协同办公环境下高校公车的信息化管理

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DOI：10.16661/ki.1672-3791.2019.03.112

协同办公环境下高校公车的信息化管理

①

陈洁

(常州信息职业技术学院 江苏常州 213164)

摘 要：该文基于高校用车管理现状，提出建设协同办公环境下高校公车的信息化管理系统的现实意义，从信息透明与公开、科学调度、提高效率、数据信息和考核、提醒预警，方便统计以及与高校办公室信息化系统协同作业出发，进一步提出了高校公车协同办公系统的总体框架，为降低公务用车管理成本，提升管理效率，有效监督保障车辆的高效运行提供信息化支撑。

关键词：协同 公车 信息化管理

中图分类号：TP31 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2019)01(c)-0112-02

①基金项目：江苏省教育厅高校哲学社会科学研究基金项目（项目编号：2017SJB1821）。 作者简介：陈洁(1984—)，女，江苏常州人，硕士，助理研究员，研究方向：协同创新、教育管理。

中央八项规定和《党政机关厉行节约反对浪费条例》以及《中央事业单位公务用车制度改革实施意见》对公务用车提出了明确要求，各地区、各部门多措并举，推动落实公车改革。高校作为教育部门，除了日常公车外，还有机要通信、应急、后勤保障、招生宣传、实习实训等用车需求，如何充分发挥公务车辆的作用，提高公务用车服务高校教育教学、提高办事效率、降低运行费用，更好地服务学校事业的科学发展显得尤为重要。

随着高校办公室信息化水平的提高，公文、会务、接待等协同办公系统已经在行政管理工作中发挥重要作用。面对繁琐的车辆调度、车辆和费用的精细化管理、用车考核以及信息公开等要求，传统的人工公车管理办法已经远远无法满足车辆管理的需求，这就需要有更好的办公管理软件为车辆管理工作提供更好的服务，从而让公务用车管理更加系统、规范和高效。

1 高校用车管理现状

（1）出车效率低。目前高校公车管理运行大多数还是

传统的人工管理为主，包括车辆信息、车辆调度、车辆维修保养使用、车辆成本核算等，用车申请、车辆使用信息查询等不方便，影响公车使用效率从而影响公务的办事效率，另外粗放型的人工管理方式使得管理者无法确定车辆实时情况，造成车辆使用率较低。

（2）数据准确率低。车辆信息登记时由于人工管理往往存在不及时或者人工疏漏，可能导致车辆使用信息的不对称，从而出现一定的信息隐患。因为各项统计数据与车辆使用相关，往往导致人工统计各项数据被动、繁琐，准

确率较低。

（3）监督考核弱。车辆调度的粗放型管理，当用车繁忙的时候用车供需矛盾较突出，没有用车数据的预警可能导致驾驶员长时间较大的劳动强度，影响出车安全和车辆管理。另外一方面在没有用车反馈的管理情况下往往无法全面考核出车质量，从而影响驾驶员工作的积极性和服务质量。

2 协同办公环境下高校公车信息化管理的现实意义

2.1 信息透明与公开

车辆管理工作一般由具体办事人员负责，包括车辆基础信息、驾驶员信息、车辆保养维修年审信息、车辆调度信息、驾驶员值班信息、公里数费用等，车辆数据相对高度集中，除了具体办事人员，当天车辆使用情况和驾驶员出车安排等细节其他人员并不知情。公车协同办公系统可以实现车辆信息的数据共享，全校人员均可以通过系统查看车辆实时使用情况，从而实现车辆信息透明公开，接受全校监督 。

2.2 科学调度，提高效率

高校公车任务繁重，往往会造成出车安排零散并且有遗漏的情况，信息化的公车协同办公系统包括用车申请系统和车辆调度系统，简化了用车申请环节，方便用车部门根据车辆实际情况申请用车和安排工作，另外车辆调度系统科学合理分配车辆和驾驶员，使得车辆调度有条不紊，驾驶员工作量均衡，提高整体车辆利用率。2.3 数据信息和考核

公车协同办公系统包含每次用车相对应的车辆费用和公里数等内容，

做到出车情况、加油停车过路费用、公里

图1 公车协同办公系统整体架构图

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动。因此，需对现代化管理模式的应用给予足够的重视，疾控中心应促进人事档案管理部门将计算机技术引入，对其科技装备进行强化，对管理模式进行创新，并安排相关技术人员协助人事档案管理者建立人事档案管理数据库。同时疾控中心应对计算机相关硬件和软件的升级、更新等进行重视，对档案管理相关设备的维护机制和购置机制进行完善，从而对疾控中心人事档案管理工作进行适当的简化，使得工作效率提升，同时可对档案的实效性、真实性和完整性进行提升，将档案的价值充分挖掘出来并进行利用。

2.3 实行人事档案多元化管理模式

传统的人事档案管理模式较为单一，这导致在对档案进行收集、整理和利用时的效率降低，没有很好地对管理质量进行提升，且没有将档案的整体价值进行体现，因而解决这一问题就要对人事档案管理模式进行丰富，实行对档案的多元化管理，对其管理模式进行创新。例如，在人事档案收集工作中，传统的人事档案管理模式中这一工作是由档案管理部门负责收集的，这使得工作效率大大降低，加上疾控中心中部门较多，单纯依靠档案管理部门进行容易出现信息遗漏、错误等情况。对此问题，疾控中心可让各部门均安排1~2名人员负责本部门的人事档案收集工作，确认无误后再汇总至人事档案管理部门，然后再由人事档案部门进一步对这些档案进行筛选、整理、利用和保管。实行多元化管理模式还需对相关管理制度进行改善，改善前将传统的管理思想进行转变，应对一切工作依据领导指示进行执行的思想进行转变，应依据现代化管理对管理程序进行规章制度的革新，管理人员应依据规章制度进行管理，依法办事。同时建立奖励制度，对于工作良好且无错误的员工给予相应的奖励，或是将日常工作效率、质量纳入年终考核中，将其与年终奖金进行挂钩，使得其管理意识得到增强。

3 结语

总而言之，在信息化和现代化管理理念的冲击下，疾控中心人事档案管理想要与时俱进就要对其管理模式进行创新，创新的第一步是对管理人员的培训加强，然后给予现代化管理足够的重视，践行对人事档案的多元化管理，从而对人事档案管理的服务力进行提升，推进管理的规范化进程，将档案的价值充分体现出来。

参考文献

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数、保养维修费用一一对应，每辆车实时更新车辆数据信息，为公车经费管理提供依据，提高三公经费财务管理水平。另外公车协同办公系统包含出车反馈模块，与驾驶员出车绩效相挂钩，提高驾驶员的出车积极性和服务质量，同时也提高用车部门的使用效率。

2.4 提醒预警，方便统计

在车辆档案数据与车辆使用数据的基础上，公车协同办公系统包含车辆费用、维修年审时间、车辆保养等时间数据预警提醒，优化出车使用、费用管理。另外新形势下，对车辆费用和使用，驾驶员出车等相关数据进行分析，对车辆管理、提高出车服务水平具有参考意义。

2.5 与高校办公室信息化系统协同作业

公车协同办公系统是高校办公室信息化的组成部分，与公务接待等系统协同作业，符合办公室工作信息化需求，提供了一个规范、全面的办公平台，更好地服务学校各项工作开展。

3 高校公车协同办公系统的信息化管理设计

高校公车协同办公系统包含车辆基础数据模块、三大功能模块以及报表管理(统计分析)模块，具体见图1公车协同办公系统整体架构图。作为高校办公室办公信息化系统的组成部分，公车管理系统与公务接待管理系统等办公系统协同作业。

车辆基础数据模块包含驾驶员信息模块、车辆信息模块和管理员模块，前两个模块根据驾驶员驾照情况和车辆座位情况做到数据相关联，另外车辆的信息模块可以实现保养、保险、年审等时间预警。

三大功能模块，分别是车辆维修保养管理模块、车辆调度模块和车辆费用管理模块。其中车辆维修保养模块与车辆基础数据模块相关联，驾驶员通过该模块申请车辆维修和保养，审批流程并记录每次维修保养的费用情况和维修保养记录。车辆调度模块是各用车部门申请用车流程模块，区别过去传统的纸质审批签字流程，网上申请节省审批时间，提高用车效率，并记录每次出车记录和出车费用，通过GPS等手段公开车辆使用情况，保障出车安全，流程的最后增加出车反馈评价模块，记录每次驾驶员出车的服务评价。车辆费用模块与车辆维修保养管理模块和车辆调度的用车记录相关联，记录每辆车的公里数，加油、维修、保养、保险等费用，做到每辆车核算清清楚楚。

报表管理（统计分析）模块包括对每辆车，每个驾驶员的核算，可以看到各类型车辆、每年各时间段的用车情况，便于分析学校车辆的使用率以及驾驶员的工作绩效，为公车改革做好数据参考基础。

4 结语

该文构建了高校公车协同办公系统的总体框架，包括车辆基础数据模块、三大功能模块以及报表管理(统计分析)模块，系统易于操作使用，符合高校办公室信息化建设需求，响应公务用车管理要求，解决了目前高校存在的用车管理现状问题，不仅降低了公务用车管理成本，提升了管理效率，也有效监督保障车辆的高效运行，下一步将继续优化系统平台模块和个性化系统开发，更好地服务学校发展。

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