文件资料管理制度

文件资料管理制度

公司在运营、生产、销售过程中产生的文件，是公司赖以生存的存档信息，有着非常重要的地位，为保密、规范、有序的管理公司文件，特制定本制度，即日起实施：

一、资料管理方式与组织

公司资料以集中管理为主，采取集中与分散管理相结合的方式。即公司资料由总经办集中统一管理，相关部门分类管理本部门内部资料，以便及时利用，维护文件的完整与安全。各部门要落实专人具体自行管理部门的文件管理工作。

二、归档范围

1、政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料；

2、公司对外的正式发文，与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等。

3、内部的工作的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。

4、与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。

5、主任命待资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。

6、公司的历史沿革、大记事及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。

7、公司内部的各项管理制度

三、相关文件管理责任

1、文书资料、人事档案由综合办公室负责管理分类并对其它部门对接，合同、协议等资料由法务部统一管理，业务部门保留复印件，需调用原件则与法务部协商。

2、收到的外部文件，或总经办处理与分类，需要分发到其它部门的，则交于相关部门负责人管理。

3、财务部文件原则上由财务部自行管理，如其它部门需调用时，报总经理审批后，方可调用

4、基建保卫资料：暂于总经办统一管理

5、业务资料：由采购、业务部负责管理并注意保密。

四、文件归整

1、交于公司管理的文件资料，原则上必须是原件，原件少，用于报批或无原件的重要文件不能归档的，可保存复印件。

2、以正式文件发的文件、函件或请示，有关部门在收到批复文件后，要及时交经总经办登记，确保文件申请与批复的连贯性，避免出现只有请示没有批复的文件。

3、文件资料管理人员应根据业务范围及主要工作任务，分类保管好文件资料，并填写《文件管理登记表》，以方便查阅。

五、保管与借阅

1、文件资料属于公司的机密资料，未经许可不得外借、外传。外单位人员借阅需报公司领导批准后方可执行。

2、公司部门要借阅文件，需报本部门负责人同意后，才可以借阅，并要做好登记。

3、需要将文件带外公司使用时，须走公司文件外借审批流程