文书档案电子信息化管理探讨

文书档案电子信息化管理探讨
摘要：随着人们生活水平提高，带动了科学技术的发展与社会文明进步，这
其中就包括了文书档案管理工作，必须重视在这项工作中进行先进科技的应用，
才能够让这项工作具备更强的活力。

本文首先对于文书档案管理中对于电子信息
化技术进行应用的重要作用进行分析，同时对于文书档案在进行电子信息化管理
时需要遵循的基本原则进行探讨，从而对于文书档案管理工作中存在的问题进行
分析，最后对于文书档案电子信息化管理策略进行研究。

希望通过本文，能够为
文书档案电子信息化管理工作的顺利开展提供一些参考和帮助。

关键词：文书档案；电子信息化；管理策略
引言
文书档案管理工作具有综合性、多样性、技巧性，是企业、事业单位工作的
重要组成部分，为单位整体发展、规划提供可靠的办事依据和凭证。

完整、准确、真实地梳理文书档案材料能充分体现出文书档案管理工作的价值，使其在单位工
作开展进程中起到承上启下的重要作用，也能从侧面体现出单位管理能力和效率，确保各项工作有条不紊、高效有序进行。

1文书档案收集与归档的工作特点
文书档案收集与归纳是档案管理中的重要一环，它具有范围广、类型多和期
限长的特征，为其他部门提供辅助和协调作用。

文书档案收集的范围很广，涵盖
了包括法规政策性文件，重大会议及活动文件，重要的业务文件，重要的请示、
批复、报告、总结、决议、决定、纪要，机构演变和人事任免，重要的合同协议
及资产登记等，覆盖了机构与社会接触的方方面面。

由于文件类型不同，收集和
归纳的方式也不一样，甚至每一种文件的保存期限也是有规定的，有永久保存的，有定期保存的，在做好收集和归纳的同时，还要做好定期清理销毁文件的工作。

2传统文书档案工作中存在的问题
2.1损毁严重难以恢复
文书档案管理的主要目的是对其进行应用，但在管理和应用这两个环节中实际上存在着一定的矛盾问题，应用是文书档案表现出自身作用的主要形式，必须通过应用这一环节才能够将其所具备的价值发挥出来，但在应用的过程中可能会出现损毁的问题，这种问题一旦出现则很难进行恢复，这种损失是无法进行估量的。

2.2管理机制仍有欠缺
档案管理数字化相较于纸质档案，在管理思路与方法上都有着较大的区别。

数字档案管理采用电子文件来进行档案的收集与整理，应采取严谨的技术方法以及管理手段。

尽管数字档案平台已经大规模地建立，但鉴于缺少数字档案管理相关意识以及完善的管理机制，导致大量问题的出现。

比如由于缺少相应政策与法规来对文书档案信息管理进行引导，以致各部门之间共享文书档案的情况难以实现。

在档案管理工作信息化建设进程中，有些单位存在执行标准不够统一、执行标准不够严格、相关机制不够健全以及对于档案管理的需求难以满足等问题，都成为档案信息化建设的种种阻碍。

2.3纸质文书档案资料存放存在隐患
纸质文书档案材料存档工作需要单位人力、物力相互配合，部分单位存放地点条件简陋、配套设施不完善，空间环境、防护硬件设备不符合文书档案资料存放的安全要求。

资料被环境影响受潮发霉、受虫侵蚀，甚至丢失损坏，文书档案资料保存失去原有意义。

3文书档案电子信息化管理策略研究
3.1改变传统的管理理念
科技的发展为很多行业领域都带来了重要的发展机遇，在坚定遵循社会主义核心价值观的同时也要积极的进行管理理念的创新，改变传统观念，积极的提升自身的思想意识水平，充实相关的专业技术和知识，增强自身的业务水平和各方
面素质能力，从而有效推动文书档案的信息化管理发展，变被动为主动来为档案
信息化奠定良好的基础。

3.2制度保障到位
注重文书档案收集与归纳制度的完善问题。

在文档管理过程中，必须明确文
书档案收集的起始和截止时间、归纳归档的范围、保存期限类型及其他的注意事项。

加强文书档案收集与归纳信息化的标准与规范，加快落实数字信息资源、文
件档案实体与数字信息文件的安全管理，做到文件档案收集和归纳工作有章可循，有据可查。

同时，把文件档案收集和归纳纳入机关综合管理的考核细则，渗透到
每个部门的日常工作中，进行不定期考核，考核结果与部门工作绩效挂钩，充分
发挥其激励与约束作用。

在实现文书档案收集与归纳信息完整性、真实性和可读
性的前提下，不断完善文书档案管理体系和相关的管理规范和制度，让信息收集
形式多样化、信息档案服务人性化。

3.3推动信息化建设，提高工作实效
文书档案管理信息化不仅仅是指手工记录和电脑存储操作相结合的应用建设，而是应该逐步建立档案数据库，全方位、多渠道利用先进的技术和手段开发能够
实现档案存储、查找、使用的平台。

避免出现文书电子档案被覆盖、删除、遗失
的情况，控制输出成本，投入资金购买设备、程序，加大专业培训力度，实现数
据数字化、多人共享制，搭建现代化管理体系，提高一体化建设实效。

3.4积极应用新型管理软件
想要达到更好的信息化管理效果，就离不开相关的平台建设和支持，要求该
平台具有足够丰富的功能，要具备足够的先进科技，在管理系统中充分的应用这
些先进科技。

同时，要从实际操作和检索这几个方面来进行着手，做到清晰、准
确和全面。

在家进行文书档案归档工作当中，应该做到分类的清晰合理，注释应
该做到尽可能的简洁，措辞准确且具有很强的逻辑性，保持整齐分明的系统层次，并要确保编号之间的相互一致。

特别是在对一些重要的文书档案进行集成的过程
中应该做到归档工作的同步进行，为信息化管理水平和工作质量的提升打下良好
的基础。

另外，要注意遵循规范性原则，根据专业性和序列性的工作思维来合理
的开展工作，对各个步骤的顺序进行理清，特别是对系统的运用，对于工作人员的专业能力有了更高的要求，对于软件系统、硬件系统以及多媒体的应用要进行规范，从而为文书档案的管理工作带来更好的帮助和支持。

与此同时，在文书档案管理的过程中为了能够提升管理质量离不开管理理念的创新，这也是管理质量提升的核心所在，所以要做好持续性管理工作，建立相应的目标，通过技术上的创新和优化来确保文书档案能够得到完好的保存。

3.5人才队伍培养
随着文件档案的数量越来越多，内容越来越丰富，管理手段越来越先进，人才队伍建设落后的问题也越来越突出，尤其是档案管理人才结构不合理，专业的技术人员极其匮乏，人才流失严重，档案管理人员服务意识淡薄、知识陈旧、创新意识不强等严重制约了档案管理的效率。

结语
随着网络技术的发展，人们进入到了网络信息时代，在这样一个时代当中，文书档案管理工作有着比以往更大的价值和作用，而信息技术的发展也为文书档案管理的信息化转变带来了重要的机遇。

但机遇往往和挑战同时存在，两者之间相互促进和影响，成为了推动文书档案信息化管理的主要动力源。

为了能够更好的适应当前社会的发展，需要重视科学管理方法的运用，并要进一步的提升管理人员的专业能力和综合素质水平，要对信息化管理及互联网技术进行充分的了解和掌握，这样才有利于对未来发展途径的创新，特别是在信息海量发展的时代，需要更多的文书档案来为管理层的决策工作提供重要的支持和帮助，同时也需要大量的数据来为相关工作提供凭据。

参考文献
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