、“加急”等。
五、正文格式
1. 正文应分为引言、主体和结语三部分。
引言简要说明发文的背景和依据；主体详细阐述公文的主要内容和具体要求；结语提出执行的具体要求或希望。
2. 正文使用规范的公文语言，条理清晰，逻辑严密，避免使用非正式或口语化的表达。
3. 正文中的序号和项目符号应使用规范的公文格式，如“一、”、“（一）”、“1. ”等。
六、附件
如有附件，应在正文之后注明附件的名称和数量，如“附件：XX方案
（1份）”。
七、发文日期
在文件最后注明发文日期，使用全年份和月份，如“2023年9月”。
八、主题词
根据文件内容，提炼3-5个主题词，便于文件归档和检索。
九、抄送单位
如有需要，列明抄送单位，按照单位级别或重要性排序。
十、印刷份数与分发范围
在文末注明印刷份数及分发范围，确保文件传达到相关单位和人员。
以上是对行政公文格式标注的基本要求，具体应用时应根据实际情况和上级主管部门的规定进行适当调整。
怎样给公文标注主题词
怎样给公文标注主题词主题词又叫关键词。
它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。
《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。
因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。
从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。
以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。
《国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。
第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。
第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。
”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。
《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。
第二层是对13类中每一类的具体分类。
如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。
我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。
如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”(这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面)，然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。
这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。
接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。
再如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。
公文如何标列主题词
公文如何标列主题词信息来源：中国党建网主题词又称关键词，是文件中表达主旨、代表内容特征并可供制作索引、检索文件主题依据的词或词组。
一篇公文标注的主题词一般为3～５个词或词组，也可略少略多，不要求表达一个完整的意思，不考虑语法结构、词语搭配，仅仅是简单的组合，其间不用标点符号。
自国发(1986)1号文件，即《国务院关于发布〈中华人民共和国银行管理暂行条例〉的通知》，在我国公文史上首开标注主题词的范例以来，各地党政机关文件依例而行。
总观我国公文，这一作法已呈方兴未艾之势。
选定的主题词，必须是公文领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组。
主题词的词义必须明确清晰，具有单义性，排除义有两歧的概念，以准确鲜明地突显文件的中心思想。
《辽宁省国家行政机关公文处理实施细则》规定：“主题词列在文件尾部分横线之上，由左向右横排，词目之间要有适当空白间隔。
”具体说来，主题词位于文尾部分第一条间隔线之上，其字号与正文同，“主题词”三字使用粗体，以示醒目。
在顶格排印的“主题词”之后，将词或词组依次排开，间隔处空出一个字的位置。
举例如下：主题词：经济增产节约增收节支决定标列主题词通常有下列几种：1. 文件标题摘录。
这是最简单的一种方法，即从文件标题中的“事由”部分摘录关键性词语，构成主题词。
例如，《国务院关于加强预算外资金管理的通知》主题词为：“预算管理”。
??2. 文件正文提取。
在文件的标题文字或过少难以提取，或过多需要概括的条件下，则可从正文内选取恰切的单词、词组作主题词。
例如，《国务院关于清理和整顿“小钱柜”的通知》主题词为“纪检财务”。
3. 题文结合撮要。
此法为前两种方法的结合，即将文件标题和正文中的关键性词语结合而成主题词。
例如，《省委、省政府关于贯彻落实〈中共中央、国务院关于制止机构、编制和干部队伍膨胀的通知〉的通知》主题词则为：“组织机构人事法制”。
4. 批发文件择重。
凡批转、转发性文件，凡发布法规、条例的文件，重点都在被批转、被发布的文件上，其主题词只能从重点文件内选择。
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怎样给行政公文标注主题词主题词分正式主题词和非正式主题词,正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。
为什么要标引公文主题词(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。
信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。
主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。
(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。
办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。
办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。
(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。
档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。
办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。
(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。
怎样标引公文主题词（一）主题词标引程序“三步”走第一步：审读文件，分析主题。
首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。
一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。
如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。
否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。
主题类型分为单主题和多主题两种。
单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。
多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。
单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。
分析主题重点是主题结构分析，确定主题因素。
主题结构分析即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。
主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。
主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。
通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。
位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称；时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。
时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。
第二步：提炼、转换主题概念。
经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。
对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。
要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。
对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。
1、公文主题词的选取方法主要有四：一是从公文标题中摘录；二是从公文正文中提取；三是题文结合撮要；四是自己概括。
以能表达公文的主要内容为原则。
2、主题词组配标引，就是用两个或两个以上主题词构成逻辑关系组合以表达一个专指概念的一种方式。
它以词间语法关系和逻辑关系为基础，只有相容关系的概念词才可以组配，而且，不是字面上的组配，决定的因素是逻辑关系。
组配标引有概念交叉组配、概念限定组配、上位词或下位词组配。
应优先考虑交叉组配和限定组配。
交叉组配是指两个组配的概念之间具有交叉关系，两个概念的外延有一部分重合。
限定组配是以概念的限定为基础，由属概念过渡到种概念的组配。
在标注过程中，如果没有十分贴切的主题词，应遵照“宜宽不宜严”的原则，选择相近的主题词。
如国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》一文的主题词，必须使用《国家行政机关公文主题词表》中所列之词。
因该表中没有“处理”二字，可用相近的“管理”一词代替。
第三步：标引记录，审核校验。
主题词成功组配后，根据《国家机关公文格式》规定，将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。
词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空间、时间、文种等要素，依次进行著录。
在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。
审核的主要内容有：1、主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项；2、主题词的转换是否符合标强规则和组配规则；3、同类型公文所选用的主题词是否一致；4、标引记录有无遗漏等。
如发现问题，及时纠正补救。
（二）主题词标引“三要”、“三不”1、“三要”一要准，即主题词的标引对公文的内容揭失要准确，包括两个方面的内容，（1）在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼是否准确，（2）对分析出来的主题概念转换成主题词准确。
二要全，标引主题尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。
三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。
这是衡量主题词揭示主题概念精度的一个重要因素。
2、“三不”一是不能使用表外词。
有很多人在标引主题词时，往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有由于使用主题词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引的大忌。
二是不能颠倒顺序。
主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。
但是有很多人都是依据公文的标题，从前向后依次标引。
三是不能字面组配。
主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。
分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。
（三）在公文主题词标注中应注意以下几点：1、必须熟悉各自的《公文主题词表》。
不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注。
2、必须认真审研公文内容。
可以说，不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。
3、切实做好结合文章。
这就是把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通，便能找出适当的主题词。
4、必须遵守如下标注规则。
（1）主题词不一定是一个完整的意思，不考虑语法上的结构，不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系，只是将各个词依次罗列出来。
（2）坚持用词“宜宽不宜严”的原则，如果没有确切的主题词，可用相近的词或上位词代替。
（3）标注注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。
在同一组主题词中，要按“属概念在前，种概念在后”的秩序排列。
（4）用词数量一般不少于3个，最多不超过5个。
（5）明确主题词的位置。
公文主题词位于末页下方，抄送范围的上方，也就是注释域或特殊说明域以下，抄送机关标识域以上。
（6）掌握主题词的结构及其标印格式。
主题词的结构由标题和主文两部分组成。
标题即主题词三个字，用黑体字顶格加冒号，其后为主文。
主文不使用标点符号，每个主题词之间空出一个字的位置。
标引工作中应注意的问题(一)主题词的排列反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文部分(分述)内容的主题词在后。
在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。
作为自由词标引的地名(组织机构名)、时间、人名等，应置于表现公文内容的主题词后面，置于表现公文形式的主题词前面。
同时出现在同一公文中，则按地名(组织机构名)、时间、人名的顺序排列。
(二)文种的标引文种作为正式主题词，标在所有主题词的最末位。
在转(印)发类型通知中，被转(印)发的公文的文种可不作为主题词标引。
但如果被转(印)发的公文属法规性质，其名称为条例、规定、办法等，则应作为主题词标引。
(三)标点符号的标引公文主题词一般不应出现标点符号。
在《公文主题词表》中带有标点符号的正式主题词，应予保留。
因为这些标点符号有特殊功能，删去后容易引发歧义。
（四）自由词标引自由词标引是用未经规范化处理的自然语言表述公文主题概念，并作为表达公文主题概念的检索标识。
自由词标引范围：一是某些主题概念虽然可以采用组配标引或上位词标引，但使用频率较高；二是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；三是人物、时间和年代称号；四是地区、组织机构名称。
自由词标引应遵守的规则：一是应认真地查找词表，确实没有合适的专指的主题词，才进行自由词标引。
二是可选用其他词表以及权威性参考书、工具书上的词。
三是所选的词必须具有较强的检索功能和组配功能，具有实用性，能检索，能组配。
四是应尽可能做到词形简单、概念明确。
五是在标出自由词的同时相应标出它的上位主题词(或类别词)。
六是在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。
选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作△标记。
（五）值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。
如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词是“文秘工作公文办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。
如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。
中办秘书局《公文主题词表》使用方法2007-04-06根据《文献主题标引规则》（GB3860—83）和《文献工作—文献审读、主题分析与选定标引词的方法》（IS05963），结合党委系统公文特点，对本词表的使用方法介绍如下：一、标引细则（一）要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。
（二）选用的词，一般应是本词表的正式主题词，其书写形式应与词表中的词形一致。
（三）选词时，应首先选用切合公文主题概念的专指性较强的主题词。
（四）当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。
组配标引应遵循下列原则：1、应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系。
2、当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配。
3、组配结果应概念清楚、准确。
（五）若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。
（六）若仍无合适直接上位主题词进行标引时，方可选用本词表以外的适当词（称自由词）进行标引。
自由词标引应遵循下列原则：1、选用的自由词应符合本词表的选词原则。
2、标引时，应在自由词后加“△”标记，同时标引出相应的上位主题词。
3、使用频率较高的自由词须填写“主题词增、删、改记录卡”。
4、选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加“△”标记。
（七）主题词的标引位置。
按照《中国共产党机关公文处理条例》的要求，主题词应们于抄送机关上方，词与词之间要有一个汉字的距离。