办-公-室-的-6S

一、办公室6S的八大原则

6、抽屉物品
抽屉的整理、整顿： 不要的或不应该放在抽 屉内的物品清除； 抽屉内物品要分类，做 分类标示； 办公用品放置有序； 个人用品放置在底层； 有措施防止物品来回滑 动。

一、办公室6S的八大原则

7、墙面张贴
在墙上随意张贴的做法必须纠正 公告尽量使用看板方式
6S管理之 办公室6S
办公室是企业管理人员的工作活动场 所，也是客户、员工留下的第一印象的地 方，办公室的6S水平如何，直接影响到 企业的形象。
目录
一、办公室6S的八大原则
二、文件夹管理标识方法 三、其他管理对象
一、办公室6S的八大原则

1.共独明确
共：公共使用； 独：个人使用； 公共使用的放在所有人都方便去拿地方，个人 专用的放在他的附近。
一、办公室6S的八大原则

2、公私分明
在区域规划：业务功能区域识别分明，办公区 和会客区、休息区最好能够区分。 物品方面：区分是公司用品还是私人用品。公 司的放在明显处，私人物品放在不明显处，有 抽屉的话，公司用品放在上层，私人物品放在 下层。 在座位上，还要设置姓名标牌等用于识别。
一、办公室6S的八大原则
保管担当，保管期限 3.在首页建立目录表，必要时每一类设一张 分页纸，便于迅速寻找 4.设置专门的文件柜存放文件
三.清扫：维护文件的状态
对归档的文件，特别是中长期保管的文 件和文件柜，要定期进行清洗维护。对经常 使用的文件也要进行必要的维护，损坏或遗 失的文件要进行及时的修补，发行新的版本， 要及时回收销毁旧版本。定期清扫清洁，特 别注明做好防潮、防虫等工作。仅具有参考 价值的资料，要特别注明；文件增加变更时， 要及时更改目录索引。

一.整理：留下有必要保管的文件
明确哪一类文件需要，哪一类文件不需 要。无效和不需要的文件及时清理。明确废 弃基准是必要的。 （1）使用之后废弃 （2）保管后废弃 （3）保管、保存后废弃
二.整顿：将文件分门别类，归入文件夹， 文件架，并做好标识
1.使用合适的文件夹
2.在文件夹的封面，侧面上注明类别名称，
四. 其他管理对象

2 、废纸篓、垃 圾桶、清洁用具 的定位、标识
办公区废纸篓、 垃圾桶、清洁用 具的定位不一定 要求画定位线， 但放置的位置一 定要合理。
四. 其他管理对象
3、办公用品的标识
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不利于6S的问题：
个人办公桌内办公用品太多， 使用过程中浪费大（没有用 完就过期或作废）； 办公用品重复库存多（公司、 部门、班组、个人层层库 存）； 办公用品品种繁多，购买的 随意性大。 尽可能控制个人持有量； 尽可能让办公用品发挥最大 的功效； 最大限度的减少办公用品的 品种； 最大限度的减少办公用品库 存；

3、柜架标识
文件柜、放置物品的柜架要标识清楚所放物品 的类别、名称以及管理责任人等，必要时设定 最大最小库存、安全库存等内容。
文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门及责任人； 柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图； 文件柜内分层分类，用分隔线和标贴进行分区。
一、办公室6S的八大原则

四.清洁：专人管理，责任分明
决定文件管理责任人，并将责任人名字 明确标识在文件柜或文件夹上。一般的，以 安排经常使用此文档的员工承担清洁维护的 责任较好，防尘、防潮防蛀，定期修补维护。
五.素养：养成好的习惯
时时要求员工能很好的维护文件的6S状 态，做到爱护性的使用文件，使用完之后及 时归位，按规定要求复印和发放文件，节约 纸张，培养员工良好的习惯。
4、资料分类
文件资料要分类整理放置，通过行迹 管理等方法，使文件拿走了能够马上 发现。 ＰＳ：行迹管理是指
一、办公室6S的八大原则 （较长时间离开时）：
文件夹（盒）； 电话机（传真机）； 文具盒（笔筒）； 电脑； 水杯； 台历。

桌面文件夹需明确文件 夹处理状态（待处理、处 理中、已处理）。
二、文件夹标识方法

4 、文件夹标识注意事项
统一规格及字体，用电脑打印； 对厚薄不一的文件夹，标识长度要一致； 若将文件夹放入文件盒，文件盒也应有对应标识； 侧面标签加上斜线或三角是一个很好的管理方法 （目视化管理）。
四. 其他管理对象

1 、茶具、水杯的定 点放置
设立饮水区，将茶具， 水杯定点放置，让员工 在饮水区内饮水是一个 好的办法。如果将水杯 放在台面，也不要用画 框线的办法来定位，那 样很不美观，可以采用 其他方法，如用杯垫的 形式。
1 文 件 名 称 部 门 管 理 人
侧面标识要素：
正面标识：
正面标识一般可省略； 在侧面无法标识可将上面 内容标识在正面。
二、文件夹标识方法

2、扉页索引
在文件夹的扉页（或文件盒的表面）标明该文件 夹中收集的文件种类，便于分类查找。
二、文件夹标识方法

3 、内部分页纸
在同一文件夹中用 分页纸将不同的文 件（资料）分开便 于文件管理及寻找。
六.安全：确保文件适当使用
1.安全的使用：在恰当的地方及时间使用正
确的文件 2.安全的保管：用适当的方法报关文件，确 保文件的完整性 3.文件的保密性：文件在恰当的范围内由适 当的人使用
安全警钟长鸣
在办公室6S的工作中，因为文件柜等办 公家具有搬动的可能，所以大家在工作中一 定要注意人身安全！
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办公用品控制途径：
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6S管理之 文件 6S
文件6S的目的
1.文件的共享和有效利用
2.减少寻找文件的时间，提高工作效率 3.办公室空间的有效利用 4.办公环境的改善 5.提高办公效率
办公室文件资料6S的基本原则
1.文件不重复保管：一种文件只在一个位置保管 2.对原件实施管理：不随意复印或使用复印件 3.分类归档管理：不要是文件私有化 4.文件统一规格：原则上统一为A4纸 5.简化报告文件：原则上报告限定在1~2张A4纸 6.文件去放方便：能够快速的取出保管文件
The End
一、办公室6S的八大原则

8、公告管理
公告栏规划要美观大方，明确管理责任人，发布的信息要明确张贴 期限。 对人员的出缺勤、人员动向、工作计划/实绩等内容尽量要揭示出 来，提高工作效率和管理透明度。
二、文件夹标识方法
1
、外部标识
文件夹序号； 文件夹名称； 文件夹管理部门； 文件夹管理责任人。