文件管理培训课程30页PPT
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培训电脑文件管理课件
3、文件夹，文件数量、层级不合理
三、目的
1、规范文件名 2、规范文件夹结构
hushangyong@
四、文件夹、文件名、数量原则
文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及 文件夹的层级，往往不能两全，我们只能 找一个最佳的结合点。 文件夹级别最好与自己经常处理的信息相 结合，越常用的类别，级别就越高。
服务部电脑文件管理讨论
—位打开自己的电脑，检查你电脑中硬 盘分配情况，以及所管理的服务部的所有 文件夹、文件名。
1、多个文件夹与文件同时出现
2、文件夹是否很多层级
一级目录 二级目录 三级目录 四级目录 五级文件
hushangyong@
3、文件夹内文件是否超过50个
A
B
hushangyong@
3、文件夹中文件不超过50个为宜
超过50个文件的文件夹，无论用何种排列 方式查找难度都会增大。
A
B
hushangyong@
4、文件夹名称同一级别中字数最好统一
字数以4~8个中文字符为宜（英文更好）。 文件夹名称字数太多会使同屏显示文件减 少，在XP系统中会显示不全。 字数不统一，会增加查找文件的难度。
A
B
hushangyong@
5、文件命名原则
①
②
使自己和工作组的每一个成员能够方便的 理解每一个文件的意义。 名称在能知道意义的情况下越短越好。
hushangyong@
5、文件命名原则
③
④
当我们在文件夹中使用“按名称排例”的命 令时，同一种大类的文件能够排列在一起， 以便我们查找、修改、替换等操作。 电脑排序时会按照文件名称从左到右的顺 序进行排列。
文件管理控制培训PPT
分管领导 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及
/
总经理
技术类文件由总经理批准；
DCC
管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权
/
部备案；受控文件需盖受控印章后下发；
编制部门
文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门； 《文件分发回收记录》 有作废文件的，同时收回作废文件；
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文件管理控制培训PPT
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文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图
职责权限
相关说明
工作表单
各部门
各职责部门编制文件
文件编制表格
DCC
管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部
/
索取编码
分管领导 管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核，
/
技术类文件提交技术部/知识产权部审核
/
知识产权 部
企管部
知识产权 部
企管部
企管部 编制部门
企管部 编制部门
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文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型
公司代码 文件类型
顺序号
例如/参考
1
方针、目标、 手册文件
TP
2 程序文件
TP
MA
001-999
TP-MA-001 质量手册
TP-PR-001
PR
001-999
TP-EP-014 文件控制程序
化学品管理程序
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文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO. 文件类型
文件管理培训-PPT
受控 文件
非受控 文件
WI：指技术文件、质量计划、作业指导书、工艺文件等
• Level1 质量手册
• Level2 程序文件
• Level3作业指导书，测试手段，表格，备案记录
3
Number QP-0000-INT-GEN
2级-程序文件是什么 Document Title
Management review
数前缀+后缀1+后缀2+后缀3
b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的缩写
fixed code QF-stands for Quality Form
QF是记录表格英文字母第一个字母的缩写
c. 4-digit number:
程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程
QP-0201-INT-GEN
Colour development
ERA and Cleaner validation
QP-0202-INT-IS
procedure
Requalification testing in Interior
QP-0204-CN-IS
我们如何做？ 标尺-标准、统一、 无差异
7
3级-记录表单是什么
来源：由作业标准派生的各种表单
我们做了的证据呢？ 客户：看-问-听
8
3级-记录表单是什么
记录使用
分类与检索、贮存管理、更改、作废
更改
• 各部门需增加、 删减或变更记录表格， 需经各部门经理批准
有效期内
1 按月整理成册 2 贴上封面 2.1记录名称 2.2记录时间 2.3保存期限 2.4保管责任人 3 按规定编号标识 4 保存期内收集
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4.13 文件的借阅
＊文件的保密等级:自定义. A. 绝密:核心技术资料. B.机密:重要的文件资料. C.秘密:转为重要的文件资料. D.公开:一般性文件,可以向大众公开的.
＊借阅申请:需求人员申请. ＊ 借阅批准:必须获得批准人员批准才可借阅. ＊ 借阅登记:借出人员需进行登记. ＊ 归还:按借出的时间及时归还.
♂外来文件的类型 A.国际/国家/地方等法律法规. B.国际/国家/行业/企业等标准. C.客户提供文件. D.其它文件.
♂ 外来的获取渠道 A. 法规类公司自行获取. B.客户提供.
提问:我部门有哪些外来文件呢?
♂外来文件的接收 各部门负责接收本部门直接相关的外来文件.
♂外来文件的识别
接收部门负责识别出适用于本公司的内容.
◎ 保持文件干净/完整/可辩识。 6.4 文件清洁
㊣ 经常进行整理/整顿/清扫,并进行到底 ㊣ 保持其成果,并养成习惯.
提问:文件的清扫要注意哪些事项?
7.1 文控员的职责:
▲ 参与文件控制程序的制订. ▲ 公司文件的分类及文件格式标准化. ▲ 文件受控/更改申请的受理. ▲ 文件格式的确定. ▲ 文件编号与登记. ▲ 文件复印/分发/旧版回收/作废/销毁. ▲ 文件原稿的保存. ▲ 文件使用情况的定期审查.
我如何知道文件需要修改呢?
4.12 文件的作废
★ 作废的时机 A. 新版文件发行时,旧版文件自动作废. B. 文件取消时,申请作废.
★ 文件的取消由文件编写部门申请. ★ 文件作废时作废版必须全部门收回. ★ 作废文件需进行标识 ,如盖作废章. ★ 作废版之副本可以销毁,但正本需保存.
作废文件需要保存多久呢 ? ?
提问:作废文件需要保存多久呢?
文件管理培训 PPT
QP-0209-CN-GEN
特殊特性管理程序
Guidelines for Specification sheets for
QP-0211-CN-GEN
fixtures
Guidelines on reception of raw
materials (chemicals and non-
chemicals) and NoC's (Notes of
的基本格式:4位数前缀+后缀1+后缀2+后缀3
b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的
缩写
fixed code QF-stands for Quality Form
QF是记录表格英文字母第一个字母的
我们要做什么？
镜子-查漏补 缺！
Complaint) to suppliers原材料（化工
及非化工）入库管理程序以及供应商
QP-0300-CN-GEN 投诉（NOC）管理程序
发起人
Y 文件管
理员
各部门 经理审
核 Y
文件发布
审批流程 文件编号&版本修订：对于编号系统，， 请参看这个程序的§ 2b 部分；版本修订 的编号由系统自动生成。
Solutions
QP-0205-INT-IS Tooling and Substrate Development QP-0206-CN-GEN FMEA-失效模式和后果分析管理程序
采购
运输 设计/生产 销售 经销商
MSA - Measurement System
QP-0207-CN-GEN
文件管理制度培训课件PPT课件
6
（二）发文稿纸填写 具体填写内容见发文稿纸样稿内各项说明，注意的是： 1.主送和文件称谓保持一致； 2.发文日期和发文经办人必须如实填写，不得提前打印。 二、文件质量及生效要求 （一）字迹要求 因铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写等耐久性差，
不利于资料的保管，所以不能作为归档的材料。墨汁、碳 素墨水、蓝黑墨水、铅印、计算机打印可作为归档的字迹 材料。 （二）纸张要求 所有文件必须是Ａ４规格纸张，不能用传真热敏纸，如接 收的传真为热敏纸，必须用Ａ４纸张复印后使用并归档。 （三）避免出现无效文件 落款处，既没有加盖公章也没有负责人签字的文件属于无 效文件，没有归档价值，可视为作废文件； 各类收文的办文单要求必须有总经理批阅意见，未批阅的， 视为无效文件，没有任何归档价值，直接作废即可。
内容是指需要其他部门出具专业性意见的，比如工程科打 一个调整工资的请示，那该项内容就是指人事科科长根据 人事管理相关制度签署意见，然后再由总经理批示； 是外收文、集团来文时：在收文经总经理批示后明确指示 转**科室阅，或者请**科室落实之类的，将原件拿给相关 部门负责人阅知，并由该负责人在此栏签字，表示已经转 阅；如有需要，可复印给相关责任人一份； 4.办理情况：必须填写处理情况、经办人、日期。 比如文件已经由文员张三在10月10日复印给**科室,必须 在办文单下面的处理情况一栏写上：“复印给**科室**人, 张三,10.10”；
印发机关和印发时间、打印份数和归档份数的书写，一 律用三号仿宋体字，机关左空1字，时间右空1字，用阿 拉伯数字。
三、特别说明 1.版记的最后一个要素（打印份数和归档份数一行）必4
2.不能采用“此页无正文”方式； 3.发文机关标识（红头）规格：高2cm，宽15cm；红色反
线宽17cm。 4.公文、纪要方面业务和专业性要求，以秘书处要求为准。
（二）发文稿纸填写 具体填写内容见发文稿纸样稿内各项说明，注意的是： 1.主送和文件称谓保持一致； 2.发文日期和发文经办人必须如实填写，不得提前打印。 二、文件质量及生效要求 （一）字迹要求 因铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写等耐久性差，
不利于资料的保管，所以不能作为归档的材料。墨汁、碳 素墨水、蓝黑墨水、铅印、计算机打印可作为归档的字迹 材料。 （二）纸张要求 所有文件必须是Ａ４规格纸张，不能用传真热敏纸，如接 收的传真为热敏纸，必须用Ａ４纸张复印后使用并归档。 （三）避免出现无效文件 落款处，既没有加盖公章也没有负责人签字的文件属于无 效文件，没有归档价值，可视为作废文件； 各类收文的办文单要求必须有总经理批阅意见，未批阅的， 视为无效文件，没有任何归档价值，直接作废即可。
内容是指需要其他部门出具专业性意见的，比如工程科打 一个调整工资的请示，那该项内容就是指人事科科长根据 人事管理相关制度签署意见，然后再由总经理批示； 是外收文、集团来文时：在收文经总经理批示后明确指示 转**科室阅，或者请**科室落实之类的，将原件拿给相关 部门负责人阅知，并由该负责人在此栏签字，表示已经转 阅；如有需要，可复印给相关责任人一份； 4.办理情况：必须填写处理情况、经办人、日期。 比如文件已经由文员张三在10月10日复印给**科室,必须 在办文单下面的处理情况一栏写上：“复印给**科室**人, 张三,10.10”；
印发机关和印发时间、打印份数和归档份数的书写，一 律用三号仿宋体字，机关左空1字，时间右空1字，用阿 拉伯数字。
三、特别说明 1.版记的最后一个要素（打印份数和归档份数一行）必4
2.不能采用“此页无正文”方式； 3.发文机关标识（红头）规格：高2cm，宽15cm；红色反
线宽17cm。 4.公文、纪要方面业务和专业性要求，以秘书处要求为准。
文件控制、记录管理培训教材(PPT 36张)
文件控制、记录管理培训教材
第一章、相关术语定义理解
•
文件定义：
•信息及其承载媒体。
第二章、体系标准条款学习
4.2.1 总则
质量管理体系文件应该包括：
质量方针、质量目标
特定产品 、项目、 过程或合 同应用 QMS
质量 手册 程 序
规定质量管理体系一致信息的文件
ISO9001:2008要求的五个程序 其他需要的程序
作业指导书、规范 质量表格、记录
策划、运行和控制需要的文件 标准要求的记录（21个）
组织的规模和活动的类型 过程和相互作用的复杂程度 人员的能力
文件可多可少 文件可详可略 可采用任何形式或类型的媒体
第二章、体系标准条款学习
• • • • • • • • 附录: 本标准所要求的形成文件的程序 ： --------5处需要形成文件的程序。 （４.２.３）文件控制 （４.２.４）质量记录的控制 （８.２.２） 内部审核 （８．３）不合格品控制 （８.５.２） 纠正措施 （８.５.３）预防措施 本标准所要求的记录 ---------共有２１处需要形成记录
书面记录 电子媒体记录 其他形式的记录
应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录 应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、 贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。
第二章、体系标准条款学习
4.2.4 质量记录控制
+ 质量记录的保存期限
· 不同的记录应有不同的保存期限；
2、按属性分类：可分为质量管理手册和质量保证手册两种。前者阐述企业的质量管理 体系，供企业内部使用；后者阐述企业的质量保证体系，用以在合同环境下向需方和第 三方证实本企业的质量体系满足合同和有关法规的规定。
第一章、相关术语定义理解
•
文件定义：
•信息及其承载媒体。
第二章、体系标准条款学习
4.2.1 总则
质量管理体系文件应该包括：
质量方针、质量目标
特定产品 、项目、 过程或合 同应用 QMS
质量 手册 程 序
规定质量管理体系一致信息的文件
ISO9001:2008要求的五个程序 其他需要的程序
作业指导书、规范 质量表格、记录
策划、运行和控制需要的文件 标准要求的记录（21个）
组织的规模和活动的类型 过程和相互作用的复杂程度 人员的能力
文件可多可少 文件可详可略 可采用任何形式或类型的媒体
第二章、体系标准条款学习
• • • • • • • • 附录: 本标准所要求的形成文件的程序 ： --------5处需要形成文件的程序。 （４.２.３）文件控制 （４.２.４）质量记录的控制 （８.２.２） 内部审核 （８．３）不合格品控制 （８.５.２） 纠正措施 （８.５.３）预防措施 本标准所要求的记录 ---------共有２１处需要形成记录
书面记录 电子媒体记录 其他形式的记录
应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录 应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、 贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。
第二章、体系标准条款学习
4.2.4 质量记录控制
+ 质量记录的保存期限
· 不同的记录应有不同的保存期限；
2、按属性分类：可分为质量管理手册和质量保证手册两种。前者阐述企业的质量管理 体系，供企业内部使用；后者阐述企业的质量保证体系，用以在合同环境下向需方和第 三方证实本企业的质量体系满足合同和有关法规的规定。
文件管理培训ppt课件
: 文件是否可以借给外面的人呢?
4.14 文件的补发
◆ 补发时机 A.文件遗失. B.增加需求. C.文件损坏.
◆ 补发申请:需求者向文控中心申请. ◆ 补发批准:需求部门负责人或批准人. ◆ 登记发放:文件进行登记发放.
提问:文件补发与发行有什么区别呢 ?
4.15 外来文件管理
♂ 定义:是指由第三方制订的, 但公司必须参照执行 的文件.
文件管理基础知识培训
目录
1、文件的定义 2、质量管理体系文件简介 3、质量管理体系文件类型 4、文件的控制 5、文件编写基础知识 6、文件的5S管理 7、文控的职责
讲演：龙景庭
2012-10-12
1.1 文件:信息及其承载的媒体 1) 信息可以是文字,符号,图片,声音等 2) 媒体可以是纸张,磁盘,光盘, 其它电子媒 介,实物或其组合体等.
我如何知道文件需要修改呢?
4.12 文件的作废
★ 作废的时机 A. 新版文件发行时,旧版文件自动作废. B. 文件取消时,申请作废.
★ 文件的取消由文件编写部门申请. ★ 文件作废时作废版必须全部门收回. ★ 作废文件需进行标识 ,如盖作废章. ★ 作废版之副本可以销毁,但正本需保存.
作废文件需要保存多久呢 ? ?
◎ 保持文件干净/完整/可辩识。 6.4 文件清洁
㊣ 经常进行整理/整顿/清扫,并进行到底 ㊣ 保持其成果,并养成习惯.
提问:文件的清扫要注意哪些事项?
7.1 文控员的职责:
▲ 参与文件控制程序的制订. ▲ 公司文件的分类及文件格式标准化. ▲ 文件受控/更改申请的受理. ▲ 文件格式的确定. ▲ 文件编号与登记. ▲ 文件复印/分发/旧版回收/作废/销毁. ▲ 文件原稿的保存. ▲ 文件使用情况的定期审查.
4.14 文件的补发
◆ 补发时机 A.文件遗失. B.增加需求. C.文件损坏.
◆ 补发申请:需求者向文控中心申请. ◆ 补发批准:需求部门负责人或批准人. ◆ 登记发放:文件进行登记发放.
提问:文件补发与发行有什么区别呢 ?
4.15 外来文件管理
♂ 定义:是指由第三方制订的, 但公司必须参照执行 的文件.
文件管理基础知识培训
目录
1、文件的定义 2、质量管理体系文件简介 3、质量管理体系文件类型 4、文件的控制 5、文件编写基础知识 6、文件的5S管理 7、文控的职责
讲演：龙景庭
2012-10-12
1.1 文件:信息及其承载的媒体 1) 信息可以是文字,符号,图片,声音等 2) 媒体可以是纸张,磁盘,光盘, 其它电子媒 介,实物或其组合体等.
我如何知道文件需要修改呢?
4.12 文件的作废
★ 作废的时机 A. 新版文件发行时,旧版文件自动作废. B. 文件取消时,申请作废.
★ 文件的取消由文件编写部门申请. ★ 文件作废时作废版必须全部门收回. ★ 作废文件需进行标识 ,如盖作废章. ★ 作废版之副本可以销毁,但正本需保存.
作废文件需要保存多久呢 ? ?
◎ 保持文件干净/完整/可辩识。 6.4 文件清洁
㊣ 经常进行整理/整顿/清扫,并进行到底 ㊣ 保持其成果,并养成习惯.
提问:文件的清扫要注意哪些事项?
7.1 文控员的职责:
▲ 参与文件控制程序的制订. ▲ 公司文件的分类及文件格式标准化. ▲ 文件受控/更改申请的受理. ▲ 文件格式的确定. ▲ 文件编号与登记. ▲ 文件复印/分发/旧版回收/作废/销毁. ▲ 文件原稿的保存. ▲ 文件使用情况的定期审查.
文件管理ppt课件
（2）物理文件
物理文件是指文件在存储介质上的 组织方式也称为文件的物理结构。 通常的组织方式有顺序文件、链接 文件和索引文件等。
文件的分类主要是为了便于系统对 不同的文件进行不同的管理，从而 提高处理速度和起到对文件的保护 与共享的作用。
6. 1. 2 文件系统的概念
所谓文件系统是操作系统中负责管 理文件的机构（一组软件和数据）。 它负责为用户建立、撤消、读写、 修改和复制文件，还负责完成对文 件的按名存取和进行存取控制以及 负责管理文件所使用的资源。
（b）中给定记录号i则记录R的逻辑地址为：
LA（R）=i×L ， 其中L为每个记录的长度。
对于变长记录，要确定第i号记录的逻辑地 址必须求出前面各记录的长度之和，如图 6-1（c）。
LA（R）= L+ L+···+ L
显然顺序文件是顺序存取的， 如果要想读出记录Ri时，必须 先读取R1，R2，···，Ri-1，这 样花费了大量时间。为了节省 时间,可以用预先缓冲技术加速 文件的输入输出。
下图给出利用缓冲区加速文件存取速度的 示意图。
缓冲区 1
缓冲区 2
缓冲区 3
缓冲区 n
利用缓冲区排队顺序读取示意图
如果用户程序正在处理记录R时，文件 系统预先把R，R等读入主存中开辟的 一个缓冲区中，这样当用户下次提出 请求时，它的记录已在主存缓冲区中， 从而节省了等待记录从文件存储器读 入的时间。
第6章 文件管理
目录
6.1 文件系统的概念 6.2 文件的逻辑组织与存取方法 6.3 文件的物理组织与存取方法 6.4 文件存储器存储空间的管理 6.5 文件目录 6.6 文件的安全性 6.7 文件的使用
在操作系统内增加了一组专门的管 理软件——文件系统来取代用户自 己管理外存和存储信息。文件是计 算机系统中的重要软件资源，文件 系统是操作系统中最直接可见的部 分。计算机的重要作用之一就是能 快速处理大量信息，从而信息的组 织、存取和保管就成为操作系统中 极为重要的内容。
档案管理培训教材PPT课件
县级档案馆接收范围的档案
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
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受控编号与版本号。
10
受控文件编号
一、公司文件代码 质量环境手册：QEM 程序文件：QEP 管理类作业指导书：RA\WI 技术类作业指导书：SOP\SIP
二、部门代码:
MKC（业务部） DCC（文控中心） PUR（采购课） PMC（计划物控课）WAH（资材课） ADM（管理部） PRD（生产部 ）ENG（工程部） COQ（品质部） MGR（总经办） FID(财务部)
C. 外来人员、非本部门人员、本部门非授权相 关工作人员不得跨部门非法提取公司任何资 料，若工作需要可按本程序要求向文控中心 申请；文件管理人员应做好防盗、防晒、防 雨及用电安全工作，保持室内整齐和清洁； 文件签收、查阅人员只限在规定区域范围内 作业。
D.各部门文员针对文控中心发放的受控文件, 在 本部门内部进行二级发放时应建立相应的 《文件发放/回收表》和《受控文件目录》及 《受控文件发放一览表》。
2、各文件接收人员在发放记录上签收。 3、文件遗失10元/份。
14
受控文件的使用
1、各文件使用部门必须确保在使用处获得有效 版本的适用文件并传阅至相关人员，必要时 可组织培训。
2、任何部门或个人不得私自复印受控文件。 3、如各文件使用部门在文件使用过程中发现与
现行操作不符,应立即向主管单位以书面形式 提出并传递给文控中心,以便于对文件及时进 行修改。 4、各文件使用单位必须确保所使用的文件只能 是文控中心发行的受控版本, 受控文件应保持 清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行 涂改。
指导书。 四级文件： 指各种表单和记录。
6
文件分类
一、内部文件：指公司内的各种文件，具体可分 为体系文件如质量手册、程序文件、质量计划、 通用的管理性作业指导书等。
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受控文件编号
一、公司文件代码 质量环境手册：QEM 程序文件：QEP 管理类作业指导书：RA\WI 技术类作业指导书：SOP\SIP
二、部门代码:
MKC（业务部） DCC（文控中心） PUR（采购课） PMC（计划物控课）WAH（资材课） ADM（管理部） PRD（生产部 ）ENG（工程部） COQ（品质部） MGR（总经办） FID(财务部)
C. 外来人员、非本部门人员、本部门非授权相 关工作人员不得跨部门非法提取公司任何资 料，若工作需要可按本程序要求向文控中心 申请；文件管理人员应做好防盗、防晒、防 雨及用电安全工作，保持室内整齐和清洁； 文件签收、查阅人员只限在规定区域范围内 作业。
D.各部门文员针对文控中心发放的受控文件, 在 本部门内部进行二级发放时应建立相应的 《文件发放/回收表》和《受控文件目录》及 《受控文件发放一览表》。
2、各文件接收人员在发放记录上签收。 3、文件遗失10元/份。
14
受控文件的使用
1、各文件使用部门必须确保在使用处获得有效 版本的适用文件并传阅至相关人员，必要时 可组织培训。
2、任何部门或个人不得私自复印受控文件。 3、如各文件使用部门在文件使用过程中发现与
现行操作不符,应立即向主管单位以书面形式 提出并传递给文控中心,以便于对文件及时进 行修改。 4、各文件使用单位必须确保所使用的文件只能 是文控中心发行的受控版本, 受控文件应保持 清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行 涂改。
指导书。 四级文件： 指各种表单和记录。
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文件分类
一、内部文件：指公司内的各种文件，具体可分 为体系文件如质量手册、程序文件、质量计划、 通用的管理性作业指导书等。