档案室电子目录数据库结构与交换格式
文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式(DB32 505-2002)
江苏省地方标准DB32/505-2002文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式 Database structure and data exchange format of documentary archival inventory前 言本标准4、5.4、5.6、5.8、5.12、5.13、5.14、5.20为强制性条款。
本标准是根据DA/T18-1999《档案著录规则》并依据多年的实践经验，结合我省实际而制定的。
为便于解决数据访问权限的控制问题，增加了“主办部门”和“协办部门”两个项目；为便于解决调阅档案全文问题，增加了“全文标识”项目；为解决跨地区、跨层次数据共享，增加了“组织机构代码”项目。
本标准为文档一体化档案管理系统中文书档案的著录及档案目录数据交换格式提出了具体要求。
本标准也可作为其它门类档案管理系统的参考。
本标准的格式按GB/T1.1-2000《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则》编制。
本标准由江苏省档案局提出。
本标准起草单位：江苏省档案局（馆）。
本标准主要起草人：齐丽华赵明富 刘祖云 冯国安 姚军 谢微 顾斌 杨静文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式的定义、数据库结构与交换格式、使用方法。
本标准适用于文件级文书档案目录数据库结构与其目录数据的交换、档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 7408-94 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB 7156-87 文献保密等级代码GB 11714-1997全国组织机构代码编制规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-2000归档文件整理规则《中国档案分类法》《档案分类标引规则》《中国档案主题词表》《文献主题标引规则》术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围 1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录 登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式
浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化需要，建立全省统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1、范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于浙江省档案馆、省直单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
2、定义本标准采用下列定义:2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.3 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.4 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.5 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.6 字段名称字段(著录项目)的显示名称。
2.7 字段名数据库中用于字段实际存取的名称。
2.8 字段值字段的取值范围，可以选择输入。
2.9 必须著录项目指省直单位范围的或由省档案馆组织的数据库，各馆室进行数据交换时，必须有的项目。
2.10 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3、数据库结构与著录格式本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录(1)数据库结构与著录格式》和《文件级目录(2)数据库结构与著录格式》等三种数据交换格式。
《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录(1)数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案电子目录。
《文件级目录(2)数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案电子目录。
重庆市文书档案目录数据交换格式
重庆市文书档案目录数据交换格式1 意义标准化工作是推进档案信息化、实现现代化管理的前提和基础，为了适应档案信息化建设的需要，便于在全市范围内进行档案信息交换和网络化建设，规范全市各综合档案馆、基层档案室档案目录数据的采集，统一全市文书档案目录数据库的格式，特制定本标准。
2 范围2．1 本标准规定了文书档案目录数据库结构。
2．2 本标准适用于重庆市地方综合档案馆、进馆单位档案室的文书档案目录数据库，其它各专业档案馆、档案室参照执行。
2．3 本标准规定目录数据库文件的交换格式为.DBF文件；目录数据库中的字符、数字、标点、空格等均为半角状态。
3 引用标准DA/T 18-1999 档案著录规则GB2808－81 全数字式日期表示法DA/T 1?2000 档案工作基本术语GB11714－1997 全国组织机构代码编制规则DA/T 22－2000 归档文件整理规则4 定义本标准采用下列定义：4．1档案著录在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
4．2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括档案馆代码、档号、总页数、题名、责任者、文号、时间、密级、附件、保管期限、分类号、主题词、人名、开放标志、电子文档名、档案种类、附注。
4．3 记录描述数据条目的数据集合，由若干字段组成。
4．4 字段描述著录条目中某一特定属性的数据集合。
4．5 著录级次著录字段的选择范围，表现为著录字段的详简程度。
5 文书档案数据库结构文件级目录数据库中的数据记录，由23个字段组成（见下表）。
文书档案文件级目录数据库数据字段一览表注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。
辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式
辽宁省⽂书档案⽬录数据库结构与交换格式辽宁省⽂书档案⽬录数据库结构与交换格式（试⾏）1 范围本标准规定了⽂书档案案卷级和⽂件级⽬录数据库的结构及其著录细则、⽂书档案⽬录数据库交换格式。
本标准适⽤于全省各级各类档案馆和机关档案室⽂书档案⽬录数据库的建设、⽂书档案的著录、档案部门间⽬录数据库的交换，亦可作为编制相关档案管理软件及其它门类档案⽬录数据库建设的参考。
2 术语和定义2.1档案数据库以⼀定的组织⽅式存贮在⼀起的相关档案数据的集合。
2.2数据字段档案数据库（2.1）中与著录项⽬相对应的描述档案某⼀特定内容或形式特征的数据集合。
2.3字段名标识数据字段（2.2）名称的⼀组符号。
2.4字段类型各字段对应内容的数据类型。
2.5字段长度数据字段（2.2）中可存放数据的最⼤字节数。
2.6数据记录档案数据库（2.1）中由若⼲数据字段（2.2）组成，描述著录条⽬的数据集合。
2.7电⼦⽂档号档案馆（室）管理电⼦⽂件的⼀组代码。
2.8脱机载体编号反映归档电⼦⽂件的脱机存储载体排列顺序的⼀组代码。
2.9必须著录项⽬（必著项）根据《档案著录规则》和数据库在档案管理实际⼯作中应⽤的要求，档案数据库必须具备的最基本的著录项⽬。
2.10 选择著录项⽬（选著项）根据⼯作的实际，除必著项以外所选择的著录项⽬。
3 数据库结构本标准规定了《案卷级⽬录数据库结构》、《⽂件级⽬录数据库结构Ⅰ》和《⽂件级⽬录数据库结构Ⅱ》三个数据结构。
《案卷级⽬录数据库结构》、《⽂件级⽬录数据库结构Ⅰ》适⽤于按⽴卷⽅式整理的档案⽬录；《⽂件级⽬录数据库结构Ⅱ》适⽤于按照《归档⽂件整理规则》整理的档案⽬录。
3.1 《案卷级⽬录数据库结构》3.2 《⽂件级⽬录数据库结构Ⅰ》3.3 《⽂件级⽬录数据库结构Ⅱ》4著录细则此著录细则指在计算机上著录的档案⽬录内容。
即填写在上述数据库中的对应项⽬。
所有字段中含有阿拉伯数字的，著录时统⼀为半⾓录⼊。
4.1题名4.1.1案卷题名4.1.1.1⼜称案卷标题、题⽬，是表达卷内⽂件总体内容、形式特征的名称。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
档案交接文据格式
档案交接文据的格式通常包括以下部分：
1. 标题：
文据的标题通常为“档案交接文据”或类似的表述，明确表示这是关于档案交接的正式文件。
2. 文档编号：
如果有文档编号系统，应在文据的右上角或左上角标注文档的唯一编号。
3. 交接双方信息：
移出单位：包括单位全称、地址、联系电话和负责人姓名。
接收单位：同样包括单位全称、地址、联系电话和负责人姓名。
4. 交接日期：
明确记录档案交接的具体日期。
5. 档案信息：
档案所属年度：指档案内容所涵盖的时间范围。
档案类别：如永久、长期、短期等，根据档案的重要性和保存期限进行分类。
数量（卷、件、米）：具体记录档案的数量单位。
档案内容概述或清单：如果有必要，可以详细列出档案的具体名称或内容摘要。
6. 检索工具种类及数量：
如果有配套的检索工具，如索引、目录等，应注明其种类和数量。
7. 交接性质：
描述交接的原因，如移交、寄存、征购、收购、捐赠等。
8. 交接说明：
对交接过程中的特殊要求或注意事项进行说明。
9. 接收意见：
接收单位负责人确认接收档案，并签字盖章。
10. 附件：
如果有相关的附件，如档案清单、交接清单等，应在此处注明。
11. 签署和日期：
移出单位负责人签名和日期
接收单位负责人签名和日期
以上是一份基本的档案交接文据格式，具体的格式可能会因机构或国家的规定有所不同。
在制作交接文据时，应参照适用的标准或规定，确保文据的合法性和有效性。
北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式
北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式〔北京市档案局2007年2月2日印发，京档发〔2007〕3号〕1 范畴本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青档案、房产档案、照片档案、录音录像档案的名目数据库结构、使用说明与数据交换格式。
本标准适用于北京市各级综合档案馆档案名目数据库的建立和数据交换,专业档案馆和档案室可参照执行。
2 引用标准GB/T 15418-94 档案分类标引规那么GB/T 11821-2002 照片档案治理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与治理规范DA/T 13-1994 档号编制规那么DA/T 18-1999 档案著录规那么DA/T 19-1999 档案主题标引规那么DA/T 1-2000 档案工作差不多术语DA/T 22-2000 归档文件整理规那么DA/T 33-2005 明清档案名目中心数据采集标准明清档案机读名目数据交换格式3 定义3.1档案名目按照一定的次序编排而成的条目聚拢,是档案治理、检索和报道的工具。
3.2档案著录在编制档案名目时，对档案内容和形式特点进行分析、选择和记录的过程。
3.3档案名目数据库将档案名目信息以一定的组织方式储备在一起的相关数据的集合。
3.4字段描述著录条目中某一特定属性的数据单元。
3.5字段名称名目著录项目的内容和显示的中文名称。
3.6字段名字段名称的代码。
3.7字段类型是指数据字段的差不多属性。
本标准使用两种字段类型：字符型和逻辑型。
3.8字段长度是指字段所包含字符的最大个数。
3.9档案名目数据交换是通过运算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。
4 档案名目数据库结构及使用说明本标准对各数据库使用说明的说明如有相同，不再重复。
建库时，应包括表中所有所列字段名。
4.1全宗索引数据库结构及使用说明4.1.1全宗索引数据库结构全宗索引数据库结构表4.1.2全宗索引使用说明4.1.2.1档案馆名称：档案馆全称。
[电子行业企业管理]义乌市单位档案室电子目录数据库结构与交换格式
![[电子行业企业管理]义乌市单位档案室电子目录数据库结构与交换格式](https://img.taocdn.com/s3/m/f7a3e022bceb19e8b9f6ba1f.png)
（电子行业企业管理）义乌市单位档案室电子目录数据库结构与交换格式义乌市单位档案室电子目录数据库结构与交换格式(试行)为适应档案管理现代化需要，建立全市统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1、范围1.1本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2本标准适用于义乌市单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
2、定义本标准采用下列定义：2.1档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.4文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.3数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.4记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.5字段记录中可标识的特定范围数据。
2.6字段名称字段（著录项目）的显示名称。
2.7字段名数据库中用于字段实际存取的名称。
2.8字段值字段的取值范围，可以选择输入。
2.9必须著录项目指各单位范围的或由市档案馆组织的数据库，各馆室进行数据交换时，必须有的项目。
2.10选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3、数据库结构与著录格式本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》和《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》等三种数据交换格式。
《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案电子目录。
《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案电子目录。
东莞市档案局
东莞市档案局东档…2009‟33号关于向东莞市档案馆报送档案目录电子数据的通知各镇人民政府（街道办事处）办公室，市直各单位办公室，中央和省驻莞有关单位办公室：根据《广东省档案条例》第三十八条关于“专门档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆以及其他档案机构，应当定期向本地区综合档案馆报送档案的电子目录”的规定，为加强我市档案信息资源的收集管理工作，做好市档案馆与各单位档案室之间的档案信息资源有序整合及衔接，我局决定，从2009年起，市档案馆通过东莞市电子档案馆管理平台定期接收各镇街、市直各单位的档案目录电子数据，具体要求如下:一、报送电子数据的范围：凡列入市档案馆接收范围的副处级以上立档单位形成的属永久、长期（含三十年）保存的文书档案文件级目录。
以案卷为档案组织及保管单位的，还应报送案卷级目录。
其他门类档案的电子目录数据暂不要求报送，以后另行通知。
二、报送电子数据的时间：2009年9月30日前，报送2008年度以前（不包括2008年）所有文书档案（包括立卷归档、单件归档）的档案目录电子数据；2009年11月30日前，报送2008年度文书档案目录电子数据；从2010年开始，每年8至10月向市档案馆报送当年新增的档案目录电子数据。
三、报送电子数据的质量要求：文书档案案卷级和文件级目录的著录应符合《档案著录规则》（DA/T18-1999）的有关要求。
报送的电子数据必须著录的项目详见附件1。
报送单位应对电子数据内容、结构等进行检验，确保数据规范、准确、完整和无病毒。
四、报送电子数据的流程：根据网络和使用档案管理软件的情况不同，立档单位可根据本单位实际情况采取下列形式进行报送。
1、已接入政务网，并使用万维档案管理软件的立档单位。
首先在档案管理软件生成待报送的电子数据，然后登录到“东莞市电子档案馆管理平台”，将数据报送。
使用单机版档案管理软件的立档单位，可在辅助功能模块生成待报送电子数据包；使用网络版档案管理软件的立档单位，可在系统管理的数据移交模块生成待报送电子数据包。
文书档目录数据交换格式与著录细则
福建省地方标准DB35/T161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则2002-01-25发布 2002-03-01实施福建省质量技术监督局发布前言本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。
为了规范我省文书档案目录数据库，特制定本标准。
本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。
本标准是根据GB／T 3792．1—1983《文献著录总则》、DA／T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。
本标准基本上遵循了DA／T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准具有以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。
本标准在编写格式上采用GB／T1．1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》。
本标准从2002年3月1日开始实施。
本标准由福建省档案局提出。
本标准由福建省质量技术监督局批准。
本标准由福建省档案局负责起草。
本标准主要起草人：刘虹黄建峰。
文书档案目录数据交换格式与著录细则1 范围本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。
本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式
北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式（北京市档案局2007年2月2日印发，京档发〔2007〕3号）1 范围本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青档案、房产档案、照片档案、录音录像档案的目录数据库结构、使用说明与数据交换格式。
本标准适用于北京市各级综合档案馆档案目录数据库的建立和数据交换,专业档案馆和档案室可参照执行。
2 引用标准GB/T 15418-94 档案分类标引规则GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 33-2005 明清档案目录中心数据采集标准明清档案机读目录数据交换格式3 定义3.1档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。
3.2档案著录在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.3档案目录数据库将档案目录信息以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合。
3.4字段描述著录条目中某一特定属性的数据单元。
3.5字段名称目录著录项目的内容和显示的中文名称。
3.6字段名字段名称的代码。
3.7字段类型是指数据字段的基本属性。
本标准使用两种字段类型：字符型和逻辑型。
3.8字段长度是指字段所包含字符的最大个数。
3.9档案目录数据交换是通过计算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。
4 档案目录数据库结构及使用说明本标准对各数据库使用说明的解释如有相同，不再重复。
建库时，应包括表中所有所列字段名。
4.1全宗索引数据库结构及使用说明4.1.1全宗索引数据库结构全宗索引数据库结构表4.1.2全宗索引使用说明4.1.2.1档案馆名称：档案馆全称。
浙江省机关数字档案室建设规范(试行)
浙江省档案局文件浙档发〔2009〕55号关于印发《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》的通知各市、县（市、区）档案局（馆），省直各单位：为加强我省机关数字档案室的规范化建设，我们起草了《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》，现印发给你们，请结合实际遵照执行。
浙江省档案局2009年9月28日浙江省机关数字档案室建设规范（试行）第一章总则第一条为加强和规范全省机关数字档案室建设，加快机关档案信息化进程，推动我省档案事业可持续发展，根据国家和省档案信息化的有关规定并结合我省实际，特制定本办法。
第二条本办法所称数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。
机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标。
第三条各机关应高度重视档案信息化建设，把档案信息化建设纳入机关信息化建设总体规划，积极为推进数字档案室建设创造条件。
第二章基础设施建设第四条基础设施建设包括硬件设施建设、软件系统建设和网络系统建设。
各机关应本着满足现阶段需要并适当超前的原则，充分估算所需档案存储数据容量、数据操作强度和网络访问量，在选用硬件设备、软件系统和建立网络架构时，适当为今后设备扩充、系统升级和网络扩建留有一定余地。
第五条硬件设施建设（一）服务器。
用于满足数字化档案管理的海量存储、海量查询和按需扩展的弹性部署需求，具有高可靠性、高性能、高吞吐能力、大内存容量等特点，为各用户端的访问提供各种共享服务的计算机。
（二）终端机。
用户用于访问服务器或进行档案数字化处理的终端设备，一般为个人计算机。
（三）扫描仪。
用于纸质、照片档案的数字化。
各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置不同规格的扫描仪。
机关档案室建设方案(最新)
认定项目认定内容工作措施责任人一、管理体制（一）组织领导1、将数字档案室建设列入议事日程，列入有关人员的岗位职责，及时解决人、财、物等实际问题。
成立办公室数字档案室建设领导小组，及时解决人、财、物等实际问题李根法傅仕法何铁峰2、数字档案室建设纳入本单位信息化建设总体格局之中。
数字档案室建设纳入本单位信息化建设规划（二）机构、人员、经费1、落实了数字档案室管理人员，并相对稳定。
配备与数字档案室工作量相适应的管理人员李根法傅仕法刘笑2、管理人员经过计算机技能培训并具备实际工作能力。
档案室管理人员经计算机培训，能实际操作（三）管理制度建立健全本单位数字档案室管理制度，包括电子文件归档制度，档案数字化规程（技术标准），档案安全保密制度，档案数据网上查询利用制度，档案数据管理维护制度，电子档案鉴定销毁制度，档案数据网和信息设备维护使用制度。
）建立数字档案室管理制度并坚持严格执行傅仕法二、设备设施(一)硬件配备1、配备与数字化档案工作相适应的专用电脑、扫描仪、打印机、光盘刻录机、UPS电源以及数码相机、数码摄像机等。
及时完成打印机、UPS电源、数码相机、数码摄像机的采购任明(二)软件配备配备并使用经档案行政管理部门认定的网络原文版档案管理系统，系统应同时具备档案目录数据和全文数据的采集、管理和利用等功能。
协助综合档案室完成网络原文版档案管理软件的安装开通何铁峰(三)网络配备档案室计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查阅利用。
协助综合档案室完成档案室计算机与本办办公办公自动化系统的连接何铁峰三、档案数字化建设（一）目录数据库建设1、各类档案录入目录数据库，并实现计算机检索。
文书档案、业务档案、科技档案、特种载体档案录入文件级和案卷级，会计档案录入案卷级；要求录入完整刘笑张莘昕2、按照《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理办法》或行业标准开展录入工作。
关于档案目录数据库建设的几个问题
档案目录数据库又称为“档案机读目录”或“档案电子目录”，是存储在计算机内，使用某种数据库管理系统（如ＶＦＰ、ＡＣＥＳＳ、ＯＲＡＣＬＡ等）组织管理起来的档案目录数据集合。
随着纸质档案目录的淡出，档案目录数据库正成为通向档案馆藏的“必经之路”，因此，建设档案目录数据库是档案信息化工作最关键的任务，其质量决定着档案的效率。
本文试就档案目录数据库建设的相关问题作初步探讨，供同行专家批评、补充。
一、档案目录数据库结构的规范档案目录数据可以结构化和非结构化两种形式存在。
采用数据库形式管理的档案目录数据是结构化的；而以某种规范化的置标语言进行标记的档案目录数据则是非结构化的，结构化目录数据适用于信息检索，非结构化目录数据（元数据的主要成分）一般用于数据保存和目录数据交换。
建立结构化的档案目录数据库，首先要设计库结构，而且应尽可能地实现库结构在全国范围内的规范统一。
库结构设计具体包括三项内容：第一，确定著录对象的层次结构；第二，确定每一层面著录对象所包含的著录项目；第三，确定每个著录项目（字段）在数据库中的标识及格式（字段名、字段类型、字段长度和约束条件等）。
之前，我国在档案目录数据的规范方面做了大量工作，但还存在很多问题，主要表现在：１．尚未出台全国统一的档案目录数据库结构标准。
上世纪８０年代中期开始，在建立区域档案目录共享中心的推动下，我国档案界着力推进档案著录标引的规范化，从文献著录标引的一般标准出发陆续公布了一批规范档案著录标引的国家和行业标准（包括规范），如《档案著录规则》、《档案分类标引规则》、《档案主题标引规则》、《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》及许多专门档案的著录标准，但这些标准、规范是针对纸质档案目录的，着力点在于规范档案著录的内容及其标引形式，并未涉及机读档案目录的数据库结构问题，对于档案目录数据库建设无法起到全面规范的作用。
为此，前几年各省档案局和军队系统先于国家推出了档案目录数据库结构与数据交换格式规范。
当前档案数字化存在的问题及对策
以数字化、网络化为特征的信息科学技术是当今社会、经济发展的强大动力。
信息资源已成为影响社会的战略资源，信息水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。
档案数字化与传统档案管理相比，有其无与伦比的先进性和科学性，它将改变纸质档案的搜集方式、管理方式和利用方式，冲破纸质档案的局限性，发挥信息资源的优越性，促进档案管理从纸质档案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服务的根本转变。
但在当前档案数字化过程中，还存在一些亟待解决的问题，需要研究相应的对策。
一、档案数字化的发展趋势１．档案数字化是档案管理的客观需要。
只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、信息管理和信息服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置和科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
近年来，档案载体逐渐由纸质迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。
２．档案数字化是社会发展的现实需求。
２１世纪是信息化的时代，档案数字化是社会发展的大方向。
数字档案馆、室储藏了大量档案文件，是本地区、本单位最丰富、最有实用价值的信息资源库。
如果这样这些珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，那么，各地、各单位数字化建设就成了一句空话。
所以，要使档案馆、室的档案保管、利用与形势的发展要求相适应，就不能让档案馆、室仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，就必须使各类档案进行数字化采集、储存和利用。
在现如今科技高度发达的社会，高速列车、高速公路广泛应用的社会，如果还是老牛拉破车，显然与社会不合拍。
３．档案数字化是人民那群众的强烈需求。
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。
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档案室电子目录数据库结构与交换格式
为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围
1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义
本标准采用下列定义：
2.1 档案目录
由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录
将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录
登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录
登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据
对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录
完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段
记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目
指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目
指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式
本标准包括如下八种数据交换格式：
1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》
2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》
3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》
4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》
5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》
6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》
7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》
8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》
知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。
3.2.2.4 成文日期：一般公私文书、信札为发文时间。
决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。
条约、合同、协议为签署时间。
时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。
如“19810824”表示1981年8月24日。
文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录、月日缺少或不清部分以“0”补之。
3.2.2.5 文号：文件编号为文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
文件编号一般照原文著录。
有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。
文件编号的括号原文可能采用各种符号，本标准规定，一律用“[]”著录，“[]”内一律用四位阿拉伯数表示年份，如绍政办发[2004]58号。
3.2.2.6 附件：附件指文件正文后的附加材料，文件题名已反映附件内容时，可以“附件”代替附件题名。
有多个附件时，应逐一著录各附件题名。
附件过多，自拟压缩附件题名。
3.2.2.7 密级：密级是文件保密程度的等级。
按
GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分
4．电子目录数据组织与交换要求
4.1 本标准规定的电子目录数据交换文件的组织方
式是以.dbf或.mdb为扩展名的关系型数据库文件。
4.2 本标准涉及的各种符号,如“；”、“*”、“#”、“（”、“）”等等，在计算机录入时，一律用“半角”录入。
4.3 电子目录移交盘采用光盘CDR,网上传递仅限党委和政府内部网络；移交盘应带有外部标识，注明全宗名称、全宗号、盘号、文件名称及其他相关信息。
4.4 电子目录移交文件应经过内容、病毒等检测，内容完整且不带病毒才能接收。