财务共享模式下会计档案管理问题探讨

财务共享模式下会计档案管理问题探讨
摘要：目前，现代化建设的发展迅速，在我国企业的发展过程中，财务活动
对企业的影响是非常大的，因此会计工作对企业来说是十分重要的。

会计工作需
要对企业每年所运营的活动进行统一的管理和分析，如此就会形成很多的会计档案，而会计档案的管理工作，对企业来说，又是一项十分重要的工作，这些档案
关系到企业的生产和发展，随着新会计准则的实施会计档案的管理工作也迎来了
新的挑战和机遇。

关键词：财务共享模式；会计档案管理；问题探讨
引言
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是以会
计语言记录和反映的社会再生产过程中以货币表现的经济活动，即资金运动或价
值运动发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单
位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。

根据《会计档案管
理办法》规定，保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限一般分为10年和
30年。

会计档案包括纸质会计档案和电子会计档案，其中纸质会计档案是指将所
发生的经济事项按照相关会计制度记录于书面，并将其按照规定的方式有序整理，装订成册；电子会计档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储归档的会
计核算数据库。

1我国会计档案管理工作的现状
通过对我国某些企业的会计档案管理工作的相关调查中发现，由于各种原因，在我国会计档案管理过程中，受到各种阻碍，比如说企业的相关负责人没有引起
相关的重视，缺乏专业的会计档案管理人员等，由于这些问题的存在，严重阻碍
了我国会计档案管理工作的进展，对于企业的发展来说，也是非常不利的，以下
就是对我国企业，会计档案管理工作过程中所产生问题的具体论述。

1.1缺乏完善的会计档案管理法规
现阶段我国会计档案管理工作陆续步入正轨，但是由于取保比较完善的会计
档案管理法规，在管理过程中出现了很多的问题，导致档案管理过程中各项措施
无法进行有效的落实。

随着我国市场竞争环境的不断变化，会计档案管理工作在
不断发生变化，因此，相关的法律法规也需要不断的完善，但是由于我国会计档
案管理法规并不完善，在这个会计档案管理内容及管理章程快速变化的阶段，会
计档案管理法规已经不适用于现阶段的会计档案管理。

甚至在某些方面已经严重
阻碍了我国会计档案管理工作的开展。

由此看来，会计档案管理法规还要随着时
代的变化进行优化和升级。

1.2缺乏完善的会计档案监督机制
会计档案对一个企业的发展和运营十分重要，该档案记录了企业的固定资产
资金流量情况，对于企业未来目标的制定和十分有用，如果会计档案发生泄漏，
对企业的发展来说非常危险，但是在我国会计档案管理过程中，仍然缺乏比较完
善的会计档案监督机制，在快递档案整理和归档的过程中，经常由于各种原因而
发生会计档案整理错误或者遗漏缺失等现象，甚至还出现快递档案泄露等严重危
害企业发展效益的情况。

再加上现如今大多数企业采取的会计档案管理方法，都
是通过电子计算机进行管理，而有些企业对电子计算机防火墙的设计并无法阻挡
黑客的入侵，所以很容易造成会计档案归档的泄露。

其次就是注册会计师制度不
完善，会计师资格证是对于会计师专业素养的肯定，而注册会计师不仅要对受托
单位的会计信息进行客观公正的事迹，还要收取相应的手续费用，注册会计师就
与受托单位形成了一种利益关系，而在这个过程中，又缺乏一项比较完善的监督
机制，所以在注册会计师进行审计的过程中，很容易发生以权谋私、贿赂的现象。

2计档案信息化管理的作用
会计档案是会计核算中形成记录反映单位经济业务事项的图文等形式会计资料，包括电子设备形成存储的电子会计档案。

企业内部形成会计档案包括会计凭证，财务报告等，外部接收会计资料包括原始凭证等。

会计档案电子化是将传统
纸质会计档案为电子介质存储应用的电子资料，包括电子记账凭证，电子文档等。

会计档案电子化是整合会计档案电子会计档案，目前涉及会计档案电子化内容规
定较少，会计档案管理办法规定满足单位生成的电子会计资料可以电子形式保存。

会计档案电子化发展经过多个阶段，随着管理办法实施，很多企业开始借鉴会计
档案电子化管理经验，逐步实行会计档案电子化管理。

会计档案电子化可以降低
管理成本，提升财务管理效率，实现信息共享，其优点体现在有利于财务自动化
处理，有利于提高档案管理水平。

计算机具有高效信息处理能力，快速输入储存
信息，通过前提对系统功能进行设置，计算机可自动生成会计凭证，自动判断会
计数据湖区规则，自动对会计档案信息资源分类加工收集利用，大大提高了财务
处理效率。

通过电子会计档案管理系统归档接口，与其他业务系统接口对接，实
现获得原始凭证，会计账簿，出入库单等电子会计资料系统自动化归档，无需人
工分拣匹配，可节约成本费用，帮助会计人员节省时间用于财务核算工作。

实施
会计档案电子化管理，将会计核算系统电子会计数据集中收集，实现会计档案数
据集中管理。

3实施财务共享模式后加强会计档案管理的措施
3.1改进服务方式，增强服务能力
会计档案专业性强，非会计人员难以理解，为会计档案的利用工作、服务工
作增加了一定的难度。

因此，要发挥会计档案的作用，首先要做好会计档案的著
录标引工作，及根据企业现代化管理的需要对比较专业的会计档案，按照一定的
规则、形式进行重新排列、组合，成为企业管理直接利用的根据。

企业会计档案
本身具有潜在的价值，只有经过编研加工，才能为企业管理部门提供更加系统、
完整、精练、便于理解的信息资料，才能服务于企业的管理工作。

其次，要主动
拓宽服务领域，在不影响企业商业秘密的情况下，将有潜在价值的历史销售水平、生产成本、工资变动情况、费用水平、效益情况等经济指标，编研后根据企业各
部门的需要主动提供。

3.2解决好会计档案衔接问题
对于财务共享服务刚上线时存在的会计档案衔接问题，可以以某个月初为财
务共享中心会计档案保管和收集期间，以某年初为财务共享中心会计档案保管和
收集期间的更好，尽量避免财务共享中心从中途某一天开始进行保管和收集工作，造成企业某一个月会计核算的资料分散于不同的地方，特别是有些是电子会计档
案资料，有些是纸质版会计档案资料的，如果分散到多地，更是不利于档案的管理。

对于会计档案转到财务共享中心，财务共享中心可按以前凭证号进行排序编号，若财务共享中心按新的编号开始处理，可以将转过来的会计档案资料编制新
旧编号对应表，因为财务共享中心业务一般都有业务申请单，也可以建立衔接期
间转过来的会计档案，领附于在财务共享中心业务中某一业务申请单，特别是原
始凭证和其他会计信息间要建立相应的联系;对于会计档案可能出现空档期的问题，这种情况是纸质版需要寄到财务共享中心时产生，可以在设计时尽量让分子
公司寄时，就有复印件或电子资料，可以先给财务共享中心发电子资料，等纸质
版资料寄到后，用来核对和保存即可，避免这种空档期资料缺失的问题.
结语
会计档案是财会人员运用职业判断，以专业的视角对企事业单位各年度经济
事项发生情况的总结，是对各项经营成果的客观记录和完整准确反映。

档案管理
工作在随着会计信息化水平和精细化管理程度的提升而发生变迁，从传统手工模
式的纸质会计档案，到目前的纸质会计档案与电子会计档案并存管理。

相信随着
信息化技术手段的不断成熟发展，财会从业者们运用自身的智慧和经验，不断探索、尝试、修正、优化、规范管理电子会计档案，终将抛开纸质会计档案，完全
实现会计资料的电子化单轨制归档，最终实现电子会计档案管理。

参考文献
［1］蔡盈芳.互联网+会计档案管理［M］.北京：电子工业出版社，2019.
［2］叶颖，张煜寒.传统与变革：大数据时代下电子会计凭证全面发展的困
境及应对措施［J］.财会学习，2018（31）.。